5 Tips Jitu Melakukan KPI Management di Perusahaan

KPI Management menjadi salah cara yang bisa dilakukan untuk mengukur kinerja karyawan dan impact yang diberikannya ke perusahaan.

Jika kita sepakat bahwa karyawan atau sumber daya manusia adalah aset yang paling berharga dalam perusahaan, maka perusahaan juga perlu memperhitungkan hasil dari investasi ini.

KPI management bisa menjadi alat untuk ukuran produktivitas dan efektivitas kerja karyawan dengan adil.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Pengertian KPI management

KPI atau Key Performance Indicators adalah indikator-indikator penting atau kunci untuk hasil yang diinginkan. Masing-masing karyawan memiliki target KPI-nya sendiri yang jadi fokus untuk mencapai kinerjanya.

Untuk perusahaan KPI menjadi indikator yang memastikan semua orang dalam perusahaan berjalan ke arah yang seharusnya. Karena KPI tentu diturunkan dari target perusahaan secara umum.

KPI management berupa sistem yang dibuat perusahaan mulai dari menentukan tujuan perusahaan, mendefinisikan KPI bagi masing-masing anggota tim yang ada, hingga melakukan evaluasi ketercapaian KPI.

KPI management menjadi salah satu langkah strategis yang mesti dilakukan jika perusahaan ingin maju dan terus berkembang. Pun, bagi pengembangan karyawan, seperti mendesain kurikulum untuk pengembangan pribadi karyawan.

Baca Juga : Metode Penilaian Kerja untuk Ukur Produktivitas Karyawan

Manfaat KPI Management

Sedikit soal KPI management sudah dibahas di bagian sebelumnya.

Manfaat utama dari KPI management adalah kontrol dan evaluasi. Dalam manajemen, serapi apa pun rencana dan pelaksanaan, kalau tidak pernah dilakukan kontrol dan evaluasi hasil yang didapatkan juga tidak bisa maksimal.

Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi biaya di perusahaan yang biasa disebut dengan KPI finansial. Contoh KPI finansial adalah:

  • KPI Laba Kotor (gross profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah pendapatan tersisa setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
  • KPI Laba Bersih (net profit), KPI yang satu ini digunakan untuk mengukur jumlah laba yang tersisa setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lain seperti biaya bunga dan pajak.
  • KPI Marjin Laba Kotor (Gross profit margin) yaitu KPI yang menghitung persentase dari Laba Kotor dan Pendapatan.
  • KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), adalah KPI yang diperoleh dari perbandingan laba bersih dengan pendapatan.
  • KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities)

Namun demikian, peran penting KPI management bukan hanya sebatas pada efisiensi biaya dan kesehatan keuangan dalam perusahaan saja.

Dari KPI management juga bisa berkaitan dengan faktor-faktor non-finansial seperti perputaran tenaga kerja (manpower turnover), matriks kepuasan pelanggan (customer satisfaction metrics), rasio pelanggan yang kembali terhadap pelanggan baru (repeat customer to new customer ratio) dan penguasaan pangsa pasar (market share).

Baca Juga : Manajemen Kinerja Berbasis KPI

Prinsip Pembuatan KPI

Ketika perusahaan baru saja ingin memulai pembuatan sistem KPI management untuk merapikan organisasi, tentu harus mulai dari pondasi prinsip yang harus ada untuk membangun KPI management.

Untuk perusahaan yang sebelumnya sudah memiliki sistem ini, juga bisa menggunakan prinsip di bawah ini sebagai evaluasi atas sistem yang sudah ada.

Ada banyak prinsip pembuatan KPI management di luar, hal ini bisa kembali lagi pada kebutuhan masing-masing perusahaan.

Dalam artikel kali ini, kita akan membahas salah satu prinsip pembuatan KPI management yang paling umum digunakan yaitu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time Sensitive).

Berikut ini penjelasan SMART secara lebih rinci:

  • Specific – KPI atau target haruslah sesuatu yang jelas dan spesifik. Tidak bisa kita menggunakan tujuan yang tidak jelas, kabur, atau bahkan melebar ke mana-mana. Hal ini karena kita lebih mudah fokus pada tujuan atau KPI yang jelas menggambarkan hasil yang diinginkan dan diharapkan.

Cara termudah untuk merumuskan KPI yang spesifik adalah dengan menjawab 5W dan 1H. Dengan begitu kita tahu, siapa harus mencapai apa dan kapan.

  • Measurable – KPI mesti sesuatu yang bisa diukur, baik secara kuantitas maupun kualitas. Hal ini berkaitan dengan performa atau kinerja yang diharapkan.

Dengan memiliki ukuran yang standar dan transparan, proses evaluasi juga bisa lebih mudah dilakukan dengan adil kepada seluruh anggota tim.

Hal ini penting sekali, karena dengan begitu karyawan yang dievaluasi juga punya bench mark pencapaian, untuk belajar maupun mengejar karir.

  • Achievable – mungkin untuk dicapai. Memasang KPI terlalu tinggi hingga tim terkait tidak merasa bisa mencapainya bisa jadi buah simalakama, karena alih-alih merasa tertantang malah tidak termotivasi mencapainya.

Sebaliknya, kalau KPI yang ditetapkan terlalu rendah, tidak ada tantangan baru. Bahkan kalau tercapai tidak ada rasa puas dan tidak bisa mendorong organisasi mencapai hasil yang diharapkan.

  • Realistic – poin yang satu ini sangat berkaitan erat dengan poin sebelumnya. KPI management haruslah sesuatu yang realistis. Penting diingat bahwa orientasi dari KPI adalah hasil yang terlihat, baik secara kuantitas maupun kualitas pada kemajuan organisasi.
  • Time Sensitive – setiap KPI yang disusun harus memiliki kerangka waktu, mungkin per bulan, per kuarter atau per tahun. Dengan adanya kerangka waktu yang jelas akan memudahkan proses kontrol dan evaluasi.

Dengan adanya tenggat waktu yang jelas juga akan memudahkan tiap anggota tim untuk mengejar performanya. Kerangka waktu akan membuat fokus bisa lebih terjaga, memudahkan dari planning hingga evaluasi.

Untuk penerapan KPI Management sendiri, tidak cukup dengan berbekal prinsip SMART.

Ada beberapa kondisi dasar yang harus disiapkan untuk bisa mengimplementasikan KPI management di semua lini perusahaan. Beberapa kriteria tersebut adalah:

  • Kolaborasi antar semua pemangku kekuasaan yang ada di perusahaan baik itu jajaran manajerial, eksekutor, karyawan, tim, supplier hingga pelanggan.
  • Ada desentralisasi dari level manajemen hingga operasional
  • Integrasi atau kesinambungan antara KPI, laporan dan eksekusi
  • Gambaran besar yang menghubungkan KPI dan strategi perusahaan

Baca Juga : Bagaimana Penilaian Kinerja Karyawan Industri Manufaktur?

Menilai KPI dengan Performance Management dari Talenta

Software manajemen tugas dan proyek karyawan terintegrasi manejemen KPI - Menilai KPI dengan Performance Management dari Talenta - Talenta by Mekari

Seperti yang sudah kita lihat dari poin sebelumnya, KPI management sebagai bagian dari penilaian kinerja karyawan bukan hal yang sederhana. Ada banyak persiapan yang mesti dilakukan oleh HR sebagai penanggung jawab KPI management di perusahaan.

Untungnya, teknologi sudah bisa banyak membantu pekerjaan HR ini. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan platform yang bisa membantu proses KPI management yang telah terintegrasi dengan platform HRIS, seperti Talenta by Mekari.

Dengan menggunakan teknologi seperti ini, akan lebih hemat waktu dan tenaga untuk melakukan penilaian kinerja.

Selain itu, salah satu masalah dalam evaluasi adalah transparansi. Dengan menggunakan Talenta by Mekari, permasalahan ini bisa dikurangi.

Hal ini karena Talenta menggunakan kebijakan berbasis data yang lebih objektif dan tentu saja memungkinkan transparansi baik dari sisi karyawan maupun HR dan perusahaan.

Untuk KPI management di Talenta juga bisa dilakukan berupa laporan langsung (direct review) maupun evaluasi bersama tim. Yang membuat evaluasi bisa lebih mudah dilakukan oleh semua karyawan di semua level.

Kalau tertarik dengan berbagai kemudahan KPI management yang ada di Talenta by Mekari, bisa langsung mengisi form berikut ini, untuk menjadwalkan demo gratis dengan tim dari Talenta by Mekari.


PUBLISHED24 Aug 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales