- Memantau kehadiran karyawan secara online adalah penting bagi perusahaan dengan sistem kerja remote, terutama outsourcing.
- Menggunaan dashboard memungkinkan HR untuk memantau absensi karyawan secara otomatis dan efisien tanpa proses manual.
Memantau kehadiran karyawan online memang perlu dilakukan terutama oleh perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote.
Terlebih lagi untuk perusahaan outsourcing yang umumnya menyediakan berbagai jasa tenaga kerja untuk ditempatkan di industri atau perusahaan mana saja.
Perusahaan outsourcing perlu menjaga produktivitas para karyawannya. Jika memang produktivitas kerja karyawan yang ditempatkan di beberapa perusahaan klien tergolong produktif maka nantinya nama baik perusahaan outsourcing semakin tinggi.
Mutu layanan perusahaan outsourcing yang mampu menjaga produktivitas karyawan tentu akan dinilai tinggi pula oleh seluruh perusahaan klien.
Untuk itu, perusahaan outsourcing perlu melakukan monitoring dan kontrol atas para karyawannya. Bahkan proses monitoring dan kontrol ini haruslah dilakukan secara berkala demi menjaga mutu dan produktivitas para karyawan.
Untuk melakukan hal ini maka salah satu cara tepat yang bisa dilakukan oleh perusahaan outsourcing adalah menerapkan absensi online agar dapat selalu memantau kehadiran karyawan secara online.
Untuk memperlancar penggunaan absensi online maka perusahaan bisa melakukan beberapa cara seperti berikut ini.
1. Memantau Kehadiran Karyawan Online Melalui Dashboard
Untuk dapat memperlancar penggunaan absensi dalam rangka melakukan proses pemantauan terhadap kehadiran karyawan online adalah dengan melalui dashboard. Dari dashboard ini nantinya perusahaan dapat selalu memantau performa absensi para karyawannya.
Pada dasarnya cara kerja absen online cenderung melakukan pencatatan jam kerja karyawan. Hal ini meliputi jam masuk karyawan dan juga jam pulangnya.
Saat karyawan melakukan absen di jam masuk dan jam pulang maka data absensi karyawan di pagi serta sore hari tersebut akan tercatat secara otomatis.
Pencatatan jam kerja karyawan mulai dari jam masuk hingga jam pulang ini nantinya dapat dilihat oleh HR kapan saja dan dari mana saja.
Bahkan untuk melihat catatan mengenai absensi karyawan ini HR tidaklah perlu melakukan proses rekap data secara manual atau secara konvensional.ย Sebab HR dapat melihat rekapitulasi dan statistik data absensi seluruh karyawan secara general.
Tentu saja kehadiran absensi online ini akan mempermudah kinerja HR dalam melakukan proses pemantauan data absensi yang memang menjadi tugas utama HR dan berhubungan dengan gaji atau upah serta insentif karyawan.
2. Atur Lokasi Absensi Untuk Memantau Kehadiran Karyawan Online
Dalam melakukan absensi online sebenarnya para karyawan bisa menggunakan dan memanfaatkan fungsi dari absensi online yang dapat diakses dengan mudah.
Akses untuk menggunakan absensi online ini disebut mudah karena bisa dilakukan dengan menggunakan media gawai atau smartphone yang dimiliki oleh masing-masing karyawan.
Namun sekalipun setiap karyawan bisa melakukan absen dari perangkatnya masing-masing tetap saja perusahaan harus mengadakan peraturan tertentu.
Dengan adanya peraturan ini nantinya lokasi atau area untuk melakukan proses absensi bagi karyawan bisa ditentukan.
Dengan adanya pengaturan lokasi yang dilakukan oleh perusahaan diharapkan agar tidak sampai terjadi kecurangan.
Pengaturan lokasi dalam hal ini bisa ditentukan dengan disesuaikan pada kondisi yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Apakah lokasi absensi diatur agar bisa dilangsungkan di sekitar kantor ataukah di titik yang lainnya.
Pengaturan lokasi absensi ini pada akhirnya dapat membantu meningkatkan disiplin karyawan dalam melakukan seluruh tugas dan pekerjannya hingga tidak akan terjadi kecurangan dalam absensi online.
Baca juga: 5 Fitur Absensi Online Yang Wajib Ada Pada Perusahaan, Apa Saja?
3. Pengaturan Dalam Pengajuan Izin Dan Cuti
Selain pengaturan lokasi rupanya perusahaan juga bisa menerapkan pengaturan pada hal lainnya seperti misalnya hal pengajuan izin dan cuti.
Tiap karyawan dengan mudahnya melakukan pengajuan izin dan cuti secara digital. Sebab dengan adanya absensi online maka karyawan bisa memperoleh akses yang lebih mudah untuk dapat mengajukan izin dan cuti secara online pula.
Dengan kata lain sistem pengajuan izin dan cuti ini bisa dilakukan oleh setiap karyawan secara langsung. Sebab untuk mengajukan izin dan cuti ini rupanya karyawan hanya perlu melakukannya dengan menggunakan perangkat smartphone miliknya.
Hal ini sebenarnya sangat membantu perusahaan dalam memantau seluruh karyawannya. Bukan hanya kehadiran karyawan saja yang bisa dilihat melainkan juga pengajuan izin dan cuti juga bisa dilihat dengan lebih cepat.
Untuk itu perusahaan perlu mensosialisasikan sistem pengajuan izin dan cuti secara digital ini demi memudahkan karyawan dan juga perusahaan. Sebab data pengajuan izin dan cuti ini akan terekam secara otomatis dan real time.
4. Permudah Pertukaran Shift Dalam Memantau Kehadiran Karyawan Online
Fitur yang ada pada absensi online rupanya juga dapat digunakan dan difungsikan untuk keperluan pertukaran shift. Dalam hal ini setiap karyawan yang ingin melakukan pertukaran shift bisa dengan mudah melakukannya melalui absensi online. Cukup gunakan fitur pertukaran shift saja maka tiap karyawan pastinya bisa melakukannya.
Hal ini bisa dilakukan dengan sangat mudah sekaligus bisa cepat diketahui oleh pihak perusahaan. Sebab perusahaan memang dapat memantau seluruh data yang terekam oleh aplikasi absensi online.
Termasuk pula aktivitas pertukaran shift yang diajukan oleh karyawan tertentu dengan menggunakan aplikasi absensi online tersebut.
Pemantauan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap pergantian shift oleh karyawan bisa dilakukan dengan lebih cepat sekaligus praktis sebab seluruh data karyawan bisa terekam atau tercatat secara otomatis melalui aplikasi absensi online yang terdapat di perangkat smartphone milik masing-masing karyawan.
Kini mengajukan pertukaran shift tak perlu lagi melalui proses yang panjang dan lama serta sulit. Sebab hal ini bisa dengan mudah dilakukan secara langsung oleh karyawan mana saja secara digital.
Baca juga: 11 Aplikasi Absensi Online Terbaik Untuk Kelola Kehadiran Karyawan
5. Menggunakan Aplikasi Absensi Online
Salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan kedisiplinan dan memantau kinerja karyawan adalah dengan menerapkan aplikasi absensi online.
Melalui sistem ini, perusahaan dapat mencatat kehadiran karyawan secara real-time tanpa perlu proses manual yang memakan waktu.
Pemilihan aplikasi absensi online sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, baik untuk pencatatan jam masuk dan pulang, pengelolaan jadwal kerja, hingga pemantauan karyawan yang bekerja secara remote.
Setiap data absensi akan otomatis terekam dan tersimpan di cloud server, sehingga HR dapat memantau kehadiran karyawan dengan lebih akurat dan transparan.
Penerapan absensi online juga membantu perusahaan memantau produktivitas karyawan jarak jauh, meminimalkan risiko kecurangan, serta mempermudah proses evaluasi kinerja berbasis data kehadiran yang valid.
Salah satu contohnya adalah Mekari Talenta, aplikasi absensi online yang terintegrasi dengan sistem HRIS. Melalui fitur Attendance Management, perusahaan dapat mengelola absensi karyawan secara real-time, menyusun jadwal kerja, memantau keterlambatan, hingga mengintegrasikan data kehadiran langsung ke payroll.
Dengan sistem yang terpusat, proses administrasi HR menjadi lebih efisien dan minim kesalahan input.
Penggunaan aplikasi absensi online seperti Mekari Talenta sangat membantu, terutama bagi perusahaan dengan model kerja hybrid, remote, maupun perusahaan outsourcing yang perlu memastikan kualitas dan kedisiplinan tenaga kerja di berbagai lokasi.
Dengan penerapan sistem absensi online yang tepat, perusahaan tidak hanya lebih mudah memantau kehadiran karyawan, tetapi juga dapat meningkatkan kualitas kinerja dan akuntabilitas secara menyeluruh.
Oleh karena itu, absensi online menjadi solusi strategis untuk mendukung operasional HR yang lebih modern dan efektif.
Saatnya beralih ke sistem absensi online yang lebih akurat dan fleksibel. Hubungi tim Mekari Talenta untuk konsultasi, atau coba demo gratis untuk melihat langsung bagaimana sistem ini membantu operasional HR Anda.
