Insight Talenta

Aplikasi Absensi QR Code Android untuk Karyawan secara Online

Teknologi memungkinkan untuk membantu pekerjaan manusia sehingga beberapa pekerjaan tidak lagi perlu dilakukan manual oleh manusia, seperti dalam hal absensi karyawan. Pada dasarnya perusahaan selalu menggaji karyawannya berdasarkan absensi masing-masing. Dengan adanya aplikasi absensi karyawan online seperti absensi QR Code, maka HR tidak perlu bersusah payah lagi dalam menghitung absen untuk gaji karyawan.

Perhitungan tentang gaji merupakan hal yang sensitif dan harus dilakukan secara hati-hati serta teliti. Ditambah lagi jumlah karyawan suatu perusahaan bisa mencapai ratusan yang mana daftar hadir manual sangat memberatkan pekerjaan para HR. Kini perusahaan bisa mengarahkan HR untuk melakukan rekrutmen saja, karena tugas perhitungan absensi dan gaji sudah dilakukan secara otomatis menggunakan aplikasi.

aplikasi absensi qr code android

Pengertian dari Aplikasi Absensi QR Code Android

Beberapa tahun silam sebagian besar absensi dilakukan dengan menggunakan sidik jari.  Setiap kali tanggal gajian hampir tiba para HR akan melakukan download di bagian mesin absensi sidik jari atau merekap dari buku daftar kehadiran. Proses pengambilan data bukan hal yang mudah dan menghabiskan cukup banyak waktu.

Kini kegiatan tersebut menjadi lebih ringkas karena aplikasi absensi QR Code android online dapat secara otomatis terinput di komputer juga. Aplikasinya akan mencatat jam kehadiran karyawan yang kemudian dapat diakses langsung dari komputer para HR. Proses akses memerlukan koneksi internet sekaligus Login. Bahkan aplikasinya memungkinkan para karyawan melakukan absensi QR code android.

Absensi QR code android jauh lebih praktis dibandingkan harus masuk login dahulu. Cara ini memungkinkan para karyawan lebih dapat terfokus untuk segera bekerja tepat setelah kedatangannya di kantor tanpa perlu antri absen. Tentu saja penggunaan aplikasi tersebut jauh lebih nyaman dibandingkan dengan absen manual yang dilakukan di kertas juga.

Absensi manual di kertas berpotensi untuk terjadi kecurangan yang lebih besar dibandingkan dengan menggunakan absensi QR code android. Penggunaan kertas dalam jumlah yang banyak dan waktu lama juga akan mencemari lingkungan karena akan ada banyak pohon yang ditebang dan limbahnya. Hanya saja memang penggunaan aplikasi ini mengharuskan para karyawan selalu membawa smartphone dan tidak boleh sampai kelupaan.

Tidak heran bukan bila aplikasi tadi mampu bertindak sebagai HRIS system. Memanfaatkan aplikasi tersebut juga bisa membuat perusahaan hanya perlu mempekerjakan sedikit karyawan di bagian HR. Ditambah lagi sebagian besar pekerjaan yang ada di era kini berusaha untuk dialihkan menjadi Work From Home. Sistem Work From Home sendiri sulit untuk diperhitungkan kehadiran tanpa bantuan aplikasi.

Kemanfaatan dari aplikasinya tidak hanya diterapkan oleh perusahaan besar. Banyak dari perusahaan kecil juga sudah menggunakan, terutama penggajian karyawan. Namun memang tidak boleh sembarangan dalam memilih aplikasi Hris system, karena setiap aplikasi dalam bidang tersebut harus update terhadap peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku di Indonesia.

Mengapa Absen Manual Mulai Ditinggalkan?

Absensi manual seringkali memanfaatkan kertas. Kantor yang masih menerapkan daftar hadir manual rentan dengan manipulasi titip absen. Biasanya dalam daftar hadir manual, setiap karyawan perlu menuliskan nama dan pukul kedatangan maupun keluar kantor. Kantor yang masih menerapkan metode kehadiran manual membuat para karyawan harus hadir sebelum jam kerja.

Kedatangan karyawan yang mepet dengan jam mulai kantor akan mengganggu jam kerjanya. Tujuan lain kedatangan ke kantor lebih dini adalah untuk mencegah terjadinya penumpukan antrian karyawan yang ingin menulis daftar hadirnya.

Selain rumit bagi karyawan yang datang ke kantor, absensi manual juga memakan waktu lama pada saat dilakukan pendataan oleh HR. HR perlu menginput secara manual jika kantor tidak memiliki scanner yang dapat menginput tulisan kertas menjadi ketikan di komputer. Tentu saja kinerja HRD menjadi lebih rumit karena absensi akan digunakan untuk menentukan gaji para karyawan.

Bayangkan saja bila para HR harus memeriksa satu per satu daftar kehadiran dari para karyawannya. Apalagi suatu perusahaan bisa saja sudah memiliki ratusan karyawan. Kelemahan selanjutnya dari absen manual adalah pemborosan terhadap kertas. Kita perlu menghemat kertas agar tidak banyak pohon yang ditebang. 

Penebangan pohon identik terhadap global warming. Tidak heran kalau banyak perusahaan berusaha mengurangi penggunaan kertas bila hanya sekedar untuk daftar absensi.

Manfaat Menggunakan Absensi QR Code Android

Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan sebuah aplikasi maka usahakan untuk membaca secara lengkap, termasuk dalam hal manfaatnya. Apakah benar manfaat yang ditawarkan benar-benar real atau nanti justru malah akan membuang waktu percuma untuk mencoba-coba aplikasi baru. Ini dia manfaat dari menggunakan aplikasi absensi QR Code android untuk karyawan:

  1. Pencatatan Absensi yang Lebih Akurat

Hampir semua orang yang bekerja sekarang memiliki akses internet. Teknologi tersebut memungkinkan orang-orang untuk memasukkan daftar kehadiran melalui aplikasi online. Sinkronisasi yang terjadi saat seseorang memasukkan daftar kehadiran adalah real-time. Ditambah lagi setiap smartphone biasanya secara otomatis sudah menggunakan waktu global sehingga sama dengan waktu yang ada di komputer kantor.

Pencatatan waktu kehadiran dengan aplikasi online jauh lebih akurat dibandingkan metode lainnya. Metode lain yang dimaksud adalah menggunakan catatan di kertas maupun sidik jari. Mengapa absensi sidik jari tetap bisa dianggap kurang akurat? Jawabannya adalah ada masa-masa dimana mengalami kesulitan untuk melakukan absensi sidik jari.

Kesulitan dalam melakukan absensi tersebut memungkinkan karyawan terinput kehadirannya jauh lebih terlambat daripada waktu kedatangan yang seharusnya. Tidak heran bila sebagian besar perusahaan modern mulai beralih menggunakan aplikasi absensi QR Code android karyawan online. Salah satu rekomendasi aplikasi absensi karyawan online terbaik saat ini adalah Mekari Talenta. Anda dapat mengaksesnya pada: https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/.

  1. Tidak Mungkin Titip Absen

Sistem manual benar-benar harus ditiadakan karena punya banyak celah. Contoh celahnya adalah memungkinkan terjadinya titip absen padahal seorang karyawan belum datang ke kantor. Menuliskan nama pada buku kehadiran manual juga bisa rentan terjadi antrian panjang, terutama saat ada karyawan kesulitan mencari pena. Ini tidak akan bisa dilakukan dengan absensi QR Code Android

Aplikasi absensi QR Code Android juga menjadi solusi untuk menghindari terjadinya kecurangan titip absen juga. Terlebih lagi aplikasi dapat diakses melalui smartphone setiap karyawan. Karyawan dapat melakukan absen kapan saja dan dimana saja meskipun sedang meeting di luar kantor untuk keperluan pekerjaan.

Lantas terbesit dalam pikiran bahwa aplikasi ini berpotensi untuk terjadi kecurangan. Tenang saja itu tidak bakal terjadi karena aplikasi dari absensi QR Code Android selalu memiliki fitur geo tagging. Seandainya karyawan mengisi daftar kehadiran dari rumah maka geo tagging akan memberikan sinyal dari rumah juga.

Geo tagging yang dimaksud adalah teknologi GPS. Berkat teknologi tersebut karyawan terbiasa untuk datang on-time ke kantor. Caranya membuat karyawan termotivasi datang ke kantor tepat waktu tetapi juga aplikasinya mempermudah tugas tim HR. Tidak heran bila aplikasi tersebut banyak dibutuhkan oleh divisi HRD suatu perusahaan.

  1. Mempermudah Rekapitulasi

Aplikasi Hris system yang satu ini juga dapat mempermudah rekapitulasi perusahaan yang menggunakannya. Tidak lagi harus bersusah payah mengumpulkan data, seperti yang biasa dialami untuk sistem daftar kehadiran manual pada beberapa tahun silam. Menghitung secara manual melalui Excel juga bukan hal yang mudah karena rentan terjadi kesalahan.

Berkat adanya aplikasi ini mempermudah integrasi divisi HR untuk mengetahui keseluruhan daftar kehadiran karyawan. Akhir bulan tidak perlu lagi mendata maupun mengoreksi karena data sudah ready semua. Aplikasinya akan melakukan rekapitulasi secara otomatis sehingga benar-benar menghemat waktu dan tenaga para HR.

  1. Meningkatkan Penghematan Biaya

Waktu adalah uang bagi perusahaan. Dengan menghentikan sistem pencatatan kehadiran secara manual maka akan ada banyak efisiensi dari segi biaya. Tidak lagi memerlukan perangkat pendukung sistem absensi manual maupun fingerprint. Semua sudah langsung terinput dan direkapitulasi otomatis.

Pada dasarnya keperluan perangkat pendukung untuk sistem absensi manual, semua mengeluarkan biaya. Biaya tersebut bila ditotal juga cukup mahal. Lain halnya dengan kantor yang memutuskan untuk menggunakan aplikasi kehadiran.

  1. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Sistem kehadiran manual cukup memberatkan para karyawan juga. Kerepotan akan sangat terasa dikala para karyawan harus melakukan lembur maupun cuti. Setiap kali perlu melakukan kedua hal itu, mereka perlu mengisi formulir dan meminta tanda tangan dari atasan. Apalagi atasan yang sibuk seringkali tidak bisa ditemui di kantor.

Tak hanya itu, karyawan juga harus meminta izin melalui HR juga. Dengan menggunakan aplikasi karyawan tidak lagi perlu minta tanda tangan manual, tetapi hasilnya akan langsung diketahui oleh HR juga. Mondar-mandir mencari tanda tangan di kantor juga sangat menyita waktu yang bisa dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan.  

Kekurangan Aplikasi Absensi QR Code Android

Meskipun kelebihan yang ditawarkan dari aplikasi ini sangat banyak, tetapi juga tetap memiliki kekurangan. Ada baiknya para karyawan yang sudah bekerja di perusahaan dengan menerapkan aplikasi ini perlu mengetahui kekurangan aplikasinya.

  1. Tergantung pada Spesifikasi Handphone Karyawan

Setiap smartphone memiliki spesifikasi berbeda sehingga kemampuan merekam daftar kehadiran di aplikasi juga berbeda. Spesifikasi tertentu yang tidak memadai justru akan membuat masalah pada saat ingin merekam absensi QR Code Android. Paling tidak bagian kamera dan layanan lokasi masih bekerja dengan baik. Berdasarkan deskripsi yang tertera pada Google Play Store, aplikasinya hanya akan memerlukan tiga macam dari setiap hp karyawan.

Ketiga macam hal yang diperlukan adalah nomor kontak, kamera, dan lokasi. Asalkan sebuah smartphone karyawan mampu melakukan ketiga kinerja tadi maka dapat dipakai untuk instal dan menggunakan aplikasi daftar kehadiran. Hanya saja pada keterangan, aplikasi sebagian besar bekerja hanya saat karyawan masih berada di Indonesia. Aplikasinya tidak akan berfungsi ketika karyawan berada di luar negeri. 

  1. Bergantung Koneksi Internet

Suatu perusahaan maupun UMKM hanya dapat menggunakan aplikasi jenis ini dengan aman ketika berada di wilayah perkotaan. Wilayah perkotaan biasanya dekat dengan tower operator seluler sehingga sinyal selalu tersedia. Berbeda sekali dengan UMKM yang terdapat di area pelosok. Kemungkinan besar UMKM tersebut akan mendapatkan banyak masalah dalam menggunakan software karena keluaran signal yang hilang timbul.

Pada dasarnya aplikasi Talenta didesain untuk mengakses internet setiap kali digunakan. Kesulitan dalam mendapatkan sinyal akan mempengaruhi performa dari aplikasi absensi QR Code Android. Para karyawan perlu mencari tahu kartu operator seluler yang mampu berfungsi baik di suatu daerah agar dapat menggunakan aplikasi daftar hadir dengan lancar.

Saat ini Anda telah mengetahui kelebihan dan kekurangan penggunaan HRIS system sebagai aplikasi absensi online. Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai Talenta, Anda dapat mengunjungi tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-hris/.


PUBLISHED24 May 2022
Made
Made