Strategi Fore Coffee Kelola Beragam Shift Karyawan

Strategi Fore Coffee Kelola Beragam Shift Karyawan

Sebagai salah satu perusahaan Food and Beverage (F&B) yang banyak dikenal masyarakat Indonesia, Fore Coffee bercita-cita menjadi perusahaan yang tumbuh dan berkembang cepat. Berdiri di bulan Agustus 2018, Fore Coffee merupakan perusahaan startup yang bermain di bisnis kedai kopi. 

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Konsep penamaan Fore Coffee sendiri diambil dari kata bahasa Inggris yaitu forest yang artinya adalah hutan.

Note: Baca artikel Mengintip Dapur Sukses Akseleran Mengelola 150 Karyawan

Dalam perkembangannya, Fore Coffee memiliki 3 jenis latar belakang konsep toko yang berbeda yaitu leisure, grab & go, dan kitchen. Saat ini, Fore Coffee sudah memiliki jumlah kedai kopi sebanyak 134 unit. 

Leisure ini adalah toko yang agak besar, ada tempat dine-innya juga. Konsepnya itu sebenarnya lebih untuk ke branding dari Fore sendiri karena tipe toko yang ini umumnya masuk ke dalam mal,” ungkap Human Resource (HR) Fore Coffee, Marsya Dwi Putri, saat bercerita kepada Talenta by Mekari.

Untuk konsep grab & go adalah jenis toko yang dikhususkan untuk penjualan yang sifatnya takeaway. Jenis toko ini pastinya familiar dengan sistem pembelian yang didominasi oleh pemesanan online.

Human Resource (HR) Fore Coffee, Marsya Dwi Putri,

Kemudian, untuk kategori kitchen, Marsya menjelaskan bahwa ada menu tambahan yang disediakan. Secara umum, model bisnis yang dijalankan Fore Coffee sangat unik yaitu mengajak para petani kopi Indonesia untuk bekerja sama. 

“Untuk filosofi menu, fokusnya sebenarnya bukan melihat dari minuman apa yang harus ada di dalamnya. Fore justru ingin menyajikan kopi yang berkualitas tinggi, sekaligus mendukung petani lokal, oleh karena itu kami juga menggunakan biji kopi lokal,” sebutnya.

Kesuksesan Fore Coffee dalam menyajikan kopi yang berkualitas tentunya didukung oleh kinerja karyawan di dalamnya. Hingga saat ini, karyawan Fore telah mencapai lebih dari 1000 orang dengan rasio penempatan kerja karyawan yaitu 1 berbanding 9 antara back office dan di lapangan.

Note: Baca artikel LRT Jakarta Bagikan Tips dalam Mengelola Karyawan Milenial

Office hour-nya mulai dari jam 9 pagi hingga 6 sore, tapi sistemnya fleksibel, yang penting satu karyawan bisa memenuhi standar 9 jam kerja per harinya,” ujar Marsya. 

Marsya menambahkan, karena back office Fore beroperasi dengan banyak perusahaan lainnya di dalam gedung co-working space yang dikenal juga sebagai GoWork, karyawannya diberikan solusi pengajuan absensi melalui aplikasi online HRIS.

Berbeda dengan situasi back office, karyawan yang bekerja di lapangan diberikan penjadwalan atau shift. Setiap karyawan diberikan fasilitas absensi dengan mesin fingerprint.

“Untuk pekerjaan di lapangan, karyawan kami diberikan sistem shift yang terbagi di 3 waktu yaitu opening, middle dan closing (dengan sistem kerjanya adalah 6 hari kerja dan 1 hari libur). Untuk beberapa toko yang beroperasi selama 24 jam, kita juga menambahkan midnight shift,” paparnya. 

 

Human Resource (HR) Fore Coffee, Marsya Dwi Putri,

Marsya menjelaskan setiap cabang Fore Coffee memiliki area manager masing-masing yang biasanya mengelola urusan administrasi karyawan lapangan terlebih dulu sebelum dilanjutkan ke HR back office. HR juga akan mengelola urusan administrasi seperti permintaan cuti sakit atau resign dari karyawan lapangan.

“HR tidak langsung turun tangan kalau untuk operation, kami menjelaskan sistem kerjanya dan kemudian cara pembagian jadwal untuk karyawan di masing-masing cabang akan dilakukan oleh area manager,” jelas Marsya.

Walaupun beroperasi dengan sistem yang teratur dan terkendali, kendala tetap saja ada. Misalnya ketika ada salah satu karyawan yang berhalangan masuk kerja dan mengganggu kegiatan operasional.

Note: Baca artikel Peran Penting Teknologi Cloud saat WFH bagi Female Daily dan Mamikos

Untuk itu, biasanya area manager akan segera menggantikan dengan karyawan yang sudah bekerja dari shift sebelumnya untuk menutupi kekosongan posisi hingga orang yang berhalangan masuk kembali. Bagi karyawan yang menggantikan shift tersebut, jam kerjanya akan diberlakukan overtime atau lembur.

“Memang biasanya untuk bidang retail atau F&B, shift itu pasti diberlakukan untuk menghindari jam kerja berlebih. Toko cabang yang ada di mall pastinya mengikuti jam operasional tempat tersebut, bahkan yang ada di dalam office building bisa buka lebih pagi, sekitar jam 7 dan closingnya jam 7 malam,” tuturnya.

Sementara itu, untuk pengajuan cuti dan urusan administrasi karyawan lainnya, persetujuannya harus diberikan dari atasan langsung di masing-masing area. Pengelolaan karyawan dalam jumlah banyak serta urusan administrasi lainnya tidak akan tercapai secara maksimal jika Fore Coffee hanya mengandalkan sistem HR yang manual.

Oleh karena itu, mereka mempercayakan aktivitas ini kepada teknologi HRIS berbasis cloud, Talenta.

Absen Online, Solusi Produktivitas Karyawan yang Sering Terabaikan

Khusus untuk karyawan back office yang gedung kantornya tidak difasilitasi mesin fingerprint, Fore Coffee mengandalkan fitur Live Attendance dari Talenta. Fitur ini memungkinkan karyawannya untuk mengajukan absensi dimanapun dan kapanpun.

Keuntungan lain dari fitur ini adalah mampu mengintegrasikan absensi dengan penghitungan gaji.

Note: Baca artikel Rukun Raharja Ganti Tugas HR Manual ke Aplikasi HRIS, Apa Dampaknya? 

Selain itu, fitur Talenta lainnya yang digunakan Fore Coffee adalah Time Off dan Overtime, hingga Employee Database yang sangat membantu dalam pengelolaan karyawannya yang jumlahnya banyak.

Talenta membantu dalam semua kebutuhan tim HR Fore, termasuk payroll, pengaturan shift, dan absensi. Dengan keadaan store yang sudah banyak tersebar di berbagai cabang, proses pengelolaan administrasi yang cepat diperlukan. Untuk itu, Talenta membantu Fore dalam penerapan salah satu value kami yaitu speed, yang artinya fleksibel dan cepat tanggap terhadap perubahan.

Sebagai bentuk dukungan kami terhadap dibukanya kembali operasional bisnis, bulan ini kami merilis program Money Back Guarantee untuk Talenta. Ciptakan rasa aman di masa yang tak pasti dengan software HRIS yang memberikan solusi pengelolaan HR di segala situasi.

Selama program periode 15 Juni-15 Juli 2020, kami memberikan jaminan uang kembali 100% selama 3 bulan masa garansi. Cari tahu selengkapnya mengenai #moneybackguarantee dengan ketuk banner di bawah ini.


PUBLISHED23 Jun 2020
Delima Meylynda
Delima Meylynda