Contoh Cara Menolak Kandidat Interview yang Tepat untuk HR

By Jordhi FarhansyahPublished 26 Jun, 2024

Anda sedang melaksanakan proses rekrutmen di perusahaan untuk beberapa posisi. Dari sekian banyak pelamar yang sudah interview, tentu Anda hanya membutuhkan sesuai jumlah posisi yang ada dan harus menolak yang lain. Bagaimana cara menolak kandidat setelah interview?

Banyak perusahaan yang kerap menggantungkan pelamar tanpa mengabari hasilnya. Padahal proses penolakan merupakan proses yang sudah seharusnya dilakukan untuk memberikan kepastian kepada pelamar. Hal tersebut dapat mempengaruhi reputasi perusahaan.

Lou Reverchuk, co-founder dan CEO of EchoGlobal menekankan bahwa menolak kandidat adalah seni yang perlu dikuasai matang-matang oleh para HR bagian rekrutmen. Kuncinya adalah penekanan empati. Lalu, ia juga menyarankan untuk membuat penolakan melalui telepon.

Berikut adalah beberapa caranya yang baik, sopan, dan tetap terlihat profesional untuk melakukannya.

Bahasa yang Tepat untuk Menolak Kandidat

Bahasa yang sopan dan bernada empati adalah kunci penting dalam memberikan penolakan terhadap kandidat.

Berikut penjelasan tentang bagaimana bahasa yang tepat untuk menolak kandidat, dengan mempertimbangkan penggunaan bahasa yang sopan dan empati.

Gunakan Bahasa yang Sopan dan Penuh Empati

Kesopanan di sini berarti memastikan bahwa bahasa yang digunakan menghormati perasaan kandidat. Anda juga perlu menghindari kata-kata yang bisa dianggap kasar atau merendahkan.

Selain itu, Anda juga perlu memahami dan mengakui perasaan kekecewaan yang mungkin dirasakan kandidat. Ini membantu dalam menjaga hubungan baik dan citra perusahaan.

Contoh Bahasa:

  • “Terima kasih banyak atas minat Anda untuk bergabung dengan perusahaan kami.”
  • “Kami menghargai upaya dan waktu yang Anda investasikan dalam proses ini.”

Jelaskan dengan Jelas Namun Lembut Alasan Penolakan

Anda juga perlu memberikan alasan penolakan yang spesifik tanpa terlalu mendetail, untuk menjaga transparansi.

Caranya adalah dengan menggunakan kata-kata yang tidak menyakitkan atau terlalu langsung. Fokus pada aspek positif yang ditemukan selama proses wawancara.

Contoh Bahasa:

  • “Setelah mempertimbangkan semua kandidat, kami memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat yang memiliki pengalaman lebih relevan untuk posisi ini.”
  • “Meskipun keterampilan dan kualifikasi Anda sangat mengesankan, saat ini kami mencari pengalaman yang sedikit lebih spesifik dalam area tertentu.”

Berikan Apresiasi atas Waktu dan Usaha Kandidat

Penting untuk memberikan apresiasi pada kandidat dengan mengakui upaya dan waktu yang telah diinvestasikan mereka dalam proses rekrutmen.

Hal ini dapat membantu menjaga hubungan baik dengan kandidat untuk peluang di masa depan.

Contoh Bahasa:

  • “Kami sangat menghargai waktu dan usaha yang Anda telah investasikan dalam proses ini.”
  • “Terima kasih telah berbagi tentang pengalaman dan pencapaian Anda dengan kami.”

Saran atau Feedback yang Konstruktif

Feedback konstruktif dapat membantu kandidat memahami area yang bisa mereka tingkatkan untuk peluang di masa depan.

Kemudian dengan adanya transparansi dan kejujuran, dapat meningkatkan citra perusahaan sebagai entitas yang peduli terhadap pengembangan individu.

Contoh Bahasa:

  • “Kami menyarankan Anda untuk terus mengembangkan keterampilan di bidang X, karena ini akan sangat berharga untuk posisi serupa di masa depan.”
  • “Anda memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik; memperdalam pengetahuan teknis di bidang Y dapat semakin memperkuat profil Anda.”

Contoh Surat Penolakan yang Menggabungkan Semua Elemen

Subjek: Terima Kasih atas Lamaran Anda di [Nama Perusahaan]

Dear [Nama Kandidat],

Terima kasih banyak atas minat Anda untuk bergabung dengan [Nama Perusahaan]. Kami sangat menghargai waktu dan usaha yang Anda investasikan dalam proses seleksi untuk posisi [Nama Posisi].

Setelah mempertimbangkan semua kandidat dengan cermat, kami memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat yang memiliki pengalaman lebih relevan untuk posisi ini. Meskipun keterampilan dan kualifikasi Anda sangat mengesankan, saat ini kami mencari pengalaman yang sedikit lebih spesifik dalam area tertentu.

Kami sangat menghargai kesempatan untuk mengenal Anda lebih baik dan mendengar tentang pencapaian Anda. Kami mendorong Anda untuk terus mengembangkan keterampilan di bidang X, karena ini akan sangat berharga untuk posisi serupa di masa depan.

Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan usaha Anda. Kami berharap Anda sukses dalam pencarian pekerjaan dan karier Anda di masa depan.

 

Hormat kami,

 

[Nama Anda]

[Posisi Anda]

[Nama Perusahaan]

Contoh Template Penolakan Kandidat Melalui Berbagai Platform

Berikut adalah beberapa contoh template penolakan kandidat lewat berbagai platform.

Email

Subjek: “Terima Kasih atas Partisipasi Anda dalam Proses Seleksi Kami”

Isi Email:

contoh template email menolak kandidat

 

WhatsApp

Salam Pembuka: “Halo [Nama Kandidat]”

Isi Pesan:

contoh template menolak kandidat via whatsapp

 

Telepon

Salam Pembuka: “Selamat [Pagi/Siang/Sore] [Nama Kandidat]”

Isi Percakapan:

Salam Pembuka: “Selamat [Pagi/Siang/Sore], [Nama Kandidat]. Ini [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan]. Apakah saya mengganggu Anda?”
(Jika tidak mengganggu, lanjutkan)

Ucapan Terima Kasih: “Terima kasih banyak atas waktu dan usaha yang Anda investasikan dalam proses seleksi kami untuk posisi [Nama Posisi]. Kami sangat menghargai partisipasi Anda.”

Penjelasan Hasil Seleksi: “Setelah mempertimbangkan semua kandidat dengan cermat, kami memutuskan untuk melanjutkan proses dengan kandidat yang lebih sesuai dengan kebutuhan kami saat ini. Meskipun demikian, kami sangat terkesan dengan kualifikasi dan pengalaman Anda.”

Memberikan Kesempatan untuk Pertanyaan atau Feedback: “Kami sangat menghargai jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan feedback lebih lanjut mengenai proses seleksi ini. Kami ingin memastikan bahwa Anda mendapatkan informasi yang bermanfaat untuk peluang di masa depan.”

Penutup: “Terima kasih sekali lagi atas minat Anda terhadap [Nama Perusahaan]. Kami berharap yang terbaik untuk Anda dalam pencarian pekerjaan dan karier Anda di masa mendatang. Jika ada yang bisa kami bantu di kemudian hari, jangan ragu untuk menghubungi kami.”

Salam Akhir: “Selamat [Pagi/Siang/Sore], [Nama Kandidat].”

Dengan menggunakan pendekatan ini di berbagai platform, perusahaan dapat menolak kandidat dengan cara yang sopan, penuh empati, dan memberikan apresiasi, sekaligus menawarkan feedback yang berguna untuk pengembangan pribadi mereka.

Berapa Lama Sebaiknya Jangka Waktu Memberikan Kabar kepada Kandidat?

Idealnya, jangka waktu yang diberikan kepada kandidat dalam 1-2 minggu setelah wawancara terakhir adalah jangka waktu yang ideal. Ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai waktu dan usaha yang telah kandidat investasikan dalam proses seleksi.

Selain itu, memberikan respons yang cepat juga membantu menjaga minat kandidat terhadap posisi yang dilamar.

Kandidat yang berkualitas tinggi mungkin memiliki beberapa tawaran pekerjaan lain dan waktu respons yang cepat bisa membuat perbedaan.

Pentingnya untuk Memberikan Kepastian dan Menghormati Waktu Kandidat

Mengurangi Ketidakpastian: Kandidat yang sedang menunggu kabar dari perusahaan seringkali merasa cemas dan tidak pasti. Dengan memberikan kepastian dalam waktu yang cepat, perusahaan dapat mengurangi ketidaknyamanan ini.

Menghormati Waktu Kandidat: Kandidat telah menginvestasikan waktu dan usaha dalam proses seleksi. Dengan memberikan kabar tepat waktu, perusahaan menunjukkan rasa hormat terhadap komitmen ini.

Reputasi Perusahaan: Perusahaan yang responsif dan transparan dalam proses rekrutmen cenderung memiliki reputasi yang lebih baik di mata calon karyawan. Ini juga meningkatkan peluang untuk menarik bakat terbaik di masa depan.

Contoh Tindakan

Email Konfirmasi Penerimaan Lamaran:

Dear [Nama Kandidat],

Terima kasih telah mengirimkan aplikasi Anda untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Kami telah menerima lamaran Anda dan sedang dalam proses peninjauan. Kami akan menghubungi Anda dalam 1-2 minggu untuk memberikan update lebih lanjut.

 

Hormat kami,

[Nama Anda]

[Posisi Anda]

Email Update Proses Rekrutmen:

Dear [Nama Kandidat],

Kami ingin menginformasikan bahwa proses seleksi untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan] masih berlangsung. Kami menghargai kesabaran Anda dan akan memberikan kabar lebih lanjut dalam waktu satu minggu.

 

Hormat kami,

[Nama Anda]

[Posisi Anda]

Email Penolakan dengan Feedback:

Dear [Nama Kandidat],

Terima kasih banyak atas partisipasi Anda dalam proses seleksi di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan dengan cermat semua kandidat, kami telah memutuskan untuk melanjutkan dengan kandidat lain untuk posisi [Nama Posisi].

Kami sangat terkesan dengan keterampilan dan kualifikasi Anda. Jika Anda ingin, kami dengan senang hati akan memberikan feedback lebih rinci mengenai hasil seleksi Anda.

Terima kasih sekali lagi atas minat Anda terhadap [Nama Perusahaan], dan kami berharap yang terbaik untuk Anda di masa mendatang.

 

Hormat kami,

[Nama Anda]

[Posisi Anda]

Itulah tadi beberapa contoh serta cara menolak kandidat yang tepat dan ideal. Penting diketahui bahwa memberikan mereka kepastian atas nasib mereka perlu dilakukan agar mereka dapat dengan cepat membuat keputusan dan mencari kesempatan lainnya.

Selain itu, untuk melaksanakan rekrutmen yang lebih baik, HR juga bisa menggunakan software HR seperti Mekari Talenta yang memiliki fitur Recruitment.

Fitur Recruitment dari Mekari Talenta memiliki fungsi sebagai Application Management yang memungkinkan HR untuk memantau dan melaksanakan proses rekrutmen yang terintegrasi dalam satu dashboard online.

Application Management dapat mengelola lamaran kerja yang masuk dari beragam job portal yang terintegrasi dengan Mekari Talenta, seperti LinkedIn, Jobstreet, dan sebagainya.

Tertarik mengetahui fiturnya lebih lanjut? Hubungi tim sales Mekari Talenta dan coba gratis demo aplikasinya sekarang juga.

Referensi:

How to Write Candidate Rejection Email

How to Reject Job Applicant Politely

banner tentu bisa june
Image
Jordhi Farhansyah
Penulis yang selama 2 tahun terakhir fokus memproduksi konten seputar HR dan bisnis. Selain menulis, sehari-hari Jordhi juga aktif merawat hobinya di bidang fotografi analog.