Strategi Benchmarking HR: Manfaat dan Langkah Implementasi

HR benchmarking merupakan proses perbandingan serta evaluasi kinerja dari praktik departemen HR di perusahaan dengan perusahaan lainnya di sektor atau industri yang sama.

Tujuan dari HR benchmarking sendiri adalah untuk mengukur, membandingkan, dan meningkatkan praktik HR agar lebih efisien.

Dengan melakukan benchmarking, perusahaan bisa mendapatkan gambaran kondisi manajemen HR saat itu sehingga mereka dapat mencari cara untuk meningkatkan prosesnya.

HR benchmarking sendiri menggunakan data kuantitatif dan kualitatif untuk mendapatkan perbandingan di antara perusahaan, sektor, industri, peran, serta praktiknya.

Data ini digunakan untuk mendapatkan insight terbaru mengenai bagaimana fungsi HR dapat berkembang lebih jauh.

Fungsi HR yang dapat di-benchmark

Secara teknis, Anda dapat melakukan benchmarking di berbagai fungsi HR yang ada di perusahaan Anda. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

Struktur organisasi

Struktur organisasi memainkan peran yang cukup penting dalam menerjemahkan strategi ke dalam aksi yang nyata.

Sebuah perusahaan bisa membandingkan struktur internal mereka untuk memahami apakah yang mereka miliki sekarang sudah dibuat untuk mencapai tujuan secara optimal.

Perusahaan dapat membuat struktur dengan berbagai cara, baik itu secara fungsi atau produknya, tersentralisasi atau terdesentralisasi, dan sebagainya.

Gaji

Benchmarking HR dari segi gaji memungkinkan perusahaan untuk membuat komparasi berdasarkan kompensasi serta benefit yang ditawarkan di antara industri, perusahaan, dan lokasi yang lebih spesifik.

Benchmarking gaji juga menjadi hal yang cukup krusial untuk didalami perusahaan agar dapat menilai apakah Anda membayar gaji secara berlebihan atau malah di bawah standar.

Budget HR

Budget HR sendiri dapat meng-cover berbagai metrik. Hal ini termasuk berapa besar biaya untuk menjalankan fungsi HR, seperti biaya rekrutmen, implementasi software HR, dan lain sebagainya.

Seperti pada metrik-metrik lainnya, penting untuk memastikan bahwa datanya konsisten dan dapat dibandingkan dengan perusahaan dengan karakteristik yang sama.

Dari data biaya tersebut, Anda dapat menentukan biaya mana yang perlu dipangkas atau ditambah untuk memfungsikan HR.

Perkembangan karier karyawan

Salah satu benchmarking HR yang perlu dibandingkan lainnya adalah perkembangan karier karyawan. Hal ini dapat diukur dengan berbagai cara, misalnya seberapa sering terjadinya kenaikan atau perpindahan jabatan, frekuensi talent development program yang dijalankan, dan bagaimana kesempatan tersebut diberikan pada karyawan.

Salah satu hal yang bisa Anda bandingkan lainnya adalah promotion rate yang mana akan mengukur seberapa sering karyawan dipromosikan di perusahaan.

Riset dari SHRM menunjukan bahwa di industri food service, rata-rata promosi yang terjadi itu hanya sebanyak 12 persen.

Jadwal dan lingkungan kerja

Indikator ini dapat menilai bagaimana Anda memperlakukan karyawan dan lingkungan tempat kerja mereka.

Hal ini dapat menjadi cara yang baik agar bisa memahami apakah jadwal kerja beserta lingkungan kerja sudah optimal untuk bisa mewujudkan strategi bisnis.

Benchmarking ini sangat berguna di industri yang memiliki jadwal kerja tetap, seperti customer service, karyawan pabrik, dan lain sebagainya.

Yang tidak kalah penting, perusahaan juga perlu memikirkan mitigasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman, baik secara jadwal kerja maupun dalam perspektif kesehatan.

Retensi dan engagement

Employee engagement dan tingkat retensi dapat dikatakan sebagai metrik yang paling penting di dalam perusahaan. Keduanya dapat secara langsung mengukur cara kerja dan efektivitasnya di perusahaan.

Sebuah studi yang dilakukan oleh Peakon menemukan bahwa 60 persen karyawan yang sudah menjadi karyawan tetap selama 3 bulan menunjukan dinilai engage. Sementara itu, mereka yang sudah bertahan dua sampai lima tahun tingkat engagement-nya lebih rendah di 37 persen.

Anda dapat mengukur tingkat engagement secara internal dan membuat perubahan untuk meningkatkan persentase ini. Temuan ini juga dapat menjadi kesempatan bagi perusahaan untuk menentukan hal apa yang dapat bekerja dan mana yang menyebabkan engagement rendah.

Kesehatan dan produktivitas

Program kesejahteraan karyawan telah menjadi semakin penting semenjak adanya sistem kerja work from home (WFH) akibat pandemi Covid-19 yang berdampak pada kesehatan mental dan fisik karyawan.

HR perlu melakukan benchmarking dan melihat bagaimana perusahaan, industri, dan sektor serupa menjalankan program kesejahteraan ini. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan untuk menyediakan lebih dari sekadar asuransi kesehatan dan mendukung kesehatan karyawan secara menyeluruh.

**Jenis-jenis benchmarking di HR**

Ada dua tipe HR benchmarking yang dapat dilaksanakan. Berikut adalah keduanya.

Internal benchmarking

Benchmarking tipe ini menggunakan data yang sudah ada untuk memahami bagaimana tiap departemen dan tim di dalam perusahaan dapat dibandingkan.

Ini adalah cara yang mudah untuk memahami tim mana yang paling mudah tim mana yang paling engage dan yang memiliki performa paling baik.

Data-data tersebut nanti akan menjadi benchmark baru bagi perusahaan. Sebagai contoh, jika perusahaan Anda mengukur tingkat engagement di seluruh departemen dan Net Promoter Score (NPS) yang didapatkan adalah +50, maka itu yang akan menjadi rata-rata tingkat engagement di perusahaan.

Maka, nantinya Anda akan memahami tim mana yang skornya di atas atau di bawah itu. Ini akan memudahkan Anda dalam membuat rencana peningkatan employee engagement.

External benchmarking

Benchmarking ini akan membantu Anda dalam membandingkan perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Benchmarking eksternal akan membantu Anda mendapatkan konteks yang lebih dalam apakah perusahaan Anda memiliki performa di atas atau di bawah industri serupa.

Benchmarking untuk HR ini akan berguna bagaimana Anda menentukan strategi dan memposisikan diri di market yang ada.

Manfaat benchmarking bagi HR

Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan melakukan benchmarking HR.

Meningkatkan dampak bisnis

Benchmarking HR dapat memastikan bahwa HR leader dapat menghubungkan berbagai praktik dengan hasil bisnis yang lebih optimal.

Misalnya, jika skor keterlibatan karyawan Anda berada di bawah rata-rata industri, Anda perlu mengevaluasi sejauh mana hal ini mempengaruhi kinerja bisnis secara keseluruhan.

Hal ini memastikan bahwa Anda mengambil keputusan berdasarkan data, tidak hanya mengandalkan insting.

Mengidentifikasi tren

Memahami benchmark Anda memungkinkan Anda tetap up-to-date terhadap perkembangan dalam industri.

Hal ini akan memberikan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan agar perusahaan tetap kompetitif serta merancang program HR yang lebih efektif.

Sebagai contoh, jika Anda menemukan bahwa industri serupa memiliki program kesejahteraan dan menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi, maka akan menjadi ide bagus untuk mengembangkan program kesejahteraan serupa atau bahkan lebih baik.

Meningkatkan praktik yang sudah ada

Anda dapat menilai semua proses yang telah dijalankan, misalnya proses perekrutan, kompensasi, serta pengembangan bakat, kemudian identifikasi bagian mana yang perlu ditingkatkan.

Pemimpin perusahaan beserta HR juga dapat membantu dalam meningkatkan aspek-aspek ini.

Menilai dan meningkatkan pengalaman karyawan dan engagement karyawan

Hal ini juga memiliki efek keseluruhan pada brand perusahaan Anda, karena karyawan akan menyebarkan kabar tentang bagaimana pengalaman kerja mereka.

Meningkatkan proses HR dan menjadi pengusaha kelas dunia membantu Anda meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan Anda.

Semua proses benchmarking HR ini bukan hanya demi kepentingannya atau untuk memiliki program terbaik dalam industri. Ini adalah cara untuk mendorong bisnis ke arah yang lebih baik dan meningkatkan dampak terhadap pertumbuhan bisnis.

Langkah-langkah implementasi benchmarking HR

Implementasi benchmarking dalam HR melibatkan serangkaian langkah-langkah yang hati-hati dan terencana. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses implementasi benchmarking HR.

Identifikasi tujuan

Pertama-tama, Anda perlu menentukan tujuan dari proses benchmarking HR. Misalnya, apakah Anda ingin membandingkan efisiensi rekrutmen, manajemen kinerja, atau kompensasi?

Setelah itu, Anda baru bisa memulai proses identifikasi kriteria.

Identifikasi kriteria perbandingan

Pilih perusahaan, industri, atau entitas yang akan dijadikan benchmark. Pemilihan ini harus didasarkan pada kesamaan industri, ukuran, atau area lain yang relevan untuk memastikan perbandingan yang relevan.

Kemudian, Anda dapat menentukan kriteria dan metrik yang akan digunakan untuk membandingkan kinerja HR.

Hal ini dapat mencakup biaya per karyawan, tingkat turnover, produktivitas, tingkat kepuasan karyawan, atau metrik HR lainnya yang dianggap penting untuk diukur.

Kumpulkan data dan analisis

Kumpulkan data yang diperlukan dari perusahaan Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan berbagai riset.

Pastikan data tersebut sesuai dan relevan dengan kriteria perbandingan yang telah ditetapkan.

Setelah proses pengumpulan data, Anda dapat melakukan analisis data yang telah dikumpulkan untuk memahami perbedaan dan kesamaan dalam praktik HR antara perusahaan Anda dengan kompetitor.

Identifikasi area di mana perbedaan signifikan terjadi.

Identifikasi peluang perbaikan

Gunakan temuan dari analisis data untuk mengidentifikasi peluang perbaikan dalam praktik HR di perusahaan Anda. Anda juga perlu membuat prioritas mana yang perbaikan yang perlu dilakukan.

Buat lah rencana tindakan yang mencakup perubahan yang akan diimplementasikan. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah yang jelas, waktu pelaksanaan, dan siapa yang bertanggung jawab atas perbaikan tersebut.

Evaluasi hasil

Setelah perubahan diimplementasikan, terus pantau dan evaluasi hasilnya. Bandingkan kinerja HR setelah perubahan dengan sebelumnya dan dengan organisasi benchmark.

Anda juga perlu memastikan bahwa perubahan telah membawa perbaikan yang diharapkan. Misalnya, apakah Anda dapat memotong budget tapi tetap memiliki performa yang lebih baik, atau mungkin evaluasi kompensasi dan benefit yang Anda lakukan membuat karyawan lebih bahagia dan meningkatkan retensi.

Itulah tadi beberapa tips benchmarking HR yang bisa Anda lakukan. Benchmarking HR adalah proses berkelanjutan. Teruslah memantau dan belajar dari praktik terbaik di industri dan sektor Anda.

Penting untuk diingat bahwa benchmarking HR harus menjadi alat untuk meningkatkan kinerja dan praktik HR Anda. Hal ini memerlukan komitmen, kerjasama, dan kesediaan untuk melakukan perbaikan di perusahaan.

Kemudian, untuk meningkatkan proses HR, Anda bisa memanfaatkan software HRIS dari Mekari Talenta. Mekari Talenta merupakan software HRIS yang menyediakan berbagai solusi untuk segala kebutuhan HR Anda.

Mekari Talenta memiliki berbagai fitur otomasi yang meningkatkan efisiensi kerja HR. Beberapa di antaranya: