5 Cara Mengelola Absensi Karyawan yang Benar dan Tidak Merugikan

Tayang
21 Mar, 2024
Diperbarui
29 November 2024

Absensi buruk rugikan karyawan? Ini cara mengelola absensi kolektif karyawan! Kebijakan absensi karyawan mungkin banyak dianggap sebagai hal sepele yang tidak membawa banyak pengaruh untuk produktivitas perusahaan.

Absen kolektif adalah metode pencatatan kehadiran yang dilakukan secara bersamaan untuk kelompok atau sejumlah individu sekaligus, biasanya digunakan dalam organisasi, perusahaan, atau institusi pendidikan. Metode ini memungkinkan manajer, guru, atau petugas terkait mencatat kehadiran sekelompok orang dalam waktu yang lebih efisien dibandingkan pencatatan individual.

Namun demikian, data yang ditemukan tim kami menunjukkan fakta sebaliknya bahwa permasalahan dalam kebijakan mengelola absensi karyawan dapat berdampak serius pada produktivitas serta berisiko membawa kerugian besar untuk perusahaan. Ketidakhadiran karyawan memang tidak selalu berarti bahwa karyawan tidak melakukan pekerjaan produktif.

Ada juga ketidakhadiran yang terjadi karena memang harus menghadiri meeting di luar kota, atau karyawan sedang melakukan cuti namun tetap memberikan kontribusi pada perusahaan berupa pekerjaan yang disetorkan secara online.

Namun demikian, pos kebocoran terletak pada ketidakhadiran tanpa alasan yang jelas dan tidak terlacak. Mungkin secara awam hal ini tidak signifikan, namun bayangkan jika secara kolektif, semua data ketidakhadiran dikumpulkan dan ditotal jumlah waktu kerja yang tidak dipenuhi akibat ketidakhadiran tersebut.

Absensi Buruk Rugikan Karyawan Dan Perusahaan? Ini Cara Mengelolanya!

Absensi buruk atau kehadiran yang tidak konsisten dapat memberikan dampak negatif tidak hanya bagi perusahaan, tetapi juga bagi karyawan itu sendiri. Ketidakhadiran yang berulang atau tidak teratur dapat menurunkan produktivitas, merusak hubungan kerja, dan bahkan memengaruhi reputasi karyawan di tempat kerja. Untuk mengelola absensi buruk, baik perusahaan maupun karyawan perlu memahami dampaknya dan mengambil langkah-langkah strategis untuk mengatasinya.

Absensi Buruk Rugikan Karyawan? Ini Cara Mengelola Absensi Kolektif Karyawan!

Tidak hanya berdampak baik untuk kesehatan fisik dan mental karyawan, hal ini juga akan memberikan perusahaan sedikit jaminan bahwa kinerja yang diberikan karyawan akan stabil. Dengan membaca data yang disampaikan di atas, jelas kemudian betapa kebijakan dan pengelolaan absensi merupakan poin penting dalam berjalannya perusahaan.

Tentu saja, hal ini semakin mudah dan efektif sejak keberadaan contoh absensi karyawan atau pegawai menjadi fitur di berbagai aplikasi pengelolaan SDM beredar dipasaran. Mekari Talenta menjadi salah satu aplikasi yang menawarkan fitur lengkap serta unggul, setiap fiturnya terintegrasi satu sama lain, dan dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Dalam sektor absensi karyawan, Mekari Talenta dapat membantu perusahaan Anda mencatat waktu kehadiran, waktu pulang, waktu lembur, mengelola jatah cuti hingga menghitung secara tepat setiap kehadiran dan cuti berbayar yang dilakukan karyawan.

Ingin dapatkan pengalaman mudahnya kelola karyawan dengan aplikasi absensi online? Anda juga bisa coba gratis aplikasi HRIS Mekari Talenta sekarang dengan klik di sini.

Dampak Negatif Absensi Buruk bagi Karyawan

Penurunan Reputasi di Tempat Kerja

Karyawan yang sering absen dapat dianggap tidak bertanggung jawab atau tidak dapat diandalkan. Hal ini dapat memengaruhi pandangan manajer dan rekan kerja terhadap mereka.

Kesempatan Karir yang Terbatas

Ketidakhadiran yang buruk dapat mengurangi peluang karyawan untuk dipromosikan, karena mereka dianggap kurang berkomitmen terhadap pekerjaannya.

Beban Kerja Bertambah saat Kembali

Ketika sering absen, tugas yang tertunda menumpuk, sehingga karyawan harus bekerja lebih keras untuk menyelesaikannya setelah kembali bekerja.

Pengurangan Kompensasi

Dalam beberapa perusahaan, absensi buruk dapat memengaruhi bonus atau tunjangan karyawan. Bahkan, ketidakhadiran yang tidak sah dapat menyebabkan pemotongan gaji.

Risiko Kehilangan Pekerjaan

Jika absensi tidak dikelola dengan baik, perusahaan dapat mengambil langkah ekstrem seperti memberikan peringatan atau bahkan memberhentikan karyawan.

Baca Juga: Berbagai Kebiasaan Buruk yang Perlu Dihindari di Tempat Kerja

Penyebab Absensi Buruk

Masalah Kesehatan

Penyakit fisik atau mental yang tidak ditangani dengan baik sering kali menjadi penyebab utama absensi.

Ketidakpuasan Kerja

Karyawan yang merasa tidak puas dengan lingkungan kerja, atasan, atau tugasnya lebih cenderung untuk absen.

Masalah Pribadi

Konflik keluarga, kesulitan keuangan, atau tantangan pribadi lainnya dapat memengaruhi kehadiran di tempat kerja.

Kurangnya Motivasi

Karyawan yang tidak merasa dihargai atau tidak memiliki tujuan yang jelas di tempat kerja sering kali kehilangan motivasi untuk hadir secara konsisten.

Manajemen yang Buruk

Sistem absensi yang kurang transparan atau kurangnya komunikasi dari manajemen dapat membuat karyawan merasa tidak terikat pada jadwal kerja.

Baca Juga: Mengelola Karyawan Milenial, Apa Keuntungannya bagi Perusahaan?

Cara Mengelola Absensi Buruk

1. Tingkatkan Kesadaran Karyawan tentang Dampaknya

Edukasi Internal:

Adakan sesi pelatihan atau diskusi yang menjelaskan bagaimana absensi buruk tidak hanya merugikan perusahaan tetapi juga memengaruhi karir karyawan.

Berikan Feedback Rutin:

Diskusikan secara terbuka pola absensi karyawan dan dampaknya terhadap tim.

2. Terapkan Kebijakan Absensi yang Jelas

Buat Panduan Kebijakan:

Kebijakan absensi harus mencakup aturan tentang cuti sakit, izin, dan ketidakhadiran yang tidak sah.

Sistem Peringatan:

Terapkan sistem peringatan bertahap untuk menangani absensi buruk, mulai dari peringatan lisan hingga tindakan lebih serius.

3. Gunakan Teknologi untuk Monitoring Absensi

Sistem Absensi Digital:

Gunakan aplikasi absensi berbasis cloud yang memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran dengan mudah.

Data Real-Time:

Manajer dapat memantau pola absensi secara langsung untuk mengambil tindakan preventif.

4. Berikan Dukungan bagi Karyawan dengan Masalah Pribadi

Konseling Karyawan:

Sediakan program konseling atau sesi dukungan untuk membantu karyawan yang menghadapi masalah pribadi.

Fleksibilitas Jadwal:

Berikan opsi kerja fleksibel atau hybrid untuk karyawan yang menghadapi tantangan tertentu.

5. Bangun Motivasi dan Kepuasan Kerja

Pengakuan dan Penghargaan:

Berikan penghargaan kepada karyawan dengan kehadiran yang baik, seperti bonus atau sertifikat.

Lingkungan Kerja yang Positif:

Ciptakan budaya kerja yang mendukung, di mana karyawan merasa dihargai dan memiliki tujuan.

6. Lakukan Evaluasi Kinerja Secara Berkala

Analisis Data Absensi:

Gunakan data absensi untuk mengidentifikasi tren absensi buruk.

Diskusi Individu:

Ajak karyawan dengan pola absensi buruk untuk berdiskusi secara langsung dan mencari solusi bersama.

Contoh Kasus: Penanganan Absensi Buruk di Perusahaan

Masalah:

  • Seorang karyawan di sebuah perusahaan teknologi sering kali absen tanpa alasan yang jelas, menyebabkan tugas tim tertunda.

Langkah yang Diambil:

  1. Pendekatan Individu: Manajer mendiskusikan pola absensinya secara pribadi untuk memahami akar masalahnya.
  2. Dukungan Kesehatan Mental: Perusahaan memberikan akses ke program konseling untuk membantu karyawan tersebut mengatasi stres.
  3. Pemberian Fleksibilitas: Karyawan diberi opsi kerja hybrid untuk mendukung keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Hasil:

  • Kehadiran karyawan membaik, dan produktivitas tim meningkat secara signifikan.

4 Data Kerugian Absensi di Dunia

Dari setiap karyawan, setiap jam kerja serta setiap hari kerja yang dilakukan karyawan, data yang ditemukan pada 4 negara Eropa dan Amerika serta Australia ternyata mencengangkan.

Angka yang dipaparkan tersebut merupakan total ketidakhadiran yang tercatat, dan dijumlahkan.

Betapa besar kerugian materiil yang terjadi karena ketidakhadiran tersebut. Di bawah ini adalah angka kerugian di 4 negara ini.

  1. Amerika kehilangan 550 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 300 Juta Dollar AS.
  2. Irlandia kehilangan 4,05 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 490 Juta Euro.
  3. Inggris Raya kehilangan sebanyak 137 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 18 milyar Poundsterling.
  4. Australia kehilangan sebanyak 92 juta hari kerja dalam setahun dan mengalami kerugian hingga 33 juta Dollar Australia.

Jika disimak, penyebab dari ketidakhadiran karyawan sebenarnya dapat dicegah dengan berbagai program yang dapat dilakukan oleh perusahaan.

Program kesehatan misalnya dengan check-up rutin untuk karyawan, olahraga bersama, atau layanan konseling untuk menjaga kesehatan mental serta tingkat stress karyawan yang dimiliki.

Baca juga: 5 Tips Memilih Software dan Aplikasi Absensi Online

Hal yang Harus Dilakukan Perusahaan Untuk Cara Mengelola Absensi Karyawan yang Tidak Merugikan

Lalu dengan berbekal data ini, apa yang sebaiknya dilakukan perusahaan untuk menyikapi potensi kerugian dan penyebab dari ketidakhadiran karyawan ini?

a. Kebijakan Absensi yang Jelas

Dengan memberikan kebijakan absensi yang jelas, perusahaan telah memberikan batasan umum pada hak dan kewajiban karyawan yang tidak hadir. Setidaknya, karyawan juga akan berpikir dua kali ketika akan melakukan ketidakhadiran tanpa alasan jelas.

b. Melacak dengan Pasti Jam Masuk dan Keluar

Dengan bantuan sistem absensi modern, hal ini bisa dengan mudah dilakukan. Baik absensi langsung di kantor atau melalui aplikasi mobile datanya akan dikumpulkan secara otomatis dan Anda dapat mengevaluasi secara keseluruhan.

c. Lingkungan Kerja yang Kondusif

Tidak sedikit karyawan yang tidak hadir dengan alasan tidak jelas. Hal ini bisa dicegah dengan menyediakan lingkungan kerja yang kondusif, bersih serta nyaman. Dengan demikian karyawan akan memiliki motivasi untuk bekerja dan masuk ke kantor.

d. Pemberian Hadiah

Memang terdengar sangat kuno, namun pemberian insentif pada karyawan yang mencatatkan kehadiran penuh dalam satu periode waktu dapat menjadi rangsangan yang tepat untuk mereka.

Setidaknya, karyawan memiliki suatu target absensi yang jelas untuk mendapatkan tambahan insentif.

e. Pengaturan Jam Kerja Fleksibel

Berikan pula ruang untuk mengatur jam kerja yang fleksibel pada karyawan, sehingga mereka tetap bisa bekerja secara nyaman. Ingat, karyawan yang bekerja dalam mood baik akan memberikan kinerja maksimal.

Image
Ervina Lutfi
Seorang product manager berpengalaman, juga kontributor yang rutin memproduksi tulisan seputar HR, bisnis, dan pemasaran dengan pembahasan teliti, terstruktur, serta mudah dipahami.
WhatsApp Hubungi sales