- Agar efektif, email harus ditulis spesifik dari subjek sampai isi pesan, dengan konteks yang jelas, tujuan yang tegas, dan informasi yang tidak bertele-tele.
- Mekari Talenta membantu komunikasi internal lebih efektif dengan alur pengajuan dan persetujuan yang rapi melalui ESS, absensi dan koreksi kehadiran, shift management, dokumen HR, dashboard laporan, serta integrasi ke payroll.
Komunikasi di dunia kerja kini tak hanya mengandalkan kemampuan bertutur, tetapi juga kemampuan menulis.
Tidak jarang, orang dengan kemampuan bicara yang baik belum tentu memiliki keterampilan menulis yang setara.
Padahal dalam pekerjaan HR, komunikasi tertulis sering menjadi penentu kejelasan instruksi, dokumentasi, dan tindak lanjut.
Komunikasi melalui email, misalnya, memerlukan teknik menulis yang tepat.
Dengan struktur yang benar, email dapat menyampaikan pesan secara lugas, profesional, dan tepat sasaran, baik untuk koordinasi internal HR, permintaan data, hingga penyampaian kebijakan perusahaan.
Mengingat pentingnya peran email dalam dunia kerja, Anda di posisi apa pun sebaiknya memahami beberapa tips berikut agar dapat menggunakan email secara efektif.
Apa saja tips yang dapat digunakan? Simak selengkapnya!
1. Komunikasi melalui Email dengan Penulisan Spesifik
Mulai dari judul, subjudul, pihak penerima, hingga isi pesan, sangat disarankan untuk menulis email secara spesifik.
Selain agar lebih mudah diterima dan dipahami, penulisan email yang spesifik juga menunjukkan bahwa Anda sebagai pengirim memahami konteks, tujuan, dan pihak yang diajak berkomunikasi.
Bagi HR, spesifikasi ini penting untuk menghindari miskomunikasi terkait jadwal, kebijakan, dokumen, atau keputusan.
Email yang singkat, jelas, dan padat lebih direkomendasikan untuk kebutuhan profesional.
2. Menjaga Jarak
Hubungan kerja profesional tidak bisa disamakan dengan hubungan pribadi. Relasi klien-vendor, atasan-bawahan, maupun rekan kerja tetap memerlukan jarak yang sesuai dengan konteks pekerjaan.
Jangan sampai Anda terlalu terpengaruh oleh kedekatan hubungan karena komunikasi yang intens.
Ingat, seorang profesional harus bertindak layaknya profesionalโada porsi untuk setiap hal, termasuk saat menulis email kerja.
Bagi HR, menjaga tone yang tepat juga membantu menjaga objektivitas, terutama saat menyampaikan aturan, teguran, atau keputusan administrasi.
3. Lakukan Koreksi
Pada email yang akan dikirimkan kepada siapa pun, tidak ada salahnya memeriksa kembali isi dan setiap bagiannya.
Bukan karena Anda tidak percaya diri, tetapi untuk memastikan pesan tertulis sesuai maksud, data yang dicantumkan akurat, dan email dikirim kepada pihak yang tepat.
Kesalahan kecil dalam penulisan dapat berdampak pada citra personal dan perusahaan, bahkan bisa dianggap sebagai bentuk ketidaksungguhan.
Untuk membantu koreksi, terutama jika email menggunakan bahasa Inggris, Anda dapat memanfaatkan aplikasi atau layanan pengecekan yang tersedia.
Pastikan ejaan, nama, tanggal, dan konteks sudah benar, sehingga email Anda benar-benar merepresentasikan Anda sebagai profesional.
Baca juga: 7 Komunikasi yang Sebaiknya Dibiasakan di Lingkungan Kerja
4. Komunikasi melalui Email dengan Diksi Tepat
Meski terdengar sederhana, pemilihan kata dalam email memegang peranan penting untuk menunjukkan profesionalisme dan kejelasan tujuan. Selalu pilih kata yang sesuai konteks dan gunakan seperlunya.
Seorang profesional hanya melakukan hal yang perlu dilakukan, begitu pula dalam email, tulislah hal yang memang perlu ditulis.
Untuk kebutuhan HR, diksi yang tepat juga membantu mengurangi multitafsir saat menyampaikan kebijakan, alur pengajuan, atau permintaan dokumen.
5. Sopan Santun
Satu hal yang tidak boleh dilupakan adalah etika berkomunikasi. Posisikan diri Anda sebagai subjek dalam email dan sampaikan pesan seolah Anda berbicara secara langsung dengan sopan.
Sopan santun perlu dijaga untuk menunjukkan penghargaan kepada penerima email.
Ungkapan seperti please, terima kasih, atau have a nice day dapat digunakan untuk memperhalus nada pesan.
Selain menunjukkan rasa hormat, etika email juga mencerminkan integritas dan profesionalisme Anda.
Idealnya, komunikasi yang sopan akan membuat pihak lain lebih menghargai dan lebih responsif terhadap kebutuhan Anda.
6. Komunikasi melalui Email harus Singkat, Jelas dan Padat
Setiap orang memiliki urusannya masing-masing. Walaupun email adalah media komunikasi formal, isi email sebaiknya tetap singkat, jelas, dan padat seperti yang ditekankan pada poin pertama.
Tidak semua orang punya waktu untuk membaca email panjang, sehingga email yang ringkas dan to the point akan meningkatkan efektivitas komunikasi, mempercepat respons, dan mengurangi bolak-balik klarifikasiโhal yang sangat membantu HR dalam koordinasi harian.
Baca Juga: Sebelum Mengirim Email di Malam Hari, Pertimbangkan Ini
Kelola Komunikasi Internal HR Lebih Rapi dengan Mekari Talenta
Komunikasi internal yang efektif bukan cuma soal email yang sopan dan jelas, tapi juga soal proses yang mudah ditindaklanjuti, terdokumentasi, dan minim miskomunikasi.
Supaya koordinasi HR tidak habis di follow up manual, perusahaan perlu sistem seperti Mekari Talenta yang bisa menghubungkan pengajuan, persetujuan, jadwal, data kehadiran, hingga laporan dalam satu alur kerja yang rapi.
Berikut fitur-fitur Mekari Talenta yang bisa membantu komunikasi internal perusahaan jadi lebih efektif dan efisien
- Employee Self Service (ESS). Karyawan bisa mengajukan cuti, izin, lembur, hingga koreksi absensi langsung dari sistem tanpa perlu bolak-balik email. HR dan atasan tinggal memproses persetujuan dalam satu alur yang jelas, sehingga keputusan lebih cepat, transparan, dan mudah ditelusuri.
- Attendance Management. HR bisa memantau kehadiran secara real time dan melihat pola telat, izin mendadak, atau missing checkout tanpa harus minta klarifikasi lewat email panjang. Jika ada data yang perlu dibenarkan, proses koreksi dan approval tercatat rapi sehingga mengurangi miskomunikasi dan memperkuat dokumentasi.
- Shift Management. Pengaturan jadwal kerja, rotasi shift, dan perubahan penugasan bisa dilakukan terpusat sehingga semua pihak mengacu pada jadwal terbaru yang sama. Ini membantu mencegah kesalahan koordinasi yang sering terjadi kalau perubahan shift hanya dikabarkan lewat email atau chat.
- Pengumuman dan Dokumen HR (kebijakan/SOP) di sistem. Kebijakan, SOP, dan informasi onboarding bisa disimpan dan dibagikan dari satu sumber yang mudah diakses. HR tidak perlu kirim ulang dokumen berkali-kali, versi dokumen lebih terkontrol, dan karyawan tidak bingung mencari referensi yang paling update.
- Laporan dan Dashboard HR. HR bisa menarik laporan absensi, cuti, keterlambatan, hingga tren kehadiran untuk jadi dasar komunikasi yang objektif dan berbasis data. Alhasil, diskusi dengan karyawan maupun manajer lebih cepat, lebih adil, dan tidak bergantung pada pencarian email lama.
- Integrasi Absensi dengan Payroll. Karena data kehadiran terhubung langsung ke payroll, perhitungan lembur, keterlambatan, atau potongan lebih jelas dan minim perdebatan. Ini mengurangi friksi komunikasi saat closing payroll karena semua pihak melihat sumber data yang sama dan bisa dipertanggungjawabkan.
Dengan alur yang lebih terpusat seperti ini, komunikasi internal tidak lagi tersebar di inbox atau chat, melainkan tercatat dalam proses yang jelas dan konsisten.
Jika Anda ingin HR bekerja lebih cepat, rapi, dan minim miskomunikasi, saatnya gunakan Mekari Talenta untuk menyederhanakan koordinasi sekaligus meningkatkan efisiensi operasional.
Isi formulir untuk menjadwalkan demo Mekari Talenta dan konsultasikan kebutuhan HR di perusahaan Anda.
