Tips Jaga Komunikasi Kantor dalam Sistem Kerja Remote

Tips Jaga Komunikasi Kantor dalam Sistem Kerja Remote

Tidak bisa dipungkiri, pola kerja work from home atau remote yang telah berlangsung selama pandemi di tahun 2020 telah mengubah cara komunikasi Anda di kantor.

Dimana sebelumnya komunikasi antar rekan kantor berlangsung jelas, kini terdapat batasan-batasan yang menjadi tantangan.

Menurut John Bwarie, CEO perusahaan konsultan bisnis Stratiscope, komunikasi kerja adalah hal paling penting dibanding dengan hal-hal lainnya ketika work from home.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Lantas, bagaimana cara menjaga komunikasi kerja ketika kantor menerapkan work from home?

Kenapa Komunikasi Kantor itu Penting?

Menurut Gallup, ada enam fungsi utama dari komunikasi kantor yaitu:

  • To define. Komunikasi berfungsi untuk menentukan dan menyelaraskan visi, misi, dan strategi organisasi. Misalnya, rapat tahunan perusahaan.
  • To inform. Komunikasi berfungsi untuk menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan informasi transaksional. Misalnya, rapat business plan atau pembaruan teknologi.
  • To drive action. Komunikasi berfungsi untuk mendorong suatu tindakan. Misal, penugasan kepada karyawan.
  • To make a decision. Komunikasi berfungsi sebagai alat untuk menentukan keputusan. Misal, membicarakan langkah strategis perusahaan.
  • To collaborate. Komunikasi dua arah antar karyawan untuk bersama-sama melaksanakan tanggung jawab. Misal, pertukaran ide antar karyawan.

Sebuah komunikasi yang dibangun pada perusahaan akan berdampak langsung pada sukses-tidaknya sebuah perusahaan.

Dengan kata lain, semakin baik perusahaan mampu menguasai strategi komunikasi kerja, maka semakin baik dan sehat perusahaan tersebut.

Hal tersebut juga bukan tanpa alasan. Menurut penelitian yang dilakukan Harris Poll pada tahun 2015, 70% karyawan mengaku senang atau engaged apabila perusahaan dapat menyampaikan informasi yang mereka inginkan.

Informasi yang dimaksud termasuk gagasan, tujuan, visi dan misi perusahaan, hingga kebijakan perusahaan.

Perlu diingat, bahwa karyawan juga cenderung ingin memahami bahkan ikut serta dalam membangun budaya perusahaan.

Satu-satunya cara untuk melakukan itu adalah meningkatkan kualitas komunikasi antara perusahaan dengan karyawan atau karyawan dengan karyawan.

Pada akhirnya, perusahaan pun akan semakin sehat dari segi organisasi dan berdampak langsung pada bisnis.

Tantangan Komunikasi Kantor Saat Kerja Remote

Tantangan utama komunikasi kantor saat kerja remote adalah mutual knowledge.

Mutual knowledge adalah kesamaan informasi yang berhak diterima oleh seluruh anggota, dalam hal ini adalah karyawan.

Dalam ranah pekerjaan misalnya. Mutual knowledge bisa berupa informasi rapat, kondisi perusahaan, perubahan strategi, tugas-tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan.

Jika bekerja di kantor, Anda bisa dengan mudah mendapatkan berbagai informasi terkait perusahaan. Anda bisa berinteraksi langsung dengan atasan dan rekan kerja Anda.

Berbeda jika kondisinya Anda menerapkan kerja remote atau work from home. Dimana bukan hanya jarak secara fisik, pola kerja remote juga memberikan jarak psikologis.

Selain hanya bisa berkomunikasi lewat chat atau video call, karyawan biasanya juga kurang bisa menangkap atau memahami isyarat sosial ketika mereka tidak saling bertemu.

Mudah emosi, mudah salah paham, atau bahkan meragukan rekan timnya sendiri yang ujung-ujungnya timbul perilaku micromanaging.

Selain itu, karyawan juga cenderung sulit untuk memahami informasi yang diberikan dan akan berdampak langsung pada bagaimana karyawan mengambil keputusan.

Sebagai HR, Anda perlu memperhatikan hal-yang sepertinya terlihat sepele ini menjadi hal krusial dan menjadi prioritas untuk ditangani.

Lantas bagaimana seharusnya HR menyikap ini?

Tips Jaga Komunikasi Kantor saat Kerja Remote

Ada beberapa tips yang bisa dilakukan HR untuk menjaga komunikasi kantor ketika memberlakukan kerja remote atau work from home.

Apa saja tipsnya? Simak penjelasan berikut ini.

Manfaatkan Teknologi Sosial dan Komunikasi Profesional

Anda mungkin mengira menggunakan email atau Whatsapp cukup untuk menjadi alat komunikasi ketika WFH.

Namun nyatanya, untuk membangun komunikasi kantor yang baik, Anda membutuhkan tools yang lebih kompleks dan profesional daripada sekedar email atau aplikasi chat seperti biasanya.

Menggunakan aplikasi chat konvensional yang tercampur dengan chat-chat rekan di luar kantor juga bisa membuat karyawan Anda mudah teralihkan.

Apalagi jika harus mengirim tugas melalui email yang mungkin sewaktu-waktu akan terlewat oleh karyawan Anda.

Saat ini banyak aplikasi chat profesional yang terintegrasi dengan work management bahkan HRIS, salah satunya adalah Mekari Chat by Talenta.

Berbeda dengan aplikasi chat konvensional, Mekari Chat dapat diintegrasikan dengan sistem HRIS Talenta yang memungkinkan Anda dapat melakukan sinkronisasi data karyawan secara berkala.

Selain itu, Anda juga memiliki hak atas semua data historis chat semua karyawan bahkan ketika karyawan itu resign sehingga data dan informasi perusahaan dapat terjaga kerahasiaannya.

Nah, selain aplikasi chat Anda juga wajib mengandalkan aplikasi-aplikasi konferensi video seperti Google Meet atau Zoom sebagai kebutuhan tatap muka secara virtual.

Berinvestasi pada teknologi sosial dan komunikasi adalah value for money bagi perusahaan.

Apalagi budaya kerja remote akan menjadi populer di era industri digital saat ini yang mengharuskan perusahaan beradaptasi dengan teknologi, termasuk penerapannya dalam mengelola komunikasi.

Terlebih, menurut studi yang dilakukan McKinsey, penggunaan teknologi sosial dan komunikasi mampu meningkatkan produktivitas hingga 25%.

Clear, Consistent, dan Concise

Ketika membangun sebuah komunikasi kantor jarak jauh, Anda wajib memastikan bahwa sistem komunikasi perusahaan telah menerapkan 3C; Clear, Consistent, dan Concise.

Clear, itu artinya apa yang mau disampaikan kepada tim harus jelas. Misal, seorang manajer menetapkan kapan pekerjaan itu dimulai dan diselesaikan?

Apa sifat pekerjaan tersebut, apakah critical atau bisa dilakukan secara beriringan? Apa saja cakupan pekerjaannya? Apa saja yang karyawan butuhkan?

Intinya, manajer mampu memberikan gambaran secara jelas apa yang harus dilakukan oleh karyawan untuk mencapai suatu target serta mampu menerima masukan pekerjaan.

Kedua consistent. Dimana artinya pola komunikasi harus konsisten sama ketika karyawan bekerja di kantor.

Konsistensi ini diperlukan karena biasanya komunikasi pada pekerjaan remote akan sangat bias dan disruptif.

Menurut John Bwarie CEO konsultan bisnis Stratiscope,  komunikasi kantor jarak jauh cenderung menimbulkan kecemasan bagi karyawan sehingga konsistensi komunikasi perlu dilakukan.

Kenapa tidak ada follow up ya dari atasan Saya? Apakah Saya berbuat salah?”

“Ah, Saya tidak peduli, atasan Saya juga tidak menghubungi Saya”

Kalimat-kalimat ini pasti cenderung muncul atau terbesit di kepala karyawan yang sedang melakukan kerja remote.

Oleh karena itu, sebagai HRD atau manajer Anda perlu menetapkan aturan-aturan yang mendukung konsistensi komunikasi.

Misalnya berkoordinasi dengan manajer tim untuk menetapkan daily report atau berapa kali tim harus melakukan catch up meeting dalam seminggu.

Terakhir, concise. Dimana komunikasi harus berjalan secara ringkas. Hal ini karena perbedaan komunikasi ketika Anda berada di kantor dengan kerja secara remote.

Komunikasi di kantor cenderung lebih terarah sedangkan komunikasi saat kerja remote biasanya cenderung melebar.

Tips untuk menciptakan komunikasi yang ringkas dan on point ketika kerja remote adalah membatasi komunikasi itu sendiri.

Maksudnya adalah komunikasi yang dilakukan dan dibangun hanya seputar pekerjaan yang akan dilakukan pada saat itu.

Misal, jam berapa akan diadakan meeting, berapa lama, atau ketika ada bahasan yang lebih penting, Anda bisa membuat grup chat yang lebih kecil untuk menampung informasi tertentu.

Buat Program yang Membangun Employee Engagement Melalui Komunikasi

Seperti yang Anda ketahui, kerja remote sebenarnya juga memberikan peluang adanya dampak negatif bagi karyawan.

Kesepian, kehilangan kepercayaan, kehilangan semangat, atau bahkan merasa khawatir dengan rekan kerja mereka.

Karena alasan tersebut, Anda bisa membuat sebuah program dalam rangka meningkatkan keterlibatan karyawan atau bahkan meringankan beban ketika bekerja secara remote. Cara ini ini cukup berhasil.

Misalnya apa yang dilakukan Mekari ketika WFH, di mana mereka membuat Friday Movie Night dimana karyawan berkesempatan untuk nonton film bareng.

Program lain yang bisa Anda buat misalnya mini-workshop, mini competition, chit chat night, mini webinar, atau program-program lainnya yang dapat membangun interaksi antar karyawan.

Samuel Ray, seorang praktisi HR melalui Geometry mengatakan, program-program seperti ini memberikan ekspektasi yang sama kepada karyawan bahwa bekerja di rumah tidak ubahnya seperti bekerja di kantor.

Dengan begitu, tanpa berada di kantor pun, karyawan tetap merasa dilibatkan oleh perusahaan dan secara langsung berpengaruh juga terhadap produktivitas perusahaan.

Itulah tips sederhana bagaimana Anda mengelola komunikasi karyawan ketika mereka tidak berada di kantor atau remote.

Komunikasi kantor adalah hal krusial karena akan berpengaruh langsung pada produktivitas perusahaan. Bahkan pada situasi apapun termasuk ketika kerja secara remote.

manajemen personalia

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!


PUBLISHED21 Jul 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang