Pentingnya Surat Kuasa untuk Keperluan Bisnis

Pentingnya Surat Kuasa untuk Keperluan Bisnis

Padatnya aktivitas para pelaku bisnis seringkali menyebabkan mereka tidak dapat menjalankan sendiri berbagai macam urusannya. Padahal ada beberapa hal yang sangat penting untuk diurus dengan cepat. Namun, dengan adanya surat kuasa ini sangat membantu para pelaku bisnis untuk mempermudah pengurusannya. Melalui surat inilah orang lain atau penerima kuasa bisa ikut membantu Anda dalam mengurus dokumen atau tugas tersebut. Oleh karena itu, meskipun dalam berbisnis Anda memiliki banyak kegiatan, Anda bisa menguasakan segala pengurusan hal yang tidak bisa Anda urus kepada penerima kuasa agar tetap berjalan lancar.

Tinggalkan HR dan payroll manual, saatnya beralih ke Aplikasi HRIS Talenta dengan fitur absensi online, payroll dan fitur yang mempermudah pekerjaan HRD lainnya.

Mengenal Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat yang berisi penyerahan wewenang dari satu pihak kepada pihak lain, yang diberikan kepercayaan karena pemberi kuasa tidak bisa melaksanakan sendiri suatu pekerjaan atau tugas. Umumnya surat dibagi menjadi dua, yaitu surat formal dan surat non-formal. Surat formal biasanya digunakan untuk hal yang bersifat formal. Sedangkan surat non-formal digunakan untuk hal yang sifatnya pribadi atau tidak resmi. Pastikan Anda membuat surat  tersebut sesuai dengan situasi dan tujuan.
Selain itu, fungsi pembuatan surat ini yaitu sebagai bukti pernyataan dari pemberi kuasa bahwa pihak penerima kuasa memiliki hak dan kewajiban untuk melakukan tugas yang tertulis pada isi surat. Maka dari itu, pada dasarnya penerima kuasa adalah wakil dari pemberi kuasa untuk mengurus hal-hal yang tercantum dalam surat.

Ciri-Ciri Surat Kuasa

Surat ini menjadi bagian penting dalam berbisnis dan memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

    • Menggunakan Bahasa Baku; Surat ini wajib dibuat menggunakan bahasa baku dan mudah dipahami.
    • Berisi Pernyataan Pengalihan Kekuasaan; Berisi pernyataan pengalihan kekuasaan atau wewenang dari diri sendiri kepada orang lain untuk mengurus suatu hal.
    • Bahasa Singkat dan Jelas; Bahasa yang digunakan dalam surat dibuat dengan singkat, padat, dan jelas, sesuai peruntukannya.

Unsur-Unsur Surat Kuasa

Dalam pembuatannya, surat ini memiliki beberapa unsur yang harus Anda pahami. Berikut adalah unsur-unsur yang harus dicantumkan dengan jelas.
Unsur surat yang diperlukan organisasi luar:

    • Data pribadi pihak pemberi kuasa
    • Data pribadi pihak yang diberi kuasa
    • Bentuk wewenang atau kuasa yang diberikan serta batas-batasnya

Sedangkan rincian data pribadi, baik pihak pemberi kuasa maupun penerima kuasa meliputi:

    • Untuk surat Dinas: nama, NIP/NRP, pangkat/golongan, jabatan.
    • Pribadi: nama, nomor kartu identitas, pekerjaan, alamat.

Selain itu, hal-hal yang harus diperhatikan ketika memberikan surat kuasa kepada pihak lain:

    • Pemberi kuasa dan penerima kuasa harus sudah dewasa serta sehat jasmani dan rohani.
    • Pihak penerima kuasa harus orang yang bisa dipercaya.
    • Penerima kuasanya lebih dari satu orang tidak perlu diberi nomor surat.
    • Pengambilan gaji tidak perlu diberi materai.

Mengenal Jenis Surat Kuasa

Surat ini dibedakan berdasarkan pemberi kuasa dan tujuannya. Berikut beberapa jenis yang harus Anda pahami:

a. Perseorangan

Surat ini adalah jenis surat yang bersifat non-formal, yang dibuat oleh pemberi kuasa dan diberikan kepada orang lain sebagai pihak penerima kuasa untuk mewakili kepentingan pribadi si pemberi kuasa. Biasanya, jenis surat ini digunakan untuk urusan yang bersangkutan dengan dokumen pribadi atau perseorangan saja, dan tidak terlalu banyak berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Surat ini bisa digunakan untuk kepentingan, seperti:

    • Surat pengambilan barang
    • Surat pengambilan gaji pensiun
    • Surat pengambilan dokumen kependudukan
    • Dan lain-lain.

b. Kedinasan

Kuasa kedinasan adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi atau perusahaan kepada pegawainya (pejabat tertentu), untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan kepentingan instansi atau perusahaan tersebut.
Biasanya pemberi kuasa surat ini hanyalah organisasi, perusahaan swasta, dan instansi pemerintah. Selain itu, karena surat ini berhubungan dengan kedinasan, maka surat tersebut harus ditulis lebih formal.
Surat Kedinasan bisa digunakan untuk :

    • Surat dinas workshop sosial media di sekolah
    • Surat dinas ke luar kota di perusahaan swasta
    • Surat dinas pemberitahuan cuti bersama
    • Dan lain-lain.

c. Istimewa

Surat yang diberikan kepada pihak lain untuk mewakili pemberi kuasa. Surat jenis ini biasanya diberikan oleh orang yang terlibat masalah hukum kepada pengacara ataupun lembaga bantuan hukum, untuk menyelesaikan masalah tersebut. Misalnya, seseorang yang memberikan kuasa kepada pengacaranya dalam penyelesaian masalah yang berhubungan dengan pengadilan atau hukum.
 

Hal Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Membuatnya

Pada dasarnya, penggunaan surat ini memiliki kekuatan izin yang dapat digunakan untuk mengambil atau membuat dokumen penting. Sebagai pemilik maupun pemimpin perusahaan, Anda tidak dapat mengambil dokumen penting pada orang lain jika tidak menyertakan surat ini. Namun, Anda juga tidak bisa memberikan surat ini kepada sembarang orang. Berikut beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum membuatnya.

  • Pilih orang yang dapat dipercaya; Surat ini biasanya digunakan untuk mengambil dokumen penting yang bernilai besar, jadi hal penting yang harus diperhatikan adalah meminta tolong kepada orang yang benar-benar Anda percaya. Dalam hal bisnis, Anda bisa memercayakan kepada orang yang memiliki wewenang. Misalnya, ketika Anda ingin mengurus pajak perusahaan, Anda bisa memberikan kuasa pada Manager Finance.
  • Pastikan untuk membawa dokumen pendukung; Untuk memberikan kepastian dan keaslian dari sura, Anda juga harus memberikan dokumen pendukung, misalnya ketika Anda memberikan kuasa untuk mengurus pajak, berarti Anda harus memberikan kartu identitas dan NPWP perusahaan.
  • Berikan cap atau meterai; Hal penting yang sering dilupakan dalam membuat surat ini adalah meterai. Padahal materai ini menjadi salah satu bukti bahwa surat itu sah. Jadi, sebelum Anda memberikan surat ini kepada orang kepercayaan Anda, pastikan surat tersebut telah Anda tandatangani di atas meterai.

Poin Penting yang Harus Ada Dalam Surat

Tdak ada format yang diharuskan dalam membuat surat ini, namun terdapat beberapa poin penting yang harus diperhatikan dalam membuat surat kuasa. Di mana, surat yang baik setidaknya harus memuat beberapa poin seperti:

  • Nomor surat
  • Judul dan nomor surat.
  • Identitas penerima dan pemberi kuasa.
  • Tanggal & waktu pembuatan surat.
  • Hal-hal yang akan didelegasikan/disahkan.
  • Tandatangan pemberi dan penerima kuasa.
  • Cap tugas sebagai simbol kekuatan hukum.

Itulah pentingnya surat kuasa untuk dipahami, agar kegiatan dalam perusahaan juga tetap berjalan dengan baik tanpa hambatan. Sebagai seorang HR, biasanya surat ini dibutuhkan ketika Anda ingin mengurus pajak perusahaan atau payroll perusahaan di bank. Di mana, biasanya kedua aktivitas ini membutuhkan kuasa dari pemilik perusahaan. 
 


PUBLISHED11 Nov 2019
Ervina
Ervina