Sekilas tentang Olympus Medical Indonesia
Olympus Medical Indonesia adalah anak perusahaan dari Olympus Corporation Jepang yang bergerak di industri teknologi medis (medtech). Produk utama yang dipasarkan di Indonesia adalah alat kesehatan seperti endoskop, yang digunakan di berbagai rumah sakit di seluruh negeri.Olympus Medical Indonesia baru mulai beroperasi penuh pada April 2024. Dengan tim yang masih ramping, yakni 13 karyawan, Olympus Medical Indonesia mengelola seluruh operasional dari satu kantor pusat di Indonesia dan mendistribusikan produknya melalui mitra distributor.
Tantangan Bisnis dalam Pengelolaan HR
Sebagai perusahaan multinasional yang baru beroperasi di Indonesia, Olympus Medical Indonesia menghadapi berbagai tantangan dalam membentuk dan menjalankan fungsi HR secara menyeluruh. Beberapa tantangan utama yang dihadapi antara lain:
- Proses HR manual dan tersebar
Sebelum menggunakan sistem digital, seluruh proses administrasi HR dilakukan secara manual. Data karyawan, absensi, pengajuan cuti, hingga payroll dikelola menggunakan Excel dan email, yang membuat alur kerja menjadi tidak efisien, memakan waktu, serta rawan kesalahan input dan duplikasi data. - Payroll memakan waktu
Tantangan lain muncul saat melakukan perhitungan gaji, terutama setelah adanya perubahan aturan pajak terkait TER (Tunjangan Tidak Tetap yang Dikenai Pajak). Karena belum familiar dengan aturan baru tersebut, proses penghitungan payroll menjadi sangat menyita waktu dan sering kali membutuhkan diskusi berulang dengan tim akuntansi.
Mekari Talenta sebagai Solusi Tantangan HR
solusi HRIS dari Mekari Talenta sejak Februari 2024. Setelah melalui proses evaluasi internal yang cukup ketat dari kantor pusat Olympus di Jepang, implementasi penuh dimulai pada September 2024.Adopsi HRIS ini menjadi langkah krusial dalam membangun sistem HR yang terstruktur, efisien, dan siap mendukung pertumbuhan jumlah karyawan ke depannya. Mekari Talenta dipilih karena mampu menjawab kebutuhan spesifik Olympus dalam tahap awal operasional.
Fitur utama yang digunakan:
- Manajemen database karyawan
Pengelolaan data karyawan menjadi jauh lebih rapi dan mudah diakses oleh HR hanya dalam beberapa klik.
- Absensi digital
Seluruh catatan kehadiran dapat diakses secara real-time melalui sistem, tanpa lagi perlu laporan manual dari masing-masing karyawan.
- Payroll dan kalkulator gaji
Sistem Mekari Talenta mempermudah proses perhitungan gaji, termasuk pengelolaan skema net dan gross salary yang berbeda untuk beberapa karyawan.
“Sebelumnya, payroll bisa makan waktu setengah hari. Sekarang hanya 30 menit. Cukup input naturanya, klik ‘calculate’, langsung selesai.”
Hasil nyata yang dirasakan oleh Olympus Medical Indonesia
Proses payroll lebih efisien
Sebelum menggunakan Mekari Talenta, proses perhitungan gaji memakan waktu yang cukup panjang dan melelahkan. Arya sebagai satu-satunya personel HR harus berulang kali berkoordinasi dengan tim akuntansi hanya untuk memastikan semua komponen gaji, seperti tunjangan, potongan, dan pajak terhitung dengan benar. Belum lagi perubahan regulasi pajak seperti TER yang harus disesuaikan secara manual.
Setelah pakai Mekari Talenta, proses payroll menjadi 80% lebih cepat, dari yang awalnya setengah hari hanya butuh 30 menit. Fitur otomatisasi dalam Mekari Talenta membantu menghitung berbagai komponen secara cepat dan akurat hanya dalam hitungan menit. Bahkan dengan adanya skema gaji yang berbeda antara karyawan (ada yang gross, ada yang net), Mekari Talenta mampu mengelola perhitungan tersebut sejak awal setup, tanpa perlu dilakukan pengecekan ulang setiap bulannya.
Data karyawan lebih terstruktur
Sebagai perusahaan multinasional, Olympus Medical Indonesia membutuhkan software HRIS yang aman dan terpercaya sebagai solusi masalah administrasi mereka. Sebelum digitalisasi, pengelolaan data karyawan dilakukan secara manual menggunakan Excel. Pengajuan cuti dikirim melalui email, lalu dicatat satu per satu dalam spreadsheet, begitu juga dengan absensi dan data personal lainnya. Format data yang tidak seragam dan penyimpanan yang tersebar di berbagai file menyebabkan proses pencarian atau rekap data menjadi tidak efisien, dan sangat rentan terhadap kehilangan atau ketidaksesuaian informasi.
Dengan adanya fitur manajemen database karyawan di Mekari Talenta, semua data kini tersimpan secara terpusat dan dapat diakses kapan pun dibutuhkan. Riwayat cuti, absensi, hingga perubahan status karyawan dapat dilacak dengan mudah. Tidak ada lagi kebutuhan untuk membuka banyak file atau menelusuri jejak email untuk mencari satu informasi. Bahkan untuk kebutuhan pelaporan atau audit internal, data sudah tersedia secara real-time dalam sistem.
Memudahkan penghitungan kenaikan gaji
Perhitungan gaji sesuai dengan regulasi di Indonesia, sebelumnya menjadi masalah besar karena dilakukan secara manual. Apalagi sebagai perusahaan multinasional dengan nama yang cukup besar. Setiap tahun, proses peninjauan gaji menjadi momen penting dalam manajemen SDM. Sebelum ada sistem seperti Mekari Talenta, penghitungan kenaikan gaji dilakukan manual melalui Excel dan memerlukan simulasi berulang untuk melihat dampak dari kenaikan gaji bruto terhadap gaji bersih yang diterima karyawan. Ini tentu menyita banyak waktu dan berisiko menyebabkan kesalahan.
Fitur kalkulator gaji di Mekari Talenta memudahkan simulasi ini secara instan. Aria dapat memasukkan nilai gaji bruto yang diusulkan, dan sistem secara otomatis menghitung estimasi gaji bersih yang akan diterima karyawan. Ini membantu dalam menyesuaikan usulan kenaikan agar tetap sesuai dengan kemampuan perusahaan sekaligus memenuhi ekspektasi karyawan.
“Kalkulator gaji sangat membantu saat yearly increment. Saya bisa input gross salary dan langsung tahu net salary-nya.”
Mekari Talenta di mata Olympus Medical Indonesia
Transformasi digital melalui Mekari Talenta menjadi langkah strategis bagi Olympus Medical Indonesia dalam membangun sistem HR yang efisien dan andal sejak awal operasional. Terutama dalam hal payroll dan manajemen data, sistem ini memberikan kecepatan, akurasi, dan fleksibilitas yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan yang sedang berkembang.
Dengan fondasi HR yang semakin kuat, Olympus Medical Indonesia kini lebih siap untuk memperluas tim dan menghadapi tantangan bisnis di masa depan.
