5 Cara Mengelola Absensi Karyawan yang Benar dan Tidak Merugikan

Absensi buruk rugikan karyawan? Ini cara mengelola absensi kolektif karyawan! Kebijakan absensi karyawan mungkin banyak dianggap sebagai hal sepele yang tidak membawa banyak pengaruh untuk produktivitas perusahaan.

Namun demikian, data yang ditemukan tim kami menunjukkan fakta sebaliknya bahwa permasalahan dalam kebijakan mengelola absensi karyawan dapat berdampak serius pada produktivitas serta berisiko membawa kerugian besar untuk perusahaan.

Ketidakhadiran karyawan memang tidak selalu berarti bahwa karyawan tidak melakukan pekerjaan produktif.

Ada juga ketidakhadiran yang terjadi karena memang harus menghadiri meeting di luar kota, atau karyawan sedang melakukan cuti namun tetap memberikan kontribusi pada perusahaan berupa pekerjaan yang disetorkan secara online.

Namun demikian, pos kebocoran terletak pada ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas dan tidak terlacak.

Mungkin secara awam hal ini tidak signifikan, namun bayangkan jika secara kolektif, semua data ketidakhadiran dikumpulkan dan ditotal jumlah waktu kerja yang tidak dipenuhi akibat ketidakhadiran tersebut.

Absensi Buruk Rugikan Karyawan? Ini Cara Mengelola Absensi Karyawan!

4 Data Kerugian Absensi di Dunia

Dari setiap karyawan, setiap jam kerja serta setiap hari kerja yang dilakukan karyawan, data yang ditemukan pada 4 negara Eropa dan Amerika serta Australia ternyata mencengangkan.

Angka yang dipaparkan tersebut merupakan total ketidakhadiran yang tercatat, dan dijumlahkan.

Betapa besar kerugian materiil yang terjadi karena ketidakhadiran tersebut. Di bawah ini adalah angka kerugian di 4 negara ini.

1. Amerika kehilangan 550 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 300 Juta Dollar AS.
2. Irlandia kehilangan 4,05 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 490 Juta Euro.
3. Inggris Raya kehilangan sebanyak 137 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 18 milyar Poundsterling.
4. Australia kehilangan sebanyak 92 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 33 juta Dollar Australia.

Jika disimak, penyebab dari ketidakhadiran karyawan sebenarnya dapat dicegah dengan berbagai program yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

Program kesehatan misalnya dengan check-up rutin untuk karyawan, olahraga bersama, atau layanan konseling untuk menjaga kesehatan mental serta tingkat stress karyawan yang dimiliki.

Baca juga: 5 Tips Memilih Software dan Aplikasi Absensi Online

Hal yang Harus Dilakukan Perusahaan Untuk Cara Mengelola Absensi Karyawan yang Tidak Merugikan

Lalu dengan berbekal data ini, apa yang sebaiknya dilakukan perusahaan untuk menyikapi potensi kerugian dan penyebab dari ketidakhadiran karyawan ini?

a. Kebijakan Absensi yang Jelas

Dengan memberikan kebijakan absensi yang jelas, perusahaan telah memberikan batasan umum pada hak dan kewajiban karyawan yang tidak hadir. Setidaknya, karyawan juga akan berpikir dua kali ketika akan melakukan ketidakhadiran tanpa alasan jelas.

b. Melacak dengan Pasti Jam Masuk dan Keluar

Dengan bantuan sistem absensi modern, hal ini bisa dengan mudah dilakukan. Baik absensi langsung di kantor atau melalui aplikasi mobile datanya akan dikumpulkan secara otomatis dan Anda dapat mengevaluasi secara keseluruhan.

c. Lingkungan Kerja yang Kondusif

Tidak sedikit karyawan yang tidak hadir dengan alasan tidak jelas. Hal ini bisa dicegah dengan menyediakan lingkungan kerja yang kondusif, bersih serta nyaman. Dengan demikian karyawan akan memiliki motivasi untuk bekerja dan masuk ke kantor.

d. Pemberian Hadiah

Memang terdengar sangat kuno, namun pemberian insentif pada karyawan yang mencatatkan kehadiran penuh dalam satu periode waktu dapat menjadi rangsangan yang tepat untuk mereka.

Setidaknya, karyawan memiliki suatu target absensi yang jelas untuk mendapatkan tambahan insentif.

e. Pengaturan Jam Kerja Fleksibel

Berikan pula ruang untuk mengatur jam kerja yang fleksibel pada karyawan, sehingga mereka tetap bisa bekerja secara nyaman. Ingat, karyawan yang bekerja dalam mood baik akan memberikan kinerja maksimal.

Tidak hanya berdampak baik untuk kesehatan fisik dan mental karyawan, hal ini juga akan memberikan perusahaan sedikit jaminan bahwa kinerja yang diberikan karyawan akan stabil.

Dengan membaca data yang disampaikan di atas, jelas kemudian betapa kebijakan dan pengelolaan absensi merupakan poin penting dalam berjalannya perusahaan.

Tentu saja, hal ini semakin mudah dan efektif sejak keberadaan contoh absensi karyawan atau pegawai menjadi fitur di berbagai aplikasi pengelolaan SDM beredar dipasaran.

Talenta menjadi salah satu aplikasi yang menawarkan fitur lengkap serta unggul, setiap fiturnya terintegrasi satu sama lain, dan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Dalam sektor absensi karyawan, Talenta dapat membantu perusahaan Anda mencatat waktu kehadiran, waktu pulang, waktu lembur, mengelola jatah cuti hingga menghitung secara tepat setiap kehadiran dan cuti berbayar yang dilakukan karyawan.

Ingin dapatkan pengalaman mudahnya kelola karyawan dengan aplikasi absensi online? Anda juga bisa coba gratis aplikasi HRIS Talenta sekarang dengan klik di sini.