Peran Fitur Employe Self Service (ESS) untuk Industri Manufaktur

Menggeliatnya bisnis manufaktur pada akhir kuartal 2019 merupakan kabar baik. Perusahaan juga semakin percaya diri untuk menaikkan jumlah tenaga kerja dan menaikkan aktivitas pembelian.

Hanya saja, pertumbuhan bisnis dan tenaga kerja ini tidak sebanding dengan manajemen human resource (HR) yang layak. Dibutuhkan teknologi yang mampu membuat pekerjaan HR menjadi lebih efektif dan efisien.

Salah satunya adalah fitur yang ada pada Human Resource Information System (HRIS), yaitu Employee Self Service (ESS).

Fitur ESS dalam HRIS ini tentu diperlukan karena dengan jumlah karyawan yang massive, HR dapat dipastikan sering mengalami permasalahan yang berhubungan dengan administrasi.

Bahkan, laporan dari USAID menyebutkan hanya 2 dari 3 pabrik yang mampu mengelola karyawannya dengan metode-metode HR terbaik.

Mari ketahui lebih dalam fitur ESS agar pengelolaan administrasi semakin baik.

Apa Itu Sistem Employee Self Service (ESS)?

ESS atau employee self service merupakan sebuah teknologi yang menyediakan transparansi data pegawai untuk kebutuhan perusahaan.

Data personal seperti laporan absen karyawan tersimpan dalam sistem cloud yang bisa diakses kapan saja.

ESS mendukung karyawan untuk mengelola urusan administratif secara mandiri dan terintegrasi dengan karyawan lain seperti HR, manager, hingga top level management.

Konsep ESS diperkenalkan pada awal tahun 2000 oleh beberapa perusahaan di Amerika Serikat. Konsep ini muncul karena adanya keinginan untuk mempermudah proses input administrasi HRD. Semula proses permintaan data dan pengajuan izin dilakukan secara manual.

Karyawan harus mengambil form cetak yang kemudian meminta persetujuan dari atasan. Selanjutnya, form tersebut diajukan kepada bagian HR untuk diinput ke dalam sistem.

Bayangkan, berapa lama waktu yang dibutuhkan? Sementara, karyawan juga berkewajiban untuk menyelesaikan tugas hariannya.

Dengan ESS ini, proses administrasi yang berbelit  tersebut dipangkas menjadi penginputan elektronik melalui portal online.

Selain proses inputan, ESS juga dapat mempercepat penyampaian informasi cuti kepada pihak terkait seperti manager hingga top level management.

Hal ini tentu sangat berguna bagi perusahaan, karena penyampaian informasi yang selain lebih cepat tapi juga konfirmasi dapat dilakukan lebih cepat.

Apabila izin atau cuti yang diajukan oleh karyawan telah diterima oleh atasan, maka user dapat secara langsung melakukan persetujuan atau penolakan terhadap ijin atau cuti yang telah dibuat.

Hal ini membuat proses pengajuan cuti yang dilakukan oleh karyawan dapat diproses dengan cepat.

Baca Juga: Pengisian Data Secara Otomatis dengan Fitur Self Service Onboarding

Manfaat Fitur ESS

Secara garis besar, fitur ESS yang ada pada HRIS akan bermanfaat untuk:

1. Mempercepat Proses Administrasi Harian

Employee Self Service atau ESS membantu karyawan mengurus kebutuhan administratif secara mandiri, seperti pengajuan cuti dan izin, akses slip gaji, hingga pembaruan data pribadi.

Dampaknya, HR tidak perlu melayani permintaan yang repetitif satu per satu, sehingga waktu kerja lebih efisien.

Proses yang tadinya memakan waktu karena bolak-balik email atau chat bisa dipangkas karena alurnya sudah tersedia di sistem. HR juga lebih mudah memantau status pengajuan karena semuanya tercatat rapi.

2. Mengurangi Human Error dan Meningkatkan Akurasi Data

Karena data diinput langsung oleh karyawan dan mengalir ke sistem, risiko salah ketik, salah rekap, atau dokumen tercecer jadi lebih kecil.

ESS membuat catatan pengajuan dan persetujuan terdokumentasi otomatis, sehingga audit trail jelas. Ini membantu perusahaan menjaga konsistensi kebijakan, termasuk siapa yang mengajukan, kapan, dan disetujui oleh siapa. Akurasi data yang lebih baik juga mempermudah pelaporan HR secara rutin.

3. Meningkatkan Transparansi dan Pengalaman Karyawan

ESS membuat proses HR lebih transparan karena karyawan bisa melihat informasi dan status pengajuan tanpa harus follow up.

Pengalaman karyawan juga meningkat karena akses layanan HR jadi cepat dan mudah, terutama untuk tim yang bekerja shift atau hybrid.

Di sisi operasional, transparansi ini membantu manajer mengambil keputusan lebih cepat karena informasi yang dibutuhkan tersedia real time.

Apakah Industri Manufaktur Memburuhkan ESS?

Ya, industri manufaktur sangat membutuhkan Employee Self Service (ESS), terutama karena pola kerja yang berbasis shift dan mayoritas karyawan berada di area produksi.

Tanpa ESS, banyak proses HR bergantung pada komunikasi manual, formulir kertas, atau pesan berulang ke HR dan supervisor. Akibatnya, informasi sering terlambat, data tidak konsisten, dan keputusan operasional menjadi tidak presisi.

Contoh kasus yang umum terjadi adalah ketika seorang operator tiba-tiba harus izin mendadak karena urusan keluarga.

Jika proses izin masih dilakukan lewat chat atau titip pesan ke rekan, atasan sering menerima informasi terlambat, HR baru tahu saat rekap, dan bagian produksi sudah terlanjur kekurangan orang.

Dampaknya bisa berantai, mulai dari pembagian kerja yang tidak seimbang, target output terganggu, lembur yang tidak direncanakan, hingga meningkatnya risiko kesalahan kerja karena beban tim yang menumpuk.

Dengan ESS, pola ini bisa diputus. Operator dapat mengajukan izin langsung melalui sistem, supervisor menerima notifikasi untuk menyetujui atau menolak, dan data izin otomatis tercatat sebagai dasar penyesuaian shift.

Pada saat yang sama, HR bisa memantau frekuensi izin dan pola ketidakhadiran secara real time, sehingga lebih cepat melakukan tindak lanjut jika ada kebiasaan yang mengganggu operasional.

Alur yang terdokumentasi juga mengurangi perdebatan, karena waktu pengajuan, alasan, serta status persetujuan tercatat jelas.

Pada manufaktur dengan skala besar atau multi-shift, ESS tidak hanya mempermudah administrasi, tetapi membantu menjaga stabilitas operasional.

Proses yang cepat dan transparan membuat pengaturan tenaga kerja lebih responsif, meminimalkan gangguan produksi, dan mengurangi pekerjaan manual HR yang selama ini menyita waktu.

Secara garis besar, peran ESS dalam industri manufaktur yaitu:

• Mempercepat proses pengajuan cuti, izin, dan lembur karena karyawan bisa mengajukan langsung tanpa bergantung pada formulir manual atau perantara.
• Memastikan alur persetujuan lebih tertib melalui notifikasi ke atasan, sehingga keputusan lebih cepat dan terdokumentasi.
• Membantu menjaga kelancaran produksi dengan memberi visibilitas real time atas kehadiran, sehingga penyesuaian shift dan pengganti tenaga kerja bisa dilakukan lebih responsif.
• Mengurangi human error dalam rekap absensi dan lembur karena data tercatat otomatis dan tidak perlu input ulang.
• Menyediakan jejak audit yang jelas untuk setiap pengajuan dan approval, sehingga meminimalkan sengketa dan memudahkan evaluasi kepatuhan kebijakan.
• Memudahkan HR membaca pola ketidakhadiran dan keterlambatan untuk tindakan pembinaan yang lebih objektif dan konsisten.
• Meningkatkan akses layanan HR bagi karyawan non-desk, terutama jika ESS dapat digunakan melalui smartphone atau perangkat bersama di area kerja.
• Mendukung integrasi ke payroll agar perhitungan potongan, lembur, dan tunjangan berbasis data yang akurat dan transparan.

Studi Kasus Dampak Fitur ESS pada HRIS Mekari Talenta terhadap Perusahaan Manufaktur PT Expravet Nasuba

Mekari Talenta merupakan salah satu HRIS berbasis cloud yang menyediakan fitur Employee Self Service (ESS), sehingga berbagai proses HR dapat dilakukan karyawan secara mandiri melalui smartphone.

Secara umum, ESS Mekari Talenta memungkinkan karyawan melakukan absensi online, mengajukan cuti, mengakses benefit, mengajukan revisi data, serta melihat dan mencetak slip gaji melalui smartphone.

Dengan konsep layanan mandiri ini, proses yang biasanya memakan waktu karena formulir manual atau komunikasi berulang bisa dipangkas menjadi lebih cepat dan transparan.

PT Expravet Nasuba merupakan perusahaan manufaktur di Medan yang mempekerjakan sekitar 600 karyawan.

Dengan jumlah karyawan yang besar dan tim HR yang terbatas, perusahaan sebelumnya mengandalkan proses manual dan Excel, yang membuat pekerjaan HR memakan waktu dan rentan kesalahan, terutama pada proses yang bergantung pada data absensi.

Setelah beralih ke Mekari Talenta, perusahaan merasakan operasional HR menjadi lebih efisien karena data kehadiran dapat terkumpul dan direkap otomatis oleh sistem, sehingga beban verifikasi manual berkurang signifikan.

“Sekarang, dengan Mekari Talenta, kami bisa menghemat waktu sekitar satu minggu. Dulu (proses payroll) cut-off-nya di tanggal 21, sekarang kami bisa cut-off di tanggal 29.”

– Hasman, HRD Legal Manager, PT Expravet Nasuba

Dari sudut pandang ESS, dampak terbesarnya ada pada perubahan alur kerja. Karyawan dapat menjalankan aktivitas administratif melalui aplikasi, termasuk absensi yang lebih praktis lewat smartphone.

Apalagi di industri manufaktur, keterlambatan data absensi sering menjadi “bottleneck” karena memengaruhi validasi lembur, perhitungan shift, dan akhirnya payroll.

Ketika proses pengambilan dan perekapan data lebih otomatis, pekerjaan HR menjadi lebih cepat dan akurat, dan ini berkontribusi pada capaian perusahaan yang berhasil memangkas durasi pemrosesan payroll hingga sekitar 7 hari lebih cepat dibanding sebelum menggunakan sistem.

Dengan kata lain, ESS berperan sebagai fondasi layanan mandiri yang membuat arus administrasi lebih rapi dari hulu.

Karyawan bisa mengakses layanan HR tanpa menunggu respons manual, sementara HR mendapat data yang lebih cepat untuk pengolahan lanjutan.

Untuk perusahaan manufaktur dengan ratusan karyawan seperti PT Expravet Nasuba, perubahan ini membantu menjaga operasional tetap jalan, mengurangi pekerjaan repetitif, dan membuat tim HR lebih leluasa fokus ke pekerjaan strategis yang dampaknya lebih besar.

Baca Juga: Perkembangan Bisnis Manufaktur di Indonesia & Cara Mengelolanya dengan Baik

Percepat Administrasi HR di Industri Manufaktur dengan Employee Self Service (ESS) Mekari Talenta

Jika Anda kerap mengalami permasalahan yang telah disebutkan di atas terkait proses administrasi HR, seperti pengajuan yang menumpuk, alur persetujuan yang tidak rapi, hingga data karyawan yang tercecer di banyak kanal, sudah saatnya menggunakan sistem yang lebih terstruktur.

Fitur Employee Self Service (ESS) di Mekari Talenta merupakan solusi HRIS terbaik untuk industri manufaktur yang dapat membantu perusahaan merapikan seluruh administrasi karyawan dalam satu portal, sehingga proses menjadi lebih konsisten, terdokumentasi, dan mudah dipantau.

Melalui ESS Mekari Talenta, karyawan dapat melakukan administrasi secara mandiri untuk kebutuhan seperti absensi online, pengajuan cuti dan izin, reimbursement, akses slip gaji, serta pembaruan data dan dokumen karyawan secara digital.

HR dan atasan juga tetap memiliki kontrol melalui alur persetujuan yang jelas, sehingga koordinasi lebih tertib dan risiko miskomunikasi dapat ditekan.

Untuk kebutuhan kehadiran on-site di banyak lokasi kerja, Mekari Talenta menyediakan Talenta Portal yang dapat mengubah tablet menjadi perangkat absensi agar pengelolaan lebih praktis dan risiko kecurangan berkurang.

Ingin melihat penerapannya di perusahaan Anda? Hubungi tim sales Mekari Talenta untuk konsultasi dan jadwalkan demo sekarang.