Payroll Outsourcing Service dan HRIS Software, Mana yang Lebih Baik?

Payroll outsourcing service di Indonesia mungkin masih terdengar awam. Namun keberadaannya bisa menjadi sangat penting bagi perusahaan. Namun secara fungsi, ada beberapa perbedaannya dengan software HRIS yang menyediakan fitur payroll otomatis.

Tidak dapat dipungkiri bahwa mengurus payroll karyawan dapat menjadi hal yang cukup menyulitkan dan menyita waktu.

Melihat begitu banyak komponen serta beragam regulasi terkait hak dan kewajiban karyawan di dalam gaji mereka, penghitungan payroll sangat rentan terhadap kesalahan.

Untuk dapat menghindari hal tersebut, tidak jarang perusahaan mengandalkan jasa payroll outsourcing agar proses payroll jadi lebih efisien.

Namun apa itu payroll outsourcing apa bedanya dengan software HRIS yang menyediakan fitur manajemen payroll? Simak pemaparan lengkapnya di artikel berikut.

Apa Itu Payroll Outsourcing?

Secara singkat, payroll outsourcing sendiri merupakan sebuah usaha ketika perusahaan tidak memproses payroll karyawan secara mandiri namun mengandalkan jasa atau service profesional.

Nantinya pada proses payroll outsourcing, penyedia service tersebut akan mengurus segala kebutuhan administratif sesuai peraturan di Indonesia yang berhubungan dengan gaji karyawan hingga ke proses pembayaran gajinya.

Banyak perusahaan yang memilih untuk menggunakan payroll outsourcing service karena jika dilakukan secara mandiri dan manual akan memakan waktu dan tidak efisien.

Adanya proses otomasi dari sistem payroll outsourcing seperti pada aplikasi Mekari Talenta memungkinkan HR untuk fokus pada pekerjaan-pekerjaan lain yang lebih strategis perusahaan mereka.

Biasanya, tugas-tugas yang akan dikerjakan melalui payroll outsourcing meliputi:

• Penghitungan gaji serta komponennya
• Penghitungan tunjangan
• Pengurangan pajak PPh pasal 21
• Pembayaran gaji karyawan

Baca juga: Apa Itu Payroll dan Bagaimana Cara Menghitungnya?

Apa Perbedaan Penggajian dengan Jasa Payroll Outsourcing dengan In-House?

Dalam mengelola gaji karyawan, perusahaan memiliki dua opsi utama: menggunakan layanan payroll outsourcing atau menangani semuanya secara internal.

Kedua metode ini memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, yang perlu dipertimbangkan dengan cermat sebelum membuat keputusan.

Berikut adalah perbandingan antara kedua opsi tersebut:

Payroll Outsourcing

Payroll outsourcing merupakan pilihan di mana perusahaan mempercayakan pengelolaan penggajian kepada penyedia layanan pihak ketiga.

Dengan mendelegasikan tugas ini kepada ahli, perusahaan dapat lebih fokus pada aktivitas inti bisnis mereka.

Penyedia layanan payroll outsourcing memiliki pemahaman mendalam tentang regulasi perpajakan dan hukum ketenagakerjaan, sehingga membantu perusahaan mematuhi regulasi dengan benar.

Selain itu, biaya outsourcing seringkali lebih rendah daripada biaya internal seperti pelatihan staf dan pengadaan perangkat lunak.

In-House Payroll

Pada sisi lain, penggajian in-house berarti perusahaan mengelola proses penggajian secara internal.

Dalam hal ini, perusahaan memiliki kendali penuh atas seluruh proses penggajian dan dapat menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka.

Keuntungan lain adalah bahwa mengendalikan seluruh proses penggajian dapat meningkatkan keamanan data karyawan, karena perusahaan memiliki kontrol langsung atas semua aspek penggajian.

Keputusan antara menggunakan layanan payroll outsourcing atau penggajian in-house harus didasarkan pada kebutuhan dan kondisi spesifik perusahaan, termasuk ukuran bisnis, anggaran, dan sumber daya yang tersedia.

Beberapa perusahaan mungkin lebih memilih outsourcing untuk efisiensi dan penghematan biaya, sementara yang lain mungkin lebih memilih in-house karena lebih mengutamakan kontrol dan keamanan data.

Namun, terlepas dari pilihan yang diambil, yang terpenting adalah memastikan bahwa proses penggajian dilakukan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Memahami Lebih Dalam Tentang Layanan Payroll Outsourcing

Pada tahap awal pengembangan bisnis, perusahaan seringkali dihadapkan pada tantangan untuk memastikan semua aspek operasional berjalan dengan baik, terutama jika sumber daya manusia masih terbatas atau belum optimal.

Dalam konteks ini, menggunakan layanan payroll outsourcing dari pihak ketiga dapat menjadi solusi yang efektif dan efisien untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dari layanan payroll outsourcing di Indonesia:

1. Meningkatkan Akurasi

Salah satu keuntungan utama dari menggunakan layanan payroll outsourcing adalah peningkatan akurasi dalam penggajian karyawan.

Layanan ini biasanya dilakukan oleh ahli akuntansi yang berpengalaman dan dilengkapi dengan perangkat lunak dan sistem yang canggih untuk menghitung gaji dan upah karyawan.

Dengan demikian, risiko kesalahan dalam perhitungan dan pengarsipan data dapat dikurangi secara signifikan, yang pada gilirannya meningkatkan akurasi dalam proses penggajian.

2. Patuh Terhadap Aturan Perpajakan dan Hukum

Regulasi perpajakan dan hukum terkait penggajian karyawan di Indonesia cukup kompleks.

Kesalahan dalam menghitung pajak atau ketidakpatuhan terhadap regulasi dapat berdampak serius pada perusahaan.

Layanan payroll outsourcing memiliki pemahaman mendalam tentang regulasi ini dan dapat membantu perusahaan mematuhi semua persyaratan dengan benar, sehingga mengurangi risiko potensial yang terkait dengan non-kepatuhan.

3. Menghemat Biaya

Meskipun pada awalnya mungkin terdengar kontradiktif, penggunaan layanan payroll outsourcing sebenarnya dapat menghemat biaya bagi perusahaan dalam jangka panjang.

Biaya terkait dengan pengelolaan internal penggajian, seperti pembelian dan pemeliharaan perangkat lunak, pelatihan staf, dan alokasi sumber daya manusia tambahan, dapat dihindari atau dikurangi dengan menggunakan layanan dari pihak ketiga.

4. Efisiensi Kegiatan Operasional

Layanan payroll outsourcing membantu perusahaan menghemat waktu dan sumber daya dengan menghilangkan kebutuhan untuk mempekerjakan dan melatih staf internal khusus untuk mengelola penggajian.

Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada aktivitas inti bisnis mereka sambil mempercayakan tugas administratif terkait penggajian kepada para ahli yang memiliki keahlian khusus dalam bidang tersebut.

5. Keamanan Data Terjamin

Keamanan data merupakan aspek yang sangat penting dalam pengelolaan penggajian karyawan.

Layanan payroll outsourcing umumnya dilengkapi dengan sistem dan infrastruktur yang aman untuk menjaga kerahasiaan data karyawan dan informasi finansial perusahaan.

Dengan demikian, perusahaan dapat memiliki keyakinan bahwa data mereka akan diurus dengan aman dan terlindungi.

Kekurangan Proses Payroll Secara Manual

Ada beberapa kekurangan yang masih dihadapi oleh perusahaan ketika proses payroll mereka dilakukan secara mandiri, misalnya ketika proses yang memakan waktu membuat perusahaan tidak dapat fokus ke tugas-tugas lain.

Namun, masih ada beberapa kekurangan lainnya yang perlu menjadi bahan pertimbangan untuk perusahaan.

Sebagaimana pekerjaan lainnya, keberhasilan proses payroll bergantung pada siapa yang menjalankannya dan bagaimana metode mereka.

Banyak perusahaan yang masih meminta HR untuk menghitung gaji secara manual yang memakan waktu.

Hasilnya, terkadang waktu gajian bisa tidak menentu dan sering terjadi kesalahan hitung hingga karyawan pun kena imbasnya.

Beberapa Keuntungan dari Payroll Outsourcing

Payroll merupakan pekerjaan yang memakan waktu, namun perannya sangat krusial di dalam perusahaan.

Di beberapa kondisi dan untuk jangka panjang, menggunakan payroll outsourcing service yang ada di Indonesia mungkin bisa menjadi pilihan yang lebih ekonomis dan juga nyaman.

Berikut adalah beberapa keuntungannya.

Memiliki banyak waktu untuk fokus pada bisnis

Mengurus payroll karyawan butuh waktu dan ketelitian, berapapun banyaknya karyawan yang Anda miliki. Maka dari itu, dengan mendelegasikan waktu payroll kepada pihak ketiga bisa menjadi langkah yang strategis.

Hal ini penting karena waktu yang dapat Anda hemat tersebut dapat dipakai untuk membuat strategi bisnis, meningkatkan penjualan, dan juga mengembangkan bisnis sehingga Anda dapat fokus pada peningkatan produktivitas.

Merahasiakan informasi gaji karyawan 

Ketika Anda mengurus payroll secara in-house atau mandiri, akan ada risiko di mana sebagian karyawan dapat mengakses informasi gaji semua karyawan.

Informasi gaji karyawan ini bisa saja bocor ke karyawan lainnya, padahal informasi gaji karyawan sifatnya sensitif.

Ketika Anda menggunakan payroll outsourcing service baik di Indonesia atau di luar negeri, data gaji karyawan akan tersimpan di server pihak ketiga yang Anda gunakan jasanya.

Jadi, kemungkinan seseorang di perusahaan bisa mengetahui detil gaji karyawan lainnya sangat kecil.

Ini akan menghindari potensi kericuhan yang bisa terjadi di kantor.

Meminimalisir kesalahan dengan menggunakan payroll service di Indonesia yang sudah sesuai peraturan

Seperti yang telah disebutkan tadi, kesalahan pada penghitungan payroll dapat menghabiskan biaya lagi.

Tidak hanya dapat bersinggungan dengan peraturan yang berlaku di Indonesia, tetapi juga dampaknya pada karyawan Anda.

Dengan kata lain, jika Anda ingin karyawan merasa bahagia, pastikan gaji dibayarkan tepat waktu dan penghitungannya tepat.

Dengan menggunakan payroll outsourcing baik yang ada di luar negeri atau Indonesia, Anda bisa memastikan bahwa gaji masing-masing karyawan, komponen-komponen, serta laporannya dapat dikerjakan secara akurat, sesuai undang-undang dan peraturan yang berlaku, serta tepat waktu.

Baca juga: Alasan Mengapa HR Wajib Pindah ke Aplikasi PPh 21 dan Payroll

Kekurangan Payroll Outsourcing Service Di Indonesia Atau Dimanapun

Setelah tadi kita mengetahui beberapa keuntungan dalam menggunakan payroll outsourcing service, masih ada beberapa kekurangan yang harus dihadapi penggunanya di Indonesia ataupun dimana saja.

Meski menggunakan payroll outsource dapat menghemat biaya di awal, tetapi jika berlangsung lama hal ini akan menjadi biaya tambahan terus-menerus selama Anda menyerahkan proses payroll ke pihak ketiga.

Memang, untuk melatih serta merekrut karyawan yang mengurus payroll butuh biaya yang besar.

Namun, karyawan yang Anda miliki akan menjadi aset penting di kemudian hari.

Dengan memberikan pelatihan, mereka akan berkembang dan kelak akan dibutuhkan pada posisi-posisi yang lebih tinggi lagi.

Ditambah, kini sudah ada beragam software payroll yang mudah digunakan.

Kemudian, kesalahan proses payroll karena Anda salah memilih vendor payroll outsource yang tidak sesuai standar juga mungkin terjadi.

Karena yang memproses payroll berasal dari pihak luar, Anda tidak memiliki kontrol penuh terhadap proses penggajian tersebut.

Permasalahan selanjutnya yang kerap ditemui ketika melakukan payroll outsourcing adalah pihak ketiga yang kurang teliti dalam melihat informasi penting yang bisa saja terlewatkan ketika sedang menghitung payroll karyawan.

Karena payroll merupakan salah satu pengeluaran perusahaan yang paling besar, perusahaan tidak bisa membiarkan kesalahan sedikit terjadi pada prosesnya karena jika salah, biaya ke depannya akan lebih besar lagi.

Baca juga: Semua Tentang Payroll System di Indonesia, Bagaimana Peraturannya?

Software HRIS Cloud Talenta, Alternatif Payroll Outsourcing untuk Proses Pembayaran Gaji yang Lebih Efisien di Indonesia

Namun, ada solusi praktis dan efisien untuk memudahkan pembayaran gaji karyawan yaitu dengan menggunakan software payroll berbasis cloud, misalnya seperti Mekari Talenta.

Software payroll Mekari Talenta merupakan software HRIS berbasis cloud service yang memungkinkan HR untuk memproses payroll secara otomatis mulai dari penghitungan, pembayaran, hingga ke pembuatan laporannya sesuai peraturan yang berlaku di Indonesia.

Dengan fitur Payroll dari Mekari Talenta, HR dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis karena dapat terintegrasi dengan sistem absensi yang sudah ada.

Sehingga prosesnya jauh lebih cepat. Selain itu, pembayaran gaji karyawan juga dapat dilakukan dengan cepat ke rekening bank yang berbeda.

Mengingat komponen gaji yang ada di Indonesia umumnya bermacam-macam, fitur Payroll dari Mekari Talenta juga sudah mengikuti regulasi pemerintah Indonesia yang berlaku pada saat itu.

Kemudian untuk memudahkan HR dalam pengoperasiannya, Mekari Talenta juga menyediakan pelatihan untuk menggunakan aplikasinya sehingga HR bisa lebih mahir mengurus payroll dengan Talenta dalam waktu yang singkat.

Menggunakan software payroll dari Mekari Talenta juga lebih hemat biaya dan bisa disesuaikan berdasarkan budget serta jumlah karyawan perusahaan. Harga yang murah ini tentu setimpal dengan efisiensi waktu yang akan dirasakan oleh tim HR dibanding proses manual.

Ditambah dengan fitur-fitur fungsi HR lainnya yang terintegrasi secara real-time, Mekari Talenta akan memudahkan HR dalam mengelola administrasi HR dengan lebih akurat dan cepat.

Jika Anda tertarik untuk mencari tahu Mekari Talenta lebih lanjut, Anda bisa mencoba demo aplikasinya secara gratis dengan mendaftarkan diri Anda pada form berikut ini. Anda akan langsung merasakan kemudahan mengelola Payroll dengan Mekari Talenta.