Pengelolaan data karyawan dan penggajian adalah elemen yang sangat penting dalam operasional sebuah perusahaan. Semakin besar jumlah karyawan, semakin kompleks pula proses administrasi yang harus dilakukan oleh tim HR.

Tanpa sistem yang tepat, proses seperti pencatatan absensi, perhitungan gaji, pengelolaan lembur, dan penyimpanan data karyawan bisa memakan waktu, rentan kesalahan, dan menghambat produktivitas.

Hal inilah yang membuat banyak perusahaan mulai beralih ke solusi digital yang lebih modern, termasuk sistem payroll dan HRIS, untuk memastikan seluruh proses berjalan lebih efisien, transparan, dan akurat.

Apa Itu Payroll dan HRIS?

Sistem payroll merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan menghitung, memproses, dan mengelola penggajian karyawan secara otomatis.

Sistem ini bekerja dengan menghitung berbagai komponen penghasilan dan potongan seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, BPJS, dan pajak, hingga menghasilkan slip gaji dan laporan penggajian. Dengan kata lain, fokus utama payroll adalah memastikan setiap karyawan menerima gaji secara tepat jumlah dan tepat waktu.

Sementara itu, HRIS atau Human Resource Information System adalah sistem yang mengelola informasi dan proses sumber daya manusia secara lebih menyeluruh.

HRIS tidak hanya mencakup gaji, tetapi juga pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, rekrutmen, onboarding, penilaian kinerja, hingga pelatihan. HRIS menjadi pusat data HR yang terintegrasi sehingga memungkinkan perusahaan mengatur seluruh siklus hidup karyawan dalam satu platform digital.

Secara sederhana, payroll adalah bagian kecil dari HRIS, sedangkan HRIS merupakan sistem yang lebih komprehensif untuk mengelola keseluruhan aspek manajemen karyawan.

Baca juga: Panduan Lengkap: Cara Membuat SOP HR di HRIS

Perbedaan Utama Payroll dan HRIS

Payroll dan HRIS memiliki perbedaan yang cukup jelas ketika dilihat dari fokus utama masing-masing sistem. Payroll hanya berfokus pada proses penggajian, mulai dari penghitungan hingga distribusi gaji kepada karyawan.

Sistem ini memastikan bahwa seluruh elemen kompensasi dihitung secara akurat dan sesuai regulasi, serta membantu perusahaan mematuhi kewajiban pajak.

Contoh penggunaannya dapat dilihat pada perusahaan dengan jumlah karyawan besar yang membutuhkan proses perhitungan lembur yang kompleks setiap bulannya.

Berbeda dengan payroll, HRIS memiliki jangkauan yang lebih luas karena tidak hanya mengelola gaji, tetapi juga seluruh proses operasional HR lainnya.

HRIS menyimpan database karyawan secara lengkap, mengelola absensi dan cuti, mendukung proses rekrutmen dan onboarding, membantu penilaian kinerja, serta menyediakan akses self-service bagi karyawan.

Perusahaan yang sedang berkembang pesat atau memiliki cabang di berbagai lokasi sering memilih HRIS untuk memastikan proses HR tetap terstruktur dan mudah diawasi.

Dengan demikian, payroll lebih cocok digunakan ketika perusahaan membutuhkan keakuratan dalam perhitungan gaji, sementara HRIS digunakan ketika perusahaan membutuhkan solusi HR yang menyeluruh. Dalam praktiknya, kedua sistem ini sering digunakan bersamaan agar semua proses HR terintegrasi dalam satu platform.

Manfaat Menggunakan Payroll dan HRIS

Menggunakan sistem payroll memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, terutama dalam hal efisiensi dan akurasi. Perhitungan gaji yang sebelumnya membutuhkan waktu berjam-jam dapat diselesaikan secara otomatis dalam hitungan menit.

Risiko kesalahan juga berkurang drastis, terutama kesalahan perhitungan pajak atau lembur yang sering terjadi pada proses manual. Karyawan pun bisa menerima gaji tepat waktu, sehingga meningkatkan kepuasan dan kepercayaan terhadap perusahaan.

Di sisi lain, HRIS memberikan manfaat yang lebih menyeluruh karena mampu mengelola seluruh proses HR dalam satu platform terintegrasi. Data karyawan tersimpan lebih rapi dan mudah diakses, proses HR menjadi lebih efisien, dan transparansi meningkat berkat fitur employee self-service yang memungkinkan karyawan mengakses informasi mereka sendiri.

Perusahaan yang menggunakan HRIS juga memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan berbasis data, misalnya dari laporan absensi, produktivitas, atau penilaian kinerja.

Ada kalanya perusahaan hanya membutuhkan payroll, misalnya bisnis kecil yang hanya fokus pada penggajian tanpa banyak proses HR lainnya. Namun, perusahaan yang berkembang atau memiliki kebutuhan administrasi HR kompleks sebaiknya menggunakan kombinasi HRIS dan payroll.

Sebagai contoh, Mekari Talenta merupakan software HRIS yang sudah dilengkapi dengan fitur payroll terintegrasi. Sistem ini memungkinkan absensi, cuti, lembur, dan data karyawan masuk otomatis ke modul payroll sehingga proses penggajian berjalan lebih cepat dan tanpa risiko kesalahan akibat input manual.

Kombinasi seperti ini sangat ideal untuk perusahaan yang ingin efisiensi maksimal dalam pengelolaan SDM.

Baca juga: Cut-off dalam Penggajian: Definisi, Proses, dan Dampaknya

Tips Memilih Sistem yang Tepat untuk Bisnis Anda

Dalam memilih sistem payroll atau HRIS, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting. Ukuran bisnis menjadi salah satu pertimbangan utama karena perusahaan besar biasanya memiliki proses HR yang lebih kompleks dibandingkan perusahaan kecil.

Selain itu, kebutuhan spesifik perusahaan juga sangat menentukan, misalnya apakah perusahaan membutuhkan manajemen absensi, pengelolaan lembur, atau sistem rekrutmen.

Anggaran yang tersedia tentu juga berperan dalam menentukan jenis sistem yang paling sesuai.

Di Indonesia, terdapat beberapa software HR yang cukup populer, salah satunya Mekari Talenta. Mekari Talenta menawarkan HRIS yang lengkap serta fitur payroll terintegrasi sehingga sangat cocok untuk berbagai skala bisnis.

Dengan solusi yang fleksibel, perusahaan dapat memilih modul yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka tanpa harus membayar fitur yang tidak diperlukan. Selain Mekari Talenta, ada juga beberapa software lain di pasar lokal, namun Mekari Talenta sering menjadi pilihan utama karena skalabilitas dan komprehensivitas fitur yang ditawarkannya.

Baca juga: Memahami Sistem Pay-on-Demand dalam Konteks Gaji dan HR

Kesimpulan

Payroll dan HRIS memiliki peran penting dalam membantu perusahaan mengelola data karyawan dan proses penggajian. Payroll fokus pada penghitungan gaji yang akurat dan efisien, sementara HRIS mengelola keseluruhan proses HR dalam satu sistem terintegrasi.

Menggabungkan keduanya, seperti pada solusi HRIS Mekari Talenta, memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan yang membutuhkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan SDM.

Sebelum menentukan sistem yang akan digunakan, perusahaan perlu melakukan riset mendalam, memahami kebutuhan internal, dan mempertimbangkan fitur serta anggaran yang tersedia.

Dengan memilih sistem yang tepat, bisnis dapat mengoptimalkan proses HR dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan profesional.