Digital Employee Experience: Definisi, Solusi, dan Penerapan

Digital employee experience merupakan bagian yang lebih besar dan tidak terpisahkan dari keseluruhan proses peningkatan employee experience.

Hal ini semakin relevan di tengah dorongan akan opsi hybrid serta remote working.

Melalui artikel ini, Mekari Talenta akan membahas beberapa keuntungan dan juga tantangan dari digital employee experience dan bagaimana HR dapat memanfaatkannya untuk meraih talenta terbaik dan mendukung kesuksesan perusahaan.

Apa itu digital employee experience?

Setiap karyawan di banyak industri hampir bisa dipastikan menggunakan teknologi untuk bekerja.

Digital employee experience atau DEX merujuk pada cara di mana karyawan berinteraksi dengan teknologi digital dan alat yang disediakan oleh perusahaan mereka dalam lingkungan kerja sehari-hari.

Perangkat teknologi ini jika dimanfaatkan dengan baik akan memungkinkan karyawan lebih terlibat, efisien, dan juga produktif dalam pekerjaan mereka.

DEX dalam hal ini mencakup beberapa hal berikut:

• Alur kerja dan produktivitas (project management, analytics, customer relations)
• Komunikasi dan kolaborasi (email, pesan singkat, telepon, video conference)
• Pembelajaran (pelatihan resmi dan professional development)
• Sistem HR (employee self-service, kompensasi, performance management, dan sebagainya)

Banyak orang kini sudah terbiasa untuk mengandalkan kemudahan teknologi di kehidupan pribadi. Mereka pun juga berharap kemudahan tersebut dapat hadir di lingkup pekerjaan.

Ketika karyawan merasa perusahaan tempatnya bekerja kurang mendukung pemanfaatan teknologi, hal tersebut bisa berdampak kurang baik pada pengalaman bekerja mereka.

Sama seperti bagaimana menciptakan employee experience yang baik, peran HR juga sangat penting dalam membentuk DEX yang baik.

Pentingnya digital employee experience

Pentingnya digital employee experience meningkat seiring dengan pertumbuhan teknologi digital dalam lingkungan kerja.

Faktor-faktor seperti kemudahan penggunaan, efisiensi, produktivitas, dan kepuasan karyawan semuanya berkontribusi terhadap pengalaman karyawan yang positif.

Tujuan dari digital employee experience adalah menciptakan lingkungan di mana karyawan dapat bekerja dengan lancar, efisien, dan produktif, serta merasa dihargai dan diberdayakan oleh teknologi yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari.

Dengan merancang pengalaman karyawan yang positif di ranah digital, perusahaan dapat meningkatkan retensi karyawan, produktivitas, dan kepuasan keseluruhan.

Beberapa manfaat yang bisa dirasakan karyawan mencakup beberapa hal berikut.

Memudahkan penerapan model kerja di era pasca pandemi

Pandemi Covid-19 membuat banyak industri harus beradaptasi dengan hadirnya teknologi digital untuk membantu karyawan bisa bekerja dari rumah.

Perusahaan yang tidak pernah menerapkan model kerja remote atau hybrid sebelumnya pun harus beradaptasi dan kini model kerja tersebut tetap hadir.

Banyak karyawan yang mulai berharap akan opsi kerja yang lebih fleksibel namun masih tetap dapat bekerja dan berkolaborasi dengan baik. Maka dari itu, digital employee experience dapat menjadi jawaban.

Meningkatkan employee experience secara keseluruhan

Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya, digital employee experience bisa berdampak pada peningkatan pengalaman bekerja dan juga keterlibatan karyawan.

Karyawan yang memiliki akses terhadap tools digital yang berguna untuk meningkatkan efisiensi kerja cenderung akan bertahan di perusahaan. Hal ini juga akan meningkatkan retensi karyawan.

Produktivitas yang meningkat

Sebetulnya, ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi produktivitas karyawan, namun pastinya dengan memiliki tools yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan adalah salah satu faktor terbesar.

Tanpa adanya teknologi yang mempermudah pekerjaan, karyawan akan membutuhkan waktu yang banyak dan proses yang lebih rumit ketika bekerja.

Hal ini bisa menyebabkan rasa frustasi dan justru memperlambat pekerjaan mereka.

Keuntungan yang lebih tinggi

Karyawan yang bahagia cenderung lebih produktif dan karyawan produktif akan membantu Anda untuk mendapatkan keuntungan yang lebih banyak.

Faktanya berdasarkan studi yang telah dilakukan oleh Fortune, perusahaan yang memiliki karyawan yang nyaman bekerja di sana menunjukan performa finansial yang lebih kuat.

Meningkatkan digital employee experience akan berkontribusi pada karyawan yang lebih engage dan dampak positif pada produktivitas secara keseluruhan.

Customer experience yang lebih baik

Riset dari Forbes menunjukkan bahwa employee experience saling berkaitan dengan customer experience, maka dari itu karyawan yang memiliki employee experience yang lebih baik akan mengalahkan kompetitor mereka.

Ketika karyawan merasa dihargai dan diberdayakan, mereka akan lebih percaya terhadap perusahaan dan produknya.

Kemudian, interaksi mereka dengan pelanggan, secara sadar atau tidak sadar, akan merefleksikan sifat yang lebih optimis.

Hal ini membuat karyawan mendapatkan kesan interaksi yang lebih memuaskan dan pandangan yang positif terhadap perusahaan Anda.

Transformasi digital untuk employee experience yang lebih baik

Transformasi digital dapat menciptakan pengalaman bekerja yang lebih baik dengan mengintegrasikan teknologi ke dalam seluruh aspek lingkungan kerja.

Dengan adanya digital employee experience, hal dapat menghasilkan efisiensi, produktivitas, dan keterlibatan yang lebih tinggi bagi karyawan.

Beberapa cara transformasi digital dapat meningkatkan pengalaman bekerja meliputi kolaborasi yang lebih baik, otomasi proses, akses data dan proses analisis yang lebih cepat dan akurat, kemungkinan akan inovasi baru, hingga menyediakan fleksibilitas kerja.

Secara keseluruhan, transformasi digital membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan dapat bekerja dengan lebih cerdas, efisien, dan terlibat.

Pada akhirnya, hal ini dapat meningkatkan kepuasan karyawan, memungkinkan perusahaan untuk tetap bersaing, dan menghasilkan pengalaman bekerja yang lebih positif dan produktif.

Contoh penggunaan teknologi digital untuk meningkatkan employee experience

Pemanfaatan teknologi yang cerdas dan strategis dapat secara signifikan meningkatkan digital employee experience. Berikut adalah beberapa cara di mana teknologi dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan ini.

Antarmuka yang ramah pengguna (user-friendly UI/UX)

Merancang antarmuka pengguna yang intuitif, ramah pengguna, dan mudah dinavigasi adalah kunci dalam meningkatkan pengalaman karyawan.

Penggunaan prinsip desain UI/UX yang baik akan memastikan bahwa aplikasi dan sistem mudah dipahami dan digunakan.

Aplikasi seluler (mobile apps)

Memanfaatkan berbagai aplikasi berupa tools yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi dan mengerjakan tugas dari perangkat smartphone mereka. Ini memfasilitasi akses yang mudah bahkan ketika karyawan sedang dalam perjalanan.

Kolaborasi berbasis cloud

Platform kolaborasi berbasis cloud, seperti Microsoft Teams, Slack, atau Google Workspace, memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi dan bekerja sama secara real-time, terlepas dari lokasi fisik.

Hal ini memfasilitasi kolaborasi yang efisien, terutama dalam tim yang tersebar geografis.

Penggunaan tools analisis

Teknologi analisis dan pembuatan laporan dapat memberikan wawasan mendalam tentang kinerja dan kebiasaan pengguna.

Data ini dapat membantu organisasi memahami bagaimana teknologi digunakan oleh karyawan dan membuat perbaikan serta keputusan yang lebih baik berdasarkan temuan tersebut.

Pelatihan dan pembelajaran berbasis teknologi

Platform e-learning dan alat pelatihan berbasis teknologi memungkinkan karyawan untuk belajar dan mengembangkan keterampilan baru sesuai dengan jadwal mereka. Ini dapat meningkatkan rasa keterlibatan dan kemajuan profesional.

Chatbot dan automasi

Menggunakan chatbot untuk memberikan dukungan cepat dan jawaban atas pertanyaan umum karyawan dapat mengurangi waktu menunggu dan meningkatkan efisiensi dalam pemecahan masalah.

Pengenalan karyawan secara digital

Teknologi dapat digunakan dalam proses pengenalan karyawan baru atau onboarding dengan memberikan akses ke berbagai alat, sumber daya, dan pelatihan yang diperlukan untuk memulai dengan lancar.

Fleksibilitas kerja

Teknologi dapat memungkinkan model kerja fleksibel, seperti bekerja dari jarak jauh atau mengatur jadwal kerja sendiri, yang dapat meningkatkan keseimbangan kerja-hidup dan kepuasan karyawan.

Keamanan data

Menjaga keamanan data pribadi karyawan sangat penting. Teknologi keamanan yang kuat dan kebijakan privasi yang baik akan memberikan keyakinan kepada karyawan bahwa informasi mereka aman.

Memulai transformasi digital di perusahaan

Setiap perusahaan tentu memiliki caranya masing-masing dalam menerapkan digital employee experience.

Namun dengan memperhatikan beberapa komponen ini, Anda dapat merancang strategi transformasi digital di perusahaan.

Mulai dengan memikirkan tujuan akhirnya

Pertama-tama, utamakan kepentingan terbaik karyawan Anda di atas teknologi. Tools digital hadir untuk melayani karyawan, bukan sebaliknya.

Dengan kata lain, platform digital yang sukses harus mengatasi permasalahan yang dihadapi karyawan. Perusahaan perlu fokus pada pengalaman kerja yang memuaskan dan bukan hanya pada langkah-langkah proses kerja yang mendukung saja.

Mulailah perjalanan transformasi digital dengan mengumpulkan masukan dari karyawan untuk memahami pro dan kontra dari pengalaman sehari-hari mereka.

Pelajari juga analisis relevan apa pun yang Anda miliki dan gunakan survei atau wawancara untuk karyawan di masing-masing departemen terkait kebutuhan teknologi mereka.

Apa yang berhasil bagi mereka dengan tools yang sudah mereka miliki dan apa yang tidak? Apa yang memberdayakan mereka untuk bekerja lebih efisien?

Teknologi seharusnya membuat hidup karyawan lebih mudah. Inovasi digital apa pun yang tidak memprioritaskan dampak positif terhadap pengalaman karyawan akan gagal mencapai tujuan yang diharapkan.

Tentukan apa yang ingin Anda capai

Anda perlu membuat visi tentang bagaimana Anda menerapkan digital employee experience dan kesesuaiannya dengan pengalaman bekerja yang lebih luas di organisasi Anda. Ini dimulai dengan pertanyaan yang tepat untuk menetapkan apa tujuannya.

• Bagaimana DEX akan mendukung tujuan bisnis Anda?
• Tools digital apa yang dibutuhkan?
• Jenis teknologi apa yang ingin Anda terapkan? (Misalnya fungsi layanan mandiri, otomatisasi proses, tingkatkan komunikasi asinkron, dan lain sebagainya)
• Jenis pelatihan apa yang dibutuhkan karyawan agar dapat menggunakan tools tersebut?
• Bagaimana cara menangani perubahan yang mempengaruhi alur kerja?
• Apa saja indikator keberhasilannya dan bagaimana mengukurnya?

Anda perlu mengambil banyak keputusan untuk menghasilkan digital employee experience yang baik, sehingga dengan roadmap yang jelas akan membantu Anda mengevaluasi opsi dan tantangan yang terjadi selama proses berlangsung.

Penelitian yang dilakukan Gartner juga menunjukkan bagaimana pengalaman karyawan, perpaduan antara pengalaman digital, budaya, dan fisik, berdampak pada employee engagement, yang pada akhirnya dapat mempengaruhi hasil bisnis secara keseluruhan

Komunikasikan visi Anda

Digital employee experience memerlukan investasi SDM serta koordinasi antardepartemen, sehingga Anda perlu mendapatkan dukungan dari semua tingkatan.

Bahkan strategi DEX yang dibangun dengan sangat matang pun bisa gagal jika ada ketidaksetujuan dan kurangnya dukungan di seluruh organisasi.

Anda bisa memulainya dengan meminta dukungan dari para pemimpin di masing-masing divisi agar dapat mempercepat pengambilan keputusan di seluruh proses.

Anda juga memerlukan komunikasi yang transparan hingga ke para bawahan untuk memastikan keberhasilan implementasi teknologi.

Salah satu caranya adalah dengan membuat “elevator pitch” dari satu kalimat yang jelas dan ringkas yang merangkum strategi digital employee experience Anda.

Menyebarkan narasi ini ke seluruh perusahaan dapat membiasakan semua orang dengan konsep tersebut dan membuat mereka membicarakannya.

Jika ada komunikasi dan kolaborasi untuk memberikan informasi terkini kepada semua orang di setiap tahapan proses, mereka akan memahami apa yang berubah, mengapa hal itu berubah, dan pada akhirnya, bagaimana perubahan tersebut berdampak pada mereka.

Bentuk tim lintas fungsi

Pandangan menyeluruh tentang tenaga kerja Anda memberikan pemahaman yang lebih baik tentang peluang yang ada untuk memberdayakan karyawan melalui tools digital.

Oleh karena itu, tim lintas fungsi yang terdiri dari individu-individu yang menawarkan perspektif berbeda harus mengambil kepemilikan dalam melaksanakan strategi peningkatan DEX secara efektif.

Tim tersebut dapat mencakup SDM sebagai pemimpin, komunikasi internal untuk mempromosikan proses, kemampuan IT untuk mengimplementasikan teknologi, dan karyawan kunci untuk menguji tools yang mendukung pengalaman digital di seluruh perusahaan.

Kehadiran tiim yang kohesif dapat menyelaraskan prioritas dan memberikan hasil yang meningkatkan digital employee experience alih-alih meninggalkan kesenjangan yang terlihat jelas bagi karyawan Anda.

Teliti dan pilih teknologi yang tepat

Memperkenalkan teknologi baru dapat mempengaruhi alur kerja saat semua orang beradaptasi dengan hal tersebut.

Dengan kata lain, Anda perlu memastikan bahwa tools yang Anda terapkan memenuhi tujuannya dan sepadan dengan waktu dan uang yang diinvestasikan.

Digital workspace yang memungkinkan efisiensi namun tidak terlalu rumit untuk diimplementasi adalah pilihan yang ideal.

Bandingkan beberapa alternatif dan pastikan untuk melakukan demo dan uji coba sebelum mengambil keputusan akhir.

Namun jangan lupakan aspek keamanan. Melindungi data karyawan Anda sangatlah penting, jadi tanyakan kepada vendor tentang pendekatan mereka terhadap privasi dan keamanan data.

Sama pentingnya untuk mencari opsi yang memungkinkan penyesuaian dan personalisasi agar sesuai dengan kebutuhan berbagai tim.

Selain itu, tools juga harus terintegrasi satu sama lain untuk memberikan pengalaman pengguna yang lancar.

Memberikan pelatihan yang cukup

Anda harus menyiapkan karyawan Anda untuk sukses menerapkan implementasi ini sejak awal.

Dukung mereka selama pelatihan dengan bantuan teknis dan mindset di mana kesalahan dapat diterima dan permintaan bantuan diperbolehkan.

Hal ini akan meringankan beban dan juga akan mempercepat proses adopsi teknologi. Tanpa pelatihan yang tepat, terdapat risiko bahwa karyawan Anda tidak akan mampu menggunakan sistem baru dan akhirnya menyerah.

Berikut adalah beberapa ide yang perlu dipertimbangkan untuk membekali karyawan Anda dengan jenis pelatihan yang mendukung digital employee experience.

• Pilih format pelatihan yang sesuai. Temukan metode mana yang telah berfungsi dengan baik sebelumnya dan berikan pilihan untuk berbagai tingkat keterampilan teknis. Anda mungkin akan berhasil jika melatih satu orang dari setiap tim yang dapat mengelola dan menyesuaikan pelatihan untuk sesama anggota tim.
• Miliki metode pengimplementasian tools dengan tenggat waktu yang lebih realistis. Bantu karyawan memahami dengan tepat apa yang Anda harapkan dari mereka sambil memberi mereka cukup waktu untuk beradaptasi dengan cara baru dalam melakukan sesuatu.
• Prioritaskan pelatihan. Anda perlu sosialisasikan keterampilan baru dan membantu melakukan pekerjaan mereka yang akan diperoleh karyawan dari teknologi baru. Anda juga harus menyediakan waktu untuk berlatih.
• Berikan insentif pada pelatihan. Beri karyawan Anda sejenis insentif yang Anda tahu akan memotivasi karyawan Anda untuk menyelesaikan pelatihan. Misalnya, Anda bisa menawarkan uang tambahan, waktu istirahat, atau sekadar makanan gratis.

Mengukur pengalaman karyawan secara digital

Cara terbaik untuk menentukan keberhasilan strategi Anda adalah dengan mendapatkan masukan jujur dari karyawan Anda.

Jika karyawan mengalami kesulitan, berusahalah untuk memahaminya.

Anda akan dapat mengidentifikasi masalah-masalah yang menurut karyawan paling perlu diatasi, dan mereka akan menghargai langkah-langkah yang diambil untuk melakukan perbaikan.

Ukur lah data dan masukan secara teratur, sehingga Anda dapat mengidentifikasi:

• Bidang investasi digital mana yang berhasil
• Jika ada bagian yang kinerjanya buruk beserta alasannya
• Penyesuaian apa pada strategi DEX yang perlu Anda lakukan
• Kapan Anda bisa memperbaiki kinerja

Lakukan perbaikan

Data akan membantu Anda tidak hanya melihat kelemahan dari implementasi teknologi yang sudah berjalan namun juga mengidentifikasi apa yang dapat Anda tingkatkan atau sempurnakan.

Tentu saja, DEX adalah proses yang melampaui tahap implementasi. Jadi jangan fokus hanya pada meningkatkan employee experience semata, tetapi juga mengelola dan meningkatkan ekosistem digital Anda.

Teknologi pasti akan terus berkembang, jadi Anda perlu mengembangkan dan membentuk DEX Anda secara berkelanjutan.

Kesimpulan

Itulah tadi sekilas mengenai digital employee experience dan bagaimana implementasinya dapat mempengaruhi pengalaman bekerja karyawan secara keseluruhan.

Dengan menggabungkan beragam aspek dan perhatian terhadap kebutuhan dan preferensi karyawan, perusahaan dapat menciptakan pengalaman karyawan digital yang lebih baik.

Pada gilirannya, implementasi teknologi dapat meningkatkan produktivitas, keterlibatan, dan kepuasan karyawan secara keseluruhan.

Nah, pembahasan mengenai DEX ini juga dibahas pada salah satu panel diskusi di Mekari Conference 2023 yang bertajuk Digital Employee Experience: How to Attract, Engage, and Retain Top Talent in Enterprises.

Pada diskusi yang dimoderatori oleh Erwin Muniruzaman selaku Senior VP –  Head of People Analytics and HR Operations di Indosat Ooredoo Hutchison juga menghadirkan Agustina Samara, Chief of People & Corporate Strategy di DANA Indonesia, Yenita Oktora, Chief Human Resource Officer di L’Oréal, dan juga Ken Ratri Iswari, Founder & CEO di Geekhunter.

Keempat ahli ini membahas bagaimana teknologi dapat dimanfaatkan untuk menciptakan budaya digital workspace yang positif dan produktif serta pembelajaran apa yang bisa didapat dari inisiasi DEX yang sukses.