Tips Menjaga Keamanan Data pada Aplikasi HRD Berbasis Web

Tips Menjaga Keamanan Data pada Aplikasi HRD Berbasis Web

Aplikasi HRD berbasis web tentu sangat erat hubungannya dengan penggunaan data-data karyawan pada sebuah perusahaan. Dalam pengoperasian sebuah aplikasi HRD, data karyawan adalah bahan baku utama yang nantinya akan diolah dan digunakan sebagai dasar keputusan strategis.

Data karyawan akan tersimpan dalam sistem aplikasi, sehingga Anda benar-benar harus mencari penyedia layanan aplikasi HRD berbasis web yang terpercaya. Namun masalah bisa terjadi kapan saja, sehingga sebaiknya Anda perlu berjaga-jaga agar data karyawan tetap aman tersimpan. 

Berikut ini adalah tips yang bisa Anda gunakan untuk menjaga keamanan data karyawan pada saat menggunakan aplikasi HRD berbasis web.

1. Memperpanjang Password 

Aplikasi Absensi Online : Solusi Terbaik HRD saat Work From Home

Kesalahan umum yang sering terjadi pada pengguna aplikasi adalah terlalu mudah membuat password. Biasanya password tersebut berhubungan dengan tanggal lahir maupun angka yang berurutan. 

Sebaiknya Anda memberikan imbauan kepada seluruh karyawan di perusahaan untuk menerapkan password hingga 12 karakter. Password yang terdiri dari campuran karakter juga membuat tingkat kesulitannya menjadi tinggi. Contohnya adalah p45woRD789!

2. Membatasi Hak Akses

Beberapa penyedia aplikasi HRD berbasis web memberikan kemudahan hak akses pada penggunanya. Setiap karyawan diberikan akses untuk mengelola masing-masing akun yang berisi data pribadi. Selain karyawan yang bersangkutan, biasanya divisi HR juga diberikan izin untuk mengaksesnya.

Demi keamanan data, sebaiknya memang dua peran ini saja, yaitu divisi HR dan karyawan yang bersangkutan yang boleh mengakses akun data pribadi.  

Note: Belum pakai aplikasi? Masih ingin mencoba aplikasi untuk bagian HRD? Ini 5 Contoh Aplikasi HRIS 2020 yang Harus Anda Ketahui!

3. Memberikan Pelatihan Sistem Informasi

Banyak kasus perusahaan kehilangan data-data karyawannya diakibatkan kesalahan penggunanya. Biasanya hal ini dikarenakan beberapa pengguna masih belum paham penuh dengan cara pengoperasian sebuah aplikasi HRD berbasis web. 

Oleh karena itu, di sinilah penting adanya pelatihan sistem informasi bagi semua pengguna aplikasi. Beberapa penyedia aplikasi sudah memberikan layanan ini sebagai upaya untuk mencegah terjadinya human error.

4. Tidak Mengakses Aplikasi di Perangkat Publik

Tips selanjutnya dalam upaya menjaga keamanan data pada aplikasi HRD adalah dengan tidak mengakses aplikasi pada perangkat publik. Contoh perangkat publik adalah komputer yang digunakan bersama atau komputer yang tersedia pada jasa rental. Hal ini karena Anda tidak pernah tahu sistem keamanan yang ada pada komputer tersebut sehingga berisiko besar untuk terjadinya pencurian data. 

Gunakan komputer pribadi atau komputer yang disediakan oleh perusahaan dalam mengakses data pribadi maupun keseluruhan fitur aplikasi HRD

5. Memilih Aplikasi dengan Sistem Cloud

Tips terakhir adalah dengan memilih aplikasi berbasis web yang memiliki teknologi komputasi awan atau cloud. Sistem cloud mampu menyimpan data-data yang ada pada aplikasi menggunakan satu server internet. 

Risiko data yang hilang pada sistem cloud sangatlah kecil karena pada dasarnya data tersimpan secara online sehingga dapat diakses kapan saja menggunakan jaringan internet. 

Dengan cloud, Anda tidak perlu lagi menyimpan data-data penting perusahaan menggunakan hardisk. Sebanyak apapun data perusahaan mampu tersimpan dalam sistem cloud. 

Note: Database karyawan masih pakai cara manual? 4 Hal Ini Jadi Tanda Anda Butuh Aplikasi Database Karyawan

Selain aman, cloud juga mampu menekan biaya operasional perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya pilih aplikasi HRD berbasis web yang menggunakan cloud sebagai sistem penyimpanan datanya.

Berbicara aplikasi HRD berbasis web, Talenta hadir untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki.

Talenta memiliki fitur HR yang lengkap mulai dari absensi hingga payrollTidak hanya itu, Talenta juga sudah memiliki reputasi yang sangat bagus sebagai penyedia layanan sistem HRIS di Indonesia.

Teknologi cloud yang digunakan Talenta mampu menjamin keamanan data-data perusahaan yang tersimpan pada aplikasinya. Anda bisa mencoba langsung fitur-fitur unggulan Talenta secara gratis dengan mengisi formulir demo gratis Talenta.


PUBLISHED09 Jul 2020
Risna
Risna