Seiring dengan semakin berkembangnya era digital dan transformasi kerja fleksibel, praktik perekrutan pekerja lepas atau freelancer menjadi salah satu strategi yang populer digunakan oleh perusahaan. Pekerja lepas menawarkan kemudahan akses ke berbagai keterampilan spesifik tanpa harus menanggung beban administratif layaknya pekerja tetap. Namun, di balik fleksibilitas dan efisiensi biaya yang ditawarkan, ada berbagai hal yang perlu diperhatikan oleh bagian Human Resource (HR) sebelum benar-benar menyerahkan pekerjaan kepada tenaga lepas.
1. Menentukan dan Menyesuaikan Jam Kerja dengan Freelancer
Salah satu tantangan terbesar dalam bekerja sama dengan pekerja lepas menurut Mekari Talenta adalah pengaturan waktu kerja. Freelancer umumnya memiliki kebebasan dalam mengatur jadwal harian mereka dan bisa saja mengambil lebih dari satu proyek dalam satu waktu. Oleh karena itu, HR harus memperjelas ekspektasi terkait waktu kerja sejak awal agar tidak terjadi tumpang tindih atau keterlambatan yang mengganggu produktivitas.
Diskusi mengenai ketersediaan waktu dan kemungkinan kerja secara sinkron (misalnya bekerja secara real-time dengan tim internal) sangat penting dilakukan. Apabila pekerja lepas berada di zona waktu berbeda—misalnya, perusahaan berbasis di Jakarta sementara freelancer berada di luar negeri atau wilayah timur Indonesia seperti Makassar atau Papua—HR perlu menyesuaikan jadwal pertemuan atau deadline agar tidak merugikan salah satu pihak.
Selain itu, penting juga untuk menetapkan waktu respons komunikasi. Misalnya, kapan waktu yang ideal untuk saling memberi update, kapan harus standby untuk revisi, atau kapan perlu menyepakati waktu koordinasi melalui video call. Semakin rinci perjanjian mengenai jam kerja yang disepakati, semakin kecil pula potensi konflik dalam proses kerja.
2. Memastikan Sertifikasi Keahlian dan Legalitas Alat yang Digunakan
Freelancer yang andal tentu akan menunjukkan kompetensinya melalui portofolio yang kuat, sertifikasi profesional, serta testimoni dari klien sebelumnya. Namun, tidak semua pekerja lepas memiliki cara yang sama dalam membuktikan keahliannya. Oleh karena itu, HR wajib melakukan proses seleksi yang mendalam dengan mempertimbangkan latar belakang profesional, kemampuan teknis, serta legalitas alat atau perangkat lunak yang digunakan.
Sertifikasi keahlian menjadi indikator kredibilitas. Misalnya, desainer grafis dengan sertifikat Adobe Certified Expert (ACE), programmer dengan sertifikat dari Microsoft, AWS, atau Google, hingga copywriter dengan sertifikasi SEO atau UX writing. Bila tidak ada sertifikat formal, HR dapat meminta hasil karya sebelumnya, proyek referensi, atau studi kasus sebagai pembuktian keterampilan.
Di samping itu, penggunaan software asli juga patut diperhatikan. Terutama jika proyek yang dikerjakan menyangkut keamanan data atau melibatkan hak cipta, seperti pembuatan aplikasi, desain logo, atau pengolahan data pelanggan. HR disarankan untuk meminta daftar tools yang digunakan oleh freelancer dan mengecek validitas lisensinya.
Baca Juga : Penting! Inilah Aturan Mempekerjakan Pekerja Harian Lepas
3. Pertimbangan Biaya: Harga yang Ditetapkan Harus Sesuai Skala Pekerjaan
Menentukan anggaran untuk pekerja lepas sering kali menjadi dilema tersendiri. Pasalnya, tidak ada standar harga tunggal untuk satu jenis pekerjaan karena banyak faktor yang memengaruhi, mulai dari durasi pengerjaan, tingkat kompleksitas, hingga pengalaman dari pekerja itu sendiri. Sebagian besar freelancer menerapkan sistem pembayaran berdasarkan jam kerja (hourly rate), sementara yang lain menggunakan sistem tarif tetap (fixed price) untuk proyek tertentu.
HR harus membandingkan beberapa penawaran dan melakukan kalkulasi berdasarkan kebutuhan spesifik. Misalnya, pekerjaan pengembangan website landing page mungkin dihargai Rp2 juta oleh satu freelancer, namun freelancer lain yang lebih senior bisa mematok Rp5 juta karena mencakup UI/UX dan SEO dasar. Selain itu, perlu juga dibuat kesepakatan mengenai revisi—apakah revisi dikenakan biaya tambahan, atau sudah termasuk dalam harga awal.
Penting untuk mencantumkan skema pembayaran secara rinci di dalam perjanjian, misalnya 50% di awal, dan 50% setelah pekerjaan selesai, atau sistem milestone. Langkah ini akan melindungi kedua pihak dari kesalahpahaman dan menjamin adanya komitmen yang seimbang.
4. Kualitas dan Stabilitas Koneksi Internet Freelancer
Dalam dunia kerja digital yang serba terhubung, kualitas koneksi internet menjadi prasyarat utama bagi freelancer. Banyak pekerjaan—terutama yang melibatkan kolaborasi real-time, pengunggahan dokumen berat, hingga penggunaan tools berbasis cloud—sangat bergantung pada kestabilan jaringan internet. HR harus memastikan bahwa pekerja lepas yang akan direkrut memiliki koneksi internet yang stabil dan cukup cepat untuk mendukung produktivitas kerja.
Sebelum memulai proyek, idealnya perusahaan meminta freelancer melakukan uji kecepatan internet dan mengirimkan tangkapan layarnya. Dengan cara ini, HR dapat memastikan bahwa tidak akan ada alasan teknis yang bisa menghambat pekerjaan, seperti gagal upload file besar atau tidak bisa menghadiri pertemuan online.
Lebih lanjut, bila pekerjaan mengharuskan komunikasi intensif, misalnya melalui Google Meet, Zoom, atau Microsoft Teams, HR perlu mengatur jadwal reguler untuk evaluasi kinerja. Selain itu, HR juga bisa menyarankan freelancer untuk memiliki cadangan koneksi internet atau perangkat pendukung (misalnya modem USB atau paket data tambahan) sebagai bentuk antisipasi jika koneksi utama terganggu.
5. Menyusun Perjanjian Kerja dan NDA yang Jelas
Kepercayaan merupakan fondasi penting dalam kerja sama antara perusahaan dan freelancer. Namun, untuk memastikan keamanan informasi dan kerahasiaan data, HR wajib menyusun perjanjian kerja tertulis yang meliputi ruang lingkup pekerjaan, hak kekayaan intelektual, jadwal kerja, hingga penyelesaian konflik. Salah satu dokumen krusial dalam konteks ini adalah Non-Disclosure Agreement (NDA).
NDA menjadi sangat penting apabila pekerjaan yang diberikan menyangkut informasi sensitif perusahaan, seperti data pelanggan, strategi pemasaran, rancangan produk baru, atau dokumen internal lain. Dengan adanya perjanjian ini, freelancer tidak diperbolehkan membagikan, memanfaatkan, maupun menjual informasi yang didapat selama masa kerja kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis dari perusahaan.
Namun, di lapangan, tidak semua freelancer bersedia menandatangani NDA, terutama mereka yang bekerja di platform umum atau memiliki keraguan terhadap sistem hukum di negara pemberi kerja. Jika hal ini terjadi, HR perlu menilai ulang risiko proyek, mempertimbangkan kontrak kerja alternatif, atau mungkin memilih freelancer lain yang siap tunduk pada klausul hukum tersebut.
Selain NDA, penting juga membuat surat perjanjian kerja sama (MoU) yang mencakup hal-hal praktis, seperti sistem pembayaran, batas waktu pengerjaan, jumlah revisi, serta penalti jika target tidak tercapai. Semua kesepakatan ini sebaiknya dikomunikasikan secara terbuka sebelum proyek dimulai, dan ditandatangani kedua pihak agar memiliki kekuatan hukum.
Jika Anda memerlukan contoh surat perjanjian kerahasiaan atau Non-Disclosure Agreement (NDA), kami sediakan versi Word dan PDF yang bisa langsung Anda download template dan sesuaikan dengan kebutuhan perlindungan informasi rahasia di perusahaan Anda.
Merancang Strategi Perekrutan Freelance yang Efisien dan Aman
Rekrutmen tenaga kerja lepas bukan hanya soal mencari individu dengan keterampilan teknis, tetapi juga tentang membangun kolaborasi profesional yang efektif dan terstruktur. HR memiliki tanggung jawab untuk melakukan proses seleksi secara ketat, memverifikasi keahlian, memastikan komunikasi yang lancar, serta menjamin keamanan data perusahaan melalui perjanjian kerja yang sah.
Freelancer memang menawarkan fleksibilitas dan efisiensi anggaran, tetapi kerja sama yang tidak dirancang dengan matang justru bisa menjadi sumber masalah di kemudian hari. Oleh karena itu, pendekatan yang sistematis—dimulai dari penilaian jam kerja, validasi keahlian, kejelasan harga, ketersediaan koneksi internet, hingga pengamanan melalui NDA—harus menjadi bagian dari prosedur standar HR saat merekrut pekerja lepas.
Dengan strategi perekrutan yang komprehensif, perusahaan dapat memperoleh manfaat maksimal dari kerja sama freelance, sekaligus meminimalkan risiko yang mungkin timbul. Kombinasi antara transparansi, dokumentasi legal, dan komunikasi aktif adalah kunci utama keberhasilan dalam model kerja fleksibel ini.
Anda juga bisa mengelola karyawan freelance dengan menggunakan aplikasi HR seperti Mekari Talenta? Isi formulir ini untuk jadwalkan demo Mekari Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada kami!
Anda juga bisa coba gratis Mekari Talenta sekarang dengan klik gambar di bawah ini.
