Apa Itu Analisis Beban Kerja dan Apa Saja Hal Penting di Baliknya?

Bagi kamu yang masih bingung mengenai apa itu analisis beban kerja, sebaiknya ketahui terlebih dahulu definisinya. Ringkasnya analisis beban kerja sendiri yaitu proses yang dilakukan untuk menghitung seberapa beban kerja relatif seorang karyawan di suatu perusahaan secara menyeluruh.

Perhitungannya membutuhkan rumus khusus untuk memudahkan prosesnya sehingga hasilnya mendekati valid. Mengingat pentingnya perannya, pastikan untuk memahami pembahasan mengenai analisis beban kerja mulai dari dasar sampai paling detail.

Faktor yang Harus Ada dalam Analisis Beban Kerja

Dalam analisis beban kerja, terdapat beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk memudahkan prosesnya. Sebab, tanpa hadirnya faktor-faktor tersebut memungkinkan membuat hasilnya kurang valid. Lalu apa saja macamnya? Penjelasan lebih lanjutnya bisa disimak pada paparan berikut ini:

1. Beban Kerja

Anda kemungkinan bingung dengan poin ini, perlu dipahami bahwa beban kerja menjadi salah satu faktor untuk melakukan analisis beban kerja itu sendiri. Terdapat beberapa pentimbangan untuk menentukannya agar hasilnya lebih valid.

Penentuan beban kerja dapat dilakukan dengan melakukan analisis terlebih dahulu. Biasanya pihak perusahaan akan menghitung beban kerja per waktu kemudian dilakukan pengambilan hasil menggunakan rumus khusus.

Apabila masih bingung, sebaiknya dari referensi penentuannya di media-media online atau buku yang membahas topik terkait. Mengetahui teknik perhitungan beban kerja sangat penting utamanya bagi orang yang berada di posisi tertentu.

2. Volume Kerja

Setiap tingkatan, umumnya memiliki volume kerja yang berbeda-beda tergantung dari seberapa besar beban yang ditanggungnya.

Volume kerja sendiri adalah suatu variabel yang tidak tetap dan cenderung fleksibel dalam perhitungan analisis beban kerja. Hal ini ditentukan dari beberapa penyebab yaitu berupa kedudukan seorang karyawan, tugas, dan tanggung jawabnya.

Sebelum menentukan volume kerja, pastikan untuk memperhatikan faktor-faktornya terlebih dahulu agar tidak sampai mengalami kesalahan.

3. Waktu Kerja

Maksud dari waktu kerja yaitu lama masa yang dihabiskan untuk menyelesaikan serangkaian tugas pada masing-masing bidangnya. Supaya tidak sampai mengalami kesalahan dalam analisis beban kerja, pihak perusahaan harus dapat menentukan jumlah waktu dari setiap karyawan dengan baik.

Penentuan waktu kerja biasanya diambil dari rata-rata lamanya waktu dalam pengerjaan tugas atau ketetapan umum dari pemerintah setempat.

Saat ini waktu kerja tidak hanya fulltime, ada juga yang part time dengan penentuan waktu menggunakan prinsip pembagian. Sebenarnya penentuan durasi bekerja tidak cukup sulit, hanya saja memang perlu mempertimbangkan banyak hal terlebih dahulu.

Metode Analisis Beban Kerja

Saat akan melakukan analisis beban kerja, terdapat metode yang perlu Anda pahami terlebih dahulu. Jenisnya terdiri dari 3 bagian yaitu observasi, wawancara, dan mengajukan pertanyaan. Dari masing-masingnya memiliki tingkat kesulitan tersendiri. Penjelasan lebih lanjutnya bisa disimak pada paparan berikut:

1. Metode Observasi

Berbekal metode observasi, sebuah perusahaan dapat melihat secara langsung bagaimana sistem kinerja dari para karyawannya. Dengan begitu jika terdapat masalah mengenai beban kerja, dapat dilakukan penanganan sesegera mungkin.

Banyak perusahaan yang menggunakan metode observasi untuk mempertimbangkan kenaikan jabatan karyawan jika memang kinerjanya membaik.

Observasi sendiri kegiatannya dilakukan dengan terjun ke lapangan untuk memantau kinerja seluruh karyawan. Tentu wajar jika metode ini dianggap memberikan hasil lebih cepat namun dengan tingkat ketepatan tinggi.

2. Metode Wawancara

Sesuai namanya, metode wawancara dilakukan dengan teknik berkomunikasi dua arah secara langsung kepada karyawan. Ada hal yang perlu dipersiapkan sebelum menerapkannya yaitu Anda perlu menyusun pertanyaan seputar topik yang akan dibahas atau mempersiapkan inti pembicaraan.

Tujuan dari penerapan metode wawancara adalah untuk mengetahui beban kerja yang diberikan oleh setiap individunya. Ketika menggunakan metode ini maka Anda bisa mendapatkan hasil lebih valid serta lebih mudah mengambil kesimpulan mengenai pemaparan yang mereka berikan.

Apabila memilih metode wawancara, sebaiknya dilakukan secara tatap muka. Mengenai tertutup atau tidaknya dapat disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan. Namun lebih baik dilakukan secara tertutup dengan mewawancarai satu persatu karyawan untuk melindungi privasi mereka.

Terkadang pada sesi ini terdapat rahasia yang ingin diungkapkan, untuk itu agar tidak sampai memicu masalah lebih besar atau pertentangan antara karyawan maka perlu dilaksanakan secara tertutup.

Manfaat lain dari wawancara tertutup adalah Anda bisa memupuk kedekatan antara karyawan dengan jajaran petinggi. Saat komunikasi terjalin dengan baik, diharapkan akan tumbuh sikap saling terbuka apalagi terkait penyelewengan atau tindakan negatif lain.  

3. Metode Pertanyaan

Sedikit berbeda dari lainnya, apabila ingin menerapkannya perlu menyusun beberapa pertanyaan sesuai topik yang ingin dibahas. Pastikan menggunakan teknik yang dapat memberikan keuntungan.

Pertanyaan bisa lengkap atau hanya berupa poin-poin. Sebenarnya akan lebih menguntungkan jika Anda menggunakan poin-poin saja karena dapat mengembangkannya sesuai alur pembicaraan.

Manfaat lain yang didapatkan dengan menerapkan teknik ini adalah, jika terdapat tindak penyelewengan atau kesalahan lain dapat terlihat lebih cepat. Alhasil, perusahaan bisa memilih karyawan yang berkualitas bagus saja baik dari segi skil, kejujuran, ataupun performa kerjanya.

Teknik Mengukur Beban Kerja

Secara umum, Anda dapat menggunakan rumus ini untuk analisis beban kerja yaitu isi kerja +  beban kerja x waktu. Lanjutkan dengan menghitung seluruh jenis produk kemudian jumlah dari isi kerja jabatan dan unit dengan satuan orang per jam (QJ).

Perhitungan waktu kerja efektif dapat dihitung per hari, minggu, bulan, dan tahun. Rumus kerja efektif untuk hitungan hari yaitu 1 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit sedangkan pertahunnya 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800 menit.

Sedangkan rumus yang berlaku untuk isi kerja jabatan serta hasil hitung dari jumlah kebutuhan karyawan yaitu waktu kerja dikali dengan beban kerja, selanjutnya dibagi waktu kerja efektif.

Selain itu terdapat perhitungan lain yang perlu diketahui yaitu berupa analisis beban kerja abstrak dan konkret. Antara keduanya memiliki karakteristik khusus, untuk itu Anda perlu memahaminya secara detail agar dapat membedakan. Berikut penjelasannya:

1. Mengukur Beban Kerja Konkret

Melakukan pengukuran beban kerja konkret membutuhkan informasi untuk mendapatkan hasil yang mendekati valid. Pada pembahasan kali ini akan mengulas terkait beberapa informasinya. Berikut akan dijelaskan ulasan lengkapnya:

• Waktu kerja efektif.
• Volume kerja yang bisa didapatkan melalui perkalian beban kerja dengan norma waktu.
• Target waktu kerja dalam durasi tertentu.
• Satuan hasil kerja.
• Jumlah waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu tugas.
• Rincian tugas dari jabatan yang ingin dilakukan analisis beban kerja.

2. Mengukur Beban Kerja Abstrak

Seperti sebelumnya, untuk mengukur beban kerja abstrak juga membutuhkan informasi khusus. Melakukan analisis beban kerja memang membutuhkan ketelitian serta data-data pendukung. Simak penjelasannya pada penjelasan di bawah ini:

• Durasi penyelesaian tugas yang didapatkan dari perkalian beban kerja dengan norma waktu yang telah ditentukan.
• Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret.
• Waktu kerja efektif.
• Frekuensi dari setiap tugas yang terdapat dalam satuan tugas.
• Rincian tugas dan jabatan yang ingin diukur.
• Jumlah waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian setiap tugas.

Tips Melakukan Analisis Beban Kerja

Melakukan analisis beban kerja penting untuk dilakukan untuk mempertimbangkan apakah Anda memberikan jumlah pekerjaan kepada karyawan sesuai atau tidak. Sebab, jika terlalu berlebihan atau kekurangan dampaknya akan buruk. Perhatikan penjelasannya pada poin-poin berikut:

1. Menilai Tugas dan Kemampuan Setiap Tim

Mengurus proyek besar tentunya membutuhkan strategi khusus agar tetap dapat berjalan dengan lancar tanpa hambatan. Pastikan memilih SDM dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya.

Bukan hanya itu Anda juga perlu memeprtimbangkan tanggung jawab serta dedikasinya.. jangan sampai salah dalam memilih orang karena dapat membuat proyek yang telah direncanakanan dengan baik hancur karena hanya kesalahan kecil.

Dalam menjalankan proyek, bentuk susunan daftar tugas, sumber daya tim tenggang waktu, strength, dan weakness. Dari susunan tersebut Anda dapat mengestimasikan bagaimana kelanjutan proyek kedepannya apakah berjalan lancar atau menemukan hambatan besar.

2. Daftar Beban Kerja Individu dan Bagi Sumber Daya

Dalam sebuah kelompok kerja, setiap individu akan dibebankan tanggung jawab yang perlu dijalankan dengan sebaik mungkin. Proses lanjutan yang dilakukan setelah membagi tanggung jawab adalah menyusun beban kerja individu dan sumber daya.

Tingkat kesulitan dari masing-masing divisi terbilang sangat beragam, untuk itu pembagiannya perlu didasarkan pada kemampuan masing-masing SDM. Sebaiknya penyusunannya tidak dilakukan secara sembarangan.

Pastikan membertimbangkan kemampuan serta skil dari masing-masingnya supaya tidak sampai mengalami kendala berarti saat pengerjaan proyek. Teknik yang dapat diterapkan pada tahapan ini yaitu dengan memperhatikan kemampuan setiap individu yang masuk dalam tim.

Tahapan selanjutnya adalah membagi tim berdasarkan divisi agar lebih efektif. Silahkan membagi rata sesuai dengan kemampuan, kualitas kinerja, dan pendukung lainnya. hindari asal pilih karena sangat berisiko.

3. Bersikap Komunikatif dan Fleksibel Perihal Beban Kerja

Komunikatif menjadi salah satu kunci yang sangat penting untuk menunjang keberlangsungan sistem kerja dalam kantor. Sebagai pemimpin, disarankan untuk memiliki soft skill tersebut.

Kemampuan publik speaking bagi seorang petinggi menjadi hal penting yang perlu diperhatikan. Ketika seorang pemimpin memiliki publik speaking yang baik, kemungkinan akan mampu mempengaruhi orang lain termasuk karyawan.

Komunikatif di sini maksudnya adalah seorang pemimpin setidaknya bisa menjadi tempat untuk berkeluh kesah terkait pekerjaan atau tugas yang diemban oleh masing-masing karyawan. Tahapan ini akan membangun sebuah kedekatan, pada akhirnya muncul keterbukaan.

Ketika Anda mendapatkan keluhan dari karyawan, pastikan untuk merespon. Cari tahu apakah sumber masalah sebenarnya, kemudian lakukan penanganan. Sikap fleksibel dalam dunia kerja memang dibutuhkan utamanya oleh para pemimpin agar dapat mengendalikan kondisi meskipun sedang berada di fase tidak stabil.

4. Hitung Rata-rata Output Tim

Salah satu manfaat menghitung rata-rata output tim adalah mempermudah menentukan batas beban kerja untuk masing-masing karyawan. jika terlalu keberatan atau kekurangan, maka dapat disesuaikan ulang.

Saat akan menentukannya, Anda dapat mengamati bagaimana sistem kerja para karyawan. Lanjutkan dengan mengestimasikan kira-kira ada berapa tenaga ahli yang harus dilibatkan dalam menyelesaikan satu proyek.

Penyusunan rata-rata ini diperkirakan dengan menargetkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Agar lebih mudah, gunakan rumus analisis beban kerja yang telah dijelaskan sebelumnya.

5. Lakukan Evaluasi Struktur Tim

Sebelum memvalidasi struktur tim, cobalah untuk meneliti kembali apakah terdapat kesalahan atau tidak. Perhatikan kembali SDM yang terlibat apakah mereka mampu menyelesaikan proyek dengan tenggang waktu yang ditentukan.

Jika masih menemukan kekurangan, silahkan lakukan perombakan ulang di beberapa bagiannya. Akan lebih mudah jika mendiskusikannya dengan pihak-pihak terkait lain untuk mendapatkan hasil lebih maksimal.

Selain memaksimalkan kinerja, analisis beban kerja dapat memudahkan para petinggi mengetahui seberapa kemampuan masing-masing karyawannya. Sebab, perhitungannya bukan hanya dilihat secara sembarangan saja melainkan menggunakan rumus khusus.

Apa Akibat yang Ditimbulkan Ketika Beban Kerja Berlebihan?

Pada awal 2020 lalu, dilakukan sebuah survei Gallup yang menunjukkan sebuah hasil bahwa sekitar 67% pekerja AS pernah mengalami gejala burnout. Tingkat frekuensinya sendiri beragam tergantung dari intensitas tanggung jawab yang diemban serta pengendalian emosi setiap individunya.

Kondisi burnout sendiri dapat terjadi saat karyawan merasa terbebani dengan beban kerja yang terlalu berat. Akibatnya dapat menurunkan motivasi bekerja sehingga membuat hasilnya menjadi tidak maksimal.

Prosentase burnout terhitung mengalami kenaikan sangat pesat saat kasus persebaran kasus Covid-19 mengalami kenaikan di seluruh dunia sekitar tahun 2020 hingga awal 2021. P0enyebabnyak adalah masyarakat diharuskan bekerja dari rumah dan diharuskan mengisolasi diri supaya tidak sampai terkena virus tersebut.

Akibatnya ketika mengalami kesulitan, seorang karyawan tidak dapat meminta bantuan ataupun saran dari atasan dan teman kantor. Alhasil, tingkat stres menjadi meningkat apalagi kondisi ini diperparah dengan larang keluar rumah baik untuk berbelanja ataupun mengunjungi tempat hiburan.

Melihat kenyataan yang telah terjadi, analisis beban kerja perlu dilakukan secara berulang. Maksudnya adalah, proses tersebut perlu dilakukan pembaharuan menyesuaikan situasi dan kondisi terbaru.

Tujuannya untuk menghindari dampak-dampak yang telah terjadi seperti turunnya kualitas kerja, mengalami depresi, ataupun dampak buruk lainnya.

Lalu Apa Manfaat Analisis Beban Kerja?

Melakukan analisis beban kerja menjadi hal penting karena memiliki banyak keuntungan di balik penerapannya. Meski menerapkan rumus khusus, namun sebenarnya perhitungannya tidak begitu rumit. Penjelasan lebih lengkapnya bisa disimak pada pemapran berikut:

• Mempermudah menentukan keperluan pengembangan yang dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
• Sebagai dasar pembuatan SOP yang sesuai dengan kemampuan serta kesanggupan setiap individu yang terlibat dalam perusahaan.
• Mendukung penyempurnaan struktur organisasi yang dapat memperkuat satu sama lain sehingga nantinya dapat menghadapi banyak hambatan dengan baik.
• Patokan karyawan untuk mengetahui jenjang karir dan kesempatan berkembang selama bekerja di perusahaan.
• Sebagai bekal pertimbangan apakah harus mengurangi atau menambah jumlah 0ekerja menyesuaikan kondisi situasi terkini.
• Sumber rujukan untuk menentukan seberapa jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu proyek berdasarkan masing-masing kemampuannya.
• Sebagai indikator untuk menentukan standar waktu pengumpulan masing-masing proyek yang dikerjakan oleh setiap karyawan.
• Dijadikan sebagai bahan untuk mengukur secara tepat kebutuhan setiap karyawan baik dari segi pendanaan atau fasilitas pendukung untuk menyelesaikan setiap tugasnya.
• Menyempurnakan SOP yang erat kaitannya dengan aktivitas di kantor baik dari segi tugas masing-masing karyawan maupun operasionalnya.
• Sebagai acuan untuk melakukan penilaian pada karyawan yang disesuaikan dengan masing-masing bidangnya.
• Menjadi tolok ukur untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam menyelesaikan sebuah tugas dengan memperkirakan skil serta ringan atau beratnya sebuah tugas.

Analisa Beban Kerja Karyawan dengan Mekari Talenta

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, hingga penilaian kinerja karyawan.

Dengan dilengkapi aplikasi KPI, pengelolaan KPI akan dilakukan secara lebih efisien karena telah terintegrasi dalam satu aplikasi Talenta saja, sehingga akan membuat proses penghitungan bonus performa karyawan lebih akurat dan objektif karena terintegrasi langsung dengan payroll perusahaan. Selengkapnya kunjungi https://www.talenta.co/fitur/aplikasi-penilaian-kinerja-karyawan/manajemen-kpi/.

Selain itu, Fitur-fitur yang disediakan Talenta memuat komponen lainnya yang akan memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur HR analytics yang fiturnya menampilkan data headcount, absensi, dan pengeluaran payroll karyawan secara detail dan mudah dipahami. Kunjungi https://www.talenta.co/en/features/hr-analytics/ untuk lebih lengkapnya mengenanai hr analytics Talenta. 

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Jadi, sekarang Anda sudah paham, bukan, tentang kepegawaian adalah profesi yang sangat penting dan pastinya sangat tidak bisa disepelekan. Semoga info ini bermanfaat bagi Anda.

Itulah penjelasan singkat terkait dengan analisis beban kerja yang perlu diketahui secara jelas mengenai hal-hal penting di dalamnya. jangan sampai salah dalam menerapkannya karena dapat berakibat buruk.