Cara Meningkatkan Kolaborasi Lintas Fungsi di Perusahaan di Masa Pandemi

Yang penting dari kolaborasi lintas fungsi adalah koordinasi. Dalam sebuah perusahaan, masing-masing karyawan memiliki fungsinya masing-masing. Pun, masing-masing departemen punya fungsinya masing-masing.

Agar antar fungsi ini bisa maksimal perlu adanya koordinasi sehingga terjadi kolaborasi.

Jika di masa sebelum pandemi, ketika semua orang sama-sama bekerja dari kantor bersama-sama pun koordinasi tidak selalu berjalan mudah.

Saya Mau Coba Gratis Talenta Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Talenta Sekarang!

Apalagi ketika pandemi, beberapa perusahaan menerapkan full WFH atau masuk bergantian. Koordinasi menjadi tantangan baru.

Apa Itu Kolaborasi Lintas Fungsi?

Dalam sebuah perusahaan pasti terdiri dari berbagai divisi yang berbeda, masing-masing divisi punya tugas dan fungsi yang berbeda. Begitu pula masing-masing individu di dalamnya.

Namun, untuk mewujudkan tujuan perusahaan, baik antar individu maupun antar tim mesti bekerja sama atau kolaborasi. Karena masing-masing memiliki fungsi maka disebutlah lintas fungsi.

Di dalam perusahaan, kolaborasi lintas fungsi semacam ini adalah sesuatu yang sehari-hari dihadapi. Tidak ada satu orang atau satu divisi pun yang bisa beroperasi sendirian tanpa kolaborasi.

Oleh karena itu, penting sekali kolaborasi lintas fungsi difasilitasi dengan baik oleh perusahaan. Mengingat, pentingnya kolaborasi ini untuk mewujudkan tujuan perusahaan.

Cara Meningkatkan Kolaborasi Lintas Fungsi di Perusahaan di Masa Pandemi

Apa Saja Tantangan Kolaborasi Lintas Fungsi?

Bekerja sama dengan berbagai jenis individu saja sudah satu tantangan. Apalagi antar divisi yang mungkin masing-masing kepentingannya tidak selalu sejalan.

Misal, divisi marketing untuk menghadirkan traffic salah satunya adalah dengan beriklan. Namun demikian, divisi finance tentu tidak bisa sembarangan menggelontorkan dana iklan.

Tujuannya sama-sama ingin omzet dan profit perusahaan meningkat namun ada kalanya masing-masing divisi punya gaya yang berbeda.

Tantangan kolaborasi lintas fungsi, tidak hanya berhenti di situ saja.

Di masa seperti sekarang ini, ketika sebagian karyawan bekerja dari rumah. Komunikasi juga jadi satu tantangan.

Kalau tatap muka saja kadang masih ada miss communication, apalagi ketika tidak saling bertemu dan mengandalkan aplikasi pengirim pesan.

Padahal di sisi yang lain, banyak karyawan yang merasa kewalahan dengan banyaknya pesan terkait pekerjaan. Karena online, kita merasa bisa mengirim pesan kapan saja lalu akan direspon secepatnya juga oleh penerima.

Kenapa kewalahan?

Karena komunikasi pribadi dan pekerjaan dicampur. Di luar jam kerja masih terima chat terkait pekerjaan. Bahkan di hari libur pun masih ada chat terkait pekerjaan yang masuk.

Hal ini sampai menjadi sebuah teror baru. Takut buka aplikasi pengirim pesan. Tiap kali ada notifikasi masuk merasa cemas.

Betul memang bahwa komunikasi dan koordinasi adalah jantung dari koordinasi. Namun bagaimana untuk menjawab semua tantangan tadi? Untuk itulah diperlukan kolaborasi lintas fungsi di perusahaan. Karena kalau tidak, produktivitas bekerja menjadi taruhannya.

Cara Meningkatkan Kolaborasi Lintas Fungsi di Perusahaan

Dalam kondisi normal, semua karyawan berada di kantor. Komunikasi dan koordinasi dilakukan dengan tatap muka.

Apa yang paling sering dilakukan di kantor?

Betul, meeting atau rapat.

Dikutip dari The Science and Fiction, manajer senior menghabiskan 23 jam dari 40 jam waktu kerjanya untuk meeting. Angka ini tentu tidak sama di tiap perusahaan, biasanya perusahaan besar dengan struktur perusahaan lebih rumit maka waktu yang dihabiskan untuk meeting juga lebih banyak.

Lalu, menurut laporan Harvard Business Review berjudul Stop The Meeting Madness, 65% responden menyatakan bahwa meeting membuat mereka tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya.

Lalu bagaimana cara meningkatkan kolaborasi lintas fungsi tanpa terjebak dalam meeting yang menyita waktu dan mengurangi produktivitas?

Meeting Punya Tujuan dan Bisa Dipantau Progress-nya

Kalau kita punya tujuan maka perjalanan ini akan seperti sebuah perjalanan panjang yang kita bisa selalu cek, sudah sampai mana.

Sebaliknya, tanpa tujuan meeting akan seperti obat nyamuk. Kita merasa jalan terus, kerja terus, namun di saat yang bersamaan juga terasa seperti jalan di tempat.

Sebelum menjadwalkan meeting pastikan punya tujuan. Dalam bayangan kita, apa yang akan diputuskan dan dilakukan sekeluar dari ruang rapat.

Kalau tidak ada tujuan, ya buat apa diadakan meeting bukan?

Untuk memastikan tujuan meeting tercapai biasanya ada Minutes of Meeting (MoM), atau singkatnya catatan hasil meeting ini.

Yang penting di MoM adalah siapa saja yang hadir di meeting, apa poin penting dari meeting dan tindak lanjut yang diharapkan dari para peserta.

Sederhana memang. Justru karena begitu sederhana, kadang kita lupa melakukannya. Inilah salah satu cara meningkatkan kolaborasi lintas fungsi.

Tidak Mengganggu Produktivitas Individu 

Seperti yang disebutkan dalam laporan HBR di atas, salah satu efek samping dari banyaknya meeting dan kolaborasi lintas fungsi adalah turunnya produktivitas individu.

Hal ini bisa diantisipasi dengan merencanakan meeting sejak jauh-jauh hari sehingga para peserta bisa mengalokasikan waktu kerjanya dengan baik.

Waktu kerja individu yang produktif juga mesti ‘dilindungi’ dari banyaknya notifikasi pesan masuk. Kadang koordinasi ini juga dilakukan dalam bentuk chat, apalagi saat ini dengan dukungan teknologi seperti saat ini.

Menjawab permasalahan ini, Mekari Chat hadir dengan fitur Focus-mode, dengan mengaktifkan mode ini saja semua notifikasi jadi senyap. Dengan tidak ada bunyi dan tampilan pop-up notifikasi kita bisa lebih fokus untuk mengerjakan pekerjaan.

Hal ini penting sekali, mengingat setiap kali kita terdistraksi kita butuh 25 menit untuk mengembalikan fokus yang sempat hilang. Bisa dibayangkan berapa banyak waktu produktif yang hilang dengan banyaknya distraksi.

Memastikan Setiap Peserta Meeting Punya Peran

Meeting memang bagian dari pekerjaan namun jangan sampai mengganti bekerja dengan meeting.

Kalau memang anggota tim tidak punya peran dalam meeting ya tidak perlu ikut serta. Biarkan dia mengerjakan pekerjaannya. Dengan pendekatan ini, kolaborasi lintas fungsi juga bisa berjalan dengan efektif.

Peran ini bisa jadi ia yang bisa membantu mengidentifikasi masalah, solusinya terkait bidang pekerjaannya, mendokumentasikan meeting, dan lain-lain.

Kalau memang tidak punya peran dalam satu atau beberapa peran di atas berarti dia tidak punya peran dalam meeting ini.

Mekari Chat juga bisa membantu untuk memastikan kolaborasi lintas fungsi bisa berjalan dengan efektif. Misal untuk membuat pengumuman, tidak perlu meeting besar, cukup push notifikasi saja dari aplikasi.

Dengan menggunakan aplikasi seperti Mekari Chat juga bisa memudahkan meeting jadi lebih efektif. Karena beberapa hal cukup didiskusikan via chat saja tanpa perlu meeting yang tentu butuh alokasi waktu khusus.

Untuk ruang chat sendiri juga bisa diatur private, antar individu atau private/public group chat, bahkan announcement channel untuk menyebarkan pengumuman penting bagi semua karyawan.

Karena terintegrasi dengan HRIS, Mekari Chat bisa memastikan tidak ada satu orang pun yang akan ketinggalan informasi. Pun semua informasi bisa didistribusikan sesuai dengan peran masing-masing orang di perusahaan.

Efektif Kolaborasi dengan Karyawan Baru

Karyawan yang baru masuk seringkali membutuhkan waktu untuk beradaptasi agar bisa berkolaborasi lintas fungsi dengan baik.

Hal ini tentu saja bisa diatasi, karena Mekari Chat terintegrasi dengan sistem HRIS membuat proses onboarding karyawan baru bisa berjalan mulus.

Saya Mau Bertanya Tentang Mekari Chat Ke Sales Sekarang!

Proses onboarding yang biasanya berjalan manual dan menyita waktu kini bisa dilakukan otomatis dari aplikasi. Sebaliknya, proses offboarding, juga bisa dilakukan dengan otomatis, mudah dan cepat.

Tertarik mencoba fitur Mekari Chat? Coba gratis demonya dengan daftar sekarang juga di tautan berikut ini.


PUBLISHED25 Jun 2021
Jordhi Farhansyah
Jordhi Farhansyah


Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang
WhatsApp Hubungi sales