Sistem Payroll dalam Satu Aplikasi, Langkah Agri Wangi Percepat Bisnis

Agri Wangi Indonesia telah beroperasi sejak Juni 2015 dan menjadi vendor utama untuk packaging berbagai produk minuman dan bumbu masak, seperti Sari Wangi dan Royco. Sebagai salah satu pemain dari industri manufaktur, produksi packaging PT. Agri Wangi bisa mencapai ribuan ton setiap tahunnya, dengan pertumbuhan produksi mencapai 20% secara konstan setiap tahun.

Pertumbuhan bisnis yang pesat tersebut akhirnya menuntut Agri Wangi untuk bisa melakukan penyerapan tenaga kerja secara optimal dan efektif. Perusahaan manufaktur ini mengambil langkah rekrutmen secara berkala sesuai dengan proyek, sehingga jumlah dan individunya bisa jauh berbeda setiap proyeknya.

Bertambahnya jumlah karyawan juga meningkatkan beban kerja rutin HR

Dinamika pergantian tenaga kerja ini tak hanya memberikan tantangan tersendiri terkait proses rekrutmen. Lebih dari itu, kompleksitas pengelolaan HR juga muncul dari segi proses payroll karyawan. Sebelum melakukan transformasi, Agri Wangi melakukan perhitungan secara manual, yakni menghitung dengan menggunakan program pengolah data seperti Microsoft Excel. Hal ini memunculkan kerentanan terhadap risiko salah hitung dan beberapa komponen payroll yang terlewat.

Selain itu, masalah dinamika pergantian tenaga kerja yang cepat ini juga akan berimbas pada perhitungan THR, karena masa kerja yang berbeda-beda dari masing-masing batch karyawan. Perhitungan upah lembur juga menjadi kendala utama bagi Agri Wangi, dikarenakan kebutuhan produksi yang terus bertambah, sehingga perhitungan lembur untuk ratusan karyawan proyek menjadi tidak mudah.

Memangkas rutinitas dengan transformasi proses HR

Agri Wangi akhirnya memilih Talenta sebagai solusi untuk mempermudah dan mempercepat proses payrollnya. Menggunakan fitur payroll dari Talenta, Agri Wangi dapat dengan cepat dan akurat menghitung komponen gaji semua karyawan. Mulai dari potongan BJPS, Jaminan Pensiun, Jaminan Hari Tua, serta pemberian tunjangan-tunjangan khusus seperti Tunjangan Bensin, Tunjangan Sewa Kendaraan, Tunjangan Cuti, Reimbursement, Cash Advance (Uang Muka Kerja) dan lain-lain.

Tak hanya itu, proses perhitungan THR secara proporsional atau prorata juga sudah otomatis diproses dalam aplikasi Talenta yang disesuaikan dengan peraturan perusahaan Agri Wangi. Pajak penghasilan Agri Wangi yang ditanggung oleh karyawan (Gross) pun juga sudah otomatis terkalkulasi saat proses “Run Payroll”.   

Tak hanya kalkulasi payroll, Agri Wangi juga memutuskan untuk menyelesaikan semua proses payroll, mulai dari penghitungan hingga pembayaran Take Home Pay karyawan langsung dari satu aplikasi, Talenta. Tidak perlu melakukan pembayaran lagi secara manual dengan datang ke bank, perusahaan manufaktur ini cukup membayarkannya ke virtual account yang akan di-generate secara otomatis dalam aplikasi Talenta.

Proses payroll aman terkendali 

Setelah menggunakan Talenta, Agri Wangi mampu mempercepat proses payroll manual yang sebelumnya membutuhkan waktu setidaknya 2 minggu pengerjaan, menjadi 1-2 hari kerja saja. Hal ini karena proses manual yang terkait dengan payroll, seperti rekap absensi membutuhkan waktu proses selama kurang lebih satu minggu, telah terautomasi. 

Selain itu melalui penggunaan fitur Payroll Disbursement, Agri Wangi tak lagi harus melakukan pembayaran gaji karyawan ke bank. Pembayaran upah karyawan, baik dalam atau di luar periode payroll, seperti THR, lembur, reimbursement, dapat dilakukan kapan saja cukup dengan akses ke dasbor Talenta. Pembayaran tersebut pun bisa ditransfer ke berbagai rekening yang berbeda tanpa ada biaya administrasi tambahan. 

Layanan HR yang dilakukan dengan cara manual, seperti pengajuan cuti yang menghabiskan sedikitnya 1-2 hari kerja, juga menghambat proses payroll. Hal ini belum termasuk menghitung proses persetujuan dan perhitungan ke sistem. Namun, sekarang proses-proses tersebut dapat dilakukan dalam hitungan menit. Hal ini diakui oleh Agri Wangi mampu mengurangi jam lembur untuk karyawan HR secara signifikan dengan jam kerja yang lebih efisien. 

Akan tetapi, tak hanya fitur payroll saja yang diadopsi untuk memudahkan adminsitrasi HR, Agri Wangi juga menerapkan berbagai fitur lainnya. Mulai dari manajemen jam kerja dan absensi karyawan, serta HRIS inti seperti database karyawan berbasis cloud. Banyak kemudahan yang dihadirkan oleh Talenta melalui automasi modern yang cocok digunakan untuk hampir semua sektor industri dan dalam segala situasi.