Ini Dia Fitur Unggulan Talenta untuk Kelancaran WFH Anda

Ini Dia Fitur Unggulan Talenta untuk Kelancaran WFH Anda

Saat ini work from home atau WFH juga dianggap sebagai solusi tercepat dan terbaik dalam menanggulangi pengurangan produktivitas WFH akibat pandemi COVID-19. Desakkan pemerintah dan masyarakat untuk melakukan pembatasan sosial (social distancing) membuat banyak perusahaan mau tidak mau mengadopsi model kerja ini. 

Namun kenyataannya, tidak semua perusahaan memiliki kesiapan untuk menerapkan WFH secara cepat dan efektif. Alhasil, cara paling aman dan paling logis adalah dengan mengadopsi berbagai teknologi, seperti aplikasi meeting, pelaporan pajak online, software akuntansi, hingga cloud HRIS seperti Talenta.

Bagaimana Talenta mampu menjawab kebutuhan pengelolaan WFH?

Jawabannya mudah, teknologi cloud HRIS yang dibawa oleh Talenta memungkinkan pengerjaan secara remote tanpa perlu terhalang infrastruktur inhouse seperti pada on premise atau hybrid HRIS. HR jadi bisa memberikan layanannya walaupun kantor menerapkan WFH secara massal, tidak perlu lagi pengerjaan menggunakan kertas atau proses manual semua terintegrasi dalam satu aplikasi.

  • Mengelola Absensi dengan Live Attendance

Ini adalah salah satu fitur unggulan di Talenta yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absen tanpa menggunakan mesin fingerprint atau time cards. Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi dan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Cukup dengan membuka menu Live Attendance di halaman utama aplikasi dan mencatatkan absensinya dengan sekali menekan tombol clock in.

Absensi dicatat berdasarkan lokasi GPS handphone karyawan, karenanya tak hanya ketika WFH, fitur Live Attendance juga sangat berguna bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas di luar kota atau melakukan meeting pagi di luar kantor. Manajer atau staff HR, yang berperan sebagai admin, juga dapat memantau status Clock In/Out secara langsung kapan saja dan di mana saja melalui menu time Attendance di dasbor. 

Lebih baik lagi, fitur absensi ini langsung terintegrasi dengan fitur Payroll di Talenta, sehingga absensi yang tercatat akan langsung masuk ke perhitungan payroll secara otomatis. HR tidak perlu lagi melakukan export data absensi kemudian mengkalkulasikan secara manual untuk setiap periode payroll. 

Contohnya, seorang karyawan bernama Yonathan Prawira yang sedang ditugaskan untuk bekerja di rumah selama beberapa hari. Setiap pagi Yonathan hanya perlu membuka aplikasi Talenta di handphone sebelum memulai kerja di pukul 09.00 WIB. Ia kemudian melakukan absen dengan masuk ke menu Live Attendance, menekan tombol Clock-In. 

Yonathan kemudian menekan tombol Clock-In di layar. Ia kemudian diarahkan ke halaman absensi di mana ia harus memberikan deskripsi dan attachment berupa foto sebagai lampiran kehadirannya. Setelah semua selesai dan lokasi absensi sudah sesuai dengan GPS, ia kemudian menekan tombol Clock-In di bagian bawah layarnya. Rekam kehadiran Yonathan otomatis tercatat dan sudah masuk ke dalam database yang bisa dilihat oleh HR kapan saja dan di mana saja. Tak perlu mesin fingerprint, proses absensi di WFH tak lagi menjadi halangan, catatkan kehadiran karyawan dengan sederhana, cepat dan akurat. 

  • Proses Payroll saat WFH Jadi Lebih Mudah

Salah satu proses yang paling rumit dan menguras waktu yang besar adalah perhitungan gaji karyawan atau payroll. Namun, semua itu bukan lagi masalah jika Anda menggunakan Talenta sebagai solusi Payroll karyawan, bahkan saat sedang menerapkan WFH. Secara singkat fitur ini memungkinkan semua proses, mulai dari penghitungan hingga pembayaran payroll langsung dari satu aplikasi.

Proses payroll di Talenta akan membantu HR mempersingkat kerja karena sudah terintegrasi dengan fitur absensi di Talenta. Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah otomatis terkalkulasikan. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi. Data laporan hasil kalkulasi payroll juga bisa langsung di-export oleh admin Talenta di versi website software ini.

Laporan tersebut juga sudah meliputi berbagai rincian komponen payroll seperti: 

  1. Salary detail untuk melihat detail perhitungan Take Home Pay karyawan
  2. Tax detail untuk melihat detail perhitungan pajak PPh 21 karyawan;
  3. Turnover report untuk melihat dinamika pertambahan jumlah karyawan;
  4. Attendance report untuk melihat frekuensi karyawan datang cepat atau pulang cepat;
  5. Overtime report untuk melihat detail tanggal, durasi dan nominal kompensasi lembur karyawan;
  6. Loan report untuk melihat pembayaran cicilan pinjaman kepada perusahaan.

Tak hanya itu, fitur payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full ataupun prorata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh pegawai. Terintegrasi dengan fitur benefit karyawan, semua perhitungan bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta. Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam aplikasi Talenta. Tak perlu lagu menggunakan dua platform (platform kalkulasi dan platform disburse payroll) untuk melakukan pembayaran gaji karyawan setiap periodenya.

Sebagai gambaran ringkas mari kita lihat Yonathan Prawira, seorang staff HR di perusahaan bernama Mekari. Yonathan tak perlu lagi melakukan export data absensi dari mesin fingerprint/time cards karena semuanya sudah tercatat di sistem Talenta. Ia hanya perlu mengingatkan karyawan untuk melakukan review pribadi terhadap absensi mereka masing-masing. Jika tak ada koreksi terhadap absensi, misal ada karyawan yang lupa melakukan absen, Talita bisa langsung melakukan proses perhitungan payroll di aplikasi.

Yonathan hanya perlu membuka halaman run payroll dan memilih semua nama-nama karyawan yang akan diproses pada halaman tersedia. Setelah selesai memilih, Yonathan  diberikan kesempatan untuk mengecek kembali tentang informasi personal karyawan dan informasi payroll masing-masing individu. Yonathan juga bisa mengecek pembayaran lembur pada proses ini untuk melakukan review ulang terhadap perhitungan lembur. 

Setelah selesai dan menekan tombol run payroll yang tersedia, perhitungan payroll akan disesuaikan dengan semua komponen yang ada di aplikasi, seperti pencatatan absen, klaim dan reimbursement, lembur, pajak, serta pinjaman karyawan. Yonathan lalu bisa meng-export data bersih berisikan take home pay berikut semua rincian perhitungannya. 

Sebagai langkah mempersingkat proses Mekari memutuskan untuk menggunakan fitur Payroll Disbursement dalam aplikasi Talenta. Yonathan pun memanfaatkan fitur ini, setelah selesai dengan kalkulasi payroll, Yonathan memilih tombol “Auto-Disburse” dan memberikan rincian penjadwalan payroll. Ia masih dimungkinkan untuk me-review data sebelum disburse dilakukan. 

Jika tak ada masalah, Yonathan  hanya perlu melakukan transfer ke virtual account di yang telah disediakan oleh Talenta dan akan secara otomatis ditransfer ke masing-masing akun bank karyawan, bahkan ke berbagai akun bank di Indonesia, tak terbatas pada satu bank saja.

  • Kelola benefit karyawan tanpa halangan

Fitur ini tak hanya membantu karyawan untuk mendapatkan akses benefit secara lebih mudah tetapi juga bagaimana membantu perusahaan untuk bisa memberikan paket benefit paling efektif. Melalui fitur ini perusahaan dapat membantu karyawan membayar kebutuhan sehari-hari dengan menawarkan sebagian dari gaji mereka yang diuangkan lebih awal atau lebih populer dengan istilah skema “salary sacrifice”. 

Perusahaan juga dapat membatasi juga dapat membatasi jumlah dana yang dapat diakses pada setiap karyawan untuk memastikan pengeluaran yang lebih sehat dan terarah. Fitur pemberian benefit di Talenta terbagi dalam dua model, yakni Mekari Benefit dan Mekari Flex. Perbedaan keduanya terletak pada beban pembiayaan benefit karyawan yang ditanggung.

Perusahaan akan tetap bisa menanggung komponen biaya wajib seperti asuransi kesehatan dan jaminan hari tua. Selain itu benefit lain seperti fasilitas kesehatan/olahraga, pemeriksaan medis, gigi dan mata, fasilitas transportasi, dan lifestyle (daycare, voucher-voucher, dan lain-lain) bisa dibagi dalam dua model pembiayaan tersebut. 

Jika menggunakan model Mekari Benefit maka perusahaan dapat menggunakan skema salary sacrifice untuk memberikan benefit tersebut. Sementara itu, jika menggunakan Mekari Flex perusahaan akan menanggung beban biaya benefit dan bisa menerapkan limit atas akses setiap komponen benefit tersebut. Fitur ini akan secara signifikan meningkatkan engagement karyawan Anda dengan membawa fleksibilitas dan kebebasan dalam memilih paket benefit mereka sendiri.

  • Rampingkan proses saat WFH dengan Employee Self-Service

Salah keunggulan Talenta dibandingkan cloud HRIS yang lain adalah tersedianya fitur-fitur teknis yang memperkenalkan paradigma baru pada pengelolaan karyawan. Database yang aman, rekrutmen dan onboarding yang rapi, serta fitur self-service semua terangkum dalam satu platform. Integrasi dengan sistem cloud memungkinkan bisnis untuk mengolah informasi tenaga kerja dengan lebih cepat dan efisien. Aksesnya bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja, terintegrasi dengan payroll dan absensi secara langsung. 

Khusus untuk fitur employee self-service (ESS), Talenta memungkinkan akses karyawan pada layanan HR secara mandiri, seperti mengecek kehadiran pribadi, memperoleh slip gaji, memohon reimbursement atau medical services langsung dari handphone pribadi karyawan. Fitur ESS ini dapat membantu HR meringankan beban pekerjaan administrasi, karena sebuah studi menyebutkan bahwa 70 persen waktu HR habis untuk pekerjaan yang sifatnya administratif.

Contoh sederhananya, Talita seorang karyawan di Mekari merasa bahwa beberapa waktu lalu dirinya salah melakukan input absensi di menu Live Attendance di Talenta. Ia berniat memperbaiki catatan absensinya, tetapi kantor sedang melakukan program work from home. Untungnya, terdapat fitur ESS di Talenta yang memungkinkan administrasi ini cukup dilakukan menggunakan perangkat mobile milik Talita. Ia kemudian masuk ke menu Request Attendance dan memberikan rincian Clock In/Out yang benar, disertai dengan deskripsi dan lampiran yang mendukung sebagai bukti.

Di kesempatan lain, Talita sedang sakit dan akhirnya berobat ke klinik terdekat. Setelah selesai, Talita berniat untuk mengajukan reimburse karena pengobatan outpatient juga ditanggung oleh perusahaan. Ia masuk ke menu Request Reimbursement di aplikasi Talenta. Talita bisa melihat berapa limit benefit yang masih bisa ia akses di sini. Kemudian ia lampirkan foto bukti bayarnya di aplikasi dan menyelesaikan proses. Selang beberapa hari, uang reimbursement ditransfer langsung ke rekening pribadi Talita. 

Proses yang sama juga dapat dilakukan untuk melakukan request Time-Off/cuti, Request Overtime/lembur, akses ke Mekari Benefit/Mekari Flex, dan juga Request Change Shift/mengganti jadwal kerja. Karyawan juga bisa dengan mudah melihat slip gajinya setiap bulan dengan masuk ke menu My Payslip di halaman awal. Semua layanan HR menjadi lebih cepat dan praktis menggunakan Talenta, terangkum lengkap dalam satu aplikasi yang terintegrasi.

Fitur-fitur di atas akan sangat membantu perusahaan untuk bisa melakukan business as usual HR walaupun dalam kondisi remote atau WFH. Pengelolaan karyawan tidak lagi terbatas pada infrastruktur fisik perusahaan, memberikan fleksibilitas yang lebih baik tanpa mengurangi kualitas layanan atau compliance. Dalam hal ini, Talenta sebagai platform HRIS yang lengkap mampu menjawab tantangan-tantangan pengelolaan sumber daya manusia bahkan di berbagai situasi. Simak informasi lebih lengkapnya di website talenta atau coba demo gratis Talenta secara langsung dengan mengisi form ini.


PUBLISHED21 Apr 2020
Ageng
Ageng