Tidak jarang orang yang menganggap proses assessment sama dengan proses seleksi. Padahal meski sama-sama berkaitan, keduanya adalah dua proses yang berbeda.
Assessment atau dalam bahasa Indonesia, asesmen sendiri jamak ditemui dalam organisasi atau kegiatan yang melibatkan banyak orang seperti akademis, event, maupun perusahaan.
Bahkan dalam konteks bisnis, asesmen mampu membuka jalan untuk bisnis bisa berkembang dan mampu memitigasi risiko.
Melalui artikel ini, Mekari Talenta akan membahas sedikit-banyak terkait assessment, mulai dari fungsi, jenis, hingga manfaat bagi perusahaan.
Apa itu pengertian assessment?
Secara sederhana, kamus Oxford mengartikan sebagai proses penilaian atau pengambilan keputusan terhadap sesuatu melalui proses pemikiran yang sudah matang.
Kata kunci, “pemikiran matang” pada kamus Oxford sendiri pun menjadi berkembang di kalangan para ahli dan akademisi. Sehingga kini assessment memiliki makna yang lebih spesifik.
Sebagai contoh, melalui penelusuran KBBI dan Westminster College, “pemikiran matang” ini berarti proses asesmen didasari dengan memahami data dan informasi dari objek asesmen.
Dengan kata lain, assessment adalah sebuah proses memahami atau menilai suatu entitas baik individu maupun non-individu berdasarkan informasi yang melekat pada entitas tersebut.
Informasi tersebut didapatkan melalui data atau dokumentasi yang berkaitan dengan kondisi entitas tersebut. Misalnya kondisi individu meliputi psikis, fisik, prestasi, atau latar belakang pendidikan.
Pengertian Asesmen dalam Bisnis
Asesmen jamak dilakukan dalam berbagai aktivitas. Misalnya dalam proses pendidikan, asesmen dilakukan untuk mengevaluasi pembelajaran dan mengetahui pemahaman siswa.
Lalu bagaimana dalam konteks bisnis?
Dalam konteks bisnis, assessment dilakukan untuk mengevaluasi dan mengetahui fungsi apa saja yang perlu diperbaiki atau dikembangkan berdasarkan kondisi bisnis saat ini dan di masa depan baik secara internal dan eksternal.
Asesmen dilakukan agar setiap fungsi perusahaan seperti HR, keuangan, marketing, produk, atau IT tetap sesuai dengan ekspektasi tujuan perusahaan.
Selain itu, menurut Ted Hessing, seorang praktisi six sigma mengatakan bahwa proses assessment pada bisnis merupakan proses berkelanjutan.
Pendapat para ahli tentang assessment
Luasnya spektrum assessment dalam berbagai bidang, beberapa ahli pun memiliki pendapat berbeda yang semakin memperluas fungsi dari asesmen itu sendiri, di antaranya sebagai berikut.
1. Robert M. Smith
Pakar pendidikan asal Amerika Serikat ini berpendapat bahwa proses assessment wajib mengedepankan aspek kepercayaan dan validitas.
Oleh karena itu ketika sebuah organisasi melakukan asesmen, fokus utamanya adalah pada alat ukur yang digunakan sehingga hasilnya terukur dan dapat dilihat oleh semua orang.
Bisa dibilang, pendapat Robert M. Smith menjadi pondasi dari aktivitas asesmen yang ada saat ini.
2. Terry Overton
Merupakan seorang profesor di bidang psikologi sekaligus penulis buku anak ini berpendapat bahwa assessment merupakan proses yang dilakukan secara holistik.
Maksudnya, asesmen itu harus dilakukan secara menyeluruh tergantung dengan aspek-aspek penyertanya. Misalnya psikologis, latar belakang, hingga lingkungan.
Penulis buku Assessing Learners with Special Needs ini berpendapat bahwa setiap asesmen harus menggunakan metode yang berbeda-beda tergantung aspek penyertanya tadi.
3. James A. McLoughlin
Melalui bukunya Assessing Special Students: Strategies and Procedures, James McLoughlin berpendapat bahwa asesmen dilakukan untuk meningkatkan aspek-aspek yang dinilai.
Dalam konteks akademis, McLoughlin menjadikan asesmen sebagai proses untuk mendorong sistem belajar-mengajar siswa.
Beliau juga mengedepankan adanya feedback atau self-assessment yang menjadi cikal bakal proses asesmen modern yang jamak digunakan oleh perusahaan.
Dalam konteks bisnis praktis, teori asesmen McLoughlin tidak hanya ditujukan kepada karyawan atau konsumen, namun juga perusahaan itu sendiri.
4. Rena B. Lewis
Merupakan tandem menulis dari seorang James A McLoughlin ini sejatinya memperkuat teori Terry Overton yaitu proses asesmen harus mempertimbangkan unsur kesetaraan.
Proses asesmen tidak boleh dilakukan secara diskriminatif atau bias pada kelompok sosial tertentu terutama kelompok-kelompok minoritas.
Jenis-jenis fungsi assessment
Melihat luasnya spektrum assessment, maka proses ini memiliki beberapa jenis fungsi yaitu sebagai berikut.
Fungsi inisial
Fungsi satu ini digunakan untuk mengetahui kemampuan dan kesiapan seseorang atau suatu proyek sebelum aktivitas atau program dijalankan.
Asesmen ini dilakukan dengan melihat kesesuaian informasi dan data objek asesmen dengan persyaratan yang dibutuhkan. Bisa dalam bentuk dokumen, pre-test, interview, atau ceklis.
Perlu diingat, asesmen jenis ini hanya dilakukan pada awal sebelum program atau proyek dijalankan.
Dalam konteks bisnis, contoh asesmen inisial adalah proses rekrutmen karyawan atau studi kelayakan bisnis.
Fungsi diagnosis
Sebenarnya asesmen diagnosis memiliki kesamaan dengan asesmen inisial. Bedanya, asesmen diagnosis tidak hanya dilakukan di awal saja. Namun di tengah-tengah atau akhir periode kegiatan.
Selain itu, asesmen diagnosis bertujuan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kemampuan, dan pengetahuan objek asesmen.
Fungsi formatif
Proses asesmen yang berlangsung selama program dijalankan atau dilakukan secara rutin dalam periode program atau kerja.
Dalam konteks organisasi bisnis misalnya, asesmen formatif sering digunakan untuk melakukan temuan-temuan yang terjadi pada proses operasional.
Selain itu, formatif asesmen merupakan proses asesmen dua arah, dimana baik penyelenggara (perusahaan) maupun peserta (karyawan) saling melakukan asesmen.
Contoh, 360 degree feedback, employee satisfaction, dan one-on-one interview.
Fungsi sumatif
Fungsi ini menjadikan assessment sebagai alat untuk menilai sebuah program atau individu di akhir periode.
Tujuan dari asesmen ini adalah untuk mengevaluasi dan memahami seberapa baik kinerja yang telah dilakukan selama satu periode berjalan.
Contoh dalam perusahaan seperti PDCA, penilaian kinerja karyawan, evaluasi pelatihan kerja.
Fungsi ipsatif
Fungsi di mana asesmen dilakukan untuk mengukur kemampuan atau kinerja individu dari waktu ke waktu.
Biasanya asesmen ini digunakan oleh HR atau mengukur tren kinerja karyawan dari tahun ke tahun.
Fungsi pembanding (norm-referenced assessment)
Fungsi asesmen yang dilakukan untuk membandingkan objek satu dengan yang lainnya dalam satu kelompok yang sama.
Dalam konteks bisnis, asesmen ini dilakukan oleh perusahaan yang masih menggunakan sistem penghargaan karyawan (employee of the month)
Fungsi berdasarkan kriteria (criterion-referenced assessment)
Fungsi asesmen dengan melakukan penilaian berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan sebagai tolak ukur.
Dalam konteks bisnis, asesmen ini dilakukan untuk mengukur tingkat persaingan pasar, performa penjualan, atau asesmen kenaikan jabatan.
Fungsi holistik
Asesmen yang dilakukan dengan melihat berbagai aspek pada individu. Baik psikis, latar belakang, fisik, pengaruh lingkungan, kebutuhan dan pengalaman.
Asesmen ini biasanya dilakukan untuk meningkatkan motivasi atau inklusivitas dari individu. Contohnya dalam HR yaitu one-on-one interview.
Bagaimana assessment membantu bisnis berkembang?
Dalam praktiknya, assessment pada bisnis selalu mengacu pada balanced scorecard yaitu kerangka manajemen yang terdiri dari empat area yaitu SDM, keuangan, operasional, dan konsumen.
Keempatnya merupakan area penting atau jantung perusahaan. Dalam hal ini pemilik bisnis memastikan bahwa keempat aspek tersebut sejalan dengan tujuan perusahaan.
Di sini lah peran assessment yang mana membantu perusahaan untuk mengetahui bagian apa yang masih memiliki kekurangan atau perlu dikembangkan sehingga tujuan bisnis bisa tercapai.
Secara detail, proses assessment membantu perusahaan dalam hal berikut.
- Membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis karena adanya kejelasan bagian mana yang perlu menjadi prioritas baik untuk diperbaiki maupun dikembangkan.
- Dari segi HR, asesmen membantu perusahaan untuk mendapatkan kandidat terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Dari segi HR, asesmen membantu perusahaan mengembangkan karyawan baik dari segi engagement, motivasi, pengetahuan, dan juga keahlian.
- Dari segi keuangan, asesmen membantu perusahaan mengefisiensi biaya operasional
- Dari segi operasional bisnis, asesmen membantu perusahaan untuk merampingkan proses bisnis sehingga lebih efektif
- Dari segi hubungan dengan konsumen, asesmen membantu perusahaan memahami kebutuhan konsumen sehingga produk atau layanan yang ditawarkan memiliki nilai lebih bagi konsumen.
Asesmen yang berlangsung secara terus menerus juga membantu perusahaan untuk scale up misalnya saja dari perusahaan rintisan menjadi perusahaan menengah.
Jenis-jenis assessment di perusahaan
Sebagai gambaran, berikut jenis-jenis asesmen yang jamak digunakan oleh perusahaan:
Talent assessment
Asesmen yang dilakukan untuk mengukur kemampuan, potensi, dan kesesuaian karyawan dengan peran kerja yang dibutuhkan perusahaan.
Jenis asesmen ini umum dijumpai pada proses rekrutmen karyawan, proses kenaikan jabatan, atau restrukturisasi organisasi.
Contoh, tes aptitude, tes psikometri, tes keterampilan bidang, tes studi kasus, 360 degree feedback, survei kepuasan karyawan, atau penilaian kinerja karyawan.
Baca juga: Contoh Tes Aptitude yang Bisa Digunakan untuk Rekrutmen
Market assessment
Digunakan untuk mengukur kondisi dan posisi bisnis di pasar saat ini dan masa depan. Proses ini mengukur 3 hal utama yaitu dinamika pasar, konsumen, dan kompetitor.
Contoh dari asesmen ini adalah analisis SWOT, analisis STP, survei kepuasan pelanggan, atau analisis kebijakan dan regulasi.
Business assessment
Mengutip Deloitte, business assessment dilakukan perusahaan untuk merespon kemajuan teknologi dan isu sosial-lingkungan yang berdampak bagi operasi dan pertumbuhan bisnis.
Contoh, asesmen cash flow, asesmen modal kerja dan likuiditas, asesmen struktur pendanaan, asesmen risiko, dan asesmen dampak.
Perlu dicatat, setiap perusahaan memiliki proses, metode, dan model assessment yang berbeda-beda tergantung jenis usaha, skala, atau usia bisnis.
Namun 3 jenis assessment di atas tadi merupakan gambaran umum dari proses assessment yang sering dilakukan oleh perusahaan.
Tips melakukan assessment yang ideal
Proses assessment harus berjalan efektif. Jika tidak, justru hanya akan membuang-buang waktu dan biaya.
Asesmen sendiri membutuhkan biaya. Hal ini karena proses asesmen tidak hanya melibatkan internal perusahaan namun pihak ketiga seperti konsultan atau penyedia assessment tools.
Oleh karena itu, Anda bisa mengikuti beberapa tips berikut ini agar proses assessment bisa berjalan secara efektif dan ideal.
- Identifikasi masalah di tiap fungsi organisasi Anda, apakah kondisi saat ini dan kemungkinan masa depan sudah selaras dengan tujuan bisnis Anda
- Runutkan masalah-masalah tadi menjadi actionable goals. Contoh pada fungsi HR yaitu berhasil merekrut kandidat di bidang UX researcher di bulan sekian
- Tentukan jenis asesmen yang ingin Anda gunakan. Pastikan sesuai dengan masalah dan fungsi yang membutuhkan asesmen
- Proses asesmen pastinya membutuhkan waktu, oleh karena itu pastikan Anda membuat time frame pelaksanaan assessment untuk memantau setiap prosesnya
- Rekam data hasil asesmen agar Anda bisa melihat perubahan hasilnya seiring waktu. Hal ini juga dilakukan untuk mengevaluasi pendekatan assessment yang Anda gunakkan
- Manfaatkan assessment tools yang sesuai dengan tujuan awal.
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, proses asesmen tidak bisa dilakukan sendiri salah satunya Anda bisa menggunakan assessment tools.
Tiap fungsi dan area bisnis, memiliki assessment tools yang berbeda-beda. Pada HR misalnya jenis assessment tools yang digunakan adalah aplikasi HRIS dan aplikasi penilaian kinerja karyawan.
Dengan menggunakan tools, proses asesmen Anda jadi jauh lebih efisien dan efektif karena data yang dibutuhkan diolah secara otomatis tanpa perlu lagi melakukan penghitungan secara manual.
Salah satu assessment tools yang bisa Anda gunakan adalah Mekari Talenta. Melalui aplikasi HRIS-nya, Anda bisa memantau pergerakan talent cost dan jumlah karyawan dari tahun ke tahun dengan mudah.
Anda tidak perlu lagi menghitungnya secara manual, semua data diolah dan dikalkulasi secara otomatis sesuai dengan data karyawan yang Anda masukkan ke dalam sistem.
Begitu pun dengan aplikasi penilaian kinerja karyawan Talenta yang memungkinkan Anda melacak KPI karyawan secara real-time dan kinerja karyawan yang terintegrasi langsung dengan data absensi secara otomatis.
Masih banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan melalui Mekari Talenta dan cari tahu apa saja yang bisa Mekari Talenta lakukan untuk perusahaan Anda di sini.
