Mengenal Pengertian, Manfaat, dan Keuntungan Payroll Service

By Mekari TalentaPublished 06 Apr, 2023 Diperbarui 20 Maret 2024

Beberapa dari kalian mungkin sudah lazim mendengar tentang Payroll Service. Payroll Service sebenarnya adalah jasa yang disediakan untuk perusahaan agar mempermudah proses penggajian karyawan.

Proses penggajian yang biasanya dilakukan oleh bos ataupun manajer perusahaan diambil alih oleh pihak ketiga agar lebih efisien.

Biasanya perusahaan yang membutuhkan jasa payroll service adalah yang mempunyai banyak pegawai, apalagi dengan gaji yang berbeda-beda pula.

Jasa ini tidak hanya dipakai oleh perusahaan besar yang masuk ke skala perusahaan nasional ataupun multi nasional, tetapi juga sering dipakai di berbagai UKM (Usaha Kecil Menengah).

Simak penjelasan lebih lanjut mengenai Payroll Service pada artikel berikut.

Apa Itu Payroll Service?

Payroll service sendiri merupakan layanan penggajian otomatis yang umumnya disediakan oleh software HRIS seperti Mekari Talenta.

Payroll service sendiri dapat menyederhanakan proses penggajian yang umumnya memakan waktu lama.

Proses tersebut dilakukan secara otomatis meliputi:

 

Manfaat Payroll Service

Manfaat yang benar-benar dirasakan berdampak pada sebuah perusahaan yaitu tercapainya pembayaran yang akurat kepada setiap karyawan.

Kita tahu bahwa pembayaran gaji di setiap perusahaan berbeda-beda.

Ada gaji pokok, gaji lembur, uang makan, uang transportasi, tunjangan hari raya, uang lembur, dan banyak lainnya.

Dengan adanya payroll service, perusahaan terbantu kerjanya.

Divisi HR tidak perlu repot-repot lagi untuk mencatatkan waktu dan tanggal pembayaran, serta menghindari repot nya melakukan transfer uang kepada setiap pegawai satu per satu.

Selain itu, jasa ini memudahkan divisi finansial dari perusahaan untuk mencatat pengeluaran, sehingga kerja menjadi lebih produktif.

Administrasi yang Efektif

Secara garis besar, penggunaan sistem payroll akan memberikan perusahaan satu prosedur administrasi yang efektif, rapi dan efisien.

Penggunaan database SDM perusahaan sebagai dasar data dianggap mampu memberikan informasi yang lengkap dan akurat, sehingga tidak perlu dilakukan cross check untuk memastikan kebenaran data yang dimasukkan.

Otomatisasi administrasi payroll juga akan memudahkan staff HR dan bagian lain yang terkait dalam mendapatkan informasi yang valid.

Setiap transaksi akan tercatat dengan sistematis untuk memudahkan staff HR dalam melihat data-data yang dibutuhkan.

Biasanya penggunaan sistem ini disertai juga dengan penggunaan input otomatis terkait kinerja karyawan.

Untuk Mempersingkat Proses Penggajian

Proses administrasi payroll memerlukan waktu yang tidak sedikit.

Mencermati setiap data yang dimasukkan secara manual serta melakukan perhitungan keseluruhan, terkadang dapat menghambat kerja bagian HR serta bagian terkait lain, dan bisa menghabiskan banyak waktu.

Dengan menggunakan sistem ini, maka proses yang dilaksanakan untuk mengurus payroll menjadi jauh lebih mudah.

Ini adalah salah satu manfaat sistem payroll perusahaan seperti software HRD Mekari Talenta dengan solusi praktis yang akan didapatkan.

Input data yang berkaitan dengan penghitungan payroll dilakukan secara otomatis oleh sistem, maka staff HR kemudian hanya tinggal memeriksa secara cepat setiap transaksi dan perhitungan yang dilakukan.

Ini memberikan bagian HR lebih banyak waktu untuk fokus pada hal strategis lainnya.

Akurasi Data yang Terjamin

Penggunaan database SDM perusahaan sebagai dasar, merupakan cara yang tepat dalam mengelola masalah payroll.

Hal ini dikarenakan penggunaan database yang dimiliki perusahaan terkait SDM akan memberikan data paling akurat dan paling aktual.

Setiap perubahan akan tercatat pada database karyawan tersebut sehingga variabel yang masuk dalam perhitungan juga akan menyesuaikan.

Hal ini memungkinkan baik staff HR atau bagian terkait lain tidak menghabiskan waktu untuk melakukan follow up pada perubahan data terkini.

Tidak ada lagi cerita mengenai kesalahan hitung payrol bank, atau salah mengirimkan payroll pada karyawan.

Manfaat sistem payroll perusahaan yang satu ini tentu juga akan bisa menghemat biaya operasional perusahaan.

Dengan sistem ini, setiap proses dapat dikatakan sudah memiliki jalur masing-masing, sehingga setiap karyawan akan menerima hak yang sesuai dengan apa yang diberikannya untuk perusahaan.

Akurasi data, menjadi penting untuk menghemat banyak waktu berharga yang dimiliki perusahaan.

Pengiriman Tepat Waktu

Mungkin terkadang tidak dirasakan, namun penyampaian payroll yang terlambat bahkan hanya satu hari saja bisa memberikan dampak pada karyawan yang dimiliki perusahaan.

Hal ini tidak jarang terjadi karena pada hari penyampaian payroll, jatuh pada hari libur atau tanggal merah sehingga kantor libur dari aktivitas rutin.

Dengan penggunaan sistem payroll perusahaan, hal ini tidak perlu lagi terjadi.

Approval yang diperlukan dapat diberikan secara langsung melalui aplikasi yang ada, dam payroll dapat secara langsung ditransfer pada rekening bank masing-masing karyawan secara otomatis pada tanggal yang telah disepakati.

Hal ini menjamin hak karyawan terpenuhi tepat waktu, dan menghindarkan perusahaan dari pelanggaran hukum ketenagakerjaan.

Beberapa manfaat di atas mungkin hanya sebagian kecil saja dari yang bisa didapatkan jika perusahaan Anda menggunakan sistem payroll yang handal dan terpercaya.

Cara Kerja Payroll Service

Berikut ini merupakan cara kerja sistem payroll service sebagai sistem penggajian dan pengupahan karyawan.

Rekap data absensi

Rekap data absensi berupa kehadiran, cuti, izin, dan sakit yang sudah ada dalam komponen payroll.

Absensi karyawan adalah tanggung jawab dan tugas HRD sehingga HRD juga memiliki tanggung jawab untuk menghitung gaji karyawan.

Dengan sistem payroll absensi akan lebih mudah.

Penghitungan lembur, insentif, dan bonus

Pada sistem penggajian di Indonesia terdapat penghitungan lain yang mempengaruhi besar gaji yaitu memberikan tambahan atas kerja keras karyawan.

Lembur, insentif, dan bonus merupakan hal yang bisa menambah gaji karyawan.

Penghitungan potongan gaji

Selain penambahan gaji, ada juga pemotongan gaji karyawan sesuai komponen yang ada pada payroll.

Potongan bisa berupa untuk pajak, berbagai jaminan, dan denda akan keterlambatan, serta jika karyawan memiliki hutang atau pinjaman pada perusahaan.

Jasa Payroll memang sangat dibutuhkan oleh berbagai perusahaan untuk tujuan efisiensi.

Proses yang terjadi di payroll juga akurat dan aman.

Perusahaan tidak perlu lagi sibuk dan repot mengurus masalah gaji kepada pegawai karena sudah terbantu oleh jasa ini.

Kelebihan Payroll Service  dibanding Sistem Manual

Payroll service tentu mempunyai segudang keuntungan sehingga banyak perusahaam UKM hingga perusahaan multi nasional mengguna jasa tersebut.

Karena menggunakan sistem agar tidak terjadi kesalahan dan diselesaikan oleh tenaga sistem.

Mari kita lihat beberapa keuntungan dari payroll service.

Perhitungan Gaji dan Pembayaran Otomatis dengan Payroll Service

Semua jasa payroll service dilakukan oleh sistem.

Sistem yang dirancang pastinya sudah teruji dan tidak ada kesalahan.

Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu takut terjadinya kesalahan dalam perhitungan gaji yang sudah ditentukan.

Jasa payroll service akan membantu menghitung gaji karyawan bersih setelah pengurangan gaji kotor berupa pajak, BPJS Kesehatan, asuransi dan biaya lainnya.

Selain itu, pembayaran dengan payroll service juga dilakukan otomatis. Jadi tidak perlu repot transfer pegawai satu per satu.

Disesuaikan Keinginan Perusahaan

Sebelum terjadi kerja sama, perusahaan juga dapat mengkomunikasikan komponen apa saja yang ada di dalam masing-masing gaji karyawan.

Ini untuk memastikan semua sistem yang berjalan benar-benar disesuaikan dengan perusahaan yang meminta.

Jadi, kebutuhan setiap perusahaan akan berbeda satu sama lain.

Bisa Dipantau Karyawan

Payroll service menyediakan fitur dalam bentuk aplikasi yang bisa dipantau oleh pegawai masing-masing perusahaan.

Dengan adanya transparansi dan perhitungan yang jelas, pegawai dapat melihat sendiri informasi mengenai jumlah gaji, pajak, potongan, bonus, waktu jam kerja, dan sebagainya melalui slip gaji yang setiap bulannya dapat diakses melalui aplikasi atau dikirim via email.

Data Terjaga dan Aman

Semua informasi perusahaan yang diberikan kepada pihak penyedia jasa payroll bersifat rahasia.

Penyedia jasa payroll service akan melindungi informasi berupa pegawai dan gaji yang bersangkutan.

Selain itu, melakukan update dan menghapus data juga mudah dilakukan apabila terjadi perubahan pekerja dalam suatu perusahaan.

Rekap Data Absensi

Apabila ada komponen gaji yang dibayar berdasarkan kehadiran, maka harus diperiksa jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti karyawan.

Perhitungan secara manual dan double entry akan menyita waktu dalam payroll.

Belum lagi jika dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain karena belum menggunakan sistem HR yang terpusat.

Perhitungan Lembur, Insentif dan Bonus

Ketiga hal tersebut secara tidak langsung dinanti oleh karyawan dalam bentuk remunerasi karena dapat menambah take home pay yang diterima.

Payroll service software yang terintegrasi dengan software HRIS seperti Mekari Talenta memudahkan divisi finansial perusahaan Anda untuk menghitung upah lembur karyawan tiap bulannya.

Hitung dan bayar gaji karyawan secara otomatis dengan Mekari Talenta.

Komponen dalam Sistem Payroll Perusahaan

Berikut ini merupakan komponen yang dapat mempengaruhi jumlah gaji karyawan dengan menggunakan sistem payroll.

Gaji pokok

Besar gaji pokok sesuai dengan kesepakatan antara karyawan dan pihak perusahaan.

Jumlahnya bisa sesuai dengan penetapan pemerintah maupun tidak asalkan kedua belah pihak menyetujuinya.

Gaji pokok wajib dimasukkan dalam payroll karena merupakan komponen utama.

Kehadiran karyawan

Kehadiran atau absensi kehadiran kerja merupakan komponen penting lain dalam sistem penggajian karyawan dengan payroll.

Jika karyawan izin tanpa keterangan atau dengan keterangan, bisa saja mempengaruhi besarnya gaji.

Hal tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan dan sebaiknya karyawan memahaminya dengan baik.

Potongan

Potongan yang diberikan bisa berupa denda, pinjaman, hingga investasi.

Selain itu terdapat potongan untuk jaminan kesehatan, jaminan hari tua, jaminan kecelakaan kerja, dan lain-lain sesuai ketentuan perusahaan.

Potongan juga termasuk pajak penghasilan sesuai dengan peraturan pemerintah yang ada.

Uang lembur atau insentif

Komponen lain yang penting pada software payroll terbaik adalah uang lembur jika karyawan diminta bekerja di luar jam pekerjaannya.

Pemerintah juga memberikan aturan dalam pemberian uang lembur.

Dengan demikian karyawan dan perusahaan saling mendapatkan keuntungan dan keadilan.

Bonus dan tunjangan

Jika karyawan mampu memenuhi target sesuai ketentuan, perusahaan akan memberikan bonus atas kerja kerasnya.

Dengan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan, karyawan tertentu akan mendapatkan tunjangan sesuai kesepakatan.

Tunjangan bisa berupa tunjangan hari raya, tunjangan anak dan istri, tunjangan tahunan, dan lain-lain.

Payroll service bisa disediakan oleh bank ataupun penyedia lainnya seperti Mekari Talenta

Sudah saatnya bagi perusahaan yang belum berinvestasi pada metode ini untuk menggunakan jasa payroll dan ketahui manfaatnya.

Proses Payroll Lebih Cepat dengan HRIS Mekari Talenta

Proses Payroll Service Lebih Cepat dengan HRIS Seperti Mekari Talenta

Sekarang Anda sudah tahu apa itu payroll service.

Anda juga harus tahu kalau proses payroll akan lebih cepat jika gunakan HRIS seperti Mekari Talenta.

Jika menggunakan HRIS, tentunya proses perhitungan penggajian akan lebih mudah. Selain itu hasil perhitungan juga lebih akurat.

Sistem HRIS sudah memiliki fitur untuk perhitungan penggajian, sehingga HR perusahan hanya tinggal memasukkan komponen-komponen payroll.

Selanjutnya data akan dikelola oleh HRIS.

Salah satu HRIS yang dilengkapi dengan sistem penggajian yang akurat adalah Mekari Talenta.

Sistem payroll Mekari Talenta telah terintegrasi dengan sistem lain seperti absensi online, cuti karyawan, lembur, dan lainnya.

Sehingga perhitungan gaji akan secara otomatis diperbaharui.

Tentunya hal ini memberikan kemudahan untuk HRD Perusahaan.

Saya Mau Bertanya ke Sales Mekari Talenta Sekarang

Mekari Talenta memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengelola penggajian karyawan.

Dengan automasi dari Mekari Talenta memungkinkan perusahaan untuk melakukan sistem penggajian terintegrasi dan berbasis cloud.

Dengan fitur software payroll terbaik ini, karyawan dapat mengelola penggajian  dengan cepat dan mudah.

Mekari Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini.

Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.

Selain itu, semua data yang ada di dalam aplikasi Mekari Talenta akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.

Mekari Talenta juga memiliki payroll service menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.

Jika Anda tertarik menggunakan Mekari Talenta, Anda bisa segera berkonsultasi dengan tim sales Mekari Talenta sekarang juga.

Image
Mekari Talenta
Temukan artikel-artikel terbaik seputar HR dari tim editorial Mekari Talenta. Kami mengumpulkan, menyusun, dan membagikan insight-insight menarik untuk membantu bisnis mengelola serta mengembangkan talenta-talenta unggulan.