- Orientasi karyawan baru merupakan program pengenalan lingkungan kerja agar pegawai dapat beradaptasi dan mencapai tingkat produktivitas secara lebih cepat.
- Cakupan agendanya meliputi tur fasilitas kantor, pemahaman regulasi perusahaan, sinkronisasi visi target, serta penyelesaian urusan administrasi internal.
Memiliki karyawan baru di perusahaan merupakan satu suntikan tenaga yang dapat mendukung kerja perusahaan. Namun, ketika pertama kali masuk ada hal yang tidak boleh dilewatkan oleh perusahaan, khususnya HRD. Hal tersebut adalah orientasi karyawan baru untuk mengenali lingkungan kerja perusahaan.
Orientasi untuk karyawan baru perlu dilakukan agar karyawan tersebut dapat mengenali lingkungan kerja barunya. Program orientasi juga memungkinkan karyawan baru untuk bisa bekerja dengan efektif lebih cepat.
Inti dari program ini adalah memberikan waktu dan ruang bagi karyawan baru agar dapat beradaptasi dengan lebih cepat, dan sesegera mungkin menunjukkan kinerja yang efektif.
Meski bervariasi dan sangat tergantung kebijakan setiap perusahaan, terdapat beberapa program orientasi karyawan baru yang sering digunakan. Simak penjelasannya berikut ini.
1. Sambutan yang Sesuai di Acara Orientasi Karyawan Baru
Sambutan dalam hal orientasi karyawan perlu dilakukan dan disesuaikan dengan budaya perusahaan. Ada perusahaan yang memberikan sambutan dengan nuansa formal, ada pula yang memilih cara lebih casual untuk menyambut karyawan barunya.
Apapun cara yang digunakan, poin utamanya adalah memberikan kesan pertama yang baik dan menunjukkan bahwa karyawan baru diterima dengan tangan terbuka.
2. Office Tour dan Pengenalan sebagai Salah Satu Acara dalam Orientasi Karyawan Baru
Karyawan baru sebaiknya diprogramkan untuk melakukan office tour sekaligus pengenalan pada staff yang berada pada setiap bagian.
Selain agar familiar, hal ini juga penting agar karyawan baru dapat mengetahui tempat dan orang-orang yang nantinya akan banyak berhubungan dengan pekerjaan yang dimilikinya.
Orientasi seperti ini merupakan tahap paling awal dalam adaptasi karyawan.
Tahap ini juga bisa disertai dengan pengenalan job description untuk setiap bagian serta struktur organisasi di perusahaan tersebut.
Tujuannya jelas, agar karyawan baru dapat memahami apa pekerjaan yang harus dilakukannya, dan kepada siapa ia bertanggung jawab.
Baca juga: WFH vs WFO, Plih yang Mana?
3. Kenalkan pada Peraturan Perusahaan Saat Orientasi Karyawan baru
Hal mendasar yang sangat penting dan tidak boleh dilupakan adalah pemahaman pada peraturan yang berlaku di perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki aturan kerja masing-masing yang harus ditaati oleh setiap karyawannya agar suasana kondusif serta produktivitas dapat terjaga.
Ketika karyawan bisa memahami dan menaati hal ini, idealnya perusahaan bisa bergerak lebih efektif.
Biasanya orientasi pada peraturan ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar.
Karyawan yang baru masuk, baik fresh graduate ataupun yang sudah berpengalaman, memiliki latar belakang berbeda-beda dan menyebabkan kecepatan pemahaman aturan ini juga berbeda.
Mungkin untuk fresh graduate, peraturan akan lebih mudah diserap karena diasumsikan ia belum pernah bekerja dengan aturan baku lain.
Namun untuk yang lebih berpengalaman, adaptasinya akan sedikit memakan waktu karena ia memiliki acuan aturan dari perusahaan sebelumnya.
Baca juga: Membuat Rapat Efektif dan Produktif, Ini Caranya
4. Agenda Perusahaan
Orientasi karyawan baru juga perlu menyertakan pengenalan pada agenda perusahaan dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang.
Agar memiliki visi yang sama dan bekerja secara sinkron, setiap karyawan yang bekerja di bawah satu perusahaan perlu memahami hal ini.
Karyawan perlu paham agar dapat menyesuaikan tempo kerja serta menyelesaikan target yang diberikan.
Agenda ini tidak terbatas pada agenda kegiatan bisnis saja. Pada beberapa perusahaan, agenda perusahaan juga memasukkan kegiatan outing atau olahraga bersama.
Kegiatan di luar pekerjaan seperti ini juga dapat membantu karyawan beradaptasi dengan lingkungan kerjanya sekarang, sehingga lebih mudah bekerja sama dengan tim atau bagian dimana ia ditempatkan.
5. Administrasi
Sadar atau tidak, pemahaman akan administrasi yang berjalan di perusahaan dapat memudahkan karyawan dalam beradaptasi.
Mengapa demikian?
Karena ketika karyawan mengetahui sistem administrasi yang dijalankan, mereka akan lebih mudah menyesuaikan diri dengan budaya kerja. Pemahaman pada administrasi memungkinkan karyawan memetakan model kerja yang dilakukan di perusahaan.
Kini, administrasi perusahaan banyak terbantu oleh keberadaan aplikasi yang memiliki fitur HR dashboard dan analytics.
Layanan seperti ini dapat menyediakan berbagai data yang diperlukan terkait pengetahuan umum perusahaan, proses pembayaran payroll, bahkan hingga prosedur cuti dan prosedur penting lainnya.
Nantinya, karyawan baru cukup mengakses informasi yang diperlukan untuk memahaminya lebih jauh. Lebih lanjut, HRD bisa memberikan respon jika karyawan merasa ada yang kurang jelas dan perlu ditanyakan,
Proses penyesuaian diri atau orientasi yang dilaksanakan untuk karyawan baru hendaknya disesuaikan dengan budaya yang digunakan perusahaan.
HRD akan memiliki formula khusus yang disusun dengan acuan tersebut, sehingga proses orientasi yang dilaksanakan bisa efektif dan tetap pada sasaran.
Meski memiliki kesamaan di satu dan lain hal, orientasi tetap akan memiliki hal unik yang hanya bisa diterapkan pada perusahaan tersebut.
Orientasi karyawan baru akan banyak terbantu dengan penggunaan software pengelolaan HR seperti Mekari Talenta.
Mekari Talenta bisa menyediakan informasi yang cukup lengkap terkait serba-serbi perusahaan secara menyeluruh, serta membantu perusahaan dalam mengelola SDM yang dimilikinya. Contohnya dalam pengelolaan sistem payroll perusahaan dengan menggunakan Mekari Talenta.
Dengan menggunakan aplikasi absen online dari Talenta, perusahaan akan banyak menghemat waktu dan kerja terkait SDM akan semakin efektif. Daftar dan coba demo gratis dari Mekari Talenta sekarang!
