Di era digital, data telah menjadi aset penting dalam menjalankan bisnis. Hampir setiap keputusan strategis kini didasarkan pada data, mulai dari perencanaan keuangan, operasional, hingga pengelolaan sumber daya manusia (SDM).
Perusahaan yang mampu mengelola data dengan baik cenderung lebih adaptif, efisien, dan siap menghadapi risiko.
Dalam konteks HR, peran data semakin krusial. Data karyawan digunakan untuk berbagai proses penting seperti payroll, absensi, penilaian kinerja, pengembangan talenta, hingga kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.
Ketika data tersebut tidak dikelola dengan baik, risiko kesalahan perhitungan, kebocoran data, hingga masalah kepatuhan bisa muncul.
Di sinilah data governance menjadi fondasi penting.
Data governance membantu organisasi mengelola data karyawan secara akurat, konsisten, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga HR dapat menjalankan fungsinya secara strategis dan berkelanjutan.
Apa Itu Data Governance dalam HR?
Secara umum, data governance adalah kerangka kerja yang mengatur bagaimana data dikumpulkan, dikelola, digunakan, dan dilindungi dalam suatu organisasi.
Data governance memastikan bahwa data dapat dipercaya, digunakan secara konsisten, dan aman dari penyalahgunaan.
Dalam fungsi HR, data governance berfokus pada tata kelola data karyawan, mulai dari data personal, data kehadiran, penggajian, hingga data kinerja.
Penerapannya tidak hanya berbicara tentang teknologi, tetapi juga mencakup peran, proses, dan aturan yang jelas terkait penggunaan data.
Artinya, data governance HR menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas data tertentu, bagaimana data boleh diakses dan diubah, serta bagaimana data tersebut digunakan untuk kebutuhan operasional maupun pengambilan keputusan.
Dengan tata kelola yang baik, HR dapat memastikan bahwa data karyawan selalu valid, aman, dan sesuai regulasi.
Baca juga: Payroll Compliance 2026: Panduan Lengkap yang Wajib Diketahui HR
Komponen Utama Data Governance untuk HR
1. Kepemilikan dan Tanggung Jawab Data
Komponen pertama dalam data governance HR adalah kejelasan kepemilikan data.
Setiap jenis data karyawan perlu memiliki penanggung jawab yang jelas, misalnya HR sebagai pemilik data karyawan, finance untuk data payroll, atau IT untuk keamanan sistem.
Kejelasan ini membantu mencegah konflik, duplikasi, dan penggunaan data yang tidak semestinya.
2. Kualitas dan Standarisasi Data Karyawan
Data governance juga menekankan pentingnya kualitas data. Data karyawan harus lengkap, akurat, konsisten, dan diperbarui secara berkala.
Standarisasi format data, seperti penulisan jabatan, struktur organisasi, atau komponen gaji, dapat membantu HR menghindari perbedaan interpretasi dan kesalahan dalam laporan maupun analisis.
3. Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi
Data karyawan termasuk kategori data sensitif yang harus dilindungi. Data governance memastikan adanya kontrol akses, enkripsi, serta kebijakan penyimpanan dan penggunaan data yang aman.
Selain itu, tata kelola data HR juga harus selaras dengan regulasi yang berlaku, seperti aturan perlindungan data pribadi dan ketenagakerjaan di Indonesia.
Baca juga: Analisis Total Cost of Ownership (TCO) HRIS Selama 5 Tahun
Tantangan Umum dalam Implementasi Data Governance HR
Banyak organisasi menyadari pentingnya data governance, tetapi masih menghadapi berbagai tantangan dalam penerapannya.
Salah satu tantangan utama adalah sistem HR yang belum terintegrasi. Data karyawan sering tersebar di berbagai aplikasi, spreadsheet, atau dokumen terpisah, sehingga sulit dijaga konsistensinya.
Tantangan berikutnya adalah proses pengelolaan data yang masih manual. Input data secara manual meningkatkan risiko human error dan membuat proses validasi menjadi lambat.
Selain itu, keterbatasan visibilitas dan kontrol terhadap data karyawan juga menjadi hambatan. Tanpa sistem yang tepat, HR kesulitan melacak perubahan data, mengetahui siapa yang mengakses data, dan memastikan data digunakan sesuai kebijakan.
Cara Menerapkan Data Governance untuk HR
Agar data governance HR dapat berjalan efektif, perusahaan perlu menerapkannya secara bertahap dan terstruktur.
1. Memetakan Lanskap Data HR
Langkah awal adalah mengidentifikasi jenis data HR yang dimiliki, sumber data, serta bagaimana data tersebut digunakan. Pemetaan ini membantu perusahaan memahami kondisi data saat ini dan area yang paling berisiko.
2. Menentukan Scope, Tujuan, dan KPI
Data governance perlu memiliki tujuan yang jelas, misalnya meningkatkan akurasi payroll atau memperkuat keamanan data karyawan. Scope dan KPI yang terdefinisi membantu HR mengukur efektivitas penerapan tata kelola data.
3. Menetapkan Peran dan Alur Pengambilan Keputusan
Tentukan siapa yang berwenang mengelola, mengubah, dan menyetujui data HR. Alur pengambilan keputusan yang jelas membantu menjaga konsistensi dan akuntabilitas dalam pengelolaan data.
4. Menyusun Kebijakan dan Standar Data HR
Kebijakan ini mencakup aturan penggunaan data, standar pengisian data, serta prosedur pembaruan dan penghapusan data. Standar yang terdokumentasi memudahkan implementasi dan sosialisasi ke seluruh organisasi.
5. Menerapkan Kontrol dan Alur Kerja Tata Kelola
Gunakan sistem yang mendukung kontrol akses, approval workflow, dan audit trail. Dengan alur kerja yang terstruktur, risiko kesalahan dan penyalahgunaan data dapat ditekan.
6. Monitoring, Evaluasi, dan Scale
Data governance bukan proyek satu kali. HR perlu melakukan evaluasi berkala, memantau kepatuhan terhadap kebijakan, dan menyesuaikan tata kelola data seiring pertumbuhan bisnis dan perubahan regulasi.
Baca juga: Menghindari Kegagalan Audit Kepatuhan (Compliance Audit Failure) dengan Menggunakan HRIS
Kesimpulan
Data governance membantu HR menjaga data karyawan tetap aman, konsisten, dan siap digunakan untuk pengambilan keputusan.
Dengan tata kelola data yang baik, HR tidak hanya mengurangi risiko kesalahan dan pelanggaran, tetapi juga meningkatkan kepercayaan manajemen terhadap data yang digunakan.
Langkah awal yang bisa dilakukan adalah meninjau kondisi data HR saat ini dan mengidentifikasi area yang paling membutuhkan perbaikan.
Untuk mendukung data governance yang scalable dan sesuai kebutuhan bisnis di Indonesia, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan HRIS terintegrasi.
Sebagai solusi HR yang dirancang untuk kebutuhan lokal, Mekari Talenta membantu perusahaan mengelola data karyawan secara terpusat, aman, dan terdokumentasi dengan baik.
Dengan sistem yang tepat, data governance HR bukan lagi beban tambahan, melainkan fondasi bagi manajemen SDM yang modern dan berkelanjutan.
