Kelola Kehadiran Karyawan F&B saat Ramadan agar Tetap Terkontrol

Ramadan adalah peak season bagi industri F&B. Jam berbuka, malam hari, hingga menjelang sahur menjadi momen paling sibuk, dengan lonjakan pelanggan yang bisa terjadi dalam waktu singkat.

Banyak restoran dan kafe memperpanjang jam operasional hingga larut malam untuk menangkap peluang ini.

Di sisi lain, produktivitas siang hari bisa menurun, jam kerja menjadi tidak biasa, dan kebutuhan tenaga kerja di jam-jam tertentu meningkat drastis.

Dalam kondisi seperti ini, kehadiran karyawan menjadi faktor kunci bagi kelancaran operasional dan kualitas layanan outlet.

Bagaimana pengelolaan kehadiran karyawan F&B saat Ramadan? Simak selengkapnya!

Kenapa Kehadiran Karyawan F&B Lebih Sulit Dikontrol saat Ramadan?

Mengelola kehadiran di industri F&B sebenarnya sudah menantang. Saat Ramadan, kompleksitasnya meningkat karena perubahan pola kerja dan perilaku pelanggan.

Beberapa faktor yang membuat kehadiran lebih sulit dikontrol antara lain:

• Lonjakan traffic pelanggan di jam iftar dan malam hari
  Kebutuhan kru melonjak tajam dalam waktu singkat, terutama saat berbuka puasa.
• Perubahan jam kerja dan penambahan shift malam
  Banyak karyawan bekerja hingga larut malam atau bahkan dini hari.
• Risiko keterlambatan dan absensi mendadak
  Kondisi fisik karyawan, kemacetan, atau kelelahan sering memicu keterlambatan dan izin mendadak.
• Karyawan kelelahan akibat jam kerja panjang
  Jam istirahat yang terbatas meningkatkan risiko pulang lebih awal atau performa menurun.
• Keterbatasan monitoring manual di banyak outlet
  Store manager tidak selalu bisa memantau kehadiran secara detail, apalagi jika mengelola lebih dari satu outlet.

Tanpa sistem yang rapi, ketidakhadiran satu orang saja bisa berdampak besar di jam sibuk.

Baca juga: Strategi Shift Retail saat Ramadan agar Operasional Tetap Optimal

Dampak Kehadiran Karyawan yang Tidak Terkelola Saat Peak Season

Masalah kehadiran tidak hanya berdampak ke HR, tetapi langsung terasa di operasional outlet.

Beberapa dampak yang sering terjadi antara lain:

• Outlet kekurangan kru di jam sibuk
  Antrian memanjang dan meja tidak terlayani optimal.
• Kualitas layanan menurun
  Karyawan yang hadir harus menutup kekurangan tim, sehingga fokus dan kecepatan kerja menurun.
• Beban kerja tidak merata antar karyawan
  Karyawan tertentu menjadi terlalu lelah, sementara yang lain tidak terjadwal optimal.
• HR dan store manager harus bersifat reaktif
  Banyak waktu habis untuk menutup kekosongan shift secara mendadak, bukan mengelola operasional secara strategis.

Dalam industri F&B, pengalaman pelanggan sangat sensitif terhadap kondisi tim di lapangan.

Baca juga: Perusahaan Telat Bayar THR? Ini Sanksi dan Dendanya!

Strategi Mengelola Kehadiran Karyawan F&B Saat Ramadan

Agar operasional tetap stabil selama Ramadan, pengelolaan kehadiran perlu dilakukan secara lebih disiplin dan real-time.

1. Pastikan Jadwal Shift Jelas dan Tersosialisasi

Perubahan jam operasional harus diikuti dengan jadwal shift yang jelas.

• Tentukan pembagian shift sesuai jam sibuk dan jam sepi.
• Sosialisasikan jadwal kerja lebih awal agar karyawan bisa menyesuaikan kondisi fisik dan waktu istirahat.
• Minimalkan perubahan mendadak yang tidak tercatat.

Jadwal yang jelas membantu menekan risiko absen dan keterlambatan.

2. Pantau Kehadiran Secara Real-Time di Setiap Outlet

Visibilitas adalah kunci saat jam operasional memanjang.

• Store manager perlu tahu siapa yang sudah hadir, terlambat, atau belum check-in.
• Monitoring real-time membantu pengambilan keputusan cepat, misalnya memanggil backup crew saat jam iftar.
• HR bisa memantau kondisi seluruh outlet tanpa harus turun langsung ke lapangan.

Dengan data real-time, masalah kehadiran bisa ditangani sebelum berdampak ke layanan.

3. Kelola Lembur dengan Persetujuan yang Terkontrol

Jam sibuk Ramadan sering memicu lembur mendadak.

• Setiap lembur perlu dicatat dan disetujui, bukan sekadar asumsi jam kerja.
• Pastikan lembur sesuai kebutuhan operasional, bukan kebiasaan.
• Data lembur yang rapi membantu menjaga kesehatan karyawan dan akurasi payroll.

Kontrol lembur penting untuk mencegah kelelahan berlebihan dan konflik di akhir bulan.

4. Gunakan Sistem Absensi Terpusat untuk Banyak Outlet

Bagi bisnis F&B dengan banyak outlet, sistem absensi terpusat sangat krusial.

• HR bisa memantau kehadiran dari seluruh outlet dalam satu dashboard.
• Data kehadiran tetap konsisten meski shift sering berubah.
• Mengurangi ketergantungan pada laporan manual dari masing-masing outlet.

Sistem terpusat membantu menjaga keteraturan meski operasional sangat dinamis.

Baca juga: Kebijakan Payroll & THR yang Perlu Disiapkan Bisnis F&B saat Ramadan

Kelola Kehadiran Karyawan F&B saat Ramadan dengan Mekari Talenta

Untuk bisnis F&B, menjaga kehadiran karyawan saat Ramadan membutuhkan sistem yang fleksibel namun tetap terkontrol.

Mekari Talenta membantu bisnis F&B mengelola kehadiran karyawan selama Ramadan, meski jam operasional memanjang dan jam sibuk meningkat tajam.

Kapabilitas utama fitur Attendance Management Mekari Talenta meliputi:

• Dashboard kehadiran untuk memantau karyawan yang benar-benar hadir di setiap outlet
• Manajemen lembur karyawan dengan pengajuan dan persetujuan langsung di aplikasi.
• Data kehadiran terpusat meski shift sering berubah dan outlet tersebar.
• Terintegrasi dengan payroll dan THR untuk memastikan perhitungan berbasis kehadiran yang valid.
• Membantu menjaga stabilitas operasional saat kualitas layanan sangat krusial di peak season.

Dengan visibilitas dan kontrol yang lebih baik, bisnis F&B bisa fokus memberikan layanan terbaik kepada pelanggan selama Ramadan.

Jika bisnis F&B Anda menghadapi tantangan jam operasional panjang, shift malam, dan lonjakan pelanggan selama Ramadan, sistem absensi yang rapi bukan lagi pilihan, tapi kebutuhan.

Optimalkan attendance management dan live tracking karyawan untuk kontrol kehadiran real-time. Hubungi Mekari Talenta sekarang juga atau jadwalkan demo.