Komunikasi kini tak hanya mengandalkan kemampuan bertutur, namun juga kemampuan menulis. Tidak jarang, orang dengan kemampuan bertutur yang baik kurang memiliki kemampuan menulis yang setara. Padahal komunikasi melalui email misalnya, memerlukan cara menulis yang tepat. Dengan metode yang benar, email yang dikirimkan dapat menyampaikan pesan secara lugas dan tepat guna.

Keberadaan media komunikasi seperti yang kini banyak bermunculan memang rasanya sangat membantu proses komunikasi terkait dengan pekerjaan. Namun demikian, penggunaan email yang notabene merupakan salah satu media yang cukup ‘lawas’ jika dibandingkan dengan media lain tetap mendapat tempat khusus.

 

Baca Juga : 5 Cara Meningkatkan Efisiensi Bisnis di Perusahaan

 

Hal ini dikarenakan email sebagai media komunikasi dapat memberikan kesan profesional dan resmi. Baik komunikasi dengan klien, dengan atasan atau dengan bawahan dan rekan kerja, email nyatanya masih menjadi pilihan utama untuk menyampaikan informasi penting. Selain itu, kelebihan lain adalah arsipnya yang dapat dikelola dengan mudah dan sesuai dengan keperluan.

Mengingat pentingnya posisi dan penggunaan email pada dunia kerja, Anda dalam posisi apapun sebaiknya memahami beberapa tips berikut ini agar dapat menggunakan email dengan efektif. Apa saja tips yang dapat digunakan? Simak selengkapnya!

 

Komunikasi melalui Email dengan Penulisan Spesifik

Mulai dari judul, subjudul, pihak yang dikirimi hingga isi pesan, sangat disarankan untuk menulis email secara spesifik. Selain agar lebih mudah diterima dan dibaca, penulisan email yang spesifik dapat memberikan kesan bahwa Anda sebagai pengirim email mengetahui benar apa yang Anda sampaikan dan dengan siapa Anda berkomunikasi. Email yang singkat, jelas dan padat lebih direkomendasikan untuk hubungan profesional.

 

Menjaga Jarak

Hubungan kerja profesional tidak bisa disamakan dengan hubungan pribadi antar manusia. Status klien-vendor, atasan-bawahan dan rekan kerja tetap perlu mendapat jarak yang sesuai dengan peruntukannya. Jangan sampai Anda terlalu terpengaruh dengan kedekatan hubungan karena komunikasi yang dilakukan terus menerus dan intens. Ingat, seorang profesional harus berlaku layaknya seorang profesional, ada porsi untuk setiap hal dan demikian pula komunikasi dengan menggunakan email.

Lakukan Koreksi

Pada email yang akan dikirimkan pada siapapun, tidak ada salahnya memeriksa isi dan setiap bagiannya. Bukan karena Anda tidak percaya diri, namun untuk memastikan bahwa semua sudah tertulis sesuai dengan yang ingin disampaikan, dan dikirimkan pada orang yang berkepentingan. Kesalahan kecil pada penulisan misalnya akan memberikan efek buruk pada citra personal dan perusahaan Anda, yang mungkin saja dianggap sebagai bentuk tindakan meremehkan.

Untuk mendapatkan bantuan koreksi isi dari email tersebut, misal dalam bahasa Inggris, Anda bisa menggunakan berbagai aplikasi dan layanan yang tersedia. Pastikan setiap kata dieja dan ditulis dengan benar. Sesuaikan penggunaan kata dengan konteks yang ingin disampaikan sehingga email Anda dapat mewakili Anda sebagai seorang profesional.

 

Komunikasi melalu Email dengan Diksi Tepat

Meski terdengar sangat sederhana, pemilihan kata dalam penulisan email memegang peranan penting dalam menunjukkan siapa diri Anda dan apa keperluan Anda. Selalu pilih kata yang sesuai dengan konteks keperluan dan gunakan seperlunya. Seorang profesional hanya melakukan apa yang perlu dilakukan, sama seperti hal tersebut, profesional juga hanya menulis apa yang perlu ditulis saja.

 

Sopan Santun

Satu yang tidak boleh dilupakan adalah mengenai etika berbicara. Posisikan diri Anda sebagai seorang subjek dalam email yang akan dikirim dan sampaikan pesan seolah Anda berbicara secara langsung. Sopan santun tetap perlu dijaga untuk menunjukkan rasa menghargai pada pihak lain ketika mengirimkan email. Kata-kata seperti please, atau terimakasih atau have a nice day dapat digunakan untuk memperhalus email yang Anda kirimkan.

Selain untuk menunjukkan rasa menghargai, sopan santun dalam mengirimkan email juga dapat menunjukkan bahwa Anda orang yang bermartabat. Idealnya, dengan menunjukkan sopan santun maka lawan komunikasi cenderung akan lebih menghargai Anda.

 

Komunikasi melalui Email harus Singkat, Jelas dan Padat

Semua orang memiliki urusannya masing-masing. Meski email merupakan cara berkomunikasi yang formal, namun sebisa mungkin komunikasi melalui email idealnya jadi pesan yang singkat, jelas dan padat seperti yang telah disampaikan dalam poin pertama. Tidak semua orang memiliki banyak waktu untuk membaca email Anda sehingga email yang singkat dan jelas dapat meningkatkan efektivitas komunikasi.

 

Baca Juga : Ketahui Cara Efektif Mengelola Karyawan Remote

 

Beberapa hal di atas perlu diperhatikan saat berkirim pesan dan informasi menggunakan email. Sebagai sarana komunikasi yang formal, email dapat sangat berguna jika dimanfaatkan seefektif mungkin. Pesan yang singkat dan to the point dapat sangat memangkas waktu yang diperlukan dalam penyampaian informasi.

Nah, efektivitas komunikasi tak hanya dapat ditunjang dengan komunikasi melalui email namun dengan penggunaan aplikasi pengelolaan SDM yang handal. Dengan penggunaan aplikasi Talenta, Anda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi, koordinasi dan kinerja perusahaan secara menyeluruh. Fokus pada optimalisasi setiap proses administrasi juga dapat banyak membantu bagian HR dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.

Apa yang bisa kami lakukan untuk Anda?

Miliki sistem HR tepercaya dengan mencoba Talenta sekarang! Ikuti 3 cara berikut tanpa rasa khawatir untuk mendapatkan sistem HR yang lebih mudah:

Jadwalkan Demo 1:1

Undang kami untuk datang ke kantor Anda dan berdiskusi lebih lanjut tentang Talenta.

Ikuti Demo

Ikuti Workshop Talenta

Datang dan bergabung di workshop untuk ketahui lebih lanjut tentang Talenta.

Daftar Workshop

Coba Demo Interaktif

Coba akun demo langsung dan temukan bagaimana Talenta dapat membantu Anda.

Coba Gratis
loading
Suka dengan Artikelnya?Talenta punya lebih banyak buat kamu!

Dapatkan konten premium mulai dari artikel, ebook, case study, white papers, infographic dengan berlangganan sekarang!

Suka dengan artikelnya?Dapatkan artikel HR premium langsung di email Anda!

Jadilah orang pertama yang akan mendapatkan artikel premium mulai dari study case, infographic, ebook, hingga white paper.