HR Planning 6 min read

Bagaimana Mengelola Biaya Pelatihan Karyawan yang Efektif?

By Jordhi FarhansyahPublished 15 Nov, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Sama halnya dengan gaji, biaya pelatihan karyawan juga perlu dikelola agar perusahaan bisa memaksimalkan program pelatihan namun tetap efisien. Dalam lingkup perusahaan, hal ini sering disebut sebagai manajemen biaya pelatihan karyawan.

Pelatihan karyawan belakangan menjadi penting di samping memberikan insentif gaji maupun promosi. Selain dianggap lebih efektif untuk retensi karyawan, pelatihan juga dinilai mampu memenuhi kebutuhan skill individu karyawan itu sendiri.

Ditambah, pelatihan karyawan juga penting bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan yang lebih kompleks di industri kedepannya, salah satunya adalah transformasi digital sehingga program pelatihan merupakan investasi jangka panjang bagi perusahaan.

Melihat betapa pentingnya pelatihan karyawan, berikut panduan sederhana manajemen biaya pelatihan yang efisien dan efektif.

Sekilas tentang manajemen anggaran biaya pelatihan karyawan

ilustrasi pelatihan karyawan

Secara formal, anggaran biaya pelatihan karyawan umumnya masuk ke dalam biaya tenaga kerja atau labor cost. Namun tidak sedikit perusahaan yang memasukkan anggaran biaya pelatihan karyawan ke dalam pos biaya sendiri.

Anggaran biaya pelatihan karyawan sendiri mencakup perencanaan, implementasi, dan keberlanjutan program pelatihan karyawan yang ketiganya dibagi lagi menjadi pos-pos anggaran.

Sebagai panduan, ada 4 komponen utama di dalam anggaran biaya pelatihan yaitu sebagai berikut.

  • Tujuan pelatihan yang sejalan dengan tujuan strategis bisnis perusahaan
  • Asesmen kebutuhan pelatihan. Misalnya, berapa orang yang terlibat, berapa lama latihan berlangsung, alat apa yang digunakan, hingga berapa jenis kegiatan latihan
  • Biaya pelatihan. Baik yang sifatnya langsung berkaitan dengan pelatihan maupun tidak langsung seperti konsumsi, waktu, dan transportasi
  • Return of Investment (ROI), atau seberapa efektif pengeluaran yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan pelatihan karyawan.

ROI sendiri ditentukan berdasarkan persentase. Semakin besar persentasenya, maka semakin efektif anggaran yang dikeluarkan untuk kebutuhan pelatihan karyawan.

Mengapa Anda butuh anggaran biaya pelatihan karyawan?

Pelatihan karyawan adalah salah satu bentuk investasi perusahaan untuk menghadapi tantangan industri sekaligus mengembangkan bisnis di masa depan.

Sebagai entitas bisnis, perusahaan perlu mengalokasikan dana pelatihan karyawan agar investasi yang dilakukan berhasil dan berjalan efektif.

Selain itu, adanya manajemen anggaran pelatihan membuat perusahaan bisa mengontrol pengeluaran secara efektif. Terutama yang berkaitan dengan pelatihan karyawan.

Perusahaan juga bisa melihat prioritas kebutuhan pelatihan apa yang harus disegerakan, mengalokasikan dan memilih sumber daya secara efisien, dan tentunya berguna untuk melakukan evaluasi Return of Investment (ROI).

Perlu dicatat juga, anggaran pelatihan yang baik tidak harus grande atau bahkan seketat mungkin, namun fleksibel.

Kenapa? Meski sifatnya berkelanjutan, kebutuhan pelatihan karyawan setiap tahun bisa berubah-ubah tergantung dengan tujuan bisnis perusahan Anda.

Berapa anggaran rata-rata biaya pelatihan?

Sejak artikel ini ditulis, belum ada angka pasti berapa rata-rata anggaran biaya pelatihan di Indonesia. Namun secara global, Statista mencatat perusahaan rata-rata mengeluarkan biaya pelatihan sekitar USD1,280 per karyawan atau sekitar Rp20 juta-an per karyawan di tahun 2021.

Namun kembali lagi, anggaran rata-rata biaya pelatihan sangat bergantung dengan ukuran perusahaan, industri, dan kebutuhan atau tujuan yang ingin dicapai perusahaan.

Sebagai contoh, perusahaan startup mungkin hanya membutuhkan satu atau dua jenis kepelatihan misalnya saja web development dan AI. Sementara perusahaan manufaktur memiliki ruang lingkup pelatihan yang lebih luas mulai dari AI, K3, dan teknisi mesin.

Perkaya pengetahuan Anda tentang jenis pelatihan karyawan di sini

Sebagai gambaran, apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi biaya pelatihan karyawan? Simak pembahasan selanjutnya di bawah ini.

Faktor-Faktor yang mempengaruhi biaya pelatihan karyawan

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi besar-kecilnya anggaran biaya pelatihan karyawan yaitu sebagai berikut.

1. Skala atau ukuran bisnis

Skala atau ukuran bisnis mempengaruhi biaya pelatihan karyawan. Untuk usaha mikro, kecil, menengah, dan besar memiliki anggaran biaya pelatihan yang berbeda-beda.

Umumnya, usaha mikro dan kecil cenderung memiliki biaya pelatihan yang lebih besar dibanding perusahaan menengah dan besar.

Hal tersebut dikarenakan perusahaan menengah dan besar memiliki karyawan yang lebih banyak sehingga biaya pelatihan per karyawan cenderung lebih kecil.

Namun, di negara berkembang seperti Indonesia yang masih bertumpu pada usaha mikro dan kecil, banyak lembaga yang memberikan fasilitas pelatihan karyawan secara gratis.

2. Waktu pelatihan

Semakin lama waktu pelatihan, semakin besar biaya pelatihan per karyawan yang dikeluarkan. Misalnya, pelatihan intensif yang berlangsung bulanan akan jauh lebih mahal dibanding pelatihan sehari.

Selain itu, perusahaan menengah dan besar yang cenderung memiliki karyawan yang banyak juga membuat waktu pelatihan jadi jauh lebih lama hal ini lah yang juga mempengaruhi anggaran biaya pelatihan karyawan.

3. Metode pelatihan yang digunakan

Metode pelatihan juga mempengaruhi besar-kecilnya anggaran biaya pelatihan. Misalnya, pelatihan self-paced learning menggunakan materi daring lebih murah dibanding pelatihan intensif menggunakan mentor.

Metode pelatihan juga mempengaruhi alat bantu yang digunakan. Misalnya saja pelatihan alat peraga mesin produksi yang memiliki risiko tinggi atau pelatihan bersertifikasi resmi jauh lebih mahal dibanding pelatihan biasa.

4. Peran kerja atau job role

Pelatihan kerja karyawan umumnya bersifat spesifik tergantung kebutuhan perusahaan yang dibagi berdasarkan tiap peran kerja di dalam organisasi.

Setiap peran kerja memiliki kualifikasi, pengetahuan, dan skill set yang berbeda-beda, sehingga memiliki biaya yang berbeda pula. Misalnya, Pelatihan iOS developer cenderung lebih mahal dibanding pelatihan sales.

5. Jenis Industri

Setiap industri memiliki tingkat kerumitan, kebutuhan, dan kualifikasi kerja yang berbeda. Pelatihan industri manufaktur cenderung lebih mahal karena memiliki risiko, alat, dan pengetahuan yang lebih kompleks.

Sementara industri properti memiliki biaya pelatihan yang lebih kecil karena memiliki ruang lingkup yang lebih sederhana dibanding industri manufaktur.

Cara menghitung biaya pelatihan per karyawan

Pertama-tama, buat pos pengeluaran atau biaya pelatihan seperti biaya lembaga pelatihan, biaya instruktur, biaya pengadaan alat pendukung, konsumsi, akomodasi, gaji karyawan selama pelatihan, dan hal lainnya yang berkaitan dengan pelatihan karyawan.

Setelah didapat pos-pos pengeluaran tadi, maka jumlahkan. Hasilnya menjadi total biaya pelatihan. Selanjutnya, untuk menghitung biaya pelatihan per karyawan terbilang cuku sederhana.

Caranya adalah dengan menggunakan rumus berikut:

Biaya Pelatihan per Karyawan = Total Biaya Pelatihan / Jumlah karyawan yang terlibat pelatihan karyawan

Contoh, setelah dihitung ternyata total anggaran pelatihan karyawan adalah Rp125.000.000 dengan jumlah karyawan yang diikutkan sebanyak 40 orang. Maka biaya per karyawan yang didapat adalah Rp3.125.000 per karyawan.

Contoh anggaran pelatihan

Setiap perusahaan memiliki template anggaran pelatihan yang berbeda-beda tergantung kebutuhan. Namun setidaknya anggaran pelatihan memuat beberapa poin yaitu sebagai berikut.

  • Pos pengeluaran yang dibagi berdasarkan kategori
  • Rincian pos pengeluaran
  • Uraian jumlah pengeluaran beserta satuannya
  • harga satuan perkiraan dan harga satuan sebenarnya
  • harga total perkiraan atau sebelum pajak dan harga total sebenarnya atau setelah pajak

Sebagai contoh, berikut template anggaran pelatihan sederhana untuk penyelenggaraan 10 hari, 40 peserta dengan lembaga pelatihan sebagai penyelenggaranya.

contoh template biaya pelatihan karyawan

Namun, saat ini ada cara yang lebih mudah untuk mengelola pengeluaran perusahaan kamu termasuk pelatihan melalui Mekari Expense.

Melalui Mekari Expense, kamu bisa atur pengeluaran secara real-time, data pengeluaran yang terintegrasi, dan dasbor yang mudah dipahami. Selengkapnya tentang Mekari Expense di sini.

Cara mengukur keefektifan biaya pelatihan karyawan

Cara mengukur keefektifan biaya pelatihan adalah dengan mengukur Return of Investment (ROI) yang dihitung melalui persentase dimana semakin besar nilai persentasenya, maka nilai ROI semakin positif.

Cara menghitung ROI sendiri cukup sederhana yaitu, dengan rumus berikut.

ROI pelatihan kerja = (Nilai manfaat – total pengeluaran pelatihan) / Total pengeluaran pelatihan x 100

Misal, nilai manfaat setelah pelatihan Anda senilai Rp400.000.000 dan total pelatihan Rp125.000.000, maka nilai ROI-nya adalah 220%.

Lalu bagaimana cara menghitung nilai manfaat setelah pelatihan?

Mengutip tulisan praktisi HR dan bisnis, Hanes Riady ada 4 indikator untuk mengetahui nilai manfaat pelatihan yaitu sebagai berikut.

  • Output atau pengeluaran. Meliputi unit produksi dan penjualan, perputaran suplai, retensi pelanggan, atau jumlah pelanggan baru
  • Kualitas. Meliputi cacat produk, komplain atau retur konsumen, tingkat error, pemborosan produksi
  • Waktu. Meliputi durasi produksi, durasi pengiriman, durasi penyelesaian masalah, durasi pengerjaan proyek, waktu lembur.
  • Biaya. Meliputi biaya overhead, biaya produksi, biaya operasional, dan biaya variabel lainnya.

Setelah mengidentifikasi 4 indikator tadi, sebagai manajer HR, Anda perlu melakukan konversi 4 indikator tadi menjadi nilai rupiah agar bisa dihitung ROI-nya salah satunya menghitung nilai perubahan dari periode kerja pasca-pelatihan dengan periode sebelumnya.

Cara mengurangi biaya pelatihan karyawan

Mengutip Team Stage, setidaknya perusahaan di dunia melakukan pemborosan sekitar USD13,5 juta atau sekitar 200 miliar  per 1000 karyawan per tahunnya.

Meski terlihat besar, hal tersebut bukan lah sesuatu yang harus dihindari oleh perusahaan. Sebagai panduan, berikut cara mengurangi atau mengefektifkan biaya pelatihan karyawan.

  • Fokus pada microlearning, yaitu pembelajaran yang mudah diakses oleh karyawan berupa deck, mini video conference, atau video interaktif.
  • Manfaatkan karyawan senior sebagai mentor pelatihan atau melakukan cross-learning antar karyawan
  • Lakukan kerjasama dengan organisasi penyelenggara pelatihan atau pemerintah
  • Buat program self-studies tiap minggunya. Biasanya dilakukan dengan cara karyawan akan mempresentasikan dasar pengetahuannya kepada timnya
  • Manfaatkan self-paced study menggunakan portal Learning Management System (LMS).
  • Jangan jadikan program pelatihan sebagai insentif karyawan. Barengi juga dengan program lain yang dapat meningkatkan engagement karyawan
  • Utamakan pelatihan yang sifatnya holistik, itu artinya pelatihan bisa diikuti oleh semua karyawan. Misalnya, pelatihan digital literacy, information securities, dan pelatihan soft-skill

Demikian penjelasan lengkap tentang manajemen biaya pelatihan karyawan. Namun tidak sampai di situ, pelatihan karyawan juga berkaitan dengan performa karyawan. Anda bisa melakukan perencanaan, mengelola, dan memantau kinerja karyawan dengan Mekari Talenta.

Bersama Mekari Talenta, Anda bisa mengembangkan skill set karyawan secara tepat sasaran sehingga pelatihan karyawan yang Anda bangun juga lebih efisien tanpa perlu menghambur-hamburkan biaya yang tidak perlu.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.