Ketahui Perbedaan Sistem Payroll Manual Dengan Aplikasi Penggajian Karyawan Berbasis Web Untuk Kelola Payroll

Ketahui Perbedaan Sistem Payroll Manual Dengan Aplikasi Penggajian Karyawan Berbasis Web Untuk Kelola Payroll

Ketahui dasar kelola payroll, perbedaan proses manual dengan aplikasi juga contoh fitur aplikasi penggajian karyawan berbasis web terbaik di Indonesia. Insight Talenta akan mengulasnya disini.

Mengelola penggajian mencakup segala hal yang berkaitan dengan pembayaran karyawan dan perhitungan pajak penghasilan atas gaji karyawan.

Metode tradisional kelola payroll dengan excel sudah terlalu usang dan sangat rentang memiliki kesalahan.

Juga, metode ini hanya sesuai dengan perusahaan yang mempunyai sedikit karyawan untuk dikelola atau sedang dalam tahap awal bisnis.

Studi yang dilakukan oleh University of Hawai menyatakan 88 persen dari payroll yang dikerjakan di excel mengandung kesalahan.

Hal ini terjadi karena salah entri data, salah copy-paste, format gaji dan formula perhitungan gaji.

Jika terus tidak diperhatikan, kesalahan yang dianggap sepele akan membuat masalah besar bahkan terdampak pada laporan akhir akuntansi perusahaan.

Jadi Sebaiknya Anda Harus Mengetahui Perbedaan Sistem Payroll Manual Dengan Aplikasi Penggajian Karyawan Berbasis Web Untuk Kelola Payroll Dulu

Bagi karyawan, gaji adalah satu-satunya sumber pendapatan.

Jika ada kesalahan dalam memproses gaji mereka, atau dalam kasus upah tertunda, ini berdampak pada ketidakpuasan dan berakibat buruk terhadap produktivitas perusahaan.

Selain itu, jika perusahaan tidak mematuhi peraturan yang berkaitan dengan pajak penghasilan, undang-undang ketenagakerjaan, dan lain-lain.

Masalah terkait penggajian ini jika tidak ditangani dengan benar, bisa saja berakhir di pengadilan.

Untuk menghilangkan kesalahan dalam proses payroll dan tetap mematuhi hukum perundang-undangan, banyak perusahaan saat ini, menggunakan aplikasi penggajian.

Tetapi sebelum kita membahas lebih lanjut aplikasi penggajian, mari ketahui dasar-dasar kelola payroll dan manfaat menggunakan aplikasi penggajian karyawan berbasis web.

Bagaimana Sebenarnya Proses Payroll Karyawan Itu?

Proses Payroll

Daftar karyawan yang dibayar oleh perusahaan dikenal sebagai daftar gaji.

Ini juga mengacu pada jumlah total yang dibayarkan perusahaan kepada karyawan setelah menambahkan insentif dan mengurangi pemotongan.

Alur kerja sistematis yang diperlukan untuk menghitung gaji bersih karyawan dikenal sebagai proses payroll.

Seluruh proses payroll,  jika dilakukan dengan menggunakan excel dapat membosankan, terutama jika perusahaan Anda memiliki lebih dari 100 karyawan.

Selain itu, satu kesalahan dalam proses payroll terbukti mahal untuk bisnis dalam hal retensi staf, reputasi, dan keuangan.

Menurut workforceinstitute.org 49 persen karyawan akan mencari pekerjaan baru setelah mengalami kesalahan payroll sebanyak 2x dan menurut irs.go 40 persen usaha kecil menengah didenda karena proses payroll yang salah. 

Perusahaan yang memiliki lebih dari satu karyawan harus menggunakan aplikasi penggajian berbasis web agar memastikan seluruh proses penggajian diselesaikan secara akurat dalam jangka waktu yang terbatas.

Membayar karyawan secara konsisten dengan presisi mencerminkan stabilitas keuangan perusahaan.

Dengan demikian, aplikasi penggajian meningkatkan reputasi perusahaan.

Karena bisa menghilangkan kemungkinan melanggar undang-undang ketenagakerjaan, dan yang terpenting, meningkatkan moral karyawan dan memotivasi mereka untuk memberikan kinerja yang lebih baik.

Perbedaan Proses Payroll Manual dengan Aplikasi Penggajian Berbasis Web Apa?

Proses payroll adalah proses yang memakan waktu yang perlu diulang setiap minggu, dua mingguan, atau bulanan tergantung pada kebijakan perusahaan Anda terkait dengan pembayaran gaji.

Aplikasi gaji berbasis web dapat membuat tugas monoton ini menjadi menarik dan lebih cepat.

Dengan satu klik, daftar karyawan Anda dan gaji bersih mereka ada di depan mata.

Semua karyawan Anda dibayar tepat waktu.

Selain itu, aplikasi penggajian dapat menghasilkan laporan dalam format yang ditentukan oleh hukum, dan pengarsipan laporan dapat dilihat dengan lebih mudah.

Untuk mendapatkan informasi yang lebih baik tentang manfaat perangkat lunak penggajian, mari kita lihat perbedaan antara memproses payroll secara manual dan menggunakan aplikasi penggajian berikut ini : 

Payroll Manual Aplikasi Penggajian 
Upaya Karyawan Lebih membutuhkan upaya lebih karyawan. Mengurangi upaya yang dilakukan karyawan.
Waktu yang Dibutuhkan Memakan waktu banyak. Memakan waktu sedikit.
Persetujuan Membutuhkan persetujuan birokrasi yang panjang. Lapisan birokrasi untuk persetujuan lebih jelas dan sedikit.
Informasi Real-time. Tidak tersedia. Tersedia.
Human Errors Cakupan human errors tinggi dan luas. Cakupan human erros sangat rendah dan kecil.
Keamanan data Banyak dokumen yang bisa hilang dan diakses pihak lain. Keamanan data sangat tinggi karena terintegrasi dengan sistem yang terkomputerisasi.
Entri Data Butuh entri data setiap periode penggajian. Entri data hanya sekali setiap karyawan.
Backup Data Backup data karyawan tidak dapat diandalkan dan tidak mudah. Backup data sangat dimungkinkan.
Produktivitas Bergantung pada karyawan dan tidak konsisten. Bergantung pada sistem otomatis dan sangat konsisten.

Sekarang, ketika Anda tahu kenapa menggunakan aplikasi penggajian lebih baik daripada manual, mari kita lihat fitur yang perlu Anda cari dalam aplikasi karena itu dapat membantu Anda dalam memilih aplikasi payroll yang terbaik untuk bisnis Anda.

Note: Dapatkan info 4 Langkah Hemat Waktu Proses Payroll hanya di ebook Talenta.

Fitur Aplikasi Penggajian Karyawan Berbasis Web yang Ideal

Fitur Aplikasi Penggajian Berbasis Web yang Ideal

Ada berbagai jenis aplikasi penggajian berbasis web yang tersedia di pasaran. Aplikasi yang  Anda pilih harus menyertakan fitur-fitur penting untuk bisnis Anda.

Mulai dari menghitung upah, perhitungan pajak dan menghasilkan laporan.

Aplikasi payroll online yang Anda pilih harus mampu mengotomatiskan seluruh proses payroll, menghemat waktu & uang Anda, dan meningkatkan produktivitas pada saat bersamaan.

1. Perhitungan Gaji

Berdasarkan jadwal gaji (mingguan, dua mingguan, bulanan), data cuti dan kehadiran, iuran lembur, pajak, dan faktor-faktor lain, aplikasi akan menghitung gaji.

Pada awalnya, Anda perlu memasukkan rincian ini secara manual hanya sekali, kemudian aplikasi gaji akan mengambil alih dan menghitung upah sendiri pada waktu yang sudah dijadwalkan.

2. Manajemen Cuti

Software payroll harus memungkinkan karyawan untuk mengajukan, melihat jatah cuti mereka.

Selain itu, manajer dapat melihat permintaan cuti agar menyetujui atau menolaknya.

3. Pemotongan Payroll

Pemotongan karena izin, terlambat atau lainnya dikurangi otomatis dari gaji karyawan.

4. Terintegrasi dengan Absensi Online

Sebagian besar solusi penggajian sudah terintegrasi dengan sistem absensi online agar meningkatkan keakuratan dalam mengelola absensi yang berujung pada perhitungan gaji. 

5. Menyediakan Slip Gaji Karyawan

Mempersiapkan slip gaji untuk ratusan karyawan secara manual dan mengirim ke masing-masing dari mereka adalah proses yang sangat memakan waktu.

Aplikasi penggajian berbasis web menyediakan slip gaji yang dapat diakses kapan saja oleh karyawan.

6. Laporan Absensi dan Payroll

Aplikasi memberikan laporan payroll karyawan secara otomatis yang disertai dengan jumlah izin, cuti, sakit ataupun terlambat.

Sehingga segala hal yang dilakukan karyawan dan berkaitan dengan proses payroll sudah diringkas oleh aplikasi.

Hal ini juga berguna untuk perencanaan rekrutan staf dan retensi staf di masa mendatang.

7. Employee Self Service

Karyawan dapat melihat slip gaji, catatan absensi mereka dan mengajukan hal-hal adminsitratif lainnya seperti reimbursement dan lembur.

Dengan demikian, karyawan dapat mengetahui apa yang menyebabkan gaji mereka berkurang atau justru bertambah.

Note: Ketahui penjelasan lengkap Seputar Aplikasi Penggajian Karyawan.

Jika Anda mencari solusi aplikasi payroll terbaik, Talenta dapat membantu Anda.

Talenta adalah software payroll yang sudah memiliki berbagai fitur proses payroll yang lengkap dan sudah terpercaya.

Mulai dari kelola jadwal karyawan, absensi online, proses payroll hingga employee self service sudah dimiliki Talenta.

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar dibawah ini.

Coba Gratis Aplikasi HRD HRMS HRIS Talenta Sekarang!


PUBLISHED13 May 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang