Shifting Karyawan Harus Mempertimbangkan 5 Hal ini!

Jika Anda memiliki perusahaan atau tempat usaha yang menyediakan layanan 24 jam dalam 7 hari kerja, tentu Anda harus memahami apa yang disebut dengan shifting karyawan. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk mendapatkan jumlah jam kerja yang sama pada beberapa waktu berbeda, sehingga tidak ada karyawan yang bekerja melebihi waktu yang ditentukan oleh regulasi pemerintah. Terdapat jadwal yang dibuat dengan komprehensif, sehingga setiap karyawan secara adil mendapatkan pembagian kerja yang seimbang.

Tentang Shifting Karyawan

Pembuatan jadwal atau pembagian shifting karyawan sendiri sebenarnya bukan hal yang sulit untuk dilakukan. Keberadaan aplikasi dan layanan pengelolaan HR sudah banyak yang menyediakan fitur untuk membantu pembagian jadwal. Namun demikian, pembagian jam kerja tidak bisa dilaksanakan asal-asalan. Ada beberapa hal penting yang tetap harus dipertimbangkan agar tidak ada yang merasa dirugikan.
Hal penting yang perlu diperhatikan dalam melakukan pembagian kerja diantaranya adalah sebagai berikut.

Alokasi Tenaga dan Kemampuan yang Imbang

Pada setiap jadwal kerja (biasanya terbagi 3) harus memiliki porsi SDM yang setara atau setidaknya mendekati setara. Tujuannya sederhana, agar kinerja yang diberikan tetap dapat seimbang dan memenuhi target perusahaan. Setara disini bukan berarti harus ada karyawan setiap bagian pada setiap shift, namun disesuaikan dengan kebutuhan pada shift tersebut.

Misalnya saja pada restoran yang membuka layanannya selama 24 jam dalam 7 hari. Pada shift pagi atau siang, tentu kuota karyawan di dapur yang bertugas untuk memasak idealnya lebih banyak daripada ketika malam hari. Asumsinya, konsumen akan datang lebih banyak dan padat ketika jam makan siang tiba daripada ketika waktu menunjukkan pukul 02.00 dini hari.

Komunikasi yang Jelas dengan Karyawan

Hal sepele yang kadang dilupakan adalah komunikasi yang jelas mengenai shift kerja dengan karyawan yang ditugaskan pada masing-masing shift. Pembagian kerja akan berjalan lancar ketika setiap karyawan memahami kapan waktunya mereka bekerja dan kapan waktunya mereka off. Akan menjadi kacau jika karyawan salah paham pada shift kerja yang dilakukan.

Setelah membuat jadwal yang komprehensif, diskusikan dengan semua karyawan yang terkait dengan jadwal tersebut. Pastikan setiap karyawan memahami pembagian jam kerja yang ditetapkan oleh perusahaan sehingga tidak ada karyawan yang salah masuk jam kerja. Selain itu, Anda bisa meminta feedback pada karyawan setelah selesai menjelaskan pembagian kerja yang telah dilakukan.

Aturan Jelas dan Ketentuan Lain

Setiap perusahaan memiliki aturan untuk setiap kegiatan yang dilakukan dalam rangka kerja di perusahaan tersebut, sama halnya dengan shifting karyawan. Pastikan juga setiap karyawan memahami aturan yang berlaku untuk pembagian jam kerja. Misalnya untuk pertukaran jam kerja, bagaimana prosedurnya, siapa yang harus dihubungi, siapa yang harus dimintai izin, siapa yang harus menyetujui dan sebagainya.

Aturan mendasar seperti ini harus dipahami demi kelancaran pembagian jam kerja dan efektivitas kerja di perusahaan. Pembagian jam kerja ditujukan agar perusahaan tetap dapat bekerja dengan optimal pada pukul berapapun dalam periode satu hari kerja. Jika terdapat pelanggaran, tentu harus ada sanksi tegas yang diberlakukan agar sistem yang telah terbangun tidak rusak dan merugikan perusahaan.

Pergiliran Jam Kerja

Jangan lupa untuk mempertimbangkan faktor kesehatan dan sosial dari setiap karyawan dalam pembuatan jadwal. Saat membuat jadwal, Anda harus pula mempertimbangkan giliran untuk setiap shift. Misalnya, karyawan yang sudah mendapat shift malam pada hari ini bisa dibebaskan dari shift malam beberapa hari kedepan. Selain untuk pemerataan dan keadilan, pembagian giliran ini juga menjadi upaya perusahaan untuk menjaga kesehatan karyawan.

Anda bisa melakukan pembagian giliran ini dengan mudah melalui layanan pengelolaan HR yang banyak tersedia. Selalu ingat untuk memilih layanan dengan fitur yang mudah digunakan, jelas dan tidak terlalu menyulitkan Anda atau bagian HR agar penggunaan layanan tersebut bisa maksimal sesuai dengan kebutuhan Anda.

Maksimalkan Fitur yang Ditawarkan Layanan HR

Terakhir dan kembali pada bahasan awal mengenai cara mudah membagi shifting karyawan, adalah dengan memahami benar penggunaan layanan HR yang Anda gunakan. Ini adalah tugas bagian HR, namun tidak ada salahnya jika Anda sebagai pemilik perusahaan juga memahaminya. Dengan pemahaman yang sama, operasional pembagian shift kerja dapat berjalan optimal.

Selalu minta keterangan pada penyedia layanan HR agar informasi yang diperlukan bisa didapatkan. Modifikasi fitur pembagian jadwal yang diberikan sesuai dengan budaya dan keperluan perusahaan. Karena setiap perusahaan memiliki kultur yang berbeda, otomatis pembagian kerja juga akan unik dan menyesuaikan.

Layanan HR yang menyediakan fitur shifting karyawan salah satunya adalah Talenta. Dengan tampilan yang user-friendly dan operasional yang mudah, Talenta memungkinkan Anda dan bagian HR untuk membagi jam kerja secara lebih cepat dan efektif. Feedback dari karyawan juga bisa segera didapatkan untuk menjadi pertimbangan dalam pembuatan kebijakan. Untuk mendapatkan manfaat maksimal, segera gunakan Talenta sebagai partner pengelolaan shifting di perusahaan Anda! 

Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!

Anda juga bisa coba gratis Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.