Apa Itu Offering Letter? Panduan Lengkap untuk Karyawan dan HR

Offering letter sering kali disalahpahami sebagai surat kontrak. Padahal Keduanya adalah jenis surat yang berbeda.

Meski sama-sama dokumen penting yang dikeluarkan saat proses rekrutmen, keduanya memiliki perbedaan dari segi isi dan legalitas.

Jika berbeda, lantas kenapa perusahaan mengeluarkan offering letter? Apa fungsinya dan bagaimana struktur isinya?

Apa Itu Offering Letter?

Offering letter atau secara harfiah berarti surat penawaran adalah dokumen formal perusahaan yang diberikan kepada calon karyawan terpilih sesuai dengan jabatan yang dilamar.

Surat ini umumnya diberikan ketika proses rekrutmen selesai sebelum perusahaan menyerahkan surat kontrak kepada karyawan.

Menurut Russell Cooper, Talent Acquisition Lead, SAP Supply Chain, offering letter diberikan sebagai bentuk pondasi perusahaan untuk membuat surat kontrak.

Offering letter memungkinkan antara pihak karyawan dan perusahaan memahami keinginan masing-masing.

Untuk itu, ketika Anda sebagai calon karyawan menerima surat ini, wajib membaca secara detail dan menanyakan poin-poin yang ada di dalam surat.

Bahkan melalui offering letter, Anda bisa melakukan negosiasi akhir sebelum menandatangani persetujuan untuk bergabung.

Apa Saja Komponen Isi Offering Letter?

Sebagai surat formal, tentunya offering letter memiliki struktur surat yang terdiri dari kepala surat, salam pembuka, isi surat, dan penutup.

Pada bagian isi offering letter terdapat komponen-komponen penting berisi keterangan dan ketentuan terkait hak dan kewajiban calon karyawan.

Berikut komponen utama yang wajib ada di dalam struktur isi offering letter:

1. Nama dan Posisi Jabatan

Pastikan nama sesuai dengan dokumen legalitas Anda dan posisi sesuai dengan lowongan kerja yang ditawarkan.

2. Detail Gaji dan Benefit

Berisi gaji kotor dan gaji bersih yang diterima termasuk komponen pemotong gaji seperti PPh, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta benefit yang diterima selama bekerja.

3. Tanggal Mulai Kerja dan Lokasi Kerja

Offering letter juga berisi tanggal mulai kerja, waktu kerja, dan lokasi kerja. Bahkan tidak sedikit juga perusahaan mencantumkan durasi kontrak.

4. Detail Pekerjaan

Berisi tugas pokok yang Anda lakukan sebagai karyawan, status kepegawaian, dan masa percobaan atau probation.

Selain itu, di bagian ini beberapa perusahaan menjelaskan alur pekerjaan termasuk cakupan pekerjaan dan siapa atasan Anda.

5. Persyaratan Tambahan

Beberapa perusahaan mencantumkan persyaratan atau klausul. Misalnya klausul penyerahan dokumen tertentu bersamaan dengan pengembalian offering letter.

Ada pula klausul non-kompetisi yang berisi kerahasiaan isi offering letter atau selama proses onboarding dan klausul kewajiban pelatihan.

Beberapa perusahaan mewajibkan karyawan terpilih mengikuti pelatihan dan dilarang melakukan aktivitas khusus seperti menikah atau perjalanan ibadah selama pelatihan.

6. Tenggat Waktu Konfirmasi dari Kandidat

Berisi batas waktu pengembalian offering letter sejak diterima oleh calon karyawan. Di sini pula berisi narahubung dari perwakilan perusahaan.

7. Konfirmasi Persetujuan

Bagian yang berisi keterangan persetujuan oleh calon kandidat. Memuat keterangan persetujuan yang disertai nama lengkap calon karyawan dan kolom tanda tangan.

Fungsi Offering Letter

Tujuan utama perusahaan memberikan offering letter adalah untuk memberitahu calon karyawan secara resmi diterima oleh perusahaan.

Namun sebenarnya, offering letter memiliki fungsi yang berbeda di mata perusahaan dan calon karyawan. Berikut perbedaannya.

Fungsi bagi HRD Perusahaan

Fungsi offering letter bagi HRD perusahaan yaitu sebagai berikut.

Sebagai bagian dari dokumentasi perusahaan terkait ketentuan pekerjaan apabila terdapat perselisihan dengan karyawan di kemudian hari
Sebagai pondasi untuk membuat kerangka surat kontrak
Alat komunikasi resmi bagi perusahaan untuk menyampaikan ekspektasi dan persuasi kepada karyawan untuk bergabung
Dokumen untuk menunjukkan keseriusan dan itikad baik perusahaan kepada karyawan
Mempercepat proses rekrutmen. Adanya tenggat waktu, memberikan ruang bagi perusahaan untuk menyusun strategi lain apabila kandidat yang dipilih menolak.

Fungsi bagi Karyawan

Fungsi offering letter bagi karyawan yaitu sebagai berikut.

Memberikan kepastian bagi kandidat bahwa mereka diterima menjadi karyawan
Memberikan transparansi bagi kandidat terkait hak dan kewajiban
Sebagai wadah untuk melakukan negosiasi akhir
Memberikan waktu bagi karyawan untuk menyetujui atau menolak tawaran
Dapat digunakan sebagai bukti apabila perusahaan mengabaikan hak karyawan

Perlu diketahui, meski offering letter bukan dokumen yang bisa dijadikan bukti hukum, namun keberadaannya dapat menjadi bukti pendukung dalam proses hukum apabila terjadi sengketa.

5 Contoh Offer Letter

Berikut 5 contoh offering letter untuk berbagai situasi yang bisa Anda jadikan referensi.

1. Offer Letter untuk Pekerja Tetap

Ciri-ciri offer letter untuk pekerja tetap adalah tidak ada jangka waktu pekerjaan dan memuat beberapa benefit dan fasiltias calon karyawan. Berikut contohnya

2. Offer Letter untuk Pekerja Kontrak

Ciri-ciri offer letter untuk pekerja kontrak adalah pernyataan durasi kontrak. Selain itu, benefit dan fasilitas yang ditawarkan tidak sebanyak karyawan tetap.

Contoh format ini juga bisa digunakan untuk offer letter fresh graduate dengan menambahkan pelatihan kerja dengan durasi tertentu pada bagian fasilitas.

3. Offer Letter untuk Pekerja Lepas

Offer letter untuk pekerja lepas memiliki perbedaan pada pembayaran dan durasi kontrak. Berikut contohnya.

4. Offer Letter untuk Senior Position (Manajerial)

Ciri-ciri offer letter untuk posisi senior adalah ada pada bagian benefit dan kompensasi yang ditawarkan mengingat posisi ini merupakan posisi strategis.

Berikut contoh offer letter untuk posisi senior atau manajerial.

5. Offer Letter dengan Penawaran Gaji yang Fleksibel

Offering ini umumnya dikirimkan setelah melalui proses negosiasi ketika calon karyawan menerima surat offering letter pertama. Berikut contohnya.

Anda bisa download contoh dan template offering letter melalui tautan berikut ini.

Sebaiknya Kapan Harus Kirim Balik Offering Letter?

Menurut Phoebe Gavin, pendiri sekaligus talent leader coach Better with Phoebe waktu paling ideal untuk membalas offering letter adalah lima hari kerja.

Namun untuk menunjukkan sikap profesionalitas, Anda bisa melakukan respon dengan membahas poin-poin yang ada pada offering letter dalam waktu 24 jam setelah Anda menerimanya.

Dengan kata lain, sebaiknya Anda merespon cepat offering letter tapi tidak perlu buru-buru untuk mengirim balik.

Phoebe juga menambahkan, sebagai kandidat Anda bahkan bisa meminta perpanjangan waktu apabila tenggat yang diberikan terlalu cepat dan hal ini wajar untuk dilakukan.

Bagaimana Cara Membalas Offering Letter yang Baik dan Benar?

Setelah Anda membaca seksama offering letter, langkah selanjutnya adalah memutuskan apakah Anda menerima tawaran tersebut atau tidak.

Lalu bagaimana caranya? Simak penjelasan berikut ini.

Cara Menerima Offering Letter

Offering letter merupakan surat formal sehingga untuk membalasnya pun dilakukan secara formal yang dilakukan melalui email dengan memperhatikan hal-hal berikut.

Pastikan subject email relevan dengan mencantumkan tujuan, nama, dan jabatan
Berikan salam pembuka kepada pengirim surat
Ucapkan terima kasih atas penawaran kerja yang ditawarkan
Menyatakan persetujuan bahwa Anda menerima tawaran tersebut
Melakukan konfirmasi ulang atau menanyakan kembali poin-poin yang ambigu

Berikut contoh email untuk mengkonfirmasi bahwa Anda menerima tawaran dari offering letter dalam Bahasa Indonesia

Versi tulisan

Terima kasih atas tawaran dan kesempatan yang diberikan kepada Saya untuk bergabung dengan (Nama Perusahaan) sebagai (Posisi/jabatan).

Dengan ini, Saya (nama Anda) menerima tawaran kerja yang disampaikan pada tanggal (Tanggal Anda menerima surat)

Saya sangat senang menerima pekerjaan ini dan tidak sabar untuk memberikan dampak positif kepada perusahaan.

Saya sepenuhnya memahami segala ketentuan yang disampaikan dalam offering letter bahwa Saya menerima gaji sebesar (Angka gaji) dengan kompensasi yang tercantum dan mulai bekerja pada (tanggal) dengan masa percobaan (durasi waktu)

Versi gambar

Berikut contoh email untuk mengkonfirmasi bahwa Anda menerima tawaran dari offering letter dalam Bahasa Inggris

Versi tulisan

Thank you for the opportunity and offering me to join (Nama perusahaan) as a (Posisi/jabatan).

I, (Nama Anda), formally accept the offering conveyed on (Tanggal Anda menerima surat)

I am excited to accept this position and look forward to contributing positively to the company.

I fully understand and agree to the terms, including a salary of (Jumlah gaji) with listed benefits and commence to work start on (tanggal kerja) with a probation period for (durasi waktu)

Versi gambar

Cara Menolak Offering Letter dan Bernegosiasi

Anda juga berhak untuk menolak offering letter dengan catatan, Anda membalas surat tersebut secara formal dengan cara berikut.

Pastikan subject email relevan
Berikan salam pembuka
Ucapkan apresiasi dan terima kasih atas ketertarikan dan penawarannya
Ungkapkan penolakan dan berikan alasan kenapa Anda menolak tawaran tersebut
Jika ingin bernegosiasi, sebutkan poin yang ingin dirundingkan.
Jika ingin meminta waktu lebih, tulis kapan Anda akan mengirimkan kembali
JIka ingin bernegosiasi dengan efektif, Anda juga bisa menghubungi narahubung melalui telepon

Berikut contoh email penolakan atau negosiasi offering letter dalam bahasa Indonesia

Versi tulisan

Terima kasih atas tawaran yang diberikan kepada Saya sebagai Digital Marketing Specialist untuk PT XYZ. Setelah pertimbangan matang, Saya memutuskan untuk menolak tawaran ini karena telah memilih peluang karir di tempat lain.

Saya sangat menghargai waktu dan usaha yang diberikan perusahaan untuk proses rekrutmen ini. Menyenangkan juga bagi Saya bisa mengikuti prosesnya dan menerima kesempatan menarik yang ditawarkan.

Saya berharap yang terbaik untuk PT XYZ, Semoga kita bisa menjalin hubungan profesional yang baik di lain kesempatan.

Versi gambar

Berikut contoh format email menolak offering letter dalam bahasa Inggris

Versi tulisan

I hope this message finds you well. Thank you for offering me the Digital Marketing Specialist position at PT XYZ. After mindful consideration, I decided to decline the offer as I have chosen a different career path.

I Truly appreciated the time and effort your team dedicated to the recruitment process. It was a pleasure going through this process and the exciting opportunities it offers.

I wish you and the team all the best moving forward.

Versi gambar

Apabila Anda ingin melakukan negosiasi, berikut format sederhananya dalam bahasa Indonesia

Versi tulisan

Terima kasih atas tawaran yang diberikan kepada Saya sebagai Digital Marketing Specialist untuk PT XYZ. Saya tertarik untuk bergabung dan menantikan kontribusi positif kepada perusahaan.

Namun setelah mengulas seksama tawaran yang diberikan, Saya ingin mendiskusikan beberapa hal terkait,

Gaji pokok dan kompensasi

Waktu mulai bekerja

Saya percaya hal-hal di atas dapat dipertimbangkan kembali agar tercipta kesepakatan bersama.

Saya juga terbuka untuk menjadwalkan waktu sesi diskusi lebih lanjut dan berharap dapat menerima respon positif terkait permintaan ini.

Terima kasih atas waktu dan pengertiannya.

Versi gambar

Apakah Calon Karyawan Boleh Membatalkan Persetujuan Offering Letter?

Hal ini diperbolehkan, karena secara hukum offering letter merupakan ketentuan tidak mengikat.

Namun, sebelum memutuskan hal tersebut, Anda wajib membaca seksama isi dari offering letter tersebut.

Hal ini karena beberapa perusahaan mencantumkan klausul penalti bagi mereka yang membatalkan persetujuan offering letter. Sehingga tidak mudah bagi Anda melakukan pembatalan secara sepihak.

Membatalkan persetujuan offering letter juga bukan tanpa konsekuensi. Pada beberapa kasus, karyawan yang melakukan tindakan ini masuk ke daftar hitam perusahaan dengan alasan tidak menunjukkan sikap profesionalisme.

Apa Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja?

Offering letter dan surat kontrak kerja adalah dokumen yang berbeda meski keduanya berisi ketentuan terkait hak dan kewajiban perusahaan. Lalu, apa saja perbedaannya?

Kekuatan Hukum

Berdasarkan status hukum, offering letter memiliki asas legalitas yang tidak mengikat atau non-binding.

Dengan kata lain, ketika sudah menyetujui offering letter, Anda bisa melakukan penarikan kembali untuk menolak tawaran tersebut.

Sementara surat kontrak bersifat mengikat secara hukum dan dapat dijadikan dasar perkara apabila terdapat sengketa hukum antara perusahaan dan karyawan.

Komposisi Surat

Komposisi offering letter lebih singkat terdiri dari salam pembuka, kalimat pembuka, isi penawaran, dan paragraf persetujuan.

Sementara itu, surat kontrak kerja berisi keterangan pihak-pihak yang mengikat, klausul perjanjian termasuk masa berlaku perjanjian, peraturan, dan klausul pemutusan kontrak.

Hal yang membedakan lainnya adalah dalam offering letter hanya terdapat kolom tanda tangan calon karyawan.

Sementara surat kontrak kerja, terdapat kolom tanda tangan perwakilan perusahaan dan tanda tangan calon karyawan.

Selain itu, ketentuan pada surat kontrak jauh lebih detail dibanding offering letter. Bahkan terdapat prosedur dan waktu pemberitahuan pengunduran diri.

Fleksibilitas

Surat kontrak yang sudah disetujui tidak bisa diubah. Sementara offering letter masih ada celah untuk dilakukan perundingan antara perusahaan dengan karyawan.

Situasi Penggunaan

Surat kontrak diberikan untuk semua jenis perekrutan baik formal maupun non-formal. Baik itu tenaga lepas (freelance), tenaga harian, maupun pekerja paruh waktu (part-timer).

Sementara offering letter diberikan saat perusahaan merekrut kandidat untuk jabatan formal baik itu karyawan kontrak maupun karyawan tetap.

Sebagai gambaran, berikut contoh ilustrasi perbandingan isi offering letter dan kontrak kerja.

Demikian serba-serbi offering letter yang dapat Anda jadikan referensi baik bagi Anda sebagai pemilik perusahaan maupun sebagai karyawan.

Meski terlihat sepele, offering letter bisa jadi wadah bagi Anda untuk menyesuaikan nilai yang Anda anut dengan perusahaan. Begitu pun sebaliknya bagi perusahaan.

Bagi perusahaan, offering letter merupakan proses rutin yang sering kali bisa terabaikan. Apalagi jika dalam satu waktu, Anda merekrut banyak kandidat.

Persoalan ini pun bisa dijawab dengan aplikasi rekrutmen karyawan dari Mekari Talenta dimana seluruh proses rekrutmen mulai dari tes rekrutmen, dokumentasi onboarding, hingga optimasi data kandidat dapat dilakukan dalam satu sistem terintegrasi.

Cari tahu selengkapnya tentang Mekari Talenta dan coba gratis di sini.