4 Cara Meningkatkan Keakuratan Proses Payroll Perusahaan

Pengeluaran payroll atau sistem penghitungan gaji karyawan adalah pengeluaran perusahaan yang cukup besar. Menurut Human Capital Management Institute menemukan bahwa proses payroll bisa menghabiskan biaya operasional hingga 70%. Belum lagi ketika, perusahaan tersebut memiliki jumlah karyawan hingga ratusan orang, berapa banyak biaya yang perlu dikeluarkan perusahaan?

Sebuah perusahaan setidaknya butuh 1-2 orang tim HR untuk mengelola 100 karyawan dengan bantuan aplikasi HR atau sistem payroll. Lalu bisa dibayangkan berapa banyak anggota HR yang dibutuhkan perusahaan untuk mengelola 100 karyawan tanpa bantuan aplikasi?

Kenapa perusahaan butuh sistem payroll ? Selain menghemat SDM dan waktu pengerjaan, sistem payroll juga membuat Anda terhindar dari human error, baik kesalahan perhitungan maupun kesalahan saat input data karyawan. Sayangnya, hasil penelitian menunjukkan 20% perusahaan masih menggunakan spreadsheet untuk mengelola manajemen jam kerja.

Artinya, mereka masih menggunakan metode penghitungan yang manual. Di mana cara manual lebih berpotensi mengalami kesalahan yang berakibat fatal, mulai dari kurangnya gaji yang diterima karyawan, terlambat memberikan gaji karyawan, menurunkan loyalitas karyawan, hingga menurunkan kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.

Masalah lainnya adalah tidak adanya integrasi yang baik antar aplikasi atau sistem yang digunakan perusahaan. 45% responden melaporkan buruknya integrasi antar aplikasi. Sebagai contoh, aplikasi HR yang tidak terintegrasi dengan aplikasi payroll atau aplikasi akuntansi.

Di bawah ini Talenta akan menjelaskan beberapa cara meningkatkan keakuratan proses penggajian lewat software payroll.

Kurangi Kesalahan Input Data Manual

Data karyawan meliputi banyak hal, mulai dari data kehadiran, cuti, hingga jumlah gaji masing-masing karyawan dari berbagai level dan divisi. Jika perusahaan masih menggunakan metode manual dalam memasukkan data, akan banyak risiko kesalahan yang dihadapi. Misalnya sulit membaca tulisan tangan, salah membulatkan jumlah, dan lain-lain.

Menurut penelitian, perusahaan yang menghitung gaji dengan cara manual memiliki risiko kesalahan 8% lebih tinggi daripada menggunakan aplikasi payroll. Sedangkan 48% perusahaan baru akan mengetahui adanya kesalahan setelah karyawan melakukan komplain. Artinya, jika karyawan tidak juga mengajukan keluhan yang ada terkait gaji, masalah akan terjadi secara berlarut-larut.

Jika aplikasi payroll yang digunakan terus ditingkatkan fitur dan keakuratannya, beberapa data akan terintegrasi secara otomatis. Sehingga Anda dapat melewati proses input atau memasukkan data yang butuh ketelitian tinggi dan waktu yang banyak. Beberapa data bahkan dapat diolah hanya dengan beberapa klik saja melalui aplikasi payroll.

Cegah Kesalahan Dalam Perhitungan

Setiap melakukan penghitungan gaji, tim HR juga harus memperhatikan pembaruan aturan pemerintah terkait Upah Minimum Provinsi (UMP). Sehingga jika Anda merupakan anggota tim HR yang baru, perlu juga mengecek kesesuaian aturan perusahaan dengan peraturan pemerintah tersebut.

Begitu juga dengan kebijakan menghitung uang lembur karyawan, premi BPJS yang harus dipotong, dan sebagainya.  Ketika sudah terlanjur terjadi kesalahan, waktu, dan biaya perbaikannya menjadi lebih banyak. Menurut penelitian, biaya operasional manajemen karyawan menggunakan teknologi (aplikasi payroll) dapat menurun hingga 19%.

Oleh karena itu, menggunakan aplikasi payroll akan sangat membantu Anda menyelesaikan berbagai pekerjaan administrasi perusahaan. Talenta sebagai aplikasi payroll akan membantu Anda up to date terhadap peraturan pemerintah. Sehingga, Anda tidak perlu selalu menggantinya setiap ada perubahan secara manual. Bahkan Anda juga tidak perlu memperbaharui aplikasi payroll tersebut dari waktu ke waktu. Mudah bukan?

Cegah Kecurangan Karyawan

Dari sekian banyak karyawan suatu perusahaan, pasti ada karyawan yang memiliki sifat atau kebiasaan yang kurang baik. Salah satunya adalah menggantikan shift teman yang cuti atau izin sakit tanpa sepengetahuan karyawan yang memiliki shift tersebut dan pihak perusahaan, dalam hal ini tim HR. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk menambah uang lemburnya bulan itu. Nucleus Research menemukan bahwa 3 dari 4 perusahaan mengalami kerugian karena masalah ini, dan meningkatkan biaya perusahaan lebih dari 2%.

Namun, ketika aplikasi payroll ditingkatkan keakuratannya, perusahaan dapat memperbarui peraturan lembur perusahaan untuk mencegah hal seperti kasus diatas terjadi. Misal, dengan fitur tidak dapat melakukan absensi sebelum mendapat persetujuan (secara online) dari pihak-pihak yang berwenang memberikannya. Sehingga dapat menghentikan pencurian waktu yang disengaja

Memantau Cuti Karyawan

Setiap karyawan memiliki jatah cuti yang berbeda-beda. Terkadang, cuti bagi karyawan yang memiliki jabatan tertentu akan memiliki jatah cuti yang lebih banyak. Menurut suatu penelitian, perusahaan yang tidak menggunakan teknologi akan menambah jatah cuti semua karyawan rata-rata 1,25 hari. Hal ini terjadi karena tidak ada alat yang dapat memonitor waktu atau hari yang diambil para karyawan dalam mengambil cuti.

Jika aplikasi payroll Anda ditingkatkan keakuratannya, sistem absensi online akan membantu tim HR memantau jatah cuti yang sudah diambil. Selain memantau, Anda juga dapat menyetujui pengajuan cuti karyawan dengan lebih cepat.

Itu tadi adalah berbagai manfaat yang akan didapatkan ketika perusahaan Anda terus melakukan perbaikan dan peningkatan fitur pada aplikasi payroll yang digunakan selama ini. Talenta hadir sebagai salah satu aplikasi payroll yang memiliki fitur yang terus berkembang.

Dengan adanya Talenta seluruh masalah di atas akan ditangani lebih mudah. Mulai dari mengurangi kesalahan input data, mencegah kesalahan hitung, mencegah kecurangan karyawan, hingga memantau cuti karyawan dapat diatasi dengan mudah dalam 1 aplikasi atau software.

Penasaran bagaimana cara Talenta membantu HR dan perusahaan menyelesaikan banyak tugas sekaligus dengan lebih efektif dan efisien? Ajukan demo Talenta sekarang.