4 Tips Rukun Raharja Pantau Karyawan WFH Selama COVID-19

Tak sedikit yang meragukan kebijakan work from home (WFH) selama pandemi virus corona baru atau coronavirus disease 2019 (COVID-19) bakal berjalan mulus. Berbagai pertanyaan pun muncul. Benarkah karyawan melakukan pekerjaan lebih baik saat WFH? Atau malah kesempatan buat jalan-jalan?

Maklum saja, kesan pertama yang didapat dari work from home atau bekerja dari rumah adalah karyawan bermalas-malasan. Lalu yang jadi perhatian adalah bagaimana cara mengawasi para karyawan tersebut selama WFH ini.

Berbeda dengan salah satu perusahaan investasi di Indonesia, PT Rukun Raharja Tbk (RAJA) yang punya cara tersendiri untuk menyiasati work from home kepada para karyawannya. Seperti apa caranya?

Human Resources (HR) Spesialist PT Rukun Raharja Tbk, Suci Puspita Galih, membeberkan trik memantau karyawan yang bekerja dari rumah selama pandemi COVID-19 ini kepada Mekari Talenta seperti dikutip, Selasa (14/4).

Menggunakan Teknologi untuk Monitor Karyawan Saat WFH

Galih mengakui karena bidang pekerjaannya di bagian pengelola sumber daya manusia, maka peran teknologi sangat dibutuhkan.

Bukan hanya saat operasional perusahaan dalam kondisi normal, terlebih ketika dihadapkan pada kondisi seperti sekarang ini.

Dengan teknologi perusahaan mudah memantau karyawan selama bekerja dari rumah. Bahkan penggunaan teknologi ini justru menguntungkan, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Operasional perusahaan tetap jalan, tak ada PHK (pemutusan hubungan kerja).

Karena itulah, untuk mendukung pekerjannya ia memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk desktop software, web apps dan/atau mobile apps atau HRIS (Human Resources Information System) dari Talenta.

Dia mengungkapkan, untuk urusan personalia yang menyangkut kebutuhan karyawan salah satunya dalam memonitor absensi karyawan selama WFH, pihaknya menggunakan teknologi cloud yang disediakan Talenta.

“Karyawan semuanya sudah WFH. Mungkin ada beberapa ke kantor karena memang bagiannya harus dikerjakan di kantor, tapi tidak berlanjut tiap hari. Jadi kita pantau apakah dengan WFH ini karyawan benar-benar kerja atau malah jadi libur,” kata Galih.

Talenta memang menyediakan berbagai fitur yang memudahkan divisi Human Resources (HR) mengelola urusan karyawan saat bekerja dari rumah.

Misalnya fitur absensi mobile, Live Attendance, yang dapat membantu HR PT Rukun Raharja Tbk untuk memantau langsung kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah.

Live Attendance dari Talenta dilengkapi dengan fitur selfie check–in.

HR dapat melihat lokasi absen mereka melalui dashboard yang terupdate secara real-time setiap kali karyawan melakukan clock–in atau clock–out. Dengan begitu, HR tetap bisa mengawasi apakah karyawan bekerja atau tidak.

Memilih Fitur yang Sesuai untuk Tingkatkan Kinerja Karyawan selama WFH

Demi kelancaran absensi karyawan PT Rukun Raharja Tbk, Galih memilih menggunakan fitur absensi mobile Attendance yang ada di aplikasi Mekari Talenta.

Sehingga kualitas kerja karyawan selama WFH bisa terjaga.

“Di Mekari Talenta kan ada fitur Live Attendance dan Attendance. Kita pakai fitur yang Attendance biar karyawan bikin list pekerjaan harian, manajer ngereview, jadi tahu tiap hari apa yang dikerjakan. Jadi saat check-in (absensi) karyawan harus submit pekerjaan harian atau yang akan dikerjakan,” jelasnya.

Bahkan menurutnya penggunaan fitur itu membuat waktu kerja karyawan selama WFH di masa COVID-19 ini bisa fleksibel.

Ia mencontohkan, karyawan bisa mengajukan mengerjakan pekerjaannya di jam-jam tertentu yang tidak harus dari pagi hingga sore layaknya jam kantor.

“Pada saat check-out (absensi) dia update progresnya yang dikerjakan hari itu.

Dengan begini orang yang tidak bisa full day di depan laptop seperti kerja di kantor bisa mengerjakan di waktu lain, mungkin malam baru mulai kerja,” ungkapnya.

Pakai Teknologi yang Tepat buat Urusan Dokumen hingga ‘Meeting’ Klien

Galih mengakui banyak pekerjaan yang urusannya dengan bagian direksi maupun klien. Seperti meminta persetujuan untuk menandatangani dokumen penting dan lainnya.

Namun hal ini bisa dengan mudah ia lakukan seiring adanya teknologi.

“Misalnya untuk tanda tangan basah. Kita tinggal kirim saja ke direkturnya. Direktur print (cetak) sendiri, tanda tangan sendiri, cap sendiri, nanti kirim balik ke kita. Jadi enggak mengharuskan ke kantor,” ucapnya.

Demi kelancaran komunikasi selama WFH, perusahaan juga menggunakan teknologi lainnya yang mendukung seperti WhatsApp, Microsoft Team untuk conference call (concall) maupun chatting terkait pekerjaan. Sedangkan untuk melakukan meeting dengan klien, perusahaan menggunakan Zoom.

Pemanfaatkan Teknologi yang Mendukung untuk Urusan Administrasi

Dirinya bersyukur dengan adanya teknologi yang mendukung semua pekerjaannya dan kelancaran operasional perusahaan di bagian HR di PT Rukun Raharja Tbk ini.

Sehingga ia bisa melakukan banyak hal secara daring (online).

“Seperti administrasi-administrasi itu kita online. Kita (urusan) pembayaran sudah pakai aplikasi sendiri, lalu keuangan, terus pengadaan juga sudah ada aplikasinya (yang digunakan untuk kelancaran administrasi),” jelasnya.

Untuk memudahkan proses menghitung gaji karyawan, Mekari Talenta menyediakan fitur Payroll.

Fitur ini terintegrasi serta terhubung dengan update peraturan yang berlaku.

Perusahaan tinggal melakukan proses hitung cepat dengan aplikasi yang tersedia.

Pengurangan akan dilakukan dengan cermat dan hitungan rincinya akan muncul pada slip gaji yang diterima karyawan setiap bulan.

Mekari Talenta adalah software payroll Indonesia dengan fitur HR yang membantu mengelola cuti, absensi, lembur, hingga perhitungan gaji dan THR (Tunjangan Hari Raya) beserta pajak serta BPJS Karyawan.

Tertarik untuk mencoba Mekari Talenta?

Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.