Employee Self-Service: Solusi Masalah Klasik UMKM

Bagi beberapa orang istilah employee self service masih terasa asing didengar meski ini adalah salah satu solusi untuk UMKMS. Istilah self-service mengacu pada “swalayan” atau melayani diri sendiri, dimana seseorang melayani segala kebutuhan secara mandiri.

Employee Self Service atau lebih dikenal dengan ESS merupakan kewenangan karyawan dalam mengurus segala kebutuhan kerjanya secara mandiri.

Sistem ESS dilakukan oleh perusahaan untuk memberikan efisiensi pada pengolahan data karyawan.

Penerapan ESS biasanya berkaitan dengan penggunaan teknologi informasi seperti software HRIS atau aplikasi mobile.

Dengan adanya ESS, Personalia tidak lagi perlu berjibaku dengan kertas-kertas untuk menghimpun jadwal, data, dan kebutuhan kerja karyawan.

ESS saat ini banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar di Indonesia, Bahkan salah satu BUMN di Indonesia, Jasa Raharja mengaku bahwa penerapan ESS dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas manajemen internal.

Employee Self-Service: Solusi Masalah Klasik UMKM

Penerapan ESS Berawal dari Upaya Mengurangi Biaya Rekrutmen

Penerapan employee self-service (ESS) sebenarnya sudah dilakukan sekitar 20 tahun lalu.

Dell perusahaan teknologi asal Amerika serikat, pada tahun 1997 menerapkan ESS pada sistem HR mereka untuk menghimpun data rekrutmen.

Saat itu, istilah ESS lebih menekankan pada penghematan biaya operasional dalam rekrutmen yang dilakukan oleh HRD.

Menurut Mary Wagner melalui Internet Retailer, antara tahun 90-an hingga awal tahun 2000-an personalia dapat menghabiskan $20-$40 dan $2-$4 per-bulan untuk pembelian kertas dan pembayaran tagihan telepon.

Pada tahun 2005, 50% instansi telah menerapkan sistem employee self-service.

Kemudian satu tahun dekade terakhir, bahkan penggunaan ESS seperti candu baik bagi organisasi maupun perusahaan, karena dengan cepat ESS digunakan hampir 100% perusahaan di dunia.

Hal ini menandakan bahwa penerapan ESS pada tubuh organisasi atau perusahaan memiliki dampak besar pada tata kelola sumber daya manusia.

Saat ini, ESS tidak hanya menguntungkan personalia. Karyawan dan perusahaan juga diuntungkan.

Dengan ESS, karyawan dapat memiliki wewenang dalam mengatur pola kerjanya.

Penerapan ESS mampu mengefektifkan kinerja personalia, mengefektifkan proses kerja karyawan dan mampu mengoptimalkan produktivitas produsen. It’s a win-win-win solution.

Masalah Klasik UMKM

Tata kelola karyawan oleh UMKM menjadi masalah klasik terutama di Indonesia.

Pelaku UMKM sering kali merasa, “ah kami usaha mikro gak perlu sistem gono-gini, karyawan direkrut orang sini-sini juga” sehingga sering mengabaikan kebutuhan karyawan.

Padahal karyawan menjadi elemen penting dalam meningkatkan produktivitas usaha. hal ini disebabkan karena kebanyakan para pelaku UMKM belum teredukasi dengan baik tentang tata kelola sumber daya manusia.

Namun beberapa juga bahkan dengan sengaja mengabaikan pentingnya tata kelola karyawan.

Karyawan yang tidak dihargai kebutuhannya dan tidak dikelola dengan baik  juga akan mempengaruhi kinerja karyawan.

Seperti yang dikatakan James Prananta, COO Kopi Kenangan dalam acara CEO Power Breakfast 2019 yang diadakan oleh Mekari, bahwa pemilik usaha harus mampu memberikan kebanggaan pada karyawan untuk meningkatkan produktivitas usaha, salah satunya adalah menerapkan tata kelola karyawan yang baik.

Masalah-masalah yang sering ditemui oleh para pelaku UMKM biasanya seperti; karyawan yang tidak disiplin, penjadwalan jam kerja sesuai peraturan depnaker dan pemerintah, pengelolaan roster shifting / shift karyawan, dan juga kontrol terhadap vendor dan outlet.

Masalah-masalah ini awalnya memang sepele, namun lambat laun akan menjadi kanker bagi para pelaku UMKM jika terus dibiarkan.

Rugi bukan karena penjualan yang lesu, tapi sumber daya manusia yang juga lesu.

Aplikasi Berbasis Employee Self-Service: Apa dan Bagaimana Dampak bagi UMKM?

Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk meningkatkan kualitas tata kelola karyawan adalah dengan menerapkan employee self-service ( ESS ).

Namun, para pelaku UMKM masih sering merasa bingung bagaimana penerapannya dan apa saja tools yang digunakan.

Padahal nyatanya, penerapan ESS saat ini bukan hal yang ribet.

Saat ini banyak aplikasi berbasis cloud dan mobile yang dapat memenuhi kebutuhan ESS.

Aplikasi tata kelola karyawan tidak seperti dua dekade sebelumnya, yang masih memerlukan pihak ketiga untuk mengoperasikan sistem.

Kini Aplikasi tata kelola karyawan dapat digunakan hanya dengan mengunduhnya pada smartphone.

Beberapa ada yang berbayar, lainnya dapat didapatkan secara gratis.

Penggunaannya pun juga mudah dipahami sehingga pemilik usaha pada level terkecil pun dapat menggunakannya. Lalu, sebenarnya apa manfaat bagi UMKM?

Manfaat pertama yang dapat didapatkan bagi para pelaku UMKM adalah efisiensi waktu dan biaya.

Dengan aplikasi yang menerapkan ESS, para pelaku usaha tidak perlu menginvestasikan waktu untuk mencatat tata kelola secara manual.

Pelaku usaha juga tidak perlu mendatangi outlet atau tempat produksi untuk mengontrol karyawan.

Semua aktivitas karyawan seperti waktu shifting, waktu masuk dan pulang, cuti, sakit atau pekerjaan remote dapat dimonitor melalui satu aplikasi ESS dimanapun dan kapan saja.

Kedua, manfaat juga didapatkan oleh karyawan. Karyawan akan merasa lebih dihargai karena segala kebutuhan mereka dapat terpenuhi melalui aplikasi ESS.

Karyawan dengan mudah mengajukan kerja remote, mengajukan pelatihan, memberi masukan, dan juga mengajukan cuti.

Aplikasi ESS juga membuka batasan-batasan yang biasanya dialami antara pelaku usaha dan juga para karyawan.

Baik karyawan dan pelaku usaha dapat saling terbuka mengenai masalah yang terjadi dalam kegiatan usaha.

Dengan menerapkan ESS, Pemilik usaha mikro dapat mempermudah dalam tata kelola karyawan.

Menangani karyawan dengan baik sama saja melayani karyawan sehingga berimbas pada produktivitas usaha.

Satu hal yang perlu pelaku usaha mikro lakukan, memilih aplikasi ESS yang sesuai dengan kebutuhan usaha.

Baca Juga : Keuntungan Menggunakan Aplikasi Software Attendance Management

Pilih Aplikasi Employee Self-Service yang Miliki Banyak Fitur

Salah satu aplikasi employee self-service yang saat ini mampu memenuhi segala kebutuhan usaha Anda adalah Attendance by Talenta.

Fitur-fitur yang ada pada Attendance Software by Talenta mencakup pengaturan shifting, absensi online mobile, monitor kehadiran, dan juga rekap absensi kehadiran karyawan.

Pemilik usaha dapat mengatur shifting pada outlet-outlet yang tersebar hanya menggunakan satu akun admin.

Para karyawan juga dapat mengajukan shifting yang akan dikirimkan kepada admin secara otomatis dan real-time.

Admin juga dapat mengelola roster shift sehingga para pemilik usaha dengan mudah mengatur dan memonitor karyawannya.

Karyawan juga dapat melakukan absensi menggunakan GPS dan absen selfie dengan kamera.

Bagi pemilik usaha yang sudah terlanjur menggunakan absen sidik jari, tidak perlu khawatir karena aplikasi Talenta dapat dihubungkan dengan mesin sidik jari.

Karyawan juga dapat meminta untuk melakukan pekerjaan remote melalui aplikasi.

Pemilik usaha juga dapat mengatur waktu toleransi keterlambatan.

Waktu toleransi pun dapat didiskusikan dengan karyawan.

Pemilik usaha juga dapat melihat, me-review dan juga me-rekap aktivitas karyawan.

Semua daftar karyawan tersimpan dalam cloud dan mudah diakses dimanapun.

Attendance by Talenta saat ini hanya tersedia pada smartphone Android dan juga dapat diunduh secara gratis melalui Google Play store.