Insight Talenta

Mengapa Software HR Berbasis Cloud Lebih Baik dari yang On-Premise?

Software HR yang menjadi tren saat ini tidak datang secara tiba-tiba. Model pengelolaan Human Resources (HR) telah berevolusi, dimulai dari HR 1.0 yang ditandai dengan terbentuknya bagian personalia dan manajemen tenaga kerja. Sedangkan gelombang selanjutnya adalah HR 2.0, yang memperkenalkan peran HR sebagai fungsi strategis dan partner bisnis perusahaan. Sementara itu, untuk saat ini berada di ujung era HR 3.0. Tonggak selanjutnya adalah menembus batas-batas fisik dengan teknologi dan transformasi digital untuk menyongsong HR 4.0.

Maka sekarang ini muncul Human Resources Information System (HRIS) yang merupakan alat untuk memudahkan pekerjaan HR. HRIS atau software HR sebenarnya sudah mulai diperkenalkan sejak tahun 1980-an yang ditandai dengan penggunaan sistem client server yang menyimpan semua data karyawan dalam satu server yang dikelola perusahaan. Sistem ini memudahkan pengelolaan ketenagakerjaan dan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan inti HR. 

Perkembangannya pun sampai pada era digital dengan mulai memperkenalkan konsep pengelolaan HR dalam beberapa model berbeda. HRIS pun dibagi dalam masing-masing fungsi yang tersedia atau teknologi yang menjadi basis aplikasinya. Walaupun konfigurasi dari HRIS sebenarnya bisa dikatakan hampir tak terbatas, tetapi tipe penggunaan teknologi tersebut umumnya terbagi dalam dua jenis, yaitu onpremise dan cloud.

Berikut ini beberapa perbedaan mendasar dari HRIS berbasis cloud dan on-premise:

Instalasi

Secara singkat, software HR onpremise dapat dikatakan sebagai software yang instalasinya dibangun di atas infrastruktur perusahaan itu sendiri, tanpa melibatkan pihak ketiga.  Software HR tipe ini dibangun dan dikembangkan oleh perusahaan sendiri dan hanya bisa diakses menggunakan infrastruktur perusahaan.

Berbanding terbalik dengan onpremise, software HR berbasis cloud dibangun dan dikembangkan di atas infrastruktur perusahaan lain sebagai penyedia layanan, atau disebut juga pihak ketiga. Perusahaan yang ingin menggunakan software ini hanya perlu mengikatkan diri atau membayar sejumlah uang atas layanan yang diberikan (lisensi). Sehingga perusahaan tidak perlu lagi bertanggung jawab atas pengembangan atau pembangunan aplikasi.

Biaya

Perusahaan yang menggunakan software HRIS berbasis onpremise bertanggung jawab atas seluruh biaya pembangunan software dan infrastruktur terkait. Selain itu, biaya lainnya juga menjadi tanggung jawab perusahaan itu sendiri. Misalnya biaya konsumsi daya, penyediaan ruang untuk server, perawatan perangkat, dan pengembangan aplikasi. Oleh karena itu, HRIS tipe ini lebih cocok untuk perusahaan besar yang biasanya sudah siap dengan modal yang kuat.

Sebaliknya, apabila onpremise mengharuskan seluruh layer infrastruktur ditanggung sendiri oleh perusahaan yang menggunakannya, maka untuk software berbasis cloud seluruhnya ditanggung pihak ketiga sebagai penyedia aplikasi HRIS. Perusahaan pengguna hanya perlu membayar biaya langganan. Seluruh biaya perawatan, pengembangan, dan biaya lainnya yang timbul akibat software ditanggung oleh perusahaan penyedia layanan HRIS. Model software HRIS ini cocok digunakan untuk semua perusahaan, baik yang memiliki kemampuan biaya cukup untuk membangun softwarenya sendiri juga perusahaan dengan anggaran terbatas.

Keamanan

Perusahaan yang bergerak di industri sensitif seperti healthcare, finance, dan banking akan sangat terikat dengan regulasi dan aturan main. Oleh karena itu, beberapa perusahaan di industri tersebut lebih memilih untuk membangun software in-house. Sedangkan beberapa perusahaan lain memilih software berbasis cloud karena faktor keamanan. 

Akan tetapi, dari segi keamanan, sebenarnya software berbasis cloud dapat dikatakan lebih aman karena standarisasi keamanan pada layanan yang terjaga. Perlu diketahui bahwa tidak semua perusahaan memiliki kapasitas yang cukup untuk memastikan keamanan datanya sendiri, khususnya untuk perusahaan dan organisasi menengah ke bawah. Survei dari Hiscox yang dilakukan terhadap lebih dari 4.100 perusahaan menunjukan bahwa 7 dari 10 responden menyatakan ketidaksiapan dalam menangani cyber attack. Alhasil, software HR cloud memiliki kualitas keamanan yang lebih baik dibandingkan software HR onpremise.

Terdapat cara untuk memastikan apakah penyedia software cloud menyediakan layanan yang aman atau tidak, yaitu dengan memastikan sertifikasi-sertifikasi keamanan terpenuhi. Ditambah lagi, data di server cloud bisa dipandang lebih aman karena sangat sulit untuk menemukan data yang dihosting oleh server di beberapa lokasi. Apabila portal keamanan berhasil ditembus, perusahaan penyedia layanan cloud akan memberikan peringatan yang relatif lebih cepat dibandingkan pengelola inhouse. Data yang dihosting di server cloud pun jauh lebih terjaga dari internal breach karyawan.

Regulasi 

Regulasi menjadi salah satu poin penting yang harus diperhatikan oleh semua perusahaan, baik yang berniat menggunakan onpremise atau cloud. Selain keamanan, hal lain yang perlu diperhatikan adalah proses kerja yang dijalankan oleh aplikasi. Contohnya apabila perusahaan ingin membangun software onpremise di bidang HR, maka para engineer harus mampu membuat aplikasi yang sesuai dengan semua ketentuan ketenagakerjaan.

Walaupun perusahaan bisa membuat software onpremise yang menyesuaikan ketentuan berlaku, namun software cloud lebih diunggulkan. Alasannya karena penyedia software HR Cloud kompeten dalam membangun dan mengelola aplikasi HR. Sementara perusahaan yang membangun softwarenya onpremise belum tentu bisa melakukan hal yang sama.

Mana yang Lebih Baik, Software HR On-Premise atau Cloud?

Baik software HR berbasis onpremise maupun cloud memiliki kelemahan dan kelebihan. Sehingga ada beberapa perusahaan yang lebih cocok menggunakan onpremise maupun software berbasis cloud

Namun, Forbes menyebutkan bahwa pada 2020 83 persen proses bisnis di perusahaan akan menggunakan software cloud. Sedangkan software onpremise justru  mengalami penyusutan. Pesatnya perkembangan software cloud dipengaruhi oleh beberapa faktor. Misalnya dari segi biaya yang jauh lebih murah daripada software berbasis onpremise. Sehingga modal kerja perusahaan jadi bisa ditekan. 

Perusahaan yang menggunakan software cloud tak perlu lagi memikirkan pembuatan fasilitas server atau pembangunan perangkat keras pendukung aplikasi. Perusahaan juga bisa merampingkan beban IT sehingga bisa fokus ke pekerjaan lainnya yang mempercepat pertumbuhan bisnis. Tidak hanya itu, Perusahaan yang menggunakan software cloud tak perlu menanggung biaya atas perawatan dan pengembangan aplikasi. Jika ada perbaikan dari kerusakan atau error, beban pekerjaan dan biayanya ada di pihak ketiga penyedia jasa. 

Keuntungan lainnya adalah apabila menggunakan Software as a Service (SaaS) atau berbasis cloud, kebutuhan perusahaan seperti tenaga kerja, ruang, maupun arsitektur sistem tidak diperlukan lagi. Sehingga ujungnya biaya operasional perusahaan berkurang.

Kemudahan lain yang ditawarkan software cloud adalah penggunaannya yang tergolong cepat dan mudah dibandingkan software on premise. Integrasi software cloud ke sistem perusahaan hanya memerlukan 6 hingga 12 minggu. Jauh lebih singkat dibandingkan pemasangan software on-premise yang membutuhkan waktu hingga 6 bulan.

Banyaknya manfaat yang ditawarkan software HR cloud ternyata mampu meningkatkan efisiensi kerja hingga 75 persen. Software cloud banyak dimanfaatkan oleh industri sebagai komponen utama bisnis mereka. Untuk itu, Talenta sebagai salah satu penyedia layanan software cloud menawarkan solusi untuk membantu pekerjaan HR Temukan lebih banyak lagi solusi dari Talenta di website kami atau coba demo gratis Talenta secara langsung melalui link ini


PUBLISHED20 Feb 2020
Ageng
Ageng