Sekilas tentang Sekolah Mutiara Bunda
Sekolah Mutiara Bunda telah menjadi nama yang dikenal luas oleh para orangtua di kawasan Arcamanik, Kota Bandung. Bernaung di bawah Yayasan Cahaya Mutiara, sekolah ini menyediakan berbagai jenjang pendidikan, mulai dari Play School (TK) hingga SD, SMP, dan SMA. Didirikan pada tahun 1995, Sekolah Mutiara Bunda awalnya berfokus pada pendidikan anak usia dini sebelum berkembang menyediakan pendidikan jenjang yang lebih tinggi. Sebagai sekolah inklusif pertama di Bandung, Sekolah Mutiara Bunda menerima siswa reguler maupun siswa berkebutuhan khusus. Saat ini, operasional sekolah didukung oleh 310 karyawan, mencakup seluruh lini dari pimpinan hingga petugas lapangan seperti OB dan keamanan.
Tantangan bisnis dalam pengelolaan HR
Kami berkesempatan berbincang dengan Tifani Anita Dewi, Human Capital dari Yayasan Cahaya Mutiara, mengenai tantangan-tantangan yang dihadapi Sekolah Mutiara Bunda dalam pengelolaan SDM. Tifani mengungkapkan bahwa pandemi di tahun 2021–2022 membawa berbagai perubahan signifikan, termasuk kebutuhan akan sistem absensi online, karena sebagian karyawan harus bekerja dari rumah (WFH).
Pada masa itu, Sekolah Mutiara Bunda mencoba beberapa metode, seperti menggunakan Google Forms dan RFID. Dengan Google Forms, karyawan mengisi absensi melalui formulir, tetapi sering terjadi kendala, seperti karyawan lupa mengisi absensi tepat waktu dan akhirnya mencatatnya secara rapel. Begitu pula dengan metode RFID, yang menjadi masalah saat karyawan lupa membawa kartu sehingga tidak dapat melakukan absensi.
“Kami sering menghadapi masalah dengan absensi yang dirapel, karena karyawan lupa mengisi tepat waktu dan baru mencatatnya beberapa hari kemudian. Hal ini membuat data absensi sulit dipertanggungjawabkan dan kurang akurat.”
Kedua metode ini memiliki kelemahan, seperti kurangnya transparansi dan akurasi data absensi. Selain itu, absensi yang diisi secara rapel menimbulkan tantangan dalam memastikan akuntabilitas dan validitas data absensi dari karyawan. Dalam proses rekap data pun, metode-metode ini membutuhkan waktu yang tidak efisien. Data absensi harus direkap secara manual sebelum diolah lebih lanjut untuk menghitung tunjangan karyawan. Proses ini sangat memakan waktu, bahkan bisa memakan beberapa hari hingga data selesai diproses. Hal ini tentu menjadi hambatan, terutama dalam menjaga ketepatan waktu pengelolaan administrasi karyawan.
Mekari Talenta sebagai solusi tantangan HR
Setelah beralih ke Mekari Talenta, Tifani merasakan peningkatan signifikan dalam transparansi dan akurasi data absensi karyawan. Sistem ini memungkinkan absensi dilakukan secara real-time, sehingga menghilangkan kesalahan akibat absensi manual atau yang dirapel. Proses rekap data yang sebelumnya memakan waktu berhari-hari kini menjadi jauh lebih efisien, karena semuanya terotomatisasi dalam sistem, termasuk perhitungan tunjangan karyawan.
Selain itu, fitur data insight di Mekari Talenta memberikan kemudahan bagi manajemen untuk memantau kondisi SDM secara real-time. Informasi seperti persentase kehadiran, komposisi demografi, dan status kepegawaian tersedia secara langsung dan akurat, memungkinkan manajemen membuat keputusan strategis yang lebih cepat dan berbasis data. Fitur ini tidak hanya mempermudah administrasi, tetapi juga meningkatkan efektivitas pengelolaan SDM secara keseluruhan.
Hasil nyata yang dirasakan oleh Sekolah Mutiara Bunda
Setelah mengimplementasikan Mekari Talenta, Sekolah Mutiara Bunda merasakan peningkatan yang signifikan dalam pengelolaan SDM:
Absensi lebih akurat dan efisien
Dengan sistem absensi online dari Mekari Talenta, karyawan dapat melakukan absensi langsung melalui HP masing-masing. Data absensi tercatat secara real-time, menghilangkan kesalahan yang sebelumnya sering terjadi akibat pencatatan manual atau absensi yang dirapel. Karyawan cukup melakukan clock-in dan clock-out melalui aplikasi, bahkan saat bekerja dari rumah, sehingga kehadiran tercatat dengan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Proses rekap data absensi 3x lebih cepat
Automasi data dalam Mekari Talenta membuat proses rekap absensi menjadi jauh lebih efisien. Jika sebelumnya rekap manual memakan waktu berhari-hari, kini semua data yang masuk langsung diolah secara otomatis dalam sistem. Proses ini tidak hanya mempercepat perhitungan tunjangan, tetapi juga memungkinkan hasil rekap digunakan lebih cepat untuk analisis dan kebutuhan lainnya.
“Dulu, rekap absensi bisa memakan waktu beberapa hari. Sekarang, dengan Talenta, pekerjaan tersebut bisa selesai hanya dalam sehari saja.”
Fitur data insight untuk keputusan strategis
Fitur data insight Mekari Talenta memberikan gambaran lengkap terkait berbagai aspek SDM, seperti persentase kehadiran, komposisi demografi, status kepegawaian, hingga tren absensi. Informasi ini memungkinkan manajemen memantau kondisi SDM secara real-time dan mengambil keputusan strategis berbasis data. Sebagai contoh, Sekolah Mutiara Bunda memanfaatkan data insight ini dalam pengambilan keputusan saat menerbitkan SK (Surat Keputusan) terkait keringanan biaya pendidikan untuk anak karyawan. Dengan data insight, manajemen dapat mengukur tingkat bantuan yang sesuai dengan kapasitas sekolah.
Layanan aftersales yang cepat tanggap
Selain fitur unggulannya, Mekari Talenta juga menyediakan layanan aftersales yang cepat dan responsif. Sekolah Mutiara Bunda, misalnya, dibuatkan grup khusus untuk melaporkan kendala secara langsung. Penanganan masalah berlangsung cepat, terutama di hari kerja, sehingga operasional tetap berjalan lancar. Selain itu, setiap laporan tercatat dalam sistem dan dikirim melalui email, memungkinkan pengguna untuk memantau riwayat pelaporan dengan mudah dan memastikan masalah terselesaikan dengan baik.
Mekari Talenta di mata Sekolah Mutiara Bunda
Secara keseluruhan, operasional SDM di Sekolah Mutiara Bunda sangat terbantu dengan implementasi Mekari Talenta.
“Saat ini, kami merasa sangat terbantu dengan Mekari Talenta. Kami berharap Mekari Talenta dapat terus beradaptasi dengan kebutuhan di bidang pendidikan ke depannya.“
