Insight Talenta

Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online oleh HR System dan Informasi Terkait Lainnya

Setiap perusahaan perlu melakukan lapor ketenagakerjaan. Beberapa alasan mengapa bagian perusahaan wajib melaporkan ke bagian ketenagakerjaan dapat Anda ketahui di sini. Bagaimanapun laporan harus dilakukan bagian HRD dari suatu perusahaan. Guna mempermudah membuat laporan biasanya HRD akan menggunakan aplikasi HRIS system secara online.

Aplikasinya dapat install melalui smartphone maupun komputer. Sistem penyimpanan data setiap pegawai akan dilangsungkan melalui cloud terpusat. Hal-hal yang berkaitan dengan tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online juga dapat Anda ketahui dalam pembahasan ini.

tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online

Alasan Setiap Perusahaan Harus Mematuhi Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online

Mengenai tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online ini pernah dijelaskan dalam sosialisasi wajib lapor ketenagakerjaan perusahaan. Setidaknya terdapat dua alasan mengapa sebuah perusahaan perlu melaporkan data karyawannya ke Dinas Ketenagakerjaan. Kedua alasan tersebut dapat Anda simak dibawah ini.

  1. Memperhatikan Kesejahteraan Karyawan

Perusahaan dan karyawan bekerja sama untuk mendapatkan keuntungan. Perusahaan bisa berkembang juga berkat kinerja para karyawan. Tidak heran kalau perusahaan juga harus memperhatikan kesejahteraan karyawan. Bukti perusahaan selalu memperhatikan kesejahteraan karyawannya juga dapat buktikan melalui laporan ke Dinas Ketenagakerjaan.

Sebelum lapor bagian HRD harus selalu memenuhi sejumlah persyaratan. Persyaratan tersebut adalah perusahaan sudah terdaftar di dalam BPJS Ketenagakerjaan. Jika belum terdaftar maka harus segera mendaftarkan perusahaan dalam BPJS Ketenagakerjaan.

  1. Mencegah Terkena Sanksi Administrasi dan Sanksi Pidana

Selain itu terdapat alasan lain mengapa perusahaan perlu melapor ke Dinas Ketenagakerjaan yakin menghindari sanksi. Perusahaan yang tidak tertib terhadap peraturan ketenagakerjaan akan mendapatkan sanksi administrasi maupun pidana. Peraturan tersebut diatur dalam pasal 10 ayat 1. Perusahaan yang tidak melakukan pelaporan bisa dikenai sanksi kurungan maksimal 3 bulan dan denda maksimal ada Rp 1 juta.

Perusahaan juga perlu memperpanjang masa berlaku dengan cara memperhatikan tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online. Selain itu setiap perusahaan yang ingin mempekerjakan tenaga asing juga harus melapor dan memenuhi sejumlah persyaratan. Laporan yang ditujukan kepada Menteri Ketenagakerjaan harus diberikan setahun sekali.

Hanya saja faktanya masih punya perusahaan mangkir dari kewajiban tersebut. Alasan mangkir adalah proses penulisan laporan ketenagakerjaan yang repot. Demi mengatasi masalah tersebut akhirnya bagian Dinas Ketenagakerjaan meluncurkan tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online.

Hal-Hal yang Harus Dilaporkan

Karyawan HRD harus mengetahui apa saja hal yang harus dimasukkan ke dalam tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online. Beberapa hal yang wajib diisi nantinya dalam perusahaan adalah:

  1. Profil Pengguna atau Pengurus

Setiap mendaftar Anda perlu mengisi bagian data email dan password untuk login di aplikasi tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online. Isikan juga data lain seperti nama lengkap, nomor KTP, dan juga alamat pengurus atau pengguna dari suatu perusahaan.

  1. Profil Perusahaan

Hal penting lain yang juga harus dicantumkan adalah profil perusahaan yang berupa kantor pusat atau cabang. Jika sudah mendaftarkan kantor pusat maka kelak Anda bisa menambahkan kantor cabang untuk proses registrasi ketika sudah menyelesaikan registrasi kantor pusat.

  1. Legalitas Suatu Perusahaan

Setiap perusahaan juga harus mencantumkan dokumen legalitas pada pengisian formulir tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online. Pengisian legalitas akan berhubungan dengan nomor akta perusahaan, nomor TDP, nomor SIUP, dan lain sebagainya.

  1. Status dari Perusahaan

Bagian data status perusahaan akan meliputi status kepemilikan perusahaan, baik Perum, Swasta, Perusahaan Daerah, Koperasi, dan lain-lain. Kemudian harus juga mengisi bagian status permodalan berupa PMA, PMDN, Swasta Nasional, maupun Joint Venture. Terakhir adalah mengisikan negara asal perusahaan, seperti Indonesia atau asing.

  1. Tenaga Kerja dan Jaminan Sosial Ketenagakerjaan

Sudah sepantasnya perusahaan melaporkan tentang tenaga kerjanya. Tenaga kerja yang dimaksud dapat berasal dari Indonesia maupun asing, karena keduanya memerlukan persyaratan berbeda. Setiap tenaga kerja tadi juga harus diberikan jaminan sosial ketenagakerjaan BPJS. Apabila tidak memberikan BPJS maka bagian perusahaan dapat terkena sanksi dari Pemerintah.

Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online

Anda sudah mengetahui alasan mengapa perusahaan perlu melaporkan ketenagakerjaannya kepada Menteri Ketenagakerjaan. Sekarang saatnya untuk mengetahui tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online secara runtut berikut.

  1. Kunjungi Website Resmi dan Lakukan Registrasi

Langkah pertama yang harus dilakukan yakni masuk ke website https://wajiblapor.kemnaker.go.id/. Tampilan halaman laptop maupun smartphone akan berubah. Pilih menu pendaftaran perusahaan dan isi formulir dengan lengkap sesuai dengan data perusahaan.

  1. Isi Kelengkapan Data Perusahaan

Beberapa data perusahaan yang harus dimasukkan adalah profil pengguna, perusahaan, tenaga kerja, legalitas perusahaan, BPJS, sistem gaji, dan juga lowongan pekerjaan. Biasanya proses ini dilakukan oleh para karyawan yang bekerja di bagian HRD. Periksa ulang seluruh data yang telah diisikan agar sesuai dengan data sesungguhnya.

  1. Tunggu Proses Aktivasi Akun

Setiap perusahaan yang yang sudah melakukan pengisian kelengkapan data perusahaan akan diberikan kode aktivasi akun. Kode aktivasi akun biasa dikirim melalui SMS maupun email yang dimasukkan ke formulir kelengkapan data perusahaan. Periksa ulang bagian kode yang dimasukkan ke dalam kolom khusus aktivasi akun.

  1. Melakukan Pendaftaran Perusahaan

Anda sudah selesai mendaftarkan akun yang perlu untuk melanjutkan proses pendaftaran perusahaan pada tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online. Kalau sama sekali perusahaan belum pernah didaftarkan maka secara otomatis akan muncul form pendaftaran perusahaan. Isikan data-data yang diminta. Namun bagi perusahaan yang sudah terdaftar tidak perlu mengisi formulir ini kembali.

Jika berkeinginan untuk mendaftarkan cabang kantor sebaiknya mendaftarkan bagian pusatnya dahulu. Periksa berulang kali status perusahaan karena kesalahan tidak dapat diubah pada bagian ini. Data-data yang diminta tentang profil perusahaan berkaitan dengan nama perusahaan, tanggal berdiri, jumlah cabang di Indonesia, KBLI sesuai nomor perizinan, alamat perusahaan, kode pos perusahaan, website, email, dan nomor telepon perusahaan.

Apabila sudah selesai mengisi seluruh data tersebut Anda bisa melanjutkan dengan klik tombol selanjutnya. Anda akan mulai membuka formulir status perusahaan. Isikan status perusahaan dengan hati-hati karena begini tidak bisa diganti. Status perusahaan meliputi status kepemilikan, status permodalan, dan lain-lain

HR System untuk Mempermudah Pelaporan dengan Urutan Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan Online

Pada dasarnya software HR maupun HRIS berfungsi untuk mempermudah pengelolaan data karyawan. Pengelolaan yang dimaksud juga terkait dengan pembuatan laporan ketenagakerjaan. Banyak dari perusahaan berskala kecil sampai besar yang memanfaatkan HR system karena memang bisa mempermudah kinerja HRD. Informasi lebih lengkapnya tentang perangkat lunak ini dapat disimak berikut.

  1. Memberikan Banyak Manfaat

Tidak bisa dipungkiri bahwa menyiapkan laporan untuk tata cara wajib lapor ketenagakerjaan online bukan hal yang mudah. HRD seringkali dibuat pusing oleh masalah yang satu ini. Namun dengan memanfaatkan perangkat lunak khusus HRIS system memungkinkan HRD untuk membuat laporan hanya dalam beberapa menit. Hal itu dapat terwujud karena seluruh data karyawan sudah tersimpan di dalam cloud.

Aplikasi tersebut dapat mempermudah dalam mengelola data karyawan, rekapitulasi kehadiran, pengelolaan jam kerja, pembuatan laporan ketenagakerjaan, dan pengurusan perpajakan. Bahkan HRD juga dipermudah untuk pengurusan izin dan cuti para karyawan. Aplikasinya sendiri sering digunakan secara sederhana sehingga dapat digunakan dengan mudah oleh HRD awam sekalipun.

HRD juga tidak perlu repot-repot memikirkan sistem pengamanan data karyawan karena cloud sudah diproteksi sedemikian rupa untuk aman menyimpan data. Sangat berbeda dari penyimpanan data yang dilakukan secara manual dalam bentuk kertas kertas. Sistem keamanan pada perangkat lunak ini memungkinkan data-data terbebas dari ancaman pencurian, virus, dan juga kehilangan data.

Selain mempermudah HRD, perangkat lunak tersebut juga mempermudah para eksekutif ataupun manager. Mereka dapat melihat laporan secara hasil kinerja karyawan. Bahkan memungkinkan untuk memahami jumlah pertumbuhan karyawan dari tahun ke tahun. Bagian manajer juga bisa melacak perpindahan karyawan dari satu divisi ke divisi lain melalui data statistika.

Jenis laporan sendiri dapat dicetak dalam format xXLS maupun PDF. Hanya tinggal beberapa klik saja dan manajer dapat mengelola karyawan untuk dapat memberikan pelatihan terhadap sejumlah karyawan. Tidak hanya memberikan manfaat terhadap para eksekutif, HRIS system juga menawarkan sejumlah manfaat untuk para karyawannya.

Sejumlah manfaat yang akan didapatkan karyawan adalah keamanan data personal, pengaturan riwayat karyawan, tahu tentang rekap cuti dan izin, mempermudah pengajuan cuti dan izin, memperoleh slip gaji, dan melihat pengumuman dari HRD. Banyak sekali bukan manfaat yang diberikan dari penggunaan perangkat lunak yang satu ini.

  1. Menawarkan Banyak Fitur

Sebagian besar dari HR system sudah menawarkan fitur yang sangat variatif. Misalkan saja access attendance system, dashboard, data kepegawaian, recruitment, payroll, dan juga laporan. Pada access attendance system, memungkinkan software membantu pengelolaan data induk para pegawai, pelamar kerja, dan data induk keluarga pegawai. Seluruh data tersebut bisa dituangkan dalam bentuk file Excel maupun PDF.

Sedangkan fitur Dashboard memungkinkan pihak manajemen memonitor perkembangan produktivitas karyawan. Hasil datanya akan disajikan dalam bentuk grafik maupun tabel. Kemudian fitur rekrutmen adalah mempercepat proses HRD dalam menyeleksi pelamar kerja. HRD juga cepat dalam mengetahui kompetensi yang dimiliki oleh para pelamar kerja, terutama top talent.

Fitur Payroll memudahkan HRD untuk mengelola gaji karyawan. Pengelolaan yang dimaksud ada kaitannya dengan perhitungan PPH juga. Perangkat lunak ini mampu meminimalisir terjadinya kesalahan perhitungan gaji karyawan. Fitur yang terakhir adalah pembuatan laporan yang berhubungan dengan jumlah cuti, jumlah hadir, laporan lembur, dan lain-lain. Talenta adalah satu HR system terbaik saat ini yang dapat Anda coba, dengan dilengkapi berbagai fitur yang akan menunjang kemudahan dalam pengelolaan data karyawan. Kunjungi https://www.talenta.co/en/ untuk lebih lengkapnya.

Menggunakan Perangkat Lunak HRIS System Bernama Talenta

Talenta merupakan perangkat lunak HR atau HRIS system terautomasi. Proses payroll dan pengelolaan karyawan menjadi mudah karena sudah memanfaatkan penyimpanan data Cloud. Aplikasinya sendiri juga sudah menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan nasional dan internasional, seperti BNI Asset Management, 3M, BAF, BUNDA, HYUNDAI, dan lain-lain.

Para klien yang berminat menggunakan perangkat lunak bisa mencoba demo interaktif Talenta secara gratis. Namun untuk memulai interaksi klien perlu mengisi bagian formulir online dahulu, seperti nama lengkap, nama perusahaan, jabatan, jumlah karyawan di perusahaan, nomor ponsel, alamat email, dan lain-lain. Selesai mengisi formulir maka klien akan bisa segera mencoba demo aplikasinya. 

Anda yang ingin berkonsultasi dahulu bisa membuat janjian dengan sales Talenta. Bisa juga melakukan penjadwalan meeting yang diatur melalui WhatsApp maupun Call Center. Kantor Mekari sendiri tersebar di seluruh wilayah Indonesia mulai dari Bandung, Medan, Yogyakarta, Semarang, Surabaya, Bali, Pekanbaru, dan Makassar. Klien akan dapat merasakan manfaat penggunaan aplikasi yang meringankan tugas HRD tepat setelah menggunakannya.

Informasi lebih lengkap mengenai HRIS system by Talenta dapat Anda akses pada tautan berikut: https://www.talenta.co/fitur/software-hris/.


PUBLISHED25 May 2022
Made
Made