Bisnis yang baik pasti memiliki struktur organisasi yang baik. Tidak hanya berlaku pada bisnis skala besar, struktur organisasi pun juga berlaku untuk bisnis UMKM.
UMKM yang memiliki organisasi efektif cenderung lebih produktif. Sederhananya begini, bagaimana jika pekerjaan produksi, marketing, dan suplai dilakukan oleh satu orang?
Dampaknya, pekerjaan menjadi jauh lebih lama dan tidak terfokus yang pada akhirnya produktivitas usaha menjadi turun.
Melalui artikel ini, Mekari Talenta akan membantu Anda untuk memahami seberapa penting struktur organisasi dan panduan cara membangun organisasi yang efektif bagi UMKM.
Apa Itu Struktur Organisasi UMKM?
Struktur organisasi adalah sebuah sistem yang menyatukan berbagai aktivitas pekerjaan berbeda untuk mencapai cita-cita organisasi. Dalam hal UMKM adalah tujuan bisnis.
Dalam mencapai tujuan bisnis, maka diperlukan peran yang berbeda-beda. Mulai dari marketing, keuangan, dan stok barang.
Bayangkan, jika ketiga pekerjaan ini dilakukan oleh satu orang, apa yang terjadi? Pertama, secara operasional, bisnis Anda akan berjalan lebih lambat tentunya.
Kedua, adanya keputusan-keputusan bisnis yang tidak efektif dan cenderung merugikan bisnis Anda sendiri.
Ketiga, tidak adanya sinkronisasi dan spesialisasi pekerjaan, sehingga hasil pekerjaan pun jadi tidak maksimal yang tentunya memengaruhi hasil akhir atau output bisnis.
Dengan kata lain, adanya struktur organisasi mampu membantu Anda untuk mencapai tujuan bisnis karena secara operasional dan pengambilan keputusan dilakukan tidak oleh satu orang saja.
Ciri-ciri dan Komponen Utama Struktur Organisasi
Sebuah struktur organisasi memiliki ciri-ciri dan komponen utama. Mengacu pada Wall Street Mojo, ada 4 komponen utama sebagai syarat terbentuknya sebuah struktur organisasi, yaitu sebagai berikut.
- Pemetaan kerja atau job design: Penetapan dan pemetaan tugas atau tanggung jawab secara khusus kepada individu dan tim sesuai dengan bidangnya
- Departementalisasi: Pengelompokkan atau pembagian tugas atau tanggung jawab ke dalam unit, satuan kerja, atau divisi
- Rantai pekerjaan atau chain of command: Adanya alur kewenangan dan kekuatan untuk pengambilan keputusan didistribusikan di dalam organisasi
- Hirarki: Adanya susunan sistematis yang menghubungkan baik antar-manajemen, antar-karyawan, maupun antara manajemen dan karyawan
Selain 5 komponen tadi, ada beberapa komponen tambahan tergantung usia bisnis, jenis bisnis, ukuran bisnis, dan tujuan bisnis yang ingin dicapai.
Misalnya komponen formalisasi yang berperan membentuk nilai, budaya, aturan-aturan, hingga teknologi yang digunakan untuk mendukung jalannya struktur organisasi.
Komponen formalisasi cenderung digunakan apabila bisnis UMKM Anda sudah mencapai tahap yang matang, memiliki volume bisnis yang tinggi dan jumlah karyawan yang semakin banyak.
Selain itu ada boundary spanning atau seberapa jauh organisasi menyesuaikan interaksinya dengan lingkungan eksternalnya. Semakin terbuka, keputusan organisasi cenderung lebih desentralisasi.
Desentralisasi sendiri adalah adanya kewenangan pengambilan keputusan strategis yang dilakukan oleh manajer di tingkat bawah.
Contoh, Anda memiliki bisnis parfum. Seiring berkembangnya bisnis, Anda ingin membuat website untuk menjangkau konsumen lebih banyak.
Maka keputusan untuk membuat website dapat diserahkan kepada tim divisi Anda yang lebih ahli, dalam hal ini tim teknologi informasi atau tim yang berhubungan dengan vendor IT.
Tujuan Dibentuknya Struktur Organisasi UMKM
Tujuan utama dari adanya sebuah struktur organisasi adalah membantu bisnis Anda berkembang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis yang ingin dicapai.
Dalam studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review, struktur organisasi yang baik dibutuhkan oleh pelaku UMKM ketika mereka sudah mencapai tahap lepas landas atau take-off.
Pada tahap take-off, bisnis UMKM sudah menemukan pasarnya dan mulai berfokus bagaimana untuk meningkatkan pertumbuhan secara finansial dengan cepat.
Pada tahap ini pula, pekerjaan sudah mulai kompleks. Bisnis tidak lagi berfokus pada operasional, namun juga hal-hal strategis.
Bukan hanya itu, keterlibatan faktor eksternal juga memengaruhi pola struktur organisasi. Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bisnis kini memiliki boundary spanning.
Misalnya, pihak investor, keterlibatan pihak ketiga, atau bahkan hal-hal yang berkaitan dengan regulasi.
Rangkaian benang merah ini tentu harus diwadahi dengan struktur organisasi yang jelas dan terstruktur.
Mana bagian dari struktur organisasi yang berfokus pada operasional dan strategis. Mana yang berfokus untuk meningkatkan perkembangan internal dan eksternal.
Fungsi Struktur Organisasi UMKM
Pada intinya, fungsi utama struktur organisasi bagi UMKM adalah membantu perusahaan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas produk.
Karena ada pembagian tugas yang lebih spesifik dan ditangani oleh lebih banyak orang yang memiliki kapasitas keahlian di bidangnya.
Namun lebih dari itu, fungsi struktur organisasi ternyata jauh lebih spesifik yaitu sebagai berikut.
1. Mengakomodasi Kebutuhan Manajemen
Setiap bisnis sekalipun UMKM pasti memiliki aktivitas manajemen yang terdiri dari merencanakan (planning), mengelola (organizing), mengarahkan (directing), dan mengawasi (controlling).
Aktivitas manajemen ini baru berjalan ketika sebuah bisnis memiliki rangkaian hirarki yang ada pada struktur organisasi.
Melalui struktur organisasi, Anda sebagai manajer bisa mengarahkan dan menyampaikan rencana usaha dan membaginya kepada manajer di bawah Anda yang menggawangi masing-masing tim.
Anda juga mengelola dan mengatur prioritas kebutuhan mana yang perlu didahulukan untuk mencapai target bisnis pada waktu tertentu dengan melihat struktur organisasi.
2. Membantu dalam proses pengambilan keputusan
Struktur organisasi juga bisa membantu UMKM dalam proses pengambilan keputusan yang efektif, efisien, dan cepat.
Hal ini karena struktur organisasi memberikan kewenangan kepada anggota tim untuk ikut andil dalam memberikan keputusan bisnis.
Selain itu, dengan adanya rantai pekerjaan atau chain of command pada struktur organisasi menjembatani proses pengambilan keputusan antar tingkat manajemen
3. Meningkatkan produktivitas melalui employee engagement
Secara tidak sadar, adanya struktur organisasi bisa memberikan dampak positif kepada peran karyawan di tim Anda atau dikenal juga employee engagement. Mengapa demikian?
Struktur organisasi memberikan gambaran jelas terhadap peran yang akan dikerjakan, kewenangan dan keberadaan posisi karyawan Anda. Bukan hanya itu, struktur organisasi juga bisa membentuk komunikasi antar karyawan.
Bahkan melalui tulisan Getting decision rights right yang ditulis oleh Tiffany McDowell, PhD, pakar organisasi menjelaskan bahwa apabila struktur organisasi usaha Anda efektif, hal tersebut bisa meningkatkan kinerja dan kepuasan karyawan.
Dampak positif terhadap employee engagement ini pun juga berpengaruh secara langsung dengan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan.
4. Memicu inovasi dan eksperimen pada bisnis Anda
Keragaman fungsi yang ada pada struktur organisasi juga bisa mendorong adanya inovasi pada bisnis Anda.
Apalagi jika Anda memiliki struktur organisasi yang adaptif dan terdesentralisasi yang memungkinkan masing-masing individu memiliki kewenangan untuk mengelola timnya.
Contoh, Anda memiliki bisnis baju muslim dan sudah memiliki struktur organisasi yang matang di mana di dalamnya terdapat divisi HR.
Divisi HR melihat bahwa saat ini perusahaan membutuhkan karyawan di bidang IT yang cukup masif dan cepat sehingga mereka menyarankan untuk menggunakan software HR.
Pada akhirnya, bisnis Anda menggunakan software HR sebagai inovasi tata kelola karyawan yang ternyata memberikan dampak positif bagi bisnis Anda.
5. Memperjelas dan mempermudah birokrasi
Struktur organisasi UMKM yang efektif bisa memberikan kejelasan dan mempermudah birokrasi baik antar-karyawan maupun dengan konsumen.
Melalui struktur organisasi, Anda bisa menentukan siapa yang memiliki kewenangan atas pekerjaan tertentu, sehingga tidak ada lagi overlap atau tumpang tindih wewenang.
Selain itu, struktur organisasi yang dibuat atas dasar kebutuhan bisnis juga bisa menghilangkan tembok birokrasi yang berbelit terutama dengan konsumen.
Struktur organisasi yang baik bukan hanya memberikan kepuasan karyawan namun juga kepuasan konsumen.
6. Menciptakan nilai dan budaya
“Tidak ada karyawan yang lebih besar dibanding perusahaannya,” kutipan ini akan selalu menjadi tolak ukur yang harus dipatuhi oleh setiap organisasi bisnis.
Seperti yang Anda tahu, karyawan berasal dari berbagai latar belakang suku, pendidikan, lingkungan, dan budaya.
JIka keberagaman ini tidak diatur, maka di antara karyawan bisa terjadi culture clash yang memicu perpecahan di dalam tubuh organisasi. Dampaknya, bisnis bisa menjadi kurang produktif.
Dengan adanya struktur organisasi, perusahaan bisa membuat sebuah budaya atau nilai yang seragam dan dapat dianut sekaligus dipatuhi oleh seluruh karyawan.
7. Membantu bisnis untuk berekspansi
Mencari konsumen baru, pasar baru, atau beradaptasi dengan industri merupakan bagian dari ekspansi bisnis, sehingga tenaga kerja baru atau peran baru pun dibutuhkan.
Dengan adanya struktur organisasi, perusahaan bisa memetakan kebutuhan tenaga kerja dan peran baru yang dibutuhkan. Perusahaan juga bisa membagi kelompok kerja sesuai dengan kebutuhan.
Peran dan Wewenang dalam Struktur Organisasi UMKM
Sebenarnya, struktur organisasi UMKM pada tahap awal memiliki struktur yang sederhana yaitu terdiri dari manajemen strategis dan manajemen operasional.
Manajemen strategis biasanya diisi oleh pemilik yang berperan untuk menentukan dan merencanakan visi dan misi bisnis hingga menjalin hubungan dengan pihak eksternal.
Sementara manajemen operasional memiliki wewenang untuk melaksanakan dan mengawasi bisnis yang sudah direncanakan oleh manajemen operasional.
Namun apabila bisnis UMKM Anda sudah dalam tahap lepas landas atau ekspansif, terdapat satu manajemen lagi yang menjembatani antara manajemen tingkat atas dan operasional yaitu manajemen tingkat menengah.
Berikut masing-masing peran dan wewenang masing-masing manajemen dalam struktur organisasi.
1. Manajemen Tingkat Atas
Biasanya diisi oleh CEO, CCO, COO, president, dan vice president. Tingkat manajemen ini memiliki peran dan wewenang sebagai berikut.
- Menyusun dan menentukan arah rencana bisnis dalam kurun waktu tertentu
- Menyusun kerangka kebijakan perusahaan baik secara formal maupun informal
- Sebagai decision-maker tingkat akhir dan mempelajari setiap keputusan strategis yang dilakukan oleh manajemen di bawahnya
- Berhubungan langsung dengan pihak eksternal seperti pemerintah dan stakeholders
2. Manajemen Tingkat Menengah
Biasanya diisi oleh posisi manajer yang membawahi pekerjaan-pekerjaan tertentu. Misalnya marketing manager, HR manager, atau finance manager dengan peran sebagai berikut.
- Menafsirkan rencana strategis dari manajemen tingkat atas yang kemudian dijadikan sebagai acuan untuk melakukan rencana strategis pada manajemen tingkat menengah
- Sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan operasional
- Menyusun rencana kerja, anggaran, evaluasi, hingga pelaporan dari setiap unit yang dipimpin
- Melakukan eksperimen dan inovasi yang kemudian ditawarkan kepada pihak manajemen tingkat atas
3. Manajemen Tingkat Operasional
Posisinya berada di bawah manajemen tingkat menengah. Biasanya diisi dengan jabatan yang lebih spesifik dari manajemen tingkat menengah.
Misal, digital marketing lead, brand lead, dan marketing communication lead yang berada di bawah marketing manager.
Berikut fungsi dan peran dari manajemen tingkat operasional.
- Menangani permasalahan yang terjadi pada tingkat operasional sehari-hari
- Mengawasi aktivitas operasional sehari-hari
- Membuat kebijakan operasional
- Memantau dan memberikan penilaian kinerja pada karyawan di bawahnya
- Memberikan masukan langkah strategis yang nantinya diberikan kepada manajemen tingkat menengah
Memahami Kebutuhan Organisasi
Seperti yang disinggung pada awal artikel ini, bahwa struktur organisasi sangat bergantung dengan kebutuhan dan faktor-faktor lainnya yaitu sebagai berikut.
- Jenis usaha. Jenis usaha jasa dan dagang memiliki operasional usaha yang berbeda sehingga memiliki struktur organisasi yang berbeda pula.
- Strategi usaha. Mulai dari visi dan misi, ceruk pasar, tren industri, teknologi yang digunakan, dan jenis konsumen juga memengaruhi bagaimana Anda membangun struktur organisasi
- Skala usaha. Semakin besar skala usaha Anda maka semakin kompleks juga struktur organisasi yang Anda buat
- Sumber daya yang tersedia. Meliputi lokasi, jumlah sumber daya baik tenaga kerja maupun aset, regulasi, pengetahuan, hingga keuangan yang Anda miliki
Selain itu, jangka waktu strategi juga penting untuk menyusun strategi membangun struktur organisasi. Apakah untuk jangka panjang atau jangka pendek.
Hal ini wajar, karena pada jangka waktu tertentu, permintaan atau volume bisnis mengalami lonjakan. misalnya pada momen lebaran dan pandemi beberapa tahun lalu juga akan mempengaruhi bagaimana Anda menyusun struktur organisasi.
Cara Membangun Struktur Organisasi yang Efektif
Ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk membngun struktur organisasi yang efektif yaitu sebagai berikut.
- Melakukan analisis kebutuhan organisasi. Dengan memerhatikan jenis usaha apa yang dijalankan, perencanaan strategi, seberapa skala usaha Anda saat ini, dan sumber daya yang tersedia
- Pelajari pola struktur organisasi. Terdapat berbagai macam pola struktur organisasi yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan. Mulai dari fungsional, divisional, atau matriks yang akan dijelaskan pada sub-pembahasan di bawah
- Memetakan peran pada setiap struktur organisasi. Setelah itu, petakan peran yang akan digunakan dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
- Menggambar struktur organisasi. Terlihat sepele, namun menggambar ulang struktur organisasi bisa membantu Anda melihat apa saja yang dibutuhkan
- Membangun komunikasi antar tim. Setelah struktur organisasi dibuat, langkah selanjutnya adalah membangun komunikasi kepada orang-orang yang ada di dalam organisasi terkait peran dan tanggung jawab.
- Mengulas efektivitas struktur organisasi. Terakhir adalah melakukan evaluasi seberapa efektif struktur organisasi bekerja. Lakukan lah setiap 6 bulan sekali atau 1 tahun sekali
Pola Struktur Organisasi yang Umum Diterapkan di UMKM
Melansir People Managing People, ada 6 jenis pola struktur organisasi yang bisa diterapkan pada bisnis UMKM, yaitu sebagai berikut.
1. Struktur Organisasi Mendatar (Flat Organization)
Pola struktur yang terbilang cukup sederhana dan lazim digunakan oleh bisnis UMKM, di mana tingkat manajemen atas langsung berinteraksi dengan para staf dan hampir tidak ada manajemen tingkat tengah
Contoh, UMKM vendor IT di mana pemilik perusahaan membawahi langsung bagian web developer, mobile developer, analis data, dan UI designer.
Kelebihan: Proses komunikasi cepat dan terbuka, tidak ada birokrasi yang berbelit.
Kekurangan: Tidak cocok digunakan apabila skala UMKM mulai tumbuh besar.
2. Struktur Organisasi Fungsional
Pola struktur organisasi yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan karena disusun atau dibagi berdasarkan peran, fungsi, dan spesialisasi anggotanya.
Contoh perusahaan parfum yang struktur organisasinya terdiri business developer, marketing, design, dan finance.
Kelebihan: Dapat dikembangkan untuk skala usaha yang lebih besar, lebih efisien.
Kekurangan: Kurang terbuka dan sulit adanya kolaborasi antar departemen.
3. Struktur Organisasi Divisi
Pola struktur organisasi berdasarkan fokus dari tujuan usaha yang dimiliki. Oleh karena itu struktur organisasi ini memiliki nama lain project-based, product-based, market-based, atau geographical-based organization.
Contoh, perusahaan software yang memiliki 2 jenis produk yaitu aplikasi HR dan aplikasi akuntansi sehingga memiliki dua divisi organisasi.
Masing-masing divisi memiliki perannya masing-masing sesuai kebutuhan. Misal, divisi aplikasi HR memiliki software developer, designer, dan marketing.
Kelebihan: Lebih fokus, lebih fleksibel, dan mampu merespon perubahan dengan cepat.
Kekurangan: Biaya yang lebih mahal.
4. Struktur Organisasi Berbasis Matriks (Matrix Organization)
Pola struktur organisasi yang melibatkan dua chain of command dalam satu hirarki. Dengan kata lain karyawan harus melaporkan pekerjaannya kepada dua manajer.
Meski begitu, karyawan tetap memiliki satu manajer langsung dan yang lainnya tidak langsung.
Sebagai gambaran adalah perusahaan agensi, di mana seorang graphic designer, selain melaporkan pekerjaannya kepada art director, mereka juga melaporkan pekerjaannya kepada account manager.
Kelebihan: Penyampaian pekerjaan lebih cepat.
Kekurangan: Sering terjadi konflik antara manajer satu dan lainnya yang membuat proses eksekusi pekerjaan jadi lebih lama.
5. Struktur Organisasi Berbasis Proses (Process-Based)
Struktur organisasi yang membagi fungsi pekerjaan berdasarkan proses atau alur pekerjaan. Biasanya struktur organisasi ini digunakan pada usaha kuliner atau industri manufaktur.
Contoh, sebuah perusahaan kue dan roti yang membagi divisinya menjadi bagian adonan, memanggang, dekorasi, dan packing. Masing-masing divisi melaporkan pada leader yang bertanggung jawab memantau proses-proses tadi.
Kelebihan: Adanya kolaborasi, lebih efektif.
Kekurangan: Tidak cocok digunakan untuk usaha skala besar dan memiliki fungsi kerja yang kompleks.
6. Struktur Organisasi Sirkular
Seperti namanya, pola ini sangat terbuka dimana tidak ada hirarki atas-bawah antara pemimpin dengan bawahannya.
Pemimpin atau manajemen tingkat atas berada di inti terdalam sementara karyawan berada di inti luar.
Konsep struktur organisasi ini memungkinkan adanya komunikasi terbuka, kolaborasi, bahkan feedback antara karyawan dan manajemen tingkat atas.
Kelebihan: Melibatkan karyawan untuk ikut mengambil keputusan, komunikasi lebih terbuka.
Kekurangan: Minimnya kontrol, membutuhkan kepercayaan tinggi antar tim.
Kunci Keberhasilan Struktur Organisasi UMKM
Salah satu hasil dari keberhasilan struktur organisasi bagi UMKM adalah berhasil mencapai tujuan bisnisnya, sesederhana itu.
Jika pun belum, setidaknya bisnis berhasil meningkat ke tahapan selanjutnya yaitu resource maturity di mana perusahan mulai fokus pada hal-hal strategis, tidak lagi berkutat pada profit dan hal-hal operasional lainnya.
Lalu apa saja kunci keberhasilan dalam membangun struktur organisasi pada UMKM?
- Struktur organisasi mampu memberikan value baik kepada karyawan maupun konsumen. Bagi karyawan, mereka bisa mendapatkan akses pembelajaran dan informasi antar divisi. Sementara konsumen mendapatkan produk atau layanan terbaik dari bisnis Anda
- Tidak berfokus pada status quo struktur organisasi yang penuh formalitas dan cenderung tersentralisasi. Berikan kewenangan dan fleksibilitas lebih kepada karyawan
- Struktur yang sederhana. Pastikan struktur organisasi tidak menimbulkan peran kerja yang rancu atau tumpang-tindih
- Mampu beradaptasi dengan perubahan atau anomali industri. Hal ini karena pola struktur organisasi bisa berubah seiring waktu
- Menggunakan tools otomatisasi seperti software HR untuk memantau dan menganalisis kebutuhan karyawan pada struktur organisasi
Studi Kasus dan Contoh Struktur Organisasi UMKM
Sebagai gambaran, Confanna Kaffe yang merupakan salah satu UMKM kedai kopi di Malang, Jawa Timur yang telah berdiri sejak tahun 2016 menggunakan pola struktur organisasi berbentuk flat.
Mengacu pada sumber, Confanna Kaffe memiliki struktur organisasi yang terdiri dari pemilik, manajer operasional, dan barista.
Sang pemilik mengerjakan pekerjaan strategis seperti pemasaran, branding, pemeliharan aset, dan keuangan.
Sementara manajer operasional bertugas memantau jalannya operasional kafe sekaligus memantau dan mengawasi barista.
Jika mengacu 5 Stages of Small Business yang dirilis oleh Harvard Business Review, Confanna Kaffe berada pada fase Stage I. Dimana tugas strategis dan operasional masih dipegang oleh pemilik yang dibantu oleh satu orang manajer operasional.
Hal ini wajar, karena pada tahap ini, bisnis masih berfokus untuk mencari dan mempertahankan konsumen sehingga tidak membutuhkan struktur organisasi yang kompleks.
Kesimpulan
Struktur organisasi adalah sebuah entitas yang wajib dimiliki oleh setiap pelaku usaha tidak terkecuali UMKM.
Adanya struktur organisasi menjadi syarat bagi UMKM apabila ingin berkembang dan mampu bersaing terutama di tengah anomali era digital yang semakin cepat.
Namun perlu diingat, tidak semua pola organisasi dapat bekerja untuk bisnis Anda. Pastikan Anda menggunakan pola struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Selain itu, seperti yang sudah disinggung sebelumnya, salah satu kunci kesuksesan struktur organisasi adalah adanya peran teknologi salah satunya menggunakan software HR.
Dalam kaitannya dengan struktur organisasi, software HR membantu Anda dalam memetakan kebutuhan karyawan.
Di Indonesia, Mekari Talenta adalah salah satu software HR yang komprehensif dan dapat membantu meningkatkan kualitas struktur organisasi Anda saat ini.
Mekari Talenta memiliki Manajemen Organisasi sebagai bagian dari fitur Database Management. Manajemen Organisasi memungkinkan Anda untuk mengelola berbagai struktur organisasi yang dinamis. Struktur ini dapat dibuat berdasarkan pelaporan, unit fungsional, dan juga organogram posisi atau jabatan.
Fitur ini juga dapat mengakomodir kompleksitas entitas bisnis dengan strategic business unit, untuk perencanaan yang strategis, pengambilan keputusan, serta mengevaluasi kinerjanya.
Selain itu, melalui fitur HR Dashboard yang ada pada Mekari Talenta misalnya, Anda bisa mendapatkan analisis data kebutuhan karyawan secara real-time seiring berjalannya proses bisnis.
Selain itu Mekari Talenta jua dilengkapi dengan fitur penilaian kinerja karyawan baik karyawan lapangan maupun kantor secara transparan.
Apabila Anda seorang pelaku UMKM dan ingin berkembang melalui struktur organisasi yang efisien, gunakan Mekari Talenta sekarang juga.
