5 Alasan Software Payroll Berbasis Cloud Praktis & Fleksibel

5 Alasan Software Payroll Berbasis Cloud Praktis & Fleksibel

Banyak orang membicarakan tentang cloud dan computing dalam dunia penggajian. Namun, pertanyaan bagi para pimpinan perusahaan dan HRD adalah:

Apakah software payroll berbasis cloud akan sepadan?

Mungkin, Anda telah menggunakan sistem payroll manual sejak awal membangun bisnis dan tidak pernah bermasalah dengan hal tersebut. Mungkin juga, Anda pernah mengalami beberapa kali keterlambatan dalam proses payroll, tetapi selain itu, semuanya berjalan dengan lancar. 

Masalah yang sering terabaikan adalah: sebagian besar pekerjaan manual dikerjakan oleh karyawan, mereka perlu memastikan bahwa perhitungan gaji dengan excel yang akurat setiap bulan. 

Note: Pembayaran terlambat saat pandemi? Tenang,Gajian Tepat Waktu Berkat Sistem Cloud Payroll saat Pandemi COVID-19

Alih-alih mengurangi anggaran dengan mengandalkan sistem manual, karyawan justru menghabiskan waktu untuk hal-hal yang seharusnya dapat diproses secara digital.

Kenapa Anda Membutuhkan Software Payroll Berbasis Cloud?

5 Alasan Software Payroll Berbasis Cloud Praktis & Fleksibel

Dikutip dari Salarium, pada sebuah survei dinyatakan bahwa lebih dari 100 responden telah diminta untuk menilai kebijakan dan proses payroll saat ini dalam skala global. Meskipun teknologi saat ini sudah banyak yang membantu proses payroll, hanya 15 persen responden yang menilai kebijakan dan proses payroll sudah “sangat baik” dan melakukan cara terbaik.

Dalam studi yang sama, 85 responden justru melihat peluang untuk memperbaiki sistem payroll mereka saat ini.

Hal ini menyiratkan bahwa sebagian besar perusahaan memutuskan hal yang berfungsi dengan baik daripada yang terbaik.

Perusahaan perlu menangani proses payroll dengan serius. Sistem penggajian yang efisien akan berkontribusi pada produktivitas dan moral karyawan. Hal ini juga akan menghindarkan perusahaan dari tuntutan hukum dan denda yang besar. 

Penelitian juga menunjukkan  sistem payroll yang salah dapat merugikan 40 persen usaha kecil hampir 150 juta rupiah per tahun.

Sementara bagi HRD, sistem payroll yang berjalan baik juga mengurangi beban kerja mereka. Tidak ada lagu kesulitan sehingga harus pulang larut malam atau pada jam jam kecil di pagi hari. Tidak ada lagi stres saat angka tidak sesuai. Serta konflik dengan karyawan terkait kompensasi mereka. 

Alasan Anda Harus Beralih ke Software Payroll Berbasis Cloud

1. Database Karyawan Tersedia dalam Satu Software Payroll

Database karyawan disimpan dan tersedia hanya dalam satu aplikasi. Hal ini memudahkan Anda dalam mencari data karyawan dengan cepat. Tidak perlu lagi mencari data dalam beberapa dokumen. 

Contoh, ketika perusahaan akan memutuskan promosi jabatan kepada seorang karyawan. Maka, HRD hanya perlu melihat laporan kinerja, serta administratif lain yang tersedia dalam aplikasi dan selalu diperbarui secara otomatis. . 

Ketika dokumen di berbagai platform mudah dicuri atau hilang, sedangkan software payroll berbasis cloud yang ideal akan memungkinkan Anda membatasi individu tertentu mengakses data rahasia. Tak lagi khawatir kehilangan file penting.

2. Fitur-fitur yang Terintegrasi Satu Sama Lain

Perhitungan payroll memang begitu memakan waktu jika harus dilakukan berulang setiap bulan. Hal tersebut karena ketika menghitung gaji, HRD akan merekap absensi, menghitung jumlah lembur, menghitung PPh 21, menghitung BPJS dan menghitung bonus tambahan. 

Maka dari itu, software payroll dapat menghubungkan segala proses dalam perhitungan payroll secara otomatis. Contoh, software payroll berbasis cloud Talenta yang menghadirkan juga fitur absensi online setiap karyawan, dilengkapi dengan laporan absensi bulanan. Sehingga tak perlu lagi melakukan rekapan manual. 

CTA Talenta

3. Sistem Otomatis yang Memudahkan Penghitungan Gaji

Proses penggajian seringkali begitu rumit. Karyawan baru di bidang payroll akan menghabiskan waktu berjam-jam bagi karyawan hanya untuk mempelajari cara kerja proses payroll internal. Dapat juga ketika terdapat sistem payroll terbaru mengenai PPh 21 maupun BPJS Kesehatan, tentu karyawan harus mengubah banyak komponen payroll dari awal.

Namun dengan software payroll, sistem dapat dengan mudah dipelajari dan dijalankan oleh karyawan baru sekalipun karena sudah tersedia segala bentuk format dan dijalankan secara otomatis. Segala aturan terbaru pun dapat dengan mudah diatur ulang dan di-apply ke seluruh karyawan atau karyawan tertentu secara otomatis. 

4. Fleksibel, Dapat Diakses Dimana & Kapan Saja

Dengan software payroll berbasis cloud, Anda dapat dengan mudah mengakses data dari PC, laptop, tablet, atau smartphone Anda hanya dengan beberapa sentuhan dengan ujung jari. Lupakan masa lalu ketika Anda biasa mencari data payroll dari tumpukan dokumen kertas yang tak terhitung jumlahnya.

Contoh, ketika Anda sedang berada dalam perjalanan ke kantor tetapi membutuhkan slip gaji terbaru karyawan A untuk keputusan kenaikan gaji. Anda hanya perlu membuka aplikasi dari smartphone tanpa perlu membuka laptop.

Note: Pandemi bukan alasan penurunan produktivitas, ketahui 4 Tips Work From Home (WFH) Agar Bisnis Sukses & Produktif

5. Lebih Transparan dengan Slip Gaji Otomatis

Dengan software payroll berbasis cloud, Anda juga dapat mengotomatisasikan slip gaji karyawan. Dengan format yang sudah disiapkan beserta beberapa aturan yang dapat diubah sesuai kebijakan Anda. 

Tentu, meningkatkan transparansi penggajian setiap bulan dan menghilangkan antrean panjang permintaan slip gaji dalam email HRD yang begitu memakan waktu.

5 alasan yang telah disebutkan seharusnya cukup untuk meyakinkan Anda kenapa beralih ke software payroll berbasis cloud 5x lebih baik daripada penggajian manual.

Di luar sana, terdapat banyak penyedia yang menawarkan software payroll berbasis cloud yang efisien dan terjangkau. Anda hanya perlu memilih yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Bantulah proses perusahaan Anda dengan menggunakan software payroll berbasis cloud seperti Talenta alih-alih bekerja keras dengan tumpukan dokumen dan formulir. Dan jika perlu mencoba-sebelum-membeli, coba demo gratis Talenta


PUBLISHED08 Sep 2020
Septina Muslimah
Septina Muslimah