Tujuan, Prinsip, Format Laporan Pertanggungjawaban

Jika kerap terlibat dalam sebuah kegiatan operasional yang diselenggarakan oleh suatu organisasi atau perusahaan, pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan laporan pertanggungjawaban. Laporan pertanggungjawaban (LPJ) merupakan laporan dalam bentuk dokumen tertulis yang disusun untuk melaporkan pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi lainnya yang lebih tinggi atau sederajat. Laporan ini berfungsi sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan.

Nantinya, hasil evaluasi ini akan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan di masa mendatang. Laporan pertanggungjawaban memuat laporan mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana. Laporan pelaksanaan kegiatan adalah laporan yang berisi tujuan, manfaat, fungsi, serta isi kegiatan dari awal hingga akhir secara rinci. Sedangkan laporan penggunaan dana merupakan laporan wajib berisi rincian dana yang dipergunakan untuk suatu kegiatan. Laporan ini berfungsi untuk mempermudah pembukuan keuangan di sebuah perusahaan.

Tujuan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

Laporan pertanggungjawaban bertujuan menjabarkan secara rinci proses pelaksanaan kegiatan, mulai dari sebelum digelar, saat berlangsung, dan setelah kegiatan selesai. Laporan ini juga dapat menggambarkan masalah yang dihadapi oleh seluruh panitia pelaksana kegiatan dan pada akhirnya dapat dijadikan bahan pembelajaran untuk kegiatan di masa mendatang. Selain sebagai bahan evaluasi, LPJ juga bertujuan untuk mengukur kemampuan tim pelaksana kegiatan dalam mempertanggungjawabkan hasil kerja masing-masing pihak yang terlibat serta apapun yang menyangkut keuangan, termasuk pemasukan dan pengeluaran dalam pelaksanaan kegiatan.

Prinsip-prinsip Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

  • Rinci 

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, laporan pertanggungjawaban harus memuat informasi rinci mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana. Tidak boleh ada satu data pun yang terlewat atau tidak dilampirkan ke dalam laporan ini

  • Transparan

Selain detail, laporan pertanggungjawaban juga bersifat transparan. Laporan ini harus dibuat dengan apa adanya tanpa ada yang dilebih-lebihkan atau dikurangkan, khususnya soal penggunaan dana. Jabarkan berapa saja dan kapan saja ada pemasukan serta pengeluaran. Lampirkan pula bukti terpercaya yang dapat berupa kuitansi atau struk pembelanjaan. 

  • Sistematis dan terpadu

Penyusunan laporan pertanggungjawaban wajib bersifat sistematis dan terpadu. Sistematis artinya sesuai dengan urutan atau susunan, tidak boleh ada bagian yang terlewat. Selain itu laporan pertanggungjawaban juga harus terpadu, yakni berkaitan antara bagian satu dengan bagian yang lain.

  • Komprehensif

Laporan pertanggungjawaban juga disusun secara komprehensif, yakni memuat keseluruhan informasi yang perlu diketahui dari sebuah acara atau kegiatan. Selain itu, LPJ harus mampu menjawab pertanyaan 5W dan 1H, yakni What, Who , Why, When, Where, dan How.

Format dan Sistematika Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban 

Untuk membuat laporan pertanggungjawaban yang baik dan benar dibutuhkan sebuah format dan sistematika untuk menyelaraskannya. Berikut format penulisan yang umum digunakan untuk menyusun LPJ:

Ukuran Kertas F4
Ukuran Margins Atas:3  kiri:4 kanan:3  bawah:3
Tipe huruf Times New Roman
Ukuran Huruf 12
Spasi 1
Paragraf 1.5
Alignment justify

Selanjutnya adalah sistematika penyusunan LPJ. Apa saja bagian-bagiannya?

  • Bab I: Pendahuluan

Bab ini memuat alasan yang melatarbelakangi diselenggarakannya sebuah acara. Ada tiga sub-bab dalam bab pendahuluan yaitu, latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan.

  • Bab II: Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab ini berisi penjelasan tentang rencana pelaksanaan kegiatan. Rencana tersebut berisi keterangan waktu, target peserta, fasilitas, dan sebagainya. Bab ini dibagi ke dalam tiga sub-bab yaitu, rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya, dan susunan panitia.

  • Bab III: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bab ini menjelaskan tentang pelaksanaan kegiatan seperti yang telah direncanakan pada bab II. Di sini kita bisa melihat apakah rencana yang sudah disusun sesuai dengan pelaksanaan kegiatannya di lapangan.

  • Bab IV: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bab ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan, seperti apa saja yang membuat kegiatan berjalan sesuai rencana dan apa saja yang menjadi faktor penghambat. Di sini juga dijelaskan bagaimana secara umum kesimpulan dari hasil pelaksanaan dan apa saja yang harus dievaluasi ke depannya. Di bab ini terdapat 2 sub-bab yaitu hasil pelaksanaan seperti yang terjadi di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan dari kegiatan tersebut.

  • Bab V: Penutup

Bab penutup biasanya berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung kegiatan tersebut serta permohonan maaf atas segala kesalahan dan kekurangan dalam pengadaan kegiatan.

  • Lampiran

Terakhir kita perlu melampirkan segala dokumen penting bagi penerima laporan pertanggungjawaban (LPJ). Lampiran biasanya berupa foto kegiatan, bukti pembayaran atau struk pembayaran, dan sebagainya.

Kapan Laporan Pertanggungjawaban dibuat?

Laporan pertanggung-jawaban dibuat ketika suatu unit telah menyelesaikan satu proyek atau pekerjaan dalam satu periode atau waktu tertentu. Bisa saja Anda membuat laporan pertanggungjawaban tiga kali dalam sebulan. atau hanya menyusun laporan sekali setahun tergantung proyek yang dilaksanakan atau perintah dari penanggungjawab unit atau proyek.

Bagi Anda pemilik usaha tentu seringkali kesulitan dalam mengatur absensi karyawan. Anda dapat menggunakan Talenta sebagai solusi dalam mengatur sumber daya manusia mulai dari payroll hingga rekapitulasi data karyawan.

 


PUBLISHED27 Jan 2020
Ervina
Ervina

SHARE THIS ARTICLE: