Sekilas tentang KLAR
KLAR adalah perusahaan berbasis teknologi di bidang perawatan gigi kosmetik yang berdiri di Juli 2020 dan saat ini mempekerjakan kurang lebih 100 karyawan yang beroperasi di Jakarta dan Yogyakarta. Walau relatif baru didirikan, banyak dokter dan klinik gigi yang mempercayai solusi dari KLAR karena CEO dari KLAR, Ellen Pranata, memiliki rekam jejak yang sangat baik di sektor peralatan dental Indonesia sejak lama.
Dengan solusi dental yang dibuat menggunakan bahan berkualitas terbaik serta pengawasan dari orthodontist yang berpengalaman, KLAR berupaya untuk selalu memberikan solusi berkualitas tinggi dengan harga terjangkau untuk semua mitranya.
Mengapa KLAR beralih ke Mekari Talenta
Saat awal berdiri, jumlah karyawan yang ada masih relatif kecil, sehingga payroll dikerjakan secara manual di spreadsheet berbasis Excel. Pengerjaan payroll yang manual ini memiliki risiko human error yang tinggi dalam penginputan, dan juga kalkulasi data. Maka dari itu, pada Januari 2021, KLAR memutuskan untuk menggunakan Mekari Talenta agar akurasi data dapat dipastikan.
Seiringnya berjalan waktu, tim HR dari KLAR merasa bahwa sistem tersebut sulit digunakan secara efektif. Walau mungkin ada banyak fitur yang tersedia, tampilan dashboard yang rumit dan tidak user friendly membuat tim HR enggan untuk menelusuri sistem tersebut secara lebih mendalam. Selain itu, masih ada beberapa proses manual yang harus dilakukan, seperti merekap data penggajian dari sistem HR ke sistem payroll dari bank.
Sebab itu, KLAR memutuskan untuk beralih ke sistem payroll & HRIS berbasis cloud Mekari Talenta yang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan SDM dari KLAR secara efektif berkat user interface yang mudah untuk digunakan, dan automasi untuk berbagai proses HR.
PERMASALAHAN
Proses HR tidak efisien karena tersebar di banyak platform
Proses reimbursement berbasis email yang sulit dilacak
Sebelumnya, karyawan KLAR harus membuat sebuah email setiap ingin mengajukan reimbursement. Ada beberapa faktor yang membuat proses ini merepotkan, dan diantaranya ada dua yang menonjol.
Pertama, pengajuan reimbursement berbasis email membuat HR harus memantau email untuk mengecek status approval dari atasan karyawan, dan kemudian data harus direkap ke sistem secara manual.Â
Kedua, tidak ada standarisasi untuk judul email reimbursement karyawan. Email reimbursement masuk ke inbox yang penuh dengan email lain, dan oleh karena itu sulit untuk dicari ketika dibutuhkan.Â
Dua faktor diatas dan juga berbagai faktor lainnya membuat tim HR dan finance dari KLAR harus mengerahkan waktu dan tenaga kerja lebih setiap ada pengajuan reimbursement yang masuk.
Pengumuman manual yang membuat HR bekerja dua kali
Saat HR perlu memberikan pengumuman untuk seluruh karyawan, pihak HR harus mengirim email ke setiap karyawan. Tidak semua karyawan rajin memeriksa email mereka, dan terkadang ada pengumuman yang terlewat. Untuk menghindari miskomunikasi, pihak HR harus mengirim pesan WhatsApp ke koordinator tertentu agar informasi dapat diteruskan ke setiap karyawan; ini memakan waktu dan membuat HR harus bekerja dua kali.
Tim terpisah di dua lokasi, Jogjakarta dan Jakarta, dan kita sempat 100% WFH dulu untuk Jakarta. Tim produksi di Jogjakarta sering bertemu karena tetap harus ke lokasi, jadi informasi baru jarang terlewat. Untuk tim Jakarta, agak sulit memastikannya dan jadi tetap harus mengirim pesan dari WhatsApp ke koordinator setiap divisi selain email.
Pencatatan kehadiran yang tidak optimal
Karyawan KLAR yang berbasis di Jakarta menggunakan sistem kerja yang hybrid, yaitu karyawan dapat bekerja dari rumah atau dari kantor sesuai ketentuan perusahaan. Tanpa solusi pemantauan absensi, maka produktivitas karyawan tidak dapat dimonitor dengan optimal; terlebih lagi untuk tim sales yang beroperasi secara mobile.
Untuk karyawan di tim produksi, mereka menggunakan sistem fingerprint untuk mencatat absensi. Mesin ini tidak terhubung dengan pintu masuk & keluar dari ruang kerja, dan maka dari itu terkadang kedisiplinan karyawan tidak terdata dengan akurat. Ada kemungkinan bahwa karyawan lupa untuk melakukan clock in dan clock out, dan ini mempersulit tim HR karena data untuk lembur tidak bisa dipastikan akurasinya.
SOLUSI
Sistem HR berbasis cloud dengan integrasi data antar modul
Fitur Expense Management untuk kelola reimbursement dalam satu dashboard
Dengan Expense Management, seluruh data reimbursement tercatat dan diproses di satu dasbor online yang menyediakan laporan pengeluaran secara otomatis. Tampilan yang sederhana membuat tim HR dan finance dari KLAR untuk mencari data pengajuan reimbursement dari karyawan tertentu dengan mudah.
Selain itu, karyawan tidak perlu lagi membuat email khusus untuk mengajukan reimbursement. Dari aplikasi Mekari Talenta yang dapat diakses dari mobile masing-masing, karyawan dapat membuat pengajuan reimbursement dengan mencantumkan detailnya, dan juga bukti pembayaran yang berupa foto.
Fitur Announcement untuk distribusi informasi yang efektif
Pengumuman penting sekarang dapat langsung dikirim ke handphone setiap karyawan melalui aplikasi Mekari Talenta. Fitur Announcement dapat mengirim pengumuman dengan format notifikasi yang langsung muncul di layar handphone karyawan, dan maka dari itu kemungkinan terjadinya miskomunikasi karena karyawan tidak membaca email dapat dikurangi.
Fitur Live Attendance untuk pemantauan produktivitas yang akurat
Dengan Live Attendance yang berbasis GPS dan lengkap dengan fitur face recognition, memantau kinerja karyawan di Jakarta yang bersifat mobile dapat dilakukan dengan akurat. Hal ini terutama sangat membantu tim sales yang harus terus bergerak dan juga banyak mengunjungi lokasi klinik-klinik partner.
Karyawan di tim produksi juga dapat lebih mudah melakukan absensi, karena ada notifikasi pengingat untuk melakukan clock in & clock out yang dapat diatur di aplikasi Mekari Talenta.
Disiplin karyawan betul-betul terjaga, terutama untuk bagian produksi karena tidak boleh terlambat dan absen juga harus sesuai jadwal yang telah ditentukan. Dengan Talenta, jam kerja karyawan terpantau dengan akurat secara real time.
Data absensi ini langsung masuk ke sistem untuk disinkronisasikan secara otomatis ke modul lainnya seperti payroll, dan dapat langsung dipantau dari dashboard online Mekari Talenta oleh tim HR.
HASIL
Data terpantau secara real time untuk proses yang cepat & akurat
Proses reimbursement yang akurat dan mudah dilacak
Tim finance tidak perlu lagi mencari-cari email terkait reimbursement karyawan di inbox yang penuh dengan email lain. Ada notifikasi langsung dari sistem agar tidak ada pengajuan yang terlewatkan dan juga mencari pengajuan reimbursement tertentu menjadi sangat mudah karena semua data ada di dalam Mekari Talenta.
Pengerjaan jadi lebih mudah karena semuanya bisa dipantau dari Mekari Talenta. Tidak perlu membuka aplikasi atau file lain; lebih hemat waktu, akurat, dan tidak repot karena lebih rapi.
Pengumuman penting tidak perlu dilakukan berulang kali
Karena pengumuman sekarang dapat dibuat dari sistem, untuk kemudian dikirimkan ke setiap karyawan melalui notifikasi di mobile, risiko karyawan tidak membaca pengumuman penting menjadi minimal. HR tidak perlu lagi mengirim pesan ke koordinator grup untuk memastikan bahwa informasi sudah disampaikan dengan baik, karena karyawan tidak perlu repot membuka email untuk membaca pengumuman.
Kedisiplinan abensi karyawan terdata secara real time
Setelah mengimplementasikan Live Attendance untuk seluruh karyawan, data absensi sekarang terpantau secara akurat. Tim sales dapat melakukan clock in berkali-kali untuk memastikan kinerja yang optimal, dan karyawan di Jakarta yang juga bekerja secara mobile bisa absen dari mana saja melalui aplikasi mobile Mekari Talenta.
Tingkat kedisplinan karyawan di tim produksi juga sekarang tercatat dengan baik. Frekuensi lupa clock in atau clock out menjadi minimal karena absen dapat dilakukan dengan mudah dari handphone, dan dari sisi HR, absensi dapat langsung di cek di dashboard online Mekari Talenta tanpa perlu melakukan rekap data manual dari mesin fingerprint.
Hubungkan data secara otomatis dengan sistem yang terintegrasi
Pengelolaan data untuk KLAR sekarang menjadi lebih akurat dan dapat dipantau secara real time. Buat alur pengelolaan HR bisnis menjadi ramping dengan fitur-fitur pengelolaan SDM online yang komprehensif dari sistem HR terintegrasi & terautomasi Mekari Talenta.
