Administrasi HR 5 min read

Cara Membuat Absensi Daftar Hadir Di Google Form / Gform

By FahmiPublished 18 Jan, 2023

Ini adalah solusi buat absen atau absensi online gratis pegawai menggunakan website Google Form di hp, hingga tutorial cara membuat daftar hadir secara sederhana di Gform! Simak ya!

Ya, Anda bisa menggunakan absensi online gratis memanfaatkan Google Forms sebagai solusi absensi gratis.

Aplikasi Google Form sendiri adalah layanan formulir online yang disediakan oleh Google dan bisa juga dipakai untuk absensi online selain untuk survey.

Meski bukan merupakan absensi mobile online yang praktis, penggunaan Gforms bisa menghemat biaya Anda.

Karena data program aplikasi absensi karyawan online yang dimasukkan pada Google Forms yang dimasukkan nantinya akan langsung tersimpan ke dalam spreadsheet yang bisa Anda langsung olah.

Namun pastikan Anda telah memiliki akun Google yang terhubung dengan Google Drive atau Google Workspace untuk membuat formulir absensi online Anda.

Cara Singkat Membuat Absen / Absensi Online untuk Perusahaan Melalui Google Form

Cara membuat absensi online dari di Google Form sebagai cara absen online dari rumah tidaklah terlalu sulit.

Simak uraian lengkapnya di bawah ini untuk bisa langsung dipraktikkan.

  1. Buka browser Anda, kemudian klik drive.google.com pada kolom alamat pencarian
  2. Setelah masuk halaman “Sign In” Anda dapat langsung memasukkan email yang sudah terdaftar untuk membuat sistem presensi karyawan
  3. Setelah berhasil masuk, klik “Berikutnya” kemudian masukkan password pada akun
  4. Jika berhasil menggunakan cara membuat absensi online dari rumah satu ini, Anda akan diarahkan ke akun drive Google. Gunakan folder baru untuk membedakannya dengan materi lainnya
  5. Pilih bagian “Folder Baru” kemudian atur judul dengan folder tersebut, klik “Buat”
  6. Kemudian, langkah selanjutnya dengan klik dua kali di folder yang baru saja disimpan untuk masuk ke dalamnya
  7. Setelah itu adalah membuat Google Formulir untuk para karyawan yang akan melakukan presensi
  8. Selanjutnya mengisi beberapa kolom pertanyaan dengan pilihan yang bisa Anda buat secara leluasa, misalkan nama hari, tanggal, divisi pekerjaan, dan lainnya
  9. Klik jawaban “wajib diisi” agar para staf benar-benar bisa mengisi form dengan benar
  10. Klik tanda plus dalam lingkaran, yang terdapat pada pojok kanan atas di dalam formulir Google untuk menambahkan kolom pertanyaan
  11. Selanjutnya Anda bisa menambahkan petak kehadiran dengan menambah baris dan kolom, serta nama karyawan
  12. Selanjutnya Anda bisa menuliskan nama siswa dengan pilihan kehadiran lainnya, seperti sakit, izin, dan lainnya
  13. Simpan data tersebut, kemudian copy link tautan untuk diperpendek
  14. Buka tab baru, ketik gg.gg. tunggu hingga muncul tampilan dalam kotak bar “Put your long URL here..”
  15. Kemudian paste link yang telah di-copy sebelumnya
  16. Setelah itu, centang pada keterangan “Customize Link Here” kemudian ketik judul link yang akan dibuat untuk memudahkan para karyawan dalam memasukkan presensi online mereka
  17. Cara membuat absensi online dari rumah menggunakan Google Form sudah selesai, link siap dibagikan

Selain bisa dibuat secara online, cara membuat daftar hadir karyawan juga bisa menggunakan Excel secara cepat dan otomatis.

Tutorial Cara Membuat Absen Gform / Daftar Hadir Absensi Online dengan Google Forms Adalah Sebagai Berikut

Google Forms yang sifatnya online, credential, dan mudah diakses menjadi solusi alternatif absensi online gratis bagi perusahaan yang secara spontan menerapkan remote working akibat pandemi dan tren masa kini.

Lalu, bagaimana cara menerapkan absensi online atau absensi mobile menggunakan web Gforms?

Kemudian, adakah solusi absensi kehadiran kerja yang lebih baik selain menggunakan sistem online Google Forms?

Berikut ini langkah-langkah dalam membuat absen online melalui web Google Forms / Gform secara mudah, yakni:

1. Untuk membuat absensi karyawan online menggunakan Google Forms, pertama Anda bisa mengunjungi https://www.google.com/forms/about/ kemudian klik Go To Google Forms.

Selanjutnya akan muncul halaman muka google seperti di bawah ini:

Tutorial cara membuat daftar hadir solusi absen atau absensi online gratis untuk pegawai dengan HP di website Google Form / Gform!

2. Kemudian, Anda bisa klik tanda (+) pada bagian paling kiri. Setelah itu akan muncul halaman web Google Forms yang bisa digunakan untuk membuat daftar hadir seperti berikut ini.

Tutorial cara membuat daftar hadir solusi absen atau absensi online gratis untuk pegawai dengan HP di website Google Form / Gform!

3. Pada halaman tersebut, Anda bisa mengganti judul formulir pada bagian “Formulir tanpa judul” dan Anda bisa menambahkan deskripsi formulir. Anda bisa mengisi dengan tanggal absen / absensi, nama perusahaan, dan juga divisi atau unit kerja di Gform.

4. Selanjutnya, anggap saja Anda ingin membuat formulir jam masuk. Maka mengganti keterangan “jam masuk” pada “pertanyaan tanpa judul”

5. Kemudian Anda bisa mengganti opsi jawaban dengan klik kolom “pilihan ganda” dan menggantinya dengan opsi “waktu”

6. Anda bisa menambahkan pertanyaan lain dengan cara klik simbol (+) pada bagian toolbar sebelah kanan. Sebagai tips, Anda bisa menambahkan pertanyaan tambahan yang berisi jawaban singkat untuk kebutuhan note karyawan, dan upload untuk kebutuhan upload selfie atau surat sakit jika karyawan sakit.

7. Selanjutnya, Anda tinggal mengirimkan link buat absen dengan web Google Forms / Gform kepada karyawan melalui email atau aplikasi obrolan yang digunakan perusahaan Anda. Namun sebelum itu, klik simbol titik tiga di samping tombol “kirim” kemudian pilih “Dapatkan link yang sudah terisi” atau “Get Pre-filled Link” apabila Anda membuat pertanyaan untuk absen keluar secara online dengan google forms ini.

8. Hasil dari isian Google Forms nantinya secara otomatis akan masuk ke dalam spreadsheet.

Cara Kedua, Membuat Absen dengan Multiple Choice Grid Google Form / Buat Gform Untuk Absensi

Selain menggunakan pertanyaan jawaban waktu, Anda juga bisa menggunakan pilihan jawaban multiple choice grid atau kisi pilihan ganda untuk membuat aplikasi absen digital dengan google forms online.

Metode cara buat absensi daftar hadir ini lebih sederhana namun isinya tidak selengkap cara pertama karena karyawan hanya mengisi pilihan hadir, tidak hadir, dan cuti.

  1. Caranya sama dengan cara pertama, namun Anda akan memilih pilihan multiple choice grid.

Tutorial cara membuat daftar hadir solusi absen atau absensi online gratis untuk pegawai dengan HP di website Google Form / Gform!

2. Kemudian Anda tinggal mengisi nama-nama karyawan pada kolom “baris” dan mengisi keterangan kehadiran di kolom “kolom”.

3. Selanjutnya, untuk memastikan setiap karyawan mengisi absensi, maka klik “Perlu 1 jawaban di setiap baris”. Lihat gambar di bawah ini.

Bentuk dari daftar hadir dengan Gform ini, nantinya akan seperti gambar di bawah ini.

Cara membuat aplikasi absen digital dengan menggunakan google forms

4. Klik simbol titik tiga di sebelah tombol “kirim” dan pilih “dapatkan link yang sudah terisi” agar link formulir absen gform tersebut dapat dibagikan ke seluruh karyawan tanpa Anda harus membuatnya satu per satu.

Kekurangan Membuat Absen atau Absensi dengan Web Google Forms Dibanding Berbasis Aplikasi Android App

Kekurangan daftar hadir absensi menggunakan Google Forms adalah Anda harus membuat forms setiap harinya dan Anda harus memasukkan data absensi ke dalam perhitungan penggajian secara manual.

Berbeda dengan aplikasi absensi pegawai online berbasis mobile Android.

Kekurangan lainnya adalah Google Forms sulit untuk menggambarkan kondisi absensi yang sebenarnya. Misalnya jam berapakah karyawan benar-benar masuk kerja.

Selain itu, web Google Forms hanya bisa digunakan untuk kebutuhan absensi saja.

Jika Anda ingin menggunakan Google Forms sebagai formulir cuti, Anda harus membuat formulir lainnya.

Nah, semoga tutorial cara membuat absensi daftar hadir di Google Form / buat absensi Gform diatas bisa bermanfaat untuk Anda.

Fahmi
Starting career as software engineer, but now is a digital geek, who love playing a lot about content creating, digital marketing, data analysis, SEO and social media. I create content daily, optimize, monitoring the result data, doing analysis on the data and turn it as revenue for my next adventure. Currently prefer to work remotely from home to help business grow their digital presence! I enjoy my current life, but still looking for any available challenge and problem that I can help to solve.