Bagaimana Cara HR Mengelola Krisis saat Pandemi COVID-19?

Bagaimana Cara HR Mengelola Krisis saat Pandemi COVID-19?

Wabah Virus Corona atau COVID-19 mengharuskan pemerintah mengambil langkah untuk melakukan social distancing untuk menekan penyebaran virus. Cara yang dilakukan misalnya dengan mengimbau masyarakat untuk tidak keluar rumah dan menjaga jarak, serta menerapkan work from home atau bekerja dari rumah.

Menerapkan WFH memang susah-susah gampang. Sejumlah perusahaan dan karyawan  yang belum terbiasa dengan sistem bekerja seperti ini tentu akan merasa kesulitan.

Note : Baca artikel Panduan Kembali Bekerja di Kantor dengan Aman saat New Normal

Lantas bagaimana jalan keluarnya agar WFH mampu diadopsi dengan mudah baik oleh perusahaan maupun karyawan dan bagaimana HR mampu mengelola krisis saat pandemi COVID-19? 

Berikut ini dialog Project Lead of WFH Implementation Mekari, Tony Indrali, dan Head of HR & GA Female Daily, Bani Wicaksono, dalam webinar yang digelar Talenta by Mekari dengan topik Tactical Guide for HR & Employees in Managing COVID-19 Crisis, Kamis (16/4). 

Tips sehat

Membangun Kesadaran Stay Safe kepada Karyawan

Istilah stay safe yang kerap muncul di tengah situasi pandemi COVID-19 ini tidak hanya mengacu kepada masyarakat untuk menjaga kesehatan diri masing-masing. Tetapi memiliki arti luas yaitu untuk keselamatan data pribadi dan hal penting lainnya yang disimpan oleh karyawan di berbagai platform online.

Baru-baru ini, salah satu platform komunikasi online berbasis video dan audio, Zoom, membuat resah. Penyebabnya, karena diduga data pribadi pengguna beserta rekaman video bocor. Padahal Zoom merupakan platform yang populer dan banyak digunakan karyawan saat menerapkan WFH.

Note : Baca artikel Dear HR, Ini Tips Atur Tim saat Work From Home agar Tetap Produktif

Atas kejadian ini, Project Lead of WFH Implementation Mekari, Tony Indrali, melarang karyawannya menggunakan Zoom sampai dipastikan bahwa platform tersebut memberikan jaminan keamanan data para penggunanya.

Bagian dari Transisi Menuju Aktivitas Online

Dimulai sejak awal Maret 2020 lalu, Mekari telah menerapkan sistem bekerja dari rumah. Transisi pun harus dilakukan.

Sebagai perusahaan startup, Mekari tentunya sudah tidak asing dengan sistem WFH. Bedanya dengan sistem WFH saat ini tentu skalanya lebih besar, sehingga diperlukan komunikasi yang baik dan lancar dengan menggunakan platform chat maupun video call. Ini sangat penting agar seluruh karyawan bisa selalu aware dengan tugasnya masing-masing.

Employee self-service

Tetap Bisa Pantau Produktivitas Karyawan saat WFH

Banyak perusahaan menganggap memantau produktivitas karyawan saat penerapan WFH sangat sulit. Tapi tunggu dulu, ada kok jalan keluarnya agar perusahaan tetap mudah memantau produktivitas karyawan saat WFH. Misalnya yang dilakukan Head of HR & GA Female Daily, Bani Wicaksono. 

Bani mengungkapkan ada beberapa cara yang bisa dilakukan. Misalnya dengan mendistribusi daftar penugasan. Jadi, masing-masing divisi akan diberikan sebuah daftar penugasan yang harus diisi oleh seluruh karyawannya. 

Note : Baca artikel Keuntungan Karyawan Gunakan Teknologi Cloud saat Work From Home

Tidak hanya itu, cara lain yang dilakukan adalah dengan rutin mengadakan townhall seminggu sekali. Townhall ini penting untuk mengumpulkan ide karena di dalamnya terdapat sesi brainstorming

Kemudian, Female Daily juga mewajibkan masing-masing divisi melakukan conference call setiap harinya. Concall bermanfaat untuk keep up dengan pencapaian dan tugas-tugas karyawan yang berikutnya.

Peran HRD terhadap WFH

Harus Memastikan Karyawan Tetap Nyaman saat WFH

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa karyawannya nyaman saat melakukan WFH. Ada beberapa cara yang dilakukan. Misalnya yang dilakukan Female Daily dengan menyediakan masker serta vitamin untuk karyawan khususnya untuk pekerja yang diberlakukan shift seperti security dan cleaning service.

Untuk karyawan yang masih ada keperluan ke kantor, mereka juga difasilitasi dengan kendaraan yang berpartner dengan Grab Business.

Kemudian divisi HR Female Daily juga rutin mengadakan sesi-sesi online sebagai bentuk lifting up the mood atau hiburan bagi mereka yang jenuh di rumah. Contohnya seperti kelas olahraga online yang terdiri dari SBZ dan yoga, make up, best costume competition yang dilakukan setiap conference meeting dengan imbalan hadiah bagi yang memenangkan kostum terbaik, hingga mengundang psikolog ke dalam Zoom session.

Bani mengatakan semua kegiatan tersebut tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan teknologi. Sedangkan untuk urusan administrasi karyawan, Bani mengandalkan teknologi HRIS, Talenta. Bani mengaku Talenta sangat membantu sekali penerapan WFH di Female Daily.

Note : Baca artikel Peran Penting Teknologi Cloud saat WFH bagi Female Daily dan Mamikos

“Karena dengan Talenta karyawan sudah terbiasa sekali dan enggak ribet. Selain itu untuk employee view visibility nya juga jelas. Dengan situasi ini kan, tadinya sudah ambil cuti terus tiba-tiba harus dicancel, dengan Talenta tinggal didelete saja dan (hari cuti) langsung kembali lagi. Bayangkan kalau ini semua masih manual dan masih pakai paper, pasti ribet,” papar Bani.

Sebagai penyedia HRIS, dalam rangka mendukung imbauan pemerintah untuk melakukan work from home, Talenta juga menyediakan penawaran spesial melalui program #WFHbukanliburan. Program ini merupakan serangkaian kampanye sebagai bentuk dukungan kami untuk menciptakan iklim bisnis yang tetap produktif meskipun sedang berada di tengah krisis dengan memaksimalkan penggunaan teknologi HRIS.

Cari tahu selengkapnya mengenai produk Talenta di website Talenta atau isi formulir berikut ini untuk mencoba demo gratis Talenta secara langsung. Cukup ketuk banner di bawah ini untuk mendapatkan promo kesempatan gratis 3 bulan (aktivasi account di April 2020) setiap berlangganan satu tahun software Talenta.

Note : Baca artikel Penting bagi HR, Ini Panduan Lengkap UU Ketenagakerjaan Indonesia


PUBLISHED22 Apr 2020
Delima Meylynda
Delima Meylynda