Beralih ke Software Payroll dan HR Online dan Tinggalkan Proses Manual!

Beralih ke Software Payroll dan HR Online dan Tinggalkan Proses Manual!

Penghitungan gaji karyawan di perusahaan tentu masih beragam, ada yang masih bertahan dengan sistem manual dan ada yang sudah beranjak ke sistem yang lebih canggih seperti penggunaan software HR atau payroll online. Meski keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan, penggunaan sistem manual rasanya kini sudah tidak lagi relevan jika dilihat dari perkembangan zaman. Terdapat beberapa masalah yang mungkin muncul jika perusahaan Anda bertahan menggunakan sistem manual.

Masalah yang Sering Dihadapi Perusahaan dengan Proses Payroll Manual

Beralih ke Software Payroll dan HR Online dan Tinggalkan Proses Manual!

1.Ketergantungan Penuh pada Manusia

Masalah pertama, semua tergantung pada manusia, yang mana kondisi sekarang ketergantungan penuh pada manusia sudah tidak relevan karena sudah banyak alat bantu yang bisa dimanfaatkan untuk meningkatkan efektivitas. Untuk mengelola payroll beberapa karyawan mungkin masih bisa diatasi, namun jika jumlah karyawan Anda ratusan? Atau bahkan ribuan? Tentu memercayakan pekerjaan ini pada sumber daya manusia secara penuh tidak terlalu bijak.

Pengelolaan payroll merupakan pekerjaan bulanan yang berulang dan rutin. Perhitungan harus dilakukan pada setiap variabel payroll sehingga jumlah payroll yang diterimakan benar dan sesuai dengan kenyataan. Anda bisa mendapatkan banyak bantuan dengan menggunakan software payroll terpadu dengan integrasi database karyawan. Dengan begini, karyawan tidak perlu repot mengurus proses perhitungan dan penyampaian payroll.

Lalu apa solusinya? Demi kestabilan kerja, lebih baik menggunakan software payroll. Di mana, software payroll tidak terpengaruh oleh banyak faktor, pekerjaan rutin dapat diselesaikan lebih efektif.

2. Scope Error atau Risiko Terjadinya Kesalahan Besar

Masalah kedua, scope terjadinya eror lebih besar, karena manusia pada dasarnya dipengaruhi banyak faktor. Mulai dari faktor emosional, faktor lingkungan, bahkan faktor lain diluar kepentingan kerja. Hal ini bisa berpengaruh pada performa kerja dan akan berpotensi membawa kerugian besar untuk perusahaan.

Misalnya ketika waktu penggajian tiba, karyawan yang bertugas menghitung dan melakukan rekap tengah tidak fokus pada pekerjaannya dan ada beberapa data yang salah dimasukkan ke dalam penghitungan. Ini akan mendatangkan protes dari karyawan, kemudian HR harus meneliti kesalahan tersebut, melakukan revisi, dan menyampaikan ulang gaji yang mungkin salah. Berapa banyak kerugian yang akan dialami perusahaan ketika hal ini terjadi?

Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa melakukan otomatisasi pengelolaan data payroll yang dapat memberikan akurasi penghitungan tinggi dan bebas risiko kesalahan hitung yang dilakukan HR.

3. Time-Consuming, yang Artinya Kerugian untuk Perusahaan

Masalah ketiga, time-consuming sangat tidak relevan untuk zaman yang serba cepat dan praktis, waktu sangat berharga sehingga harus dimaksimalkan penggunaannya. Misalnya untuk pencarian data, dengan sistem manual setidaknya tercatat 20% dari waktu kerja dalam satu pekan dihabiskan hanya untuk kegiatan ini.

Padahal dengan penggunaan bantuan software pengelolaan HR, hal ini bisa dilakukan dalam hitungan menit saja. Tidaklah terbayang jika kegiatan pencarian data yang biasanya memakan waktu sedemikian lama bisa lebih diefektifkan, sehingga waktu berharga yang Anda miliki dapat digunakan untuk pos yang lebih strategis dan penting untuk perusahaan?

Solusinya, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR online yang dilengkapi dengan fitur penghitungan gaji, lembur, absensi, cuti, dan setiap variabel payroll otomatis sesuai dengan apa yang dilaporkan karyawan setiap harinya pada software HR yang digunakan.

4. Biaya Besar untuk Memberikan Pelatihan Keahlian Pengelolaan Payroll

Masalah keempat, perlu pelatihan khusus agar staf dapat memahami dan berfungsi dengan baik. Kembali lagi, waktu dan biaya yang dikeluarkan untuk melatih staf sehingga dapat bekerja dengan baik tentu tidak sedikit. Padahal, katakanlah pekerjaan rutin yang harus selalu dilakukan adalah menggaji karyawan, menghitung gaji, menghitung potongan, menyampaikan gaji, dan hal-hal administrasi rutin setiap bulannya.

Jika hal ini dipercayakan pada aplikasi atau layanan pengelolaan payroll, staf HR Anda bisa memiliki lebih banyak waktu untuk fokus dalam memajukan kualitas dan performa karyawan. Tidak akan lagi ada permasalahan kesalahan hitung gaji atau keterlambatan penyampaian, karena semua bisa diselesaikan dengan satu kali klik saja.

Untuk mengatasi ini, Anda juga bisa menggunakan sistem pengelolaan payroll dan HR yang tidak perlu waktu lama untuk dapat mengoperasikannya, lagi pula penyedia layanan seperti ini akan menyediakan customer service yang senantiasa dapat memberikan bantuan jika terjadi masalah di kemudian hari.

Note: Ketahui Panduan Menghitung Gaji Karyawan yang benar dan lengkap hanya di ebook Talenta.

Bedanya Proses Payroll Manual dan Menggunakan Software

Setelah mengetahui masalah di atas beserta semua solusi yang diberikan oleh software payroll. Di bawah ini, Talenta akan menjabarkan perbedaan proses payroll manual vs software yang harus Anda ketahui.

Payroll Manual Payroll Software
Sepenuhnya bergantung pada faktor manusia yang mungkin saja melakukan kesalahan mendasar. Keberadaan manusia atau staf akan banyak terbantu dengan penggunaan software sehingga kinerjanya bisa maksimal.
Besarnya risiko terjadi kesalahan akibat faktor manusia yang juga dipengaruhi banyak hal ketika bekerja. Scope terjadinya kesalahan lebih kecil karena setiap proses dilakukan dengan sistem sudah disesuaikan dengan keperluan perusahaan serta penggunaan data terintegrasi.
Menghabiskan banyak waktu, mulai dari melakukan rekap, koreksi kesalahan, perhitungan, hingga penyampaian payroll Semua bisa diselesaikan dengan satu kali klik, otomatis lebih praktis dan sangat efisien perihal waktu.
Pelatihan mahal untuk memberikan keterampilan pengelolaan payroll. Biaya cenderung murah karena hanya memerlukan sekali berlangganan layanan payroll.
Tidak bisa diintergasikan dengan sistem pengelolaan lain Dapat diintegrasikan dengan software akuntansi dan pembukan

Memang ada sisi positifnya, di mana penggunaan sistem manual bisa lebih adaptif untuk lingkup bisnis berukuran kecil karena mudah disesuaikan dengan keadaan. Tapi bagaimana jika kelebihan ini juga bisa diberikan oleh sistem yang memanfaatkan teknologi dan aplikasi?

Pengerjaan payroll dengan bantuan aplikasi atau layanan otomatis akan sangat banyak membantu. Pertama, karena tentu pekerjaan ini akan dibantu oleh sistem digital yang beroperasi dengan perintah rutin sehingga tidak akan mengalami banyak hambatan dalam kerjanya. Kedua, akurasi yang dihasilkan dari perhitungan dan penyampaian tentu saja lebih efektif. Talenta misalnya, layanan ini akan membantu Anda menghitung setiap variabel dengan tepat sehingga tidak akan ada kesalahan yang terjadi.

Note: Baca artikel berikut untuk mengetahui  Fitur Aplikasi Payroll Online yang Dibutuhkan UKM

Ketiga, Anda tak lagi harus menghabiskan banyak waktu untuk melakukan rekap pada gaji yang akan diberikan. Karena setiap proses penghitungan dilakukan sembari hari kerja berjalan, maka pada akhir periode Talenta akan dengan mudah memberikan hasil perhitungan yang benar tanpa memakan banyak waktu.

Tentu saja terakhir, Talenta adalah salah satu software payroll dan HR online yang sangat mudah dioperasikan, sehingga Anda tak perlu melakukan pelatihan khusus yang membuat biaya operasional makin besar. Layanan ini juga sangat fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan dan sistem yang dimiliki perusahaan. Jadi tunggu apa lagi? Saatnya move on dan beralih ke Talenta sekarang juga!


PUBLISHED05 May 2020
Ervina
Ervina