Lion Express

Atur Jam Kerja dan Absensi Lebih Mudah, Bantu Lion Parcel untuk Lakukan Ekspansi

PT Lion Express atau yang lebih dikenal masyarakat awam dengan brand Lion Parcel adalah salah satu unit bisnis usaha dari Lion Group yang bergerak di sektor pengiriman barang dan logistik. Lion Parcel telah beroperasi dari tahun 2013 dan berhasil mengembangkan bisnis hingga memiliki lebih dari 800 karyawan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Bahkan di tahun 2021 mendatang, Lion Parcel telah menargetkan pengembangannya untuk bergabung menjadi emiten di Bursa Efek Indonesia melalui initial public offering (IPO).

Tingkatkan Target Per Bulan Tuntut Lion Parcel Lebih Efektif Kelola Karyawan

Menurut Farian Kirana, CEO Lion Parcel, sebagai salah satu perusahaan logistik di Indonesia, persaingan di sektor ini sangatlah ketat. Ia berpendapat, salah satu cara untuk menarik setiap pangsa pasar bisa dimulai dari aspek kecepatan pengiriman. Apalagi target di tahun 2021, selain IPO juga menaikan volume pengiriman hingga 10 juta kg per bulan.

Oleh karena itu, dibutuhkan proses bisnis yang lancar untuk bisa mencapai pengembangan bisnis hingga ke tahap tersebut. Tak hanya dari kelancaran operasi, tetapi juga pengaturan sumber daya manusia menjadi poin kunci bagi Lion Parcel untuk bisa melakukan ekspansi besar-besaran. 

Proses Manual yang Lama untuk Ratusan Karyawan

Mempunyai lebih dari 800 karyawan, menjadikan manajemen jam kerja dan kehadiran karyawan tantangan tersendiri bagi Lion Parcel. Sebelumnya proses absensi seluruhnya dilakukan secara manual, yakni menggunakan mesin finger print. Hal ini tentunya menyulitkan Lion Parcel, karena selain harus melakukan penarikan data secara manual dari mesin finger print setiap bulannya, HR Lion Parcel juga harus menghitung secara manual data-data absensi tersebut.

Ditambah lagi, kebijakan proses payroll yang terpusat di head office membuat prosesnya menjadi lebih panjang. Pasalnya, sebelum melakukan proses payroll, setiap unit bisnis yang tersebar di seluruh Indonesia harus memberikan laporan absensi terlebih dahulu. Proses ini memberikan beban yang berat bagi HR, mengingat jumlah karyawan dan wilayah cakupan yang luas. Selain itu, proses pengajuan hak-hak karyawan yang terkait langsung dengan absensi, seperti cuti/lembur/izin sakit dilakukan secara manual berbasis kertas. 

Dampaknya, prosesnya menjadi panjang karena proses persetujuan juga membutuhkan waktu dan tidak bisa dimonitor secara real-time. Setidaknya proses ini membutuhkan waktu 2-3 hari kerja jika tidak ada kendala, dan akan menjadi lebih lama jika atasan atau petugas HR yang harus menyetujui sedang tidak ada di kantor.

Tantangan lain juga muncul dari pengelolaan shift untuk kegiatan operasional Lion Parcel. Seluruh pengaturan jam kerja karyawan menggunakan sistem kerja shift, baik untuk karyawan yang bekerja di kantor maupun karyawan yang bekerja langsung di lapangan. Hal ini membuat pelacakan overtime dan jam kerja efektif setiap karyawan membutuhkan waktu dan workload yang besar. 

Solusi Absensi untuk Atasi Jam Operasional Tinggi 

Menyadari keterbatasan infrastruktur yang akan menghambat target ekspansi, Lion Parcel kemudian memutuskan untuk memilih Talenta sebagai partner terpercaya untuk menyelesaikan masalah pengelolaan jam kerja dan kehadiran karyawan melalui berbagai fiturnya, antara lain:

1. Pertama adalah fitur Live Attendance di Talenta Mobile yang memungkinkan karyawan Lion Parcell untuk melakukan absensi langsung dari smarphone. Karyawan dapat melakukannya dengan membuka aplikasi dan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Cukup dengan membuka menu Live Attendance di halaman utama aplikasi dan mencatatkan absensinya dengan sekali menekan tombol clock in. Lion Parcel masih menerapkan mesin fingerprint, tetapi pencatatanya dipadupadankan dengan fitur Live Attendance di Talenta Mobile.

2. Kedua adalah fitur roster shift karyawan melalui dasbor Talenta di veris website. HR dapat membuat dan mengatur jadwal atau roster shift karyawan dengan masuk ke menu Company Settings di halaman dasbor awal. HR Lion Parcel juga bisa melakukan setting pattern shit setiap harinya untuk menyesuaikan dengan kebutuhan operasional baik di cabang maupun kantor pusat.

3. Fitur ketiga adalah Mobile Employee Self-Service dari Talenta yang memungkinkan karyawan Lion Parcel untuk mengajukan cuti, mengecek kehadiran pribadi dan jadwal shift, melakukan permohonan koreksi absensi, melakukan permohonan cuti, atau mengajukan penggantian jadwal kerja langsung dari smartphone pribadi mereka. Tak perlu lagi mengajukan cuti dengan kertas dan tanda tangan basah, semua proses bisa dilakukan dalam smartphone pribadi setiap karyawan.

4. Fitur Talenta lainnya yang dianggap vital bagi Lion Parcel adalah fitur Pelaporan Otomatis di dasbor website. Hal ini mempermudah setiap cabang untuk bisa memonitor secara real-time kehadiran karyawan. Tak hanya itu, pelaporan yang akurat dari Talenta memungkinkan HR Lion Parcel untuk mendapatkan laporan tanpa keterbatasan fisik mesin fingerprint. Kapan saja dan di mana saja, laporan kehadiran bisa didapatkan dengan mengunduh dari server cloud Talenta.

Bagaimana Talenta Menjawab Tantangan Jam Kerja Lion Parcel

Setelah menggunakan Talenta, Lion Parcel berhasil mempercepat keseluruhan proses bisnis-nya dan mengurangi beban kerja HR secara signifikan, antara lain:

1. Waktu proses cuti dan pergantian shift yang sebelumnya membutuhkan waktu 2-3 hari kerja dapat dipangkas menjadi satu hari kerja bahkan kurang. Fitur Mobile Employee Self-Service memungkinkan Lion Parcel untuk memproses permohonan secara instan.

Menghilangkan proses berbasis kertas, pengajuan dan permohonan bisa dilakukan di mana saja karyawan dan manajer berada dan selesai dalam hitungan menit.

2. Absensi online memberikan alternatif baru bagi karyawan Lion Parcel untuk melakukan absensi. Sekarang kurir tak lagi harus datang ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan absen, mereka bisa langsung mengantar barang ke lokasi terlebih dahulu.

Hal ini juga membantu Lion Parcel untuk memperkuat sistem pencatatan absensi, karena mesin fingerprint pernah mengalami malfungsi, dan menambah beban kerja HR untuk melakukan recovery absen untuk seluruh karyawan.

3. HR Lion Parcel juga dapat memangkas waktu untuk menyusun jadwal dan shift kerja karyawan dengan lebih efektif. Setelah sebelumnya membutuhkan setidaknya menyita beberapa jam efektif dalam satu minggu. Kini, prosesnya bisa dipercepat hingga tak lebih dari 30 menit untuk melakukan roster shift.

Selain itu, HR juga tak perlu lagi membagikan jadwal secara manual ke email/aplikasi messaging personal karyawan, semua sudah dapat dilihat secara mandiri di smartphone masing-masing karyawan.

4. Melalui pelaporan otomatis, HR Lion Parcel tak lagi kesulitan untuk melakukan rekap absensi manual yang biasanya membutuhkan waktu sedikitnya 4 hari kerja. Walaupun wilayah operasi Lion Parcel yang luas dan dengan 800 lebih karyawan, HR tiap cabang dapat langsung menarik data absensi sebelum tanggal 15 secara akurat dalam hitungan menit.

HR Lion Parcel dapat memberikan tenggang waktu hingga 2 hari kerja agar karyawan dapat mengecek dan memohon koreksi secara mandiri. Approval atas koreksi juga bisa dilakukan secara langsung, jauh lebih singkat dari proses manual dengan kertas yang bisa menghabiskan setidaknya 1-2 hari kerja.

Namun demikian, tak hanya fitur manajemen jam kerja dan absensi karyawan saja, Lion Parcel juga menggunakan fitur lain dari Talenta seperti automasi recruitment dan HRIS inti seperti manajemen database karyawan berbasis cloud. Banyak kemudahan yang dihadirkan oleh Talenta melalui automasi modern yang cocok digunakan untuk hampir semua sektor industri dan dalam segala situasi. Cari tahu selengkapnya tentang fitur lain dari Talenta di sini, atau coba demo gratis aplikasi dengan mengisi form ini.

Industry

Logistik dan Pengiriman Barang

Location

Jakarta (Head Office)

Total employees

800

Pain point

Absensi manual tidak praktis untuk wilayah operasional yang luas, pengajuan cuti dan pergantian shift yang tidak efektif karena masih paper-based, dan roster shift karyawan secara manual sangat sulit.

Talenta solutions

Fitur manajemen jam kerja dan penjadwalan dari Talenta selain memberikan alternatif ke absensi online, juga memberikan automasi dalam proses workforce manajemen.

Kelola payroll & administrasi HR jadi lebih mudah, siap kembangkan bisnis lebih cepat

Jadwalkan Demo

Jadwalkan Demo

Jadwalkan demo & konsultasi langsung dengan Talenta

Jadwalkan Demo
Coba Demo Interaktif

Coba Demo Interaktif

Eksplorasi fitur Talenta untuk kebutuhan payroll & administrasi HR

Coba Sekarang