Buat HR Form Template dengan Mudah Lewat Fitur Forms Talenta

Bagi divisi HR, penggunaan form untuk polling atau mengisi survei karyawan untuk mendapatkan informasi merupakan aktivitas yang cukup rutin dilakukan.

Biasanya, HR memanfaatkan beberapa tools pihak ketiga seperti Google Form atau Typeform untuk membuat survei tersebut sebelum menyebarkannya ke karyawan.

Namun kadang, pembuatan forms survei melalui aplikasi pihak ketiga ini memiliki beberapa kendala, di antaranya adalah emmakan waktu dan berisiko tertumpuk dengan chat lain apabila HR memberikan linknya via grup chat.

Solusinya, kini Talenta menghadirkan fitur terbarunya yakni Forms di mana HR dapat membuat custom form untuk berbagai keperluan langsung melalui software Talenta. Bagaimana cara kerjanya? Simak beberapa keunggulan dari fitur Forms berikut ini.

Apa Itu HR Form

HR form adalah sekumpulan dokumen yang digunakan oleh divisi HR di perusahaan untuk berbagai keperluan, mulai dari rekrutmen, mengelola karyawan, survei kesehatan, survei lingkungan kerja dan lain sebagainya.

Jika dulu form ini dibuat secara manual, kini HR form tersedia secara online beserta juga template-nya sehingga HR dapat membuatnya dengan mudah.

Kendala yang Kerap Ditemui dengan Pembuatan Form Manual

Selain digunakan untuk pembuatan polling atau survei, biasanya pembuatan form juga digunakan sebagai dokumen request seperti peminjaman aset, penggantian laptop, dan lain sebagainya dan masih dikerjakan secara manual.

Lewat aktivitas ini, biasanya karyawan perlu untuk mengisi identitas di dalam forms tersebut sehingga HR dapat mengidentifikasi mereka berdasarkan setiap forms yang telah di-submit.

Namun, link form yang telah disebarkan melalui grup chat, memiliki kemungkinan untuk terkubur di dalam tumpukan chat atau pembahasan lain di grup.

Sementara itu, HR tentu memiliki dokumen dalam bentuk forms untuk berbagai keperluan yang lain, seperti onboarding, survei kepuasan karyawan, yang mungkin saja bentuknya berbeda-beda.

Misalnya dalam bentuk Google Form, spreadsheet, email, atau bahkan dalam bentuk kertas.

Ini membuat pengaturan dokumen menjadi tidak terorganisir, sehingga dokumen menjadi terpisah-pisah dan sulit dikelola.

Terlebih, dokumen dalam bentuk fisik sangat tidak praktis, memakan ruang, dan tidak ramah lingkungan, di mana banyak orang sudah mulai beralih ke digital.

Selain sulit untuk didistribusi, hal yang kurang dari aplikasi form pihak ketiga adalah karyawan tidak bisa mengganti jawaban mereka ketika mereka sudah submit. Ini menyebabkan data yang kurang akurat atau form yang belum selesai terisi.

Keuntungan Membuat HR Form dengan Template

Memiliki beragam tugas yang harus diselesaikan, pekerjaan HR memang kadang terdengar melelahkan. Maka dari itu, perlu bagi HR untuk membuat proses kerja jadi lebih sederhana.

Seperti dengan membuat HR form menggunakan template agar bisa dibuat lebih efisien. Lagipula, ada banyak alasan mengapa HR butuh untuk memiliki HR form untuk melakukan berbagai keperluan.

Anda membutuhkan HR form sejak awal proses merekrut karyawan hingga mereka resign atau dipecat dari perusahaan. Bahkan hanya dengan beberapa ketikan di Google saja, Anda dapat menemukan berbagai template HR form yang bisa digunakan, walaupun terkadang tidak sesuai standar.

Saat proses rekrutmen misalnya, Anda butuh untuk mendapatkan beragam informasi calon karyawan lewat form application yang Anda sebar. Informasi-informasi tersebut Anda butuhkan untuk melakukan background check.

Kemudian, suatu saat mungkin saja Anda butuh untuk melakukan survei pada karyawan. Misalnya, ketika kasus Covid-19 sedang tinggi-tingginya, Anda butuh menyebar form berupa survei kesehatan untuk memastikan kondisi karyawan. Hal tersebut bisa dilakukan dengan mudah jika Anda sudah menyiapkan HR form secara online.

Mekari Talenta sebagai salah satu software HRIS yang punya banyak fitur memiliki solusi bernama Forms. Fitur ini dibuat agar HR dapat membuat form langsung melalui aplikasi Mekari Talenta dan karyawan bisa mengisinya di aplikasi mobile Talenta. Berikut kelebihannya.

Contoh Template HR Form yang Umum Digunakan

Berikut adalah beberapa contoh template form HR yang banyak digunakan di perusahaan.

Contoh Template HR Form Kontak Darurat

Contoh Form Employee Benefit

Contoh HR Form Karyawan Baru

Mekari Talenta Forms, Fitur Pembuatan Custom Forms yang Mudah dan Terintegrasi

Membuat form melalui berbagai template yang tersedia pada platform seperti Google Form dan Typeform mungkin bukan pekerjaan yang sulit. Namun tidak dengan penyimpanan dan dokumentasi dari hasil surveinya.

Apalagi jika survei masih dilakukan secara manual, seperti menggunakan kertas dan menyebarkannya ke masing-masing karyawan. Membuatnya menjadi mimpi buruk HR untuk mengumpulkan dan mengolah datanya.

Contohnya saja ketika HR sedang melakukan onboarding karyawan baru. di mana mereka perlu membuat beragam ceklis yang merepotkan, membuat berkurangnya tingkat engagement dengan karyawan baru tersebut.

Kemudian, proses lain seperti request aset juga akan menyulitkan karena sangat memakan waktu. Sehingga form manual ini menyebabkan tingkat error dan ketidakakuratan menjadi tinggi.

Untuk mengatasi hal ini, Mekari Talenta menghadirkan Mekari Talenta Forms. Mekari Talenta Forms adalah form digital berbasis cloud yang sudah terintegrasi dengan HRIS Talenta agar HR bisa dengan mudah untuk mendistribusikan berbagai jenis form.

Form-form yang dapat didistribusi ke karyawan misalnya untuk penggunaan survei kepuasan karyawan, untuk onboarding karyawan, peminjaman barang, dan lain sebagainya.

Mekari Talenta Forms dapat dimanfaatkan untuk implementasi penggunaan forms yang lebih cepat, minim kesalahan, dan mudah digunakan oleh semua karyawan di perusahaan.

Beberapa poin mengenai keunggulan Mekari Talenta Forms ini adalah sebagai berikut:

• Pembuatan serta respon forms yang tersentralisasi dalam satu dashboard di software desktop Mekari Talenta
• Membantu HR dalam membuat form survei yang profesional. Mekari Talenta Forms memiliki beragam template yang bisa digunakan dan juga bisa dikustomisasi dengan menyediakan berbagai fitur jawaban seperti: Text, Number, Amount, Option, Checkboxes, dan Linear Scale.
• Tidak perlu meminta lagi data karyawan karena sudah terintegrasi dengan database karyawan melalui integrasi software Mekari Talenta. Sehingga, Anda dapat langsung assign karyawan yang butuh untuk merespon forms tersebut.
• Meminimalisir jawaban yang tidak sesuai dan mengurangi biaya untuk memodifikasi jawaban jika ada karyawan yang salah dalam mengisi form. Nantinya Anda sebagai admin dapat melihat dan mengecek kembali jawaban karyawan sebelum submit. Ini menjadikan Mekari Talenta Forms sebuah platform yang tepat untuk membuat survei yang akurat.

Itulah tadi solusi Mekari Talenta melalui Forms untuk Anda yang ingin membuat form yang sempurna untuk berbagai keperluan.

Tertarik mencari tahu lebih lanjut mengenai fitur baru ini? Kunjungi website Mekari Talenta untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap atau hubungi tim kami untuk mencoba langsung demo software Mekari Talenta secara gratis.