Industri hotel merupakan industri yang dinamis, terutama dari segi pengelolaan SDM. Untuk itu, implementasi HRIS di industri hotel sangat penting untuk mengoptimalkan manajemen SDM.
Lalu, apa saja manfaat pengimplementasian HRIS? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) sendiri adalah teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola data dan proses sumber daya manusia (SDM) secara terpusat, terintegrasi, dan juga lebih efisien.
HRIS mencakup berbagai fungsi penting, misalnya seperti pencatatan data karyawan, penggajian, absensi, manajemen cuti, rekrutmen, hingga manajemen kinerja karyawan. Dengan HRIS, Anda tidak perlu lagi mengandalkan proses manual karena semua informasi dapat diakses dalam satu platform yang telah terintegrasi.
Selain meningkatkan efisiensi administratif, HRIS juga memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data.
Fitur analisis dan pembuatan laporan otomatis yang tersedia dalam sistem dapat membantu Anda memahami tren yang ada, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, hingga mengidentifikasi peluang pengembangan karyawan.
Untuk itu, HRIS menjadi tools penting bagi perusahaan yang ingin mengelola SDM secara lebih strategis dan efisien.
Mengapa HRIS Penting untuk Industri Hotel?
Software HRIS sangat penting untuk industri hotel karena sektor ini memiliki dinamika kerja yang kompleks dan rumit, misalnya seperti jadwal shift yang bergantian, sistem lembur, serta tenaga kerja dengan latar belakang dan peran yang beragam.
Dengan HRIS, pengelola hotel dapat mengotomatisasi proses administrasi seperti absensi, penggajian, dan perhitungan tunjangan dengan lebih akurat dan efisien. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko kesalahan perhitungan, tetapi juga menghemat waktu kerja tim HR yang sebelumnya dihabiskan untuk pekerjaan manual dan repetitif.
Selain itu, HRIS mendukung pengelolaan SDM yang lebih strategis, seperti pemantauan kinerja karyawan, perencanaan pelatihan, serta pengelolaan kontrak dan dokumen legal. Sistem yang terintegrasi juga memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan berbasis data, misalnya dalam menentukan rotasi kerja, promosi, atau pengembangan karier.
Bagi industri hotel yang berorientasi pada layanan prima, memastikan karyawan bekerja secara optimal dan termotivasi adalah kunci utama, dan HRIS menjadi alat bantu yang sangat efektif untuk mencapainya.
Baca juga: Mengenal Tenaga Kerja Tidak Terdidik dan Jenis Tenaga Kerja Lainnya
Manfaat Implementasi HRIS di Hotel
Implementasi HRIS dalam industri perhotelan membawa dampak positif yang signifikan terhadap operasional dan manajemen SDM. Berikut adalah manfaat utama yang bisa dirasakan hotel ketika mulai menggunakan sistem HRIS.
1. Efisiensi Operasional
HRIS membantu menyederhanakan berbagai proses administratif seperti penggajian, manajemen cuti, pencatatan absensi, dan pengelolaan shift.
Dengan otomatisasi, tim HR dan manajer tidak perlu lagi menangani data secara manual, sehingga waktu dan tenaga bisa dialihkan ke tugas-tugas yang lebih strategis seperti pelatihan atau pengembangan karyawan.
2. Pengurangan Biaya
Penggunaan software HRIS mengurangi kebutuhan akan dokumen fisik, lembur administratif, serta kesalahan penghitungan gaji yang dapat menyebabkan kerugian finansial.
Dengan ini, HRIS dapat meminimalkan biaya jika terjadi kesalahan dalam memproses administrasi SDM.
3. Peningkatan Pengalaman Karyawan
Karyawan hotel dapat dengan mudah mengakses informasi pribadi, slip gaji, pengajuan cuti, dan jadwal kerja melalui portal karyawan atau aplikasi mobile. Ini meningkatkan transparansi dan kenyamanan, serta membangun kepercayaan terhadap manajemen. Pengalaman karyawan yang baik berkontribusi langsung pada kualitas layanan pelanggan hotel.
4. Pelaporan dan Analitik yang Lebih Baik
HRIS menyediakan data secara real-time yang membantu manajemen mengambil keputusan berbasis data. Mulai dari laporan kehadiran, produktivitas, hingga analisis turnover, semua dapat diakses dengan mudah untuk mendukung strategi pengelolaan SDM yang lebih akurat dan proaktif.
Langkah-langkah Implementasi HRIS di Industri Hotel
Agar implementasi HRIS di industri hotel berjalan sukses, diperlukan perencanaan yang matang dan pendekatan yang sistematis. Berikut adalah langkah-langkah penting yang sebaiknya dilakukan oleh manajemen hotel:
1. Penilaian Kebutuhan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik operasional hotel, seperti pengaturan shift kerja, penggajian lembur, atau integrasi dengan sistem absensi. Penilaian ini melibatkan tim HR, manajer operasional, dan pimpinan hotel agar semua fungsi yang dibutuhkan tercakup dalam solusi yang akan dipilih.
2. Pemilihan Sistem HRIS yang Tepat
Berdasarkan hasil penilaian, pilih HRIS yang memiliki fitur sesuai kebutuhan industri perhotelan, seperti manajemen jadwal kerja, service charge, hingga pengelolaan kontrak karyawan musiman. Perhatikan juga kemudahan penggunaan, keamanan data, skalabilitas, serta kemampuan integrasi dengan sistem lain seperti akuntansi dan fingerprint.
3. Pelatihan dan Pengembangan untuk Karyawan
Sebelum sistem dijalankan penuh, penting untuk memberikan pelatihan kepada tim HR dan karyawan terkait agar mereka memahami cara menggunakan HRIS dengan benar. Pelatihan ini membantu mempercepat adopsi teknologi dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.
4. Uji Coba dan Evaluasi Sistem
Lakukan uji coba sistem secara terbatas, misalnya di satu divisi atau cabang hotel, sebelum peluncuran secara menyeluruh. Selama masa uji coba, kumpulkan feedback dari pengguna dan lakukan evaluasi terhadap performa sistem. Jika diperlukan, lakukan penyesuaian atau pembaruan untuk memastikan HRIS berjalan optimal sesuai kebutuhan hotel.
Baca juga: Cara Mengatur Jadwal Shift Karyawan Hotel dengan Efektif
Tantangan dalam Implementasi HRIS
Meskipun HRIS menawarkan banyak manfaat, proses implementasinya tidak selalu berjalan mulus. Beberapa tantangan umum yang sering dihadapi industri, termasuk perhotelan, perlu diantisipasi agar sistem dapat diterapkan dengan efektif. Berikut penjelasannya:
1. Resistensi terhadap Perubahan
Salah satu tantangan terbesar adalah penolakan atau ketidaknyamanan dari karyawan terhadap sistem baru. Banyak staf yang terbiasa dengan proses manual merasa kesulitan beradaptasi dengan teknologi digital.
Untuk mengatasi hal ini, penting untuk melakukan sosialisasi sejak awal, melibatkan karyawan dalam proses transisi, dan menyediakan pelatihan yang memadai.
2. Integrasi dengan Sistem yang Sudah Ada
Hotel umumnya sudah memiliki sistem operasional lain seperti absensi, akuntansi, atau sistem manajemen kamar (PMS). Tantangannya adalah bagaimana mengintegrasikan HRIS dengan sistem-sistem tersebut agar data dapat berjalan secara sinkron tanpa perlu input manual berulang.
Diperlukan dukungan teknis yang kuat dan sistem HRIS yang fleksibel dalam hal integrasi.
3. Biaya Implementasi
Implementasi HRIS membutuhkan investasi, baik dari sisi perangkat lunak, pelatihan, hingga waktu transisi. Untuk hotel skala menengah atau kecil, ini bisa menjadi beban jika tidak direncanakan dengan baik. Oleh karena itu, penting memilih HRIS yang scalable, dengan skema harga sesuai kebutuhan dan ROI yang jelas dalam jangka panjang.
Contoh Sistem HRIS yang Cocok untuk Hotel
Memilih sistem HRIS yang sesuai dengan kebutuhan operasional hotel sangat penting untuk memastikan efisiensi kerja dan pengelolaan SDM yang optimal. Berikut adalah beberapa contoh vendor HRIS yang populer dan terbukti efektif di industri perhotelan, baik dari dalam maupun luar negeri:
1. Mekari Talenta
HRIS berbasis cloud yang dirancang untuk bisnis di Indonesia, termasuk industri hotel. Menyediakan fitur lengkap mulai dari manajemen absensi, penggajian, jadwal shift, hingga pelaporan pajak (PPH 21) dan BPJS.
Kelebihan: Dukungan lokal, harga terjangkau, serta integrasi dengan sistem Mekari lainnya seperti Jurnal dan Klikpajak.
Cocok untuk: Hotel skala kecil hingga menengah di Indonesia.
2. BambooHR
Salah satu HRIS populer global yang fokus pada manajemen karyawan, pelacakan waktu, dan pelaporan kinerja.
Kelebihan: Antarmuka intuitif, fitur onboarding yang kuat, dan laporan kinerja karyawan yang mendalam.
Cocok untuk: Hotel internasional atau jaringan hotel yang mengutamakan people analytics.
3. SAP SuccessFactors
HRIS enterprise-level dari SAP yang menawarkan solusi lengkap untuk seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan.
Kelebihan: Sangat scalable, cocok untuk jaringan hotel besar atau grup hospitality global.
Cocok untuk: Hotel bintang 5 atau jaringan multinasional yang membutuhkan sistem yang sangat terintegrasi.
4. Workday
Solusi HR dan keuangan berbasis cloud yang banyak digunakan di industri besar, termasuk perhotelan.
Kelebihan: Sistem terintegrasi dengan fungsi keuangan dan perencanaan tenaga kerja. Sangat kuat dalam analitik dan kepatuhan.
Cocok untuk: Hotel besar yang membutuhkan insight SDM real-time dan pengelolaan anggaran HR secara terpusat.
5. Kronos Workforce Ready (UKG Ready)
HRIS yang sangat fokus pada manajemen waktu dan kehadiran, cocok untuk industri dengan jadwal kerja dinamis seperti hotel.
Kelebihan: Fitur penjadwalan shift, pemantauan lembur, dan absensi berbasis biometrik yang canggih.
Cocok untuk: Hotel dengan operasional 24/7 dan banyak staf operasional.
Baca juga: Mengatasi Career Plateau: Strategi Meningkatkan Karier Karyawan
Kesimpulan
Implementasi HRIS sangat penting bagi industri hotel karena mampu menyederhanakan proses pengelolaan SDM yang kompleks, mulai dari penjadwalan shift, penggajian, manajemen kehadiran, hingga pelaporan kinerja.
Dengan software HRIS, hotel dapat meningkatkan efisiensi operasional, menurunkan biaya administratif, serta menciptakan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan—yang pada akhirnya berdampak langsung pada kualitas layanan terhadap tamu.
Jika Anda ingin membawa pengelolaan SDM hotel ke level yang lebih modern dan efisien, Mekari Talenta adalah pilihan tepat. Dengan fitur yang lengkap, dukungan lokal, serta kemampuan integrasi yang fleksibel, Mekari Talenta membantu hotel mengelola shift kerja karyawan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat.
Coba Mekari Talenta sekarang dan rasakan transformasi digital dalam pengelolaan SDM hotel Anda. Hubungi tim sales kami dan diskusikan kebutuhan Anda.
