Cara Berkomunikasi dengan Karyawan Manufaktur secara Efektif

Dalam perusahaan industri manufaktur, karyawan adalah jantung perusahaan. Karyawan berada di garis terdepan dalam strategi perusahaan yang kian menghasilkan. Untuk itu perlu cara berkomunikasi dengan karyawan agar meminimalisisr konflik dan emmudahkan koordinasi.

Pada akhirnya, karyawan juga yang akan memastikan apakah proses produksi berjalan dengan lancar, apakah produk yang dihasilkan berkualitas dan apakah sesuai dengan standar permintaan pelanggan.

Meski begitu, ternyata studi yang dilakukan oleh Gallup menyatakan bahwa hanya 25% karyawan manufaktur yang merasa mereka sudah dilibatkan atau engaged dengan perusahaan. Karyawan tidak merasa ada komunikasi antara atasan dan bawahan yang baik sehingga mereka tidak merasa dilibatkan.

Padahal, tentu saja ada cara berkomunikasi dengan karyawan berpengaruh sangat besar terhadap kinerja perusahaan.

Hal ini menyebabkan perusahaan ditantang untuk lebih efektif dan efisien dalam pengelolaan karyawan dibanding sebelumnya. Salah satunya dengan meningkatkan etika berkomunikasi di kantor.

Perusahaan manufaktur terus berupaya meningkatkan cara berkomunikasi mereka dengan karyawan karena ini merupakan kunci keberhasilan dalam membuat karyawan merasa lebih termotivasi dan dilibatkan oleh perusahaan.

Karyawan bisa saja dengan sendirinya berpikir “apakah saya punya pekerjaan? Jika memang iya, apa pekerjaan saya? Apakah ada orang yang peduli bagaimana cara saya bekerja?”. Hal ini seharusnya dapat diatasi dengan cara berkomunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan.

Tetapi, ternyata disisi lain manajer atau atasan juga memiliki setumpuk pekerjaan yang harus mereka selesaikan. Belum lagi tuntutan dan tekanan yang manajer terima dari perusahaan membuat mereka sulit menyisihkan waktu untuk berkomunikasi dengan karyawan.

Berkomunikasi Efektif dengan Karyawan dalam Industri Manufaktur

Karyawan yang memiliki komunikasi yang tidak baik dengan atasannya ternyata dapat merugikan perusahaan. Di Amerika Serikat, perusahaan kehilangan 483 – 605 miliar dolar Amerika setiap tahun karena kehilangan produktivitas karyawan.

Produktivitas menurun tentu salah satunya disebabkan oleh kemampuan berkomunikasi yang tidak efektif baik itu dari atasan maupun dari bawahan.

Karyawan tidak bisa menentukan prioritas karena informasi yang disampaikan terlalu berlebihan pada waktu yang sama.
Informasi tidak memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan dan prioritas perusahaan.
Manajer atau atasan tidak menunjukkan sikap bagaimana cara bekerja yang benar dalam perusahaan.
Komunikasi hanya sekedar “pemenuhan tugas” yang tidak terlalu terasa berguna bagi karyawannya.
Manajer tidak merencanakan apa yang akan dikomunikasikan terhadap karyawannya.
Informasi yang disampaikan tidak jelas atau merasa ada bagian yang hilang karena ada yang dirahasiakan pada karyawannya.

Menurut survei yang dilakukan oleh Netsurvey terhadap 200.000 karyawan, perusahaan yang berfokus pada peningkatan cara berkomunikasi dengan karyawannya terbukti dapat meningkatkan kinerja karyawan dan tentu akan bermanfaat bagi perusahaan.

Bahkan dengan cara ini, 87% dari karyawan tersebut merasa engaged dan akan tetap bekerja pada perusahaan mereka. Disinilah pentingnya berkomunikasi terasa, saat kedua belah pihak merasa saling membutuhkan.

Langkah Awal Cara Komunikasi dengan Karyawan Manufaktur

Dari berbagai perusahaan manufaktur, terbukti bahwa komunikasi yang kuat dan baik akan meningkatkan budaya perusahaan secara keseluruhan, karyawan merasa semakin engaged yang membuat perusahaan mencapai keberhasilan. Berikut langkah utama komunikasi yang dapat dilakukan perusahaan.

Lakukan Penelitian

Anda dapat membuat penelitian dengan membuat tolak ukur komunikasi antara perusahaan dan karyawan itu sendiri. Anda dapat mewawancarai pakar komunikasi di perusahaan manufaktur lain dan temukan komunikasi apa yang belum ada di perusahaan Anda. Misalnya hasilnya seperti :

Standar komunikasi yang jelas dan terarah.
Komunikasi yang konsisten tentang misi, tujuan dan strategi perusahaan sehingga karyawan selalu diingatkan tentang apa yang diperjuangkan perusahaan.
Proses komunikasi yang terstruktur yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Pengukuran komunikasi konsisten sehingga ada pengertian yang jelas apa itu bekerja dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan.
Tentukan Apa yang Ingin Dikomunikasikan

Setelah melakukan penelitian, Anda tentu harus menentukan apa yang ingin dikomunikasikan dengan karyawan. Tetapkan juga serangkaian tujuan spesifik yang membantu Anda dalam pencapaian komunikasi ini. Coba pikirkan sampai mana komunikasi antara perusahaan dan karyawan berada, lalu apa yang ingin dicapai dalam satu, dua atau tiga tahun ke depan. Sehingga ada beberapa hal dalam berkomunikasi yang harus difokuskan dan tidak keteteran.

Mulai Kembangkan Rencana Komunikasi Perusahaan

Kembangkan rencana komunikasi yang telah ditetapkan untuk membantu Anda menilai komunikasi dalam perusahaan. Di titik ini, Anda juga bisa melihat bagian tim mana yang paling membutuhkan komunikasi yang lebih efektif. Perusahaan dapat memulai dengan tim dalam struktur organisasi perusahaan manufaktur yang paling kecil serta paling butuh perbaikan komunikasi. Nantinya, ini akan terus berurut ke arah skala tim yang lebih besar dan pada akhirnya jalur komunikasi satu perusahaan menjadi lancar, efektif dan tidak ada lagi informasi yang tidak jelas dan tidak terarah.

Cara Komunikasi Efektif dengan Karyawan Manufaktur

Menyederhanakan Hal Rumit

Sebagai atasan, Anda harus dapat mengatakan informasi dengan jelas dan dapat dipahami oleh karyawan. Coba untuk gunakan kata-kata sederhana, susun informasi agar berurutan, jangan terlalu panjang tapi jangan mengurangi hal yang ingin disampaikan.

Menyampaikan Secara Langsung

Perkembangan zaman memang membuat manusia tidak perlu lagi bertemu secara langsung dan dapat disampaikan melalui surat elektronik atau media sosial.

Tetapi, terkadang penggunaan tanda baca serta intonasi yang salah membuat pembacanya kerap salah mengerti apa yang ingin disampaikan oleh si pemberi informasi.

Begitu juga perusahaan, coba untuk menyampaikan segala informasi secara langsung agar tidak terjadi kesalahpahaman baik itu oleh perusahaan maupun karyawan manufaktur.

Memberikan Feedback

Karyawan mana pun pasti ingin dianggap oleh perusahaan. Setiap pekerjaan yang mereka lakukan perlu untuk diapresiasi hasilnya.

Baik itu feedback positif maupun negatif. Pastikan Feedback yang Anda berikan jelas dan detail. Tawarkan solusi jika memang terjadi permasalahan seperti mesin yang sudah tidak bekerja dengan baik yang menyebabkan kinerja karyawan tersebut menurun dan sebagainya. Selalu cari sisi positif agar karyawan termotivasi.

Selain beberapa hal tersebut, Anda juga harus dapat mengatasi konflik antar karyawan di perusahaan dengan cara berdiplomasi yang baik, selaraskan juga apa yang Anda sampaikan dengan perbuatan yang dilakukan.

Berikan arahan secara visual agar karyawan lebih mengerti apa yang ingin disampaikan dan yang terpenting jangan mengulang informasi yang sudah pernah disampaikan kecuali karyawan tidak mengerjakan pekerjaan.

Demikian cara komunikasi karyawan manufaktur yang efektif, perusahaan juga dapat menggunakan software yang dapat meningkatkan komunikasi yang jelas antara karyawan dan perusahaan.

Misalnya dengan menggunakan software Talenta, dengan menggunakan software tersebut karyawan dapat mengajukan cuti, mengajukan reimburse, mengajukan lembur dan absensi secara cepat tanpa jalur birokrasi yang berbelit. Coba demo Talenta sekarang!