Rekomendasi Software HR Chatbot untuk Membantu Pekerjaan HR

By Jordhi FarhansyahPublished 01 Jul, 2024

Kecerdasan buatan atau AI semakin terasa manfaatnya bagi bisnis, khususnya di bidang HR melalui teknologi chatbot.

Penggunaan chatbot sendiri bukanlah hal baru. Dalam beberapa tahun terakhir teknologi ini pun jamak digunakan pada platform layanan konsumen.

Namun, penggunaannya di bidang HR merupakan sebuah terobosan baru bagi bisnis. Fungsi konvensional HR pun dapat terselesaikan dengan cepat melalui teknologi ini.

Hadir dalam bentuk software, Mekari Talenta memiliki beberapa rekomendasi software chatbot HR yang ada di pasaran. Simak beberapa penjelasannya.

Sekilas Tentang HR Chatbot

Chatbot HR adalah program yang dirancang untuk mensimulasikan interaksi antara perusahaan dengan karyawan dan kandidat karyawan.

Dengan memadukan teknologi AI dan machine learning berupa Natural Language Processing (NLP), chatbot HR mampu memahami dan menerjemahkan bahasa manusia dengan imersif.

Chatbot HR memungkinkan penggunanya dapat mengakses berbagai keperluan dan fungsi dasar HR dengan cepat hanya menggunakan aplikasi chat, meliputi

  • Rekrutmen
  • Onboarding karyawan
  • Help desk HR meliputi pengajuan cuti, informasi kompensasi dan informasi payroll
  • Fungsi performance management meliputi proses asesmen kinerja karyawan
  • Fungsi analisis data karyawan. Mulai dari turnover rate hingga informasi jabatan

Pada prakteknya, HR chatbot yang menggunakan teknologi AI terhubung dengan sistem HR yang sudah ada melalui software HRIS.

Ketika pengguna memasukkan pertanyaan atau permintaan melalui chatbot, maka sistem akan mengambil dan membaca data berdasarkan sistem HR yang sudah ada.

Salah satu contohnya adalah HR Helpdesk Mekari Talenta yang terintegrasi dengan fitur-fitur lainnya.

Kenapa HR Chatbot Penting di Lingkungan Bisnis Saat Ini?

Jika mengutip dari riset yang dilakukan oleh Korn Ferry, fokus utama HR saat ini tidak lagi hanya pada tugas-tugas administratif. Namun hal strategis.

Fokus utama HR saat ini adalah strategi people-centered yaitu mempertahankan dan menarik minat karyawan, mengembangkan potensi karyawan, dan transformasi organisasi

Sementara, fungsi-fungsi administratif HR merupakan pekerjaan yang cenderung repetitif dan menyita waktu sehingga menjadi distraksi fokus HR saat ini.

Di sinilah peran HR chatbot yang mampu mengoptimasi fungsi-fungsi administratif HR sehingga jauh lebih efisien baik dari segi waktu dan biaya.

Hal ini dibuktikan dengan survey Engagedly, di mana 65% HR merasa terbantu dengan kehadiran teknologi AI seperti chatbot karena mampu meningkatkan produktivitas dan efisiensi fungsi HR.

Bahkan di tahun 2024 menurut McKinsey, 70% perusahaan telah mengadopsi teknologi AI setidaknya pada satu fungsi HR.

Alasan lainnya kenapa HR chatbot penting digunakan pada ekosistem bisnis saat ini adalah potensi pasarnya yang diprediksi tumbuh secara signifikan pada tahun 2030.

Dengan kata lain, kebutuhan akan program satu ini pun juga semakin besar di masa depan.

Mengapa Menggunakan Software HR Chatbot?

HR chatbot memberikan dampak positif secara signifikan bagi aktivitas HR, di antaranya sebagai berikut.

  • Meningkatkan skala dan akses administratif HR bagi karyawan. Hal ini karena HR chatbot dapat beroperasi selama 24 jam dan di mana pun
  • Dalam konteks rekrutmen, adanya chatbot mampu mengurangi time-to-hire karyawan. Sehingga proses rekrutmen jauh lebih efektif
  • Chatbot menghadirkan pengalaman yang lebih baik bagi kandidat pada proses rekrutmen yang akan berdampak pada citra baik perusahaan di mata kandidat
  • Chatbot mampu meningkatkan produktivitas fungsi administratif HR. Mengutip Boston Consulting Group, HR chatbot mampu mengurangi 40% approval time
  • Pengalaman yang humanis, efisien, dan mampu menciptakan birokrasi tanpa sekat membuat HR chatbot berdampak pada meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan

Sebagai gambaran, beberapa pekerjaan yang bisa diwakilkan menggunakan HR chatbot adalah menjawab pertanyaan seputar administrasi karyawan, mengajukan cuti, menjadwalkan wawancara, dan mengakses kompensasi.

Software HR Chatbot Terbaik Yang Ada Di Pasar

Setelah memahami pentingnya HR chatbot, berikut beberapa rekomendasi HR chatbot terbaik yang ada di pasaran saat ini.

1. Phia

Phia merupakan HR chatbot yang dikeluarkan oleh software HCM PeopleHum yang mampu menjawab pertanyaan sekaligus menerima permintaan berdasarkan skema data yang paling relevan.

Fitur utama:

Salah satu fitur unggulan dari Phia adalah adanya integrasi dengan Microsoft Teams dan Slack. Melalui Teams, Phia dapat membaca berbagai dokumentasi yang diterbitkan perusahaan melalui Teams.

Sementara integrasinya dengan Slack adalah mampu melihat progres tugas yang sedang dikerjakan, melakukan survei, bahkan mencari informasi karyawan lain untuk berkolaborasi.

2. Leena.ai

Leena.ai merupakan chatbot yang mampu menjawab segala kebutuhan departemen mulai dari keuangan hingga HR sehingga data yang dijangkau jauh lebih luas.

Fitur utama:

Leena.ai memiliki beberapa fitur utama yaitu

  • Memiliki beberapa opsi bahasa, salah satunya adalah bahasa Indonesia
  • Dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan dan fungsi
  • Memiliki sistem tiket yang bisa dipantau untuk menjawab permintaan dan pertanyaan yang lebih kompleks

3. Humanly

Chatbot yang berfokus pada satu fungsi HR yaitu rekrutmen. Mulai dari integrasi dengan ATS, screening, penjadwalan, asistensi interview, dan analisis data kandidat.

Fitur utama:

Salah satu fitur unggulan dari Humanly adalah mampu menganalisis interview yang sudah ada dan proses personalized screening di mana setiap kandidat melewati proses screening yang berbeda sesuai dengan jabatan dan pengalaman.

4. Eightfold

Eightfold adalah AI yang memfokuskan diri pada manajemen tenaga kerja khususnya bagi perusahaan multinasional yang memiliki skala bisnis lebih besar.

Fitur utama:

Penggunaan deep-learning untuk mengetahui potensi tenaga kerja sehingga mampu memberikan masukan yang lengkap dan komprehensif kepada penggunanya.

Misalnya, mencari vendor potensial sesuai dengan kebutuhan, memberikan masukan terkait career plan kepada karyawan, hingga informasi terkait langkah strategis yang harus dilakukan perusahaan terkait tenaga kerja.

5. Paradox

Sama seperti Humanly, Paradox merupakan HR chatbot yang fokus untuk mengerjakan fungsi-fungsi rekrutmen. Mulai dari screening hingga onboarding.

Fungsi utama:

Paradox memiliki persona yang mereka panggil dengan Olivia. Adanya persona ini membuat penggunanya menjadi jauh lebih imersif ketika mengobrol dengan chatbot tersebut.

Bahkan bahasa yang digunakan Olivia terbilang cukup menarik dengan penggunaan bahasa yang lebih luwes dan dilengkapi emoji.

Selain itu, Paradox juga menggunakan personalized screening yang mampu mengidentifikasi kandidat sesuai dengan latar belakang dan jabatan yang dilamar.

6. AskHR

Virtual assistant satu ini terbilang cukup mudah digunakan yang mampu menjawab berbagai kebutuhan administratif HR selama 24 jam.

Fitur utama:

Adanya integrasi dengan berbagai software manajemen kerja seperti Microsoft Teams, Slack, dan Amazon Azure sehingga mampu membaca dokumentasi yang diterbitkan oleh tim dan perusahaan.

7. Ideal

Salah satu AI chatbot yang diperuntukkan untuk proses rekrutmen dan memungkinkan Anda bisa melakukan penyaringan kandidat dengan skala besar secara otomatis dan akurat.

Fitur utama:

Dapat digunakan untuk menyaring kandidat dalam proses rekrutmen berskala besar. Chatbot ini juga bisa membantu penggunanya untuk memberikan keputusan mana kandidat yang menjadi prioritas.

8. Hubspot Chat Builder

Jika Anda menginginkan chatbot yang sederhana dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan, Hubspot Chat Builder bisa jadi pilihan.

Meski tidak dikhususkan untuk kebutuhan HR, fitur chatbot ini tetap bisa Anda ubah sesuai dengan kebutuhan HR.

Fitur utama:

Kustomisasi chat otomatis secara sederhana yang cocok bagi Anda yang baru memulai transformasi sistem administrasi HR.

9. Botsify

Sama seperti Hotspot Chat Builder, Botsify merupakan no-code chatbot sederhana yang diperuntukan untuk berbagai kanal seperti website, Facebook, Whatsapp, dan SMS.

Fitur Utama:

Chatbot dapat dikustomisasi secara sederhana sesuai dengan kebutuhan bahkan untuk fungsi-fungsi HR. Anda juga bisa membuat alur navigasi informasi menggunakan pertanyaan yang relevan.

10. Ubisend by Soprano

HR chatbot yang memungkinkan Anda memiliki wadah help desk yang dapat diakses oleh karyawan selama 24 jam.

Melalui Ubisend, karyawan dapat  memasukkan permintaan cuti, meminta informasi saat onboarding, hingga dasbor analisis data kebutuhan karyawan.

Fitur utama:

  • Tersedia 60 bahasa yang dapat dikenali
  • Fitur navigasi berdasarkan Frequently Asked Questions (FAQs)
  • Terintegrasi dengan software lain seperti Microsoft Teams, Slack, Facebook Workplace dan email
  • Respon tanpa bias implisit yaitu membenarkan berbagai macam pertanyaan, sehingga jawaban lebih natural

11. MeBeBot

Chatbot yang memadukan antara tugas HR, IT, dan operasional dan dibekali dengan deep-learning yang mampu menganalisis 300 pertanyaan yang sering ditanyakan (FAQs).

Fitur utama:

  • Mampu memahami lebih dari satu bahasa
  • Mampu membaca dokumen yang diunggah ke dalam sistem Slack dan Microsoft Teams
  • Data yang diolah merupakan data real-time sesuai dengan situasi yang sedang berlangsung

12. Botcore.ai

Chatbot yang merupakan bagian dari Acuvate ini terbilang cukup serbaguna. Hal ini karena Botcore.ai dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan penggunanya baik secara on-premise maupun cloud.

Fitur utama:

  • Memiliki Global Knowledge yang mampu mengidentifikasi banyak pertanyaan yang sering digunakan
  • Memiliki sistem keamanan ketika ingin mengakses chatbot
  • Dapat diintegrasi dengan platform lain termasuk software chatbot yang berbeda

13. ProProfs Chat

Meski tidak dirancang untuk kebutuhan HR dan lebih diperuntukan untuk sales dan customer service, ProProfs Chat merupakan chatbot sederhana yang dapat Anda kustomisasi sebagai HR chatbot.

Fitur utama:

  • Dapat dikustomisasi secara sederhana
  • Terdapat laporan secara mendalam untuk setiap riwayat chat secara real-time

14. Drift Conversational AI

Chatbot berbasis AI yang dapat mengakomodasi berbagai kebutuhan layanan bisnis mulai dari pemesanan tiket, customer service, hingga CRM.

Meski tidak dirancang secara khusus untuk HR, Anda bisa menggunakan Drift Conversational AI untuk memenuhi kebutuhan chatbot HR Anda.

Fitur Utama:

  • Chatbot dapat dikustomisasi dengan mudah sesuai kebutuhan
  • Terintegrasi dengan berbagai software CRM termasuk Hubspot dan Google Marketing Platform.
  • Terintegrasi dengan Google Calendar dan Google Workspace

15. Amber by Infeedo

Chatbot berbasis AI yang mampu mengoptimasi dan memperingkas alur kerja HR. Mulai dari mengerjakan tugas-tugas repetitif hingga merangkum masukan karyawan melalui chatbot.

Fitur utama:

  • Terdapat lebih dari 10 bahasa termasuk bahasa Indonesia
  • Memiliki dasbor analisis laporan feedback karyawan yang dimasukkan melalui chatbot yang dirangkum dengan visual yang berbeda-beda sehingga mudah dimengerti
  • Respon bahasa yang natural sesuai dengan pemahaman bahasa yang digunakan
  • Memiliki fitur analisis sentimen employee attrition, tren rekrutmen, hingga pola cuti karyawan

16. HappyFox

Sejatinya, HappyFox merupakan software HR helpdesk yang memiliki beberapa fitur seperti pembuatan formulir survei, manajemen kerja, hingga chatbot.

Fitur utama:

Adapun fitur utama HappyFox adalah respon chat secara real-time yang dilengkapi lebih dari 10 bahasa. Selain itu, HappyFox Chatbot juga terintegrasi dengan sistem help desk-nya.

Khusus untuk pertanyaan dan permintaan yang lebih rumit, HappyFox memiliki sistem ticketing yang dapat Anda pantau.

17. Workativ

Chatbot berbasis AI yang mengakomodasi berbagai fungsi HR dan juga IT. Chatbot ini terbilang cukup unik, mengingat seringkali permasalahan yang terjadi pada karyawan bukan hanya masalah administratif namun juga masalah teknis.

Fitur utama:

  • Integrasi dengan berbagai software mulai dari HRIS, work management, CRM, dokumentasi, dan software cloud lainnya
  • Integrasi dengan layanan IT
  • Memiliki dasbor analisis kebutuhan dan feedback karyawan

18. Espressive

Chatbot berbasis AI yang memiliki virtual assistant bernama Barista ini juga mampu mengakomodasi kebutuhan HR dan IT sekaligus dalam satu platform.

Espressive mampu menjawab berbagai informasi terkait perusahaan Anda mulai dari pengajuan cuti, kebijakan, hingga payroll.

Fitur utama:

  • Respon natural seperti berbicara layaknya dengan manusia
  • Terintegrasi dengan Microsoft Teams dan Slack
  • Mengakomodasi sekaligus kebutuhan HR dan IT

19. Smartbots.ai

Software chatbot yang cukup sederhana dan mampu memantau percakapan secara real-time sehingga meski otomatis, apabila terdapat pertanyaan yang kompleks, karyawan tetap mendapat respon sesuai dengan kebutuhannya.

Fitur utama:

  • Integrasi dengan platform media sosial dan platform lainnya seperti Microsoft Teams dan Slack
  • Dapat dikustomisasi dan juga terdapat pilihan testing sebelum peluncuran chatbot

20. Mekari Talenta AI Helpdesk

AI Helpdesk merupakan fitur HR chatbot yang dikembangkan oleh Mekari Talenta yang terintegrasi.

Dengan adanya integrasi ini, karyawan dapat dengan mudah mengakses berbagai informasi administratif secara menyeluruh. Mulai dari performa karyawan, payroll, hingga pengajuan cuti.

Fitur utama:

  • Integrasi dengan fitur-fitur lain dari Mekari Talenta
  • Terdapat dasbor analisis percakapan pada chatbot
  • Membuat standar pernyataan untuk menjangkau pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan
  • Terdapat konfigurasi agent routing untuk memberikan pertanyaan kepada pihak yang lebih berwenang untuk menjawab pertanyaan

Tabel Perbandingan

Agar lebih mudah, berikut tabel perbandingan software HR chatbot berdasarkan fitur utama dan harga.

Software Fitur  Integrasi Harga
Phia
  • Pengaturan jadwal
  • Informasi jatah cuti, pengajuan cuti
  • Dapat difungsikan sebagai platform survei
  • Terintegrasi dengan PeopleHum, Ms. Teams dan Slacks
Tidak tercantum
Leena.ai
  • Terdapat opsi bahasa Indonesia
  • Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan
  • Terdapat sistem tiket
  • Terintegrasi dengan Oracle dan ADP
  • Ms. Teams dan Slack
Harga mulai dari USD 1 hingga 10 USD.
Humanly
  • Khusus untuk chatbot rekrutmen
  • Personalized screening
Tidak diketahui Tidak tercantum
Eightfold
  • Analisis manajemen tenaga kerja
  • Jangkauan untuk perusahaan multinasional
  • Software cloud dan on-premise
Tidak tercantum
Paradox
  • Khusus untuk chatbot rekrutmen
  • Terdapat personalized screening
  • Integrasi denga software rekrutmen seperti Indeed, Workday, ADP, dan Indeed
Tidak tercantum
AskHR
  • Terdapat dasbor analisis feedback karyawan
  • Tersedia 24/7
  • Menjawab kebutuhan administratif fungsi HR
  • Tersedia 50 lebih bahasa
  • Terintegrasi dengan Slack, Microsoft Teams, dan Azure
Tidak tercantum
Ideal
  • DIperuntukkan untuk proses rekrutmen
  • Mampu mengakomodasi proses rekrutmen skala besar
  • Terintegrasi dengan Workday, Glassdoor, dan software rekrutmen lain
Tidak tercantum
Hubspot Chat Builder
  • Dapat dikustomisasi dengan mudah
  • Terhubung dengan software Hubspot
  • Merupakan fitur native dari Hubspot
  • Pake professional mulai dari USD 5,4k/yr
  • Paket enterprise mulai dari USD 14,4k/yr
Botsify Dapat dikustomisasi dengan mudah tanpa perlu code Terhubung dengan media sosial seperti Facebook, email, Whatsapp
  • Paket peribadi: USD 49/bulan
  • Paket jadi: USD 149/bulan
  • kustom: kontak sales
Ubisend by Soprano
  • Tersedia 60 bahasa
  • Fitur navigasi FAQ
  • Terdapat layanan help desk yang terintegrasi satu sama lain
Terintegrasi dengan Microsoft Teams, Slack, Facebook, dan email Tidak tercantum
MeBeBot
  • Tersedia banyak bahasa
  • mampu membaca dokumen yang terunggah ke dalam sistem
  • Chat dapat dipantau secara real-time
Terintegrasi dengan Slack dan Microsoft Teams Tidak tercantum
Botcore.ai
  • Merupakan chatbot AI yang dedikatif dan dapat dikustomisasi
  • Terdapat global knowledge yang mampu memahami pengetahuan dasar
  • Terintegrasi dengan chatbot lain
  • terintegrasi dengan software HRIS seperti ADP
Tidak tercantum
ProProfs Chat
  • Khusus diperuntukkan untuk sales dan customer service
  • Mudah dikustomisasi
  • Terdapat laporan chatbot secara real-time
Terintegrasi dengan Proprofs Help Desk, Wordpress, dan Salesforce
  • Gratis
  • Annual plan USD 19.99 per operator per bulan
Drift Convo AI
  • Khusus diperuntukkan untuk sales dan customer service
  • Mudah dikustomisasi
  • Terdapat laporan chatbot secara real-time
Terintegrasi dengan Shopify, Google Calendar, Google Workspace, Microsoft Teams, dan berbagai software CRM Mulai dari USD2.500 per bulan dibayar tahunan
Amber by Infeedo
  • Terdapat lebih dari 10 bahasa termasuk bahasa Indonesia
  • Memiliki dasbor analisis laporan chatbot
  • Memiliki dasbor analisis manajemen tenaga kerja
Terintegrasi dengan Infeedo Help Desk Tidak tercantum
HappyFox
  • Membuat formulir survei
  • Dilengkapi dengan 10 bahasa
  • Memiliki fitur ticketing untuk layanan yang lebih rumit
Terintegrasi dengan HappyFox Help Desk Tidak tercantum
Workativ
  • Terdapat layanan integrasi antara HR dan IT
  • Memiliki analisis dasbor manajemen karyawan
Terintegrasi dengan berbagai software CRM, workspace, dan chat lainnya
  • Gratis
  • Pemula USD 1,530 per bulan
  • Profesional USD 2,250 per bulan
Espressive
  • Terdapat layanan integrasi antara HR dan IT
  • Memiliki analisis dasbor manajemen karyawan
Terintegrasi dengan Ms. Teams dan Slack Tidak tercantum
Smartbots.ai
  • Percakapan dapat dipantau secara real-time
  • Dapat dikustomisasi
Terintegrasi dengan Ms. Teams dan Slack Tidak tercantum

Praktik Terbaik dalam Mengimplementasikan Chatbot HR

Sama seperti teknologi yang ada saat ini, tidak semuanya bisa mempermudah pekerjaan Anda. Justru sebaliknya, apabila digunakan serampangan bisa merugikan perusahaan Anda.

Sebagai panduan, berikut langkah terbaik dalam mengimplementasikan chatbot HR

  • Pilihlah software HR chatbot yang sesuai dengan kebutuhan, skala bisnis, dan anggaran perusahaan Anda
  • Pastikan organisasi Anda sudah memiliki nilai budaya digital. Tanpa adanya budaya digital atau digital mindset, penggunaan AI hanya menjadi sia-sia
  • Pelajari setiap fitur yang diberikan oleh software HR chatbot dan proyeksikan dengan kebutuhan perusahaan Anda di masa depan
  • Terakhir, pastikan penyedia layanan chatbot memiliki dukungan pelatihan dan layanan purna jual yang mudah diakses oleh perusahaan Anda.

Kesimpulan

Pada akhirnya, chatbot HR merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari perkembangan AI khususnya bagi bisnis Anda secara keseluruhan.

Seperti sebuah kendaraan, teknologi yang ada saat ini mampu membawa Anda tetap berada di jalur kompetitif terutama di industri yang sama dengan Anda. Khususnya di bidang HR.

Misalnya saja fokus HR saat ini jelas berbeda dengan 10 tahun yang lalu di mana saat ini pendekatan holistik dan humanis lebih diutamakan.

Sehingga pekerjaan repetitif seperti administrasi dan help desk bisa didelegasikan oleh teknologi seperti chatbot HR dan Anda bisa berfokus pada hal-hal strategis.

Menurut Ryan Roslansky, CEO LinkedIn, meski HR merupakan hanya sebagian dari aspek-aspek bisnis lainnya, penggunaan AI pada HR berdampak secara signifikan pada keseluruhan bisnis Anda.

Jadi, saatnya optimalkan bisnis Anda saat ini dimulai dari penggunaan teknologi AI di bidang HR. Kemudian lihat perusahaan Anda lima tahun ke depan dari sekarang.

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.