6 Fitur yang Perlu Diperhatikan di Task Management Software

Task management software menjadi kebutuhan banyak perusahaan di masa pandemi ini untuk bisa mengatur kerja karyawan setiap harinya. Task management software mesti bisa membantu memudahkan pengaturan berbagai pekerjaan sehari-hari mulai dari rapat, perencanaan dan penjadwalan dan memastikan semua itu selaras dengan tujuan perusahaan.

Hal ini karena tantangan utama perusahaan yang mengadopsi sistem kerja remote working, seperti yang sekarang diberlakukan dengan kebijakan bekerja dari rumah, adalah menciptakan sistem koordinasi dan komunikasi yang efektif.

Wajar soal koordinasi menjadi tantangan, karyawan yang tersebar bekerja dari berbagai tempat mengubah pola interaksi yang biasanya langsung menjadi lebih terbatas.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Meskipun lebih terbatas dengan interaksi virtual, hal ini mestinya tidak menjadikan kualitas komunikasi berkurang, bahkan kalau bisa sama efektifnya.

Untuk memenuhi kebutuhan ini, ada beberapa fitur dari task management tool yang mesti dipertimbangkan sebelum dibeli oleh perusahaan. Untuk memastikan tidak ada kebutuhan yang tidak disediakan oleh platform, berikut adalah beberapa fitur yang bisa dicek:

Fitur Task Management Software yang Penting

Fitur Task Management Software yang Penting

Perencanaan dan penjadwalan

Dalam mengelola tim penting untuk memastikan semua anggota tim saling tahu tanggung jawab dan tugas masing-masing. Hal ini akan membantu untuk menghindari salah paham dan terlebih lagi akan memudahkan untuk memberikan tugas baru kepada anggota tim.

Task management software yang baik juga bisa membantu mengalokasikan (assign) pekerjaan kepada anggota tim. Hal ini akan sangat memudahkan untuk melihat siapa bertanggung jawab atas apa sehingga memudahkan evaluasi.

Selain itu, task management software yang baik juga mestinya bisa memudahkan untuk mengatur prioritas dan deadline untuk masing-masing tugas. Apalagi ditambah dengan notifikasi ketika deadline sudah mendekati.

Hal ini bisa sangat membantu untuk memastikan rencana yang disusun bisa berjalan dengan baik.

Notifikasi yang dikirimkan melalui aplikasi maupun email bisa menjadi pengingat yang efektif pada jadwal yang telah dibuat. Fitur ini akan bantu penjadwalan efektif dijalankan.

Kolaborasi dengan semua anggota tim lewat task management software

Mengingat fungsi task management software yang utama adalah memastikan komunikasi antar anggota tim bisa berjalan dengan baik meskipun tidak bertemu muka maka yang satu ini jadi fitur penting.

Task management tool mesti terintegrasi dengan software chat yang lengkap untuk memudahkan koordinasi. Namun, bukan hanya soal chat saja, task management software juga mesti terintegrasi dengan software berbagi file sehingga dokumen-dokumen terkait pekerjaan tidak tercecer.

Hal ini bisa menjadi satu perhatian, misalnya dengan bertanya terlebih dulu apakah ada fasilitas penyimpanan awan gratis sebagai bagian dari layanan. Fasilitas yang satu ini akan sangat memudahkan untuk saling berbagi dokumen sehari-hari.

Time tracking

Salah satu sumber daya paling penting dalam sebuah proyek adalah waktu. Memastikan bahwa semua anggota tim menggunakan waktu kerjanya dengan baik untuk mencapai tujuan jadi sangat penting.

Time tracking atau melacak waktu setiap aktivitas yang dilakukan oleh karyawan menjadi salah satu fitur yang sangat penting untuk mengukur produktivitas karyawan.

Di masa ketika semua orang bekerja dari tempat masing-masing, mengetahui bagaimana mereka masing-masing memanfaatkan waktunya adalah salah satu cara untuk menjaga ritme kerja dalam tim.

Melihat dari hasil pelacakan aktivitas juga bisa menjadi alat evaluasi untuk beban kerja masing-masing anggota tim.

Penugasan karyawan

Dari task management software yang akan digunakan, pastikan punya fitur yang satu ini. Hal ini akan memudahkan untuk memastikan siapa bertanggung jawab atas pekerjaan apa. Dampaknya, juga akan lebih mudah untuk melakukan evaluasi atas kinerjanya.

Biasanya task management software yang memiliki fitur ini juga akan menyediakan dashboard khusus untuk masing-masing karyawan. Dalam dashboard karyawan ini, bisa dilihat apa saja pekerjaan yang sedang dikerjakan.

Di dashboard, bisa dilihat apa saja pekerjaan yang akan dikerjakan, apa yang sedang dikerjakan dan apa yang sudah selesai. Hal ini akan membantu masing-masing karyawan untuk fokus.

Bagi rekan kerja yang lain, dengan adanya pipeline tugas yang jelas, mana yang sudah selesai dan mana yang belum juga akan membantu flow kerja tim secara keseluruhan.

Manajemen proyek 

Fitur manajemen proyek dalam task management software juga menjadi kunci kenyamanan penggunaan software yang dipilih. Untuk fitur yang bisa cek adalah apakah sudah terintegrasi dengan fitur penugasan.

Dengan memiliki fitur manajemen proyek yang telah terintegrasi dengan penugasan akan memudahkan pengelolaan setiap proyek yang berjalan. Hal ini juga bisa mengurangi kemungkinan kesalahpahaman selama menjalankan proyek.

Selain itu, fitur penting yang mestinya dimiliki adalah kemudahan untuk memperbaharui status proyek. Hal ini bisa berupa progress bar atau bentuk lain namun progress tim yang terpampang nyata di dashboard akan meningkatkan peluang keberhasilannya.

Hal ini karena dengan terus-menerus melihat target proyek yang sedang berjalan akan membuat fokus seluruh tim terarah. Selain itu, juga bisa menjadi bahan evaluasi ketika progress berjalan tidak sesuai dengan yang seharusnya.

Penyelarasan dengan tujuan

Pada akhirnya, penggunaan task management software adalah untuk memudahkan komunikasi dan kolaborasi dalam tim. Hal ini supaya tujuan tim bisa tercapai dengan lebih mudah.

Fitur yang bisa memastikan penugasan dan proyek berjalan sesuai dengan tujuan adalah dengan adanya tracking pada KPI.

Sebelum memilih task management software pastikan bahwa ada fitur integrasi dengan manajemen KPI. Hal ini penting untuk memastikan setiap penugasan dan proyek adalah kontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Talenta by Mekari, Pilihan Task Management Software yang Tepat

Task management software adalah salah satu kebutuhan HR di perusahaan, apalagi di masa sebagian karyawan bekerja jarak jauh. Task management software penting karena membantu memantau dan menjaga produktivitas karyawan.

Task management software membantu menjaga produktivitas tim dengan cara memudahkan proses komunikasi dan koordinasi. Yang mana keduanya, komunikasi dan koordinasi, jadi kunci penting bagi kolaborasi di perusahaan.

Menjawab kebutuhan ini, Talenta by Mekari hadir dengan solusi task management yang sudah terintegrasi dengan HRIS. Selain memudahkan HRD untuk memantau kinerja timnya, karena sudah terintegrasi dengan HRIS juga akan memudahkan kinerja HR.

Task management software dari Talenta by Mekari memiliki semua fitur penting di atas. Mulai dari fitur basic seperti penugasan dan penjadwalan hingga terintegrasi dengan manajemen KPI.

Bicara mengenai manajemen KPI, di Talenta menyediakan berbagai metode untuk melakukan evaluasi kinerja. Dengan integrasi task management software dengan manajemen KPI akan memudahkan untuk memastikan tiap tugas yang dilakukan oleh karyawan merupakan kontribusi untuk tujuan tim maupun perusahaan.

Tertarik untuk menggunakan cukup satu task management software yang telah terintegrasi dengan manajemen KPI dan HRIS? Konsultasikan kepada kami dan ajukan demo gratis melalui formulir berikut ini.

Demikian tadi penjelasan mengenai apa saja fitur-fitur penting pada task management software yang bisa menjadi pertimbangan sebelum memilih dari salah satu penyedia layanan ini.


PUBLISHED09 Sep 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales